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1、 山西方盛液压机电设备有限公司销售工作管理办法一、销售部部门职责（1）、液压系统及非标产品的市场开发及销售管理；（2）、液压阀类产品的市场开发及销售管理；（3）、液压附件、液压电子产品、液压备件的市场开发及销售管理；（4）、公司产品销售的应收款帐务管理；（5）、公司产成品库房的管理；（6）、公司产品及其它业务的包装、发运管理；（7）、公司所有产品售后服务任务书的编制、下达和运行监督；（8）、公司产品样本、产品宣传、公司资质（包括销售业绩表）等资料的编制和日常管理；销售部各项管理制度的运行落实、监督及意见反馈，公司产品价格体系的建立和调整、外购配套件价格体系的建立和调整、外购原材料和加工费价格体
2、系的建立和调整、销售部客户档案管理、销售部合同档案管理、销售部投标档案管理、及其它各类资料档案管理。（9）、展品及产品展厅的日常管理，销售技术资料的整理和日常管理，展会的组织、客户的接待。二、销售部机构设置及职责1、机构设置及分工分管经理：郭铁虎 分管销售部的全面工作。部 长：刘格生 负责销售部人员管理、负责液压系统、非标产品的市场开发。副部长：闫惠冬 负责液压阀、液压电子产品、液压附件、液压备件的市场开发。副部长：张素伟 负责应收款回收的组织工作及具体实施。副部长：段晋东 负责销售部产成品库的全面管理。销售部设五个小组：系统业务组、阀业务组、附件业务组、内勤组、库管组。2、各小组职责（1）系
3、统业务组液压系统、非标产品的销售合同（纸质、电子文件）编制、签定、编号、转送、登记、存档；液压系统、非标产品的投标、报价资料（纸质、电子文件）编制、登记、存档；液压系统、非标产品的销售计划编制和调整；合同评审表填制、和评审组织；产品销售应收帐登记、核消、对帐、汇总、上报；产品出库单填制、出库手续办理；发货清单填制、转送、回签、存档及发运费的回签、存挡；产品售后服务任务书的填制、报批、转送、跟踪、回收、存档；销售发票申请、送达、回签、存档；随机技术资料的领取和发放及回签；客户档案资料及对应客户的产品销售价格体系的建立及日常管理；售出产品当月质量反馈单的编制和转送；（2）、液压阀业务组液压阀类产品
4、的销售合同（纸质、电子文件）编制、签定、编号、转送、登记、存档；液压阀类产品的报价资料（纸质、电子文件）的编制、登记、存档；产品销售应收款帐登记、核消、对帐、汇总、上报；液压阀类产品的月销售计划（每月25日报下月计划）编制、报批、转送；液压阀类产品的临时销售计划编制、报批、转送（本公司用产品按客户进行管理）；产品出库单填制、出库手续办理；发货清单填制、转送、回签、存档及发运费的回签、存档；产品改型申请单编制、报批、转送；产品退货或维修质量信息反馈单填制、转送；产品售后服务任务书的填制、报批、转送、跟踪、回收、存档；销售发票申请、送达、回签、存档；客户档案资料及对应客户的产品销售价格体系的建立及
5、日常管理；售出产品当月质量反馈单的编制和转送；（3）、附件业务组相关产品的合同（纸质、电子文件）编制、签定、编号、转送、登记、存档；相关产品的报价资料（纸质、电子文件）编制、登记、存档；相关产品的销售应收款帐登记、核消、对帐、汇总、上报；相关产品的月销售计划编制、报批、转送；相关产品的临时销售计划编制、报批、转送（本公司用产品按客户进行管理）；相关产品的发货清单编制、转送、回签、存档及发运费的回签、存档；相关产品的出库单填制、出库手续办理；相关产品退货或维修质量信息反馈单填制、转送；产品售后服务任务书填制、报批、转送、跟踪、回收、存档；销售发票申请、送达、回签、存档；客户档案资料及对应客户的产
6、品销售价格体系的建立及日常管理；售出产品当月质量反馈单的编制和转送；（4）、内勤组销售部各项管理制度的运行落实、监督及意见反馈；负责参加公司生产会；负责公司产品价格体系的建立和调整、外购配套件价格体系的建立和调整、外购原材料和加工费价格体系的建立和调整；负责销售部专用设备的运行管理；公司产品样本、产品宣传、公司资质（包括销售业绩表）等资料的编制和日常管理；展品及产品展厅的日常管理，销售技术资料的整理和日常管理，展会的组织、客户的接待。（5）、库管组公司全部产品的入库、出库手续办理；除产品木制包装以外的包装材料、辅料、工具需求计划编制及库存管理。公司所有产品用标牌，标签，合格证等的需求计划编制及
