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1、 物资采购管理规定（计论稿）一. 目的在满足本企业质量需求的前提下通过比价实现低成本采购，做到每一种物资的价格行为都受到有效地监控，从而降低生产成本，提升产品的竞争力。二. 适用范围：公司所有物资的采购。三. 责任申请部门（生产部、行政部、业务部）负责提出所需物料的规格、数量、交货期等要求；采购部负责寻找供应商及向供应商询价，并提供至少三家供应商的报价；商务部与采购部共同确定合格供应商，负责审核采购合同价格及其他条款；仓库负责按采购单验收数量和规格；品质部负责抽检物料质量，牵头处理质量投诉事件；财务部负责核对单价是否与采购单一致，并按合同规定支付货款。四. 工作流程1. 申请部门提出材料申购。
2、（最好纸张、辅料、设备备件及耗材、办公用品等用不同颜色、格式的表区分开来）2. 采购部根据库存状况，向公司确定的合格供应商下单采购，送商务部确认批准并录入成本核算台帐。（设计台账，内容要充实。）3. 若材料暂无长期协议的合格供应商供货，或由于合格供应商的交货期、质量等原因导致不能成交，需要向新的供应商购买，采购部需同时向三家供应商发出询价单询价，询价单应详细说明质量要求，（设计完整内容的询价单）取得样品作为收货标准或上门考察确定。采购部将三家供应商询价单提供给商务部，与商务部共同确定交易的供应商资格，商务部签字确认。4. 采购部出具正式订购单，一式三份，一份采购部自留，一份送仓库收货时核对，一
3、份送商务部输入成本核算台帐。5. 物资到达公司仓库时，来料检验员执行来料检验，检验合格后，仓库管理员按采购单验收并办理入库手续，并将订购单随同入库单一并送交财务部。6. 物料检验不合格或在使用过程中发现物料有质量问题时，发现问题的相关人员应及时通知品质部进行评估，品质部协调商务部、采购部进行跟进处理。7. 如公司客户产品有特殊制作要求，需要采购特殊原材料或无采购记录的新物料时，申请人须填写原料申请表通知采购部采购。超出原料申请表所列物料种类需采购时，填写购料申请单。生产部需对特殊原料或无采购记录的新物料的采购提供技术支持。？不明白，自己搞准流程。8. 紧急情况采购对非正常工作日，生产急需的辅料
4、（单项金额小于人民币1000元），由当班车间或部门负责人代为审批？申请单，然后通知采购部安排购买，并于正常工作日及时补报购料申请单送采购部，并补办入库和领用手续，采购部在报批时注明为补单。9. 非生产物料采购合同的运行规则（桶装饮用水、运输公司、快递公司等非生产物料）：负责签约的部门提供三家公司的报价单给商务部，与商务部共同确认其为正式的供应商，每张采购单需给商务部签字确认单价，然后采购部才可出具正式订购单，一式三份。 一份采购部自留，一份送仓库收货时核对，一份送商务部输入成本核算台帐。五. 相关管理原则1. 每一种重要原材料都要求选择至少三家或以上的供货单位，必须完成产品小试、中试再到批量使
5、用的品质确认过程，（测试和确认程序、验收标准由品质部牵头、生产部配合完成并生成供应商品质控制档案）做到同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉。2. 采购价格的决定和实施做到决策程序透明，价格内部公开。3. 实行定点采购，经公司确定的合格供应商和成交价格，原则上不得更改。对因特殊情况必须到非定点单位采购的做法，报商务部审查，总经理（你的领导是总经理吗？）签字后执行。特殊情况（例如时间不允许等）可先电话报告，口头审批，执行后补办相关手续，未经批准就从非定点单位采购的行为，将严厉处罚。4. 任何采购行为都必须按程序填写相关表格，经各级权限审批后执行。不走对程序，不准审批，财务不得付款和报销。
6、违规者，严厉处罚。5. 规定凡采购价格在三千元或以上的物资都必须由采购部和供应商签订购销合同，购销合同经商务部审查后，总经理（是你的头吗？）签署生效，也可以由总经理书面授权商务部或采购部签署生效。6对于大宗、长期的采购合同，须由商务部牵头，采购部参与对供应商进行考察、评估后，确认其资格，再与之签订经济合同。（你日常就筛选出来去跑，抓采购员去跑，采购部不会主动让你接触供应商的。）大宗、长期采购合同的采购价格决策程序： 由采购部根据原材料市场行情、供应商的综合情况、报价等信息提出成交建议。 技术谈判由采购部和生产部（本来应技术部人员）共同负责，商务谈判由采购部和商务部共同负责。（制作相关表格共同签
7、署，承担后果责任，这种设计能有效防止腐败。） 总经理（你的头？）召开会议论证，各方陈述理由，比价后形成决定。批准购销合同或批准新的执行价格表，总经理（你的头？）签字后执行。（可授权给你，但授权必须书面，可以单一次，也可以对某个项目长期授权）需论证的价格包括最低执行价格、细分区域价格、允许调节幅度和成交价格等，以及其他合同条款。7. 任何采购行为都必须按程序填写相关表格，经各级权限审批后执行。不走对程序，不准审批，财务不得付款和报销。违规者，严厉处罚。8. 对于基建和技改项目，严格执行“四个不准”：工程预算不经审计不准签订合同；不签订合同不准预付款；工程项目建设资金无来源与开工前各项审批手续不经
8、审计不准开工；工程决算不经审计不准办理结算。商务部会同财务部组成审计小组，行使审计权力及责任。9. 所有采购合同原件，交商务部保存，采购部保留复印件一份。10. 每月定期召开一次物资采购会议，对供应商的产品、服务、信用进行评估，确认新的价格标准，对新的供货渠道进行整理，纳入定点采购或选取新的供应渠道。11. 按照原材料检验标准及原材料出入库管理规定，严把质量关和数量关，及时发现问题，及时追讨赔偿。12. 对违反本管理规定的行为，商务部将提请公司总经理办公会议审议，对认定违规的当事人，将处以1001000元的罚款，对造成公司经济损失者，照价赔偿，对违法者（例如受贿等），将移交司法机关法办。（这条
9、你要和头谈，达成共识再公布）13. 记录格式及保存期见 JXD-QA-P03 质量记录控制程序。14. 本规定解释权为商务部。六. 相关程序及附表：1. JXD-PD-P02 供应商表现评估程序2. JXD-WH-P02 仓储管理程序3. 物资采购控制示意图七. 相关表格：1.询价单2.原料申请表3.购料申请单4.订购单5.辅料库存日报表6.材料验收入库单还有吗？顺序要正确，没有的要重新设计。附表 物资采购控制示意图 业务部行政部生产部1 报采购计划填采购物资审核通知单采购部（询价单）供应商财务部2询价、货源商务部（货比三家台帐）原材料仓库办理入库手续3确认、签订商务部 采购部 （采购合同）4记录品质部（质量台帐）原材料检验检验报告5记录商务部 采购部（进货明细台帐）