7、库存管理；木制包装材料的采购和库存管理；负责公司全部产品发运前的清洗和包装、发运；负责公司其它业务货物的包装、发运；负责库存产成品的产品卫生、防锈措施及库房环境卫生的日常管理；负责公司全部产品的标牌、标签制作；三、销售资料、表格的传递及要求1、合同（1）、液压系统、非标产品合同一式三份，财务部签字后，一份系统业务组留存（原件），一份转财务部（原件），一份转计划部（附合同评审表）。（2）、液压阀类合同一式一份，阀业务组留存。（3）、液压附件、液压电子产品、液压备件合同液压备件合同：一式三份，财务部签字后，一份附件业务组留存（原件），一份转财务部（原件），一份转计划部。液压附件、液压电子产品合同：
8、一式一份，附件业务组留存。2、投标、报价资料（1）、液压系统、非标产品报价资料合同签定后的报价资料：一式二份，一份系统业务组随合同留存，一份随合同转计划部。合同未签定的报价资料一式一份，由系统业务组单独自存。（2）、其他产品报价资料由相关业务组在单独的文件盒内存档。3、产品发货信息单产品发货信息单由各业务组填写，一式三份转成品库2份（其中一份附出库单，多台份时由业务组编写编号*/*），自留一份。成品库按出库单的发货内容发货完成后，成品库将发货情况在产品发货信息单写清楚，并对未发出货物进行特殊标记（多台份时由成品库复制随机件明细并编号*/*），然后返回业务组一份。未发出货物由成品库在货物发出后及
9、时通知系统业务组。4、售后服务计划任务书各业务组接到客户售后服务要求后要仔细填写售后服务计划任务书一式二份，一份业务组留存，一份转计划部；要求业务组填写：合同编号、项目名称、到达时间、服务单位、地址及联系人、联系电话、服务内容及要求、食宿说明、材料准备。售后完成后公出人的一份由车间主任签字后返回销售部。对车间未返回的要及使催交，否则在月底给计划部的当月质量反馈单中及时反映。5、液压系统、非标产品的随机件明细系统业务组负责接收计划部转来的液压系统、非标产品随机件明细二份，一份系统业务组留存，一份转成品库房。6、液压系统、非标产品的供货清单系统业务组负责接收计划部转来的液压系统、非标产品的供货清单
10、二份，一份系统业务组留存，一份转成品库房。7、产品维修客户提出产品维修要求后，业务组填写产品退货或维修质量信息反馈单一式三份，一份业务组留存，二份随维修产品交车间检验组长。维修产品走完产品退货或维修质量信息反馈单要求的工作流程后由产品车间将产品返给相关业务组。8、产品退货客户提出旧产品退货要求后，业务组填写产品退货或维修质量信息反馈单一式三份，一份业务组留存，二份随退货产品交车间检验组长。客户提出新产品退货要求后，退货产品由业务组填写退库单（用出库代用，用负数表达），一式六联，六联单提货人一拦由车间检验组或成品库签字，第一联业务组留存，第二、三联转财务，第四联客户记帐、第五联成品库或车间检验组
11、记帐、第六联业务组存入客户档案。9、备件明细表附件组接收计划部转来的备件明细表二份，一份附件业务组留存，一份转成品库，以便成品库对照办理备件入库手续。10、产品销售计划任务书阀业务组、附件业务组负责编制当月或临时产品销售计划任务书二份，一份业务组留存，一份转计划部。11、出库单的使用出库单一式七联，第一联业务组留存，第二、三联转财务部，第四联客户记帐、第五联成品库记帐、第六联货物出门、第七联作为业务组客户提货凭证存入赊帐客户档案。七联单提货人一栏必须签字，客户自提时客户签字，非客户自提时由承办业务员代签。有提货人签字后承办业务员首先携带七联单到财务部加盖现金收讫或记帐结算章。成品库凭盖有财务结
12、算章的第四、五、六联给客户提货、送货、发货。客户提货时第四、六联转客户。非客户提货时第四联随货同行，第六联由成品库在货物出厂时交给门卫。第七联作为业务组客户提货凭证，在客户面签后或给赊帐客户传真回签后保存于赊帐客户挡案里。13、产成品缴库单产成品缴库单由产品生产车间填制，一式五联，车间留一联，成品库接收四联，库管员负责转送：留存一联、业务组一联、计划部一联、财务一联。四、资料管理系统业务组、阀业务组、附件业务组、内勤组负责管理各自业务范围内的档案资料。1、系统业务组（1）、合同、投标报价资料、已签定合同纸质文件：合同、投标报价资料存入资料盒内，按合同编号顺序存放，按年度装盒。盒外粘贴卷内目录，
13、将盒内存放资料填写清楚。同时业务组按合同编号顺序在合同登记本上进行登记。电子文件：按年度、合同编号建立文件夹保存。、未签定合同纸质文件：投标报价资料存入资料盒内，按投标编号（TP）顺序及年度装盒存放。盒外粘贴卷内目录，将盒内存放资料填写清楚。电子文件：按年度、投标编号顺序建立文件夹保存。投标报价资料要进行交接登记，投标人要将每个投标项目（纸质、电子）文件交业务组，在登记表上登记清楚。液压系统、非标产品的供货清单和随机件明细表，装配明细表、油缸明细表按合同编号及年度装盒存放。盒外粘贴卷内目录，将盒内存放资料填写清楚。液压系统、非标产品的出库单和发货信息单按合同编号及年度装盒存放。盒外粘贴卷内目录
14、，将盒内存放资料填写清楚。（4）、应收款帐采用电子版保存，要求按用户建立文件夹，应收款帐要随时进行登记，在月底要进行汇总、对帐、上报，必须保证按公司清欠会议要求能随时输出纸质文件。2、阀业务组（1）、合同（纸质文件）针对赊帐客户建立客户合同档案，按客户将合同，发货信息单、出库单、回签单、退货单等存入资料盒内。盒外粘贴卷内目录，将盒内存放资料填写清楚。所有合同业务组按合同编号顺序在合同登记本上进行登记。（3）、应收帐款采用电子版保存，要求按用户建立文件夹，应收款帐要随时进行登记，在月底要进行汇总、对帐、上报，必须保证按公司清欠会议要求能随时输出纸质文件。3、附件业务组（1）、合同附件合同、电子产
15、品合同、备件合同要分类存放。备件合同（纸质文件）合同、投标报价资料存入资料盒内，按合同编号顺序存放，按年度装盒。盒外粘贴卷内目录，将盒内存放资料填写清楚。针对赊帐客户建立客户合同档案，按客户将发货信息单、出库单、回签单等存入资料盒内。盒外粘贴卷内目录，将盒内存放资料填写清楚。附件、电子产品合同（纸质文件）合同按年度、合同编号存入资料盒内。盒外粘贴盒内资料明细表，将盒内存放资料填写清楚。针对赊帐客户建立客户合同档案，按客户将发货信息单、出库单、回签单等存入资料盒内。盒外粘贴卷内目录，将盒内存放资料填写清楚。业务组分类将所有附件合同、电子产品合同、备件合同按合同编号顺序分类在合同登记本上进行登记。
16、（2）、应收帐款采用电子版保存，要求按用户建立文件夹，应收款帐要随时进行登记，在月底要进行汇总、对帐、上报，必须保证按公司清欠会议要求能随时输出纸质文件。4、其它资料（1）、各业务组应将销售计划、生产计划、产品退货或维修质量信息反馈表、产品缴库单、出库单首联、售后服务任务书等采取单独文件夹按年度进行保存。要求各文件夹标识统一，存放位置固定，标识一定要清楚、易查，其它部门借阅要有登记，每日必须把当日的归档内容归档。（2）、电子文件文件夹要建立合理、易查，必须每月进行备份操作；（3）、文件要每季度整理一次，保证资料完整性。五、液压阀，电子产品，附件等标准产品销售工作程序1、顶帐顶帐客户的结算：填写
17、顶帐协议两份，注明顶帐双方的公司名称、甲乙双方应收帐情况、顶帐金额及顶帐时间等，双方签字盖章后生效，然后转交财务部一份给客户一份记帐，财务部记帐后复制两份加盖记帐章，转销售部一份（做为客户回款记帐依据），转被顶帐部门一份（做为给客户付款记帐依据）。2、发票的开拒依据与客户发生的往来帐，由业务员填写发票申请单及对应产品出库单一份交财务部，财务部经总经理审核后开票，然后财务部将发票转销售部业务员。收到财务部开据的发票后首先在开票登记簿进行登记，然后在客户应收帐进行记录，随后将发票邮寄给客户，赊帐客户接到发票后要及时进行回签，回签单据和和发票底联和产品出库单一并保存。3、退货、返修客户退货、返修产品
18、到厂后，业务员首先先检查判断是否是我公司产品，然后确定是否属于退货产品或返修产品，确认后填写产品退货或返修质量信息反馈单。对返修产品在填写产品退货或返修质量信息单时要说明修理完返回销售部。当返修件发生修理费或运费时给返修客户开据七连出库单，将修理费，代垫运费记入。4、产品改型销售部业务员根据成品库产品库存和客户的需求，本着尽量减少库存的原则安排库存产品改型。库存产品改型时销售部业务组填写产品改型申请单一式六联，留存一联，其余转计划部，计划部留存一联，其余四联转生产车间。生产车间到成品库领取需要改型的产品并留一联，生产车间到零件库领取需要改型的产品零件留一联，生产车间改型后入销售部成品库留成品库二联，成品库签收后返生产车间一联。成品库和零件库根据改型内容及时调整库存，然后按常规办理出入库及产品发运。5、产品复试销售部业务员根据实际需求，可以安排对库存产品进行复试，安排产品复试时填写产品改型申请单（将改型改写为复试）一式四份，转计划部签字后留存一份。计划部留存一份其余转生产车间，生产车间凭改型单到成品库领取需要复试的产品，复试（检修）合格，经检验员检验合格盖章后，生产车间携二联改型单入销售部成品库，成品库签收后返生产车间一联。 计划部 2008年10月20日