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1、采购文员实务采购文员实务主讲：胡光辉主讲：胡光辉手机：手机：13112859795Email：东莞市裕和教育连锁机构东莞市裕和教育连锁机构1.1.什么是采购什么是采购采购：采购： 是一种作业活动，是为完成指定是一种作业活动，是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动。的采购任务而进行具体操作的活动。 其使命，就是完成具体的采购任其使命，就是完成具体的采购任务；其权力，只能调动采购部的有限务；其权力，只能调动采购部的有限资源。资源。2.2.什么是采购管理什么是采购管理采购管理：采购管理： 就是指为保障企业物资供应而对企业就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整采购进货
2、活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。调和控制活动。 其使命，是保证整个企业的物资供应；其使命，是保证整个企业的物资供应；其权力，是可以调动整个企业的资源。其权力，是可以调动整个企业的资源。3.3.采购员必备的职业素质采购员必备的职业素质熟悉所购原材料的名称、规格、熟悉所购原材料的名称、规格、性能及使用常识。性能及使用常识。熟悉企业各部运作流程熟悉企业各部运作流程数据意识强烈数据意识强烈沟通能力、口才较好沟通能力、口才较好具有高尚的职业道德具有高尚的职业道德4.4.采购管理的目标采购管理的目标3.1保障供应保障供应3.
3、2节省费用节省费用3.3管理好供应链管理好供应链3.4管理好信息管理好信息4.14.1保障供应保障供应3.1.1保证不缺货保证不缺货3.1.2保证质量保证质量4.24.2节省费用节省费用生产费用原材料成本采购费用进货费用库存费用管理费用资金占用费用生产总成本100%采购总成本占80%生产费用占20%3.2.1树立系统观念，追求总费用的节省树立系统观念，追求总费用的节省3.2.2追求库存最小化追求库存最小化5.5.采购作业流程采购作业流程搜集信息询价比价议价供应商评估索样安排订单定购追踪订单进货验收记录与档案维护确认采购需求对需求进行说明不符与退货处理核对发票结案NO重购重购6.6.采购计划采购
4、计划6.1什么是采购计划什么是采购计划6.2采购计划的分类采购计划的分类6.3编写采购计划的目的编写采购计划的目的6.4影响采购计划准确性的因素影响采购计划准确性的因素6.5采购数量计划流程采购数量计划流程6.6采购计划表单采购计划表单6.16.1什么是采购计划什么是采购计划 采购计划是指企业管理人员在了解市场采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况供求情况,认识企业生产经营活动过程和掌认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物资采握物料消耗规律的基础上对计划期内物资采购管理活动所作的预见性安排和部属购管理活动所作的预见性安排和部属. 狭义的采购计划是指年度生产计划狭义的
5、采购计划是指年度生产计划,即即对企业年度内生产经营活动所需采购的各种对企业年度内生产经营活动所需采购的各种物料的数量和时间等所做的安排和部属物料的数量和时间等所做的安排和部属.6.26.2采购计划的分类采购计划的分类序号序号分类依据分类依据内内 容容1 1计划期长短计划期长短年度采购计划、季度采购计划、月度年度采购计划、季度采购计划、月度采购计划采购计划2 2物资使用方物资使用方向向生产产品用采购计划、维修用采购计生产产品用采购计划、维修用采购计划、基本建设用采购计划、技术改造划、基本建设用采购计划、技术改造用采购计划、企业管理用物资采购计用采购计划、企业管理用物资采购计划等。划等。3 3物资
6、自然属物资自然属性性金属材料采购计划、机电产品材料采金属材料采购计划、机电产品材料采购计划、非金属材料采购计划购计划、非金属材料采购计划6.36.3编写采购计划的目的编写采购计划的目的序号序号内内 容容1预计物资需用时间与数量预计物资需用时间与数量,防止供应中断防止供应中断,影响产影响产销活动销活动.2避免物资储存过多避免物资储存过多,积压资金以及占用仓库空间积压资金以及占用仓库空间.3配合企业生产计划与资金调度配合企业生产计划与资金调度.4使采购部门事先准备使采购部门事先准备,选择有利时机购入物资选择有利时机购入物资.5确定物资耗用标准确定物资耗用标准,以便管制物资采购数量及成以便管制物资采
7、购数量及成本本.6.46.4影响采购计划准确性的因素影响采购计划准确性的因素序号序号类类 别别1年度营销计划年度营销计划2年度生产计划年度生产计划3用料清单用料清单4存量管制卡存量管制卡5物料标准成本的设定物料标准成本的设定6生产效率生产效率7价格预期价格预期6.56.5采购数量计划流程采购数量计划流程销售预测销售计划生产计划材料ABC分析(存量管制卡)采购政策与库存政策月份材料需求计划原物料采购计划、预算表6.66.6采购计划表单采购计划表单材材料料名名称称规规格格单单位位全年全年采购采购量量单单价价金金额额1月月2月月3月月12月月数数量量金金额额数数量量金金额额数数量量金金额额数数量量金
8、金额额材料采购计划材料采购计划NO.日期日期:7.7.供应商管理供应商管理 7.1供应商关系模式供应商关系模式7.2营造良好的合做关系营造良好的合做关系 7.3对供应商进行扶持对供应商进行扶持7.4防止供应商进行垄断防止供应商进行垄断7.17.1供应商调查供应商调查供应商基本情况调查供应商基本情况调查供应商服务质量调查供应商服务质量调查7.27.2供应商关系模式供应商关系模式竞争模式竞争模式合作模式合作模式7.37.3营造良好的合作关系营造良好的合作关系定期对供应商考核定期对供应商考核根据考核结果进行奖惩根据考核结果进行奖惩7.47.4防止供应商垄断防止供应商垄断多找一家供应商多找一家供应商让
9、最终客户让最终客户(使用者使用者)参与参与-可以可以选择其它品牌产品选择其它品牌产品协商长期合同协商长期合同8.8.采购工作三要素采购工作三要素8.1 8.1 价格价格8.2 8.2 交期交期8.3 8.3 品质品质8.18.1价格管理价格管理8.1.1采购价格的种类采购价格的种类8.1.2采购价格的调查采购价格的调查8.1.3采购底价的制定采购底价的制定8.1.4采购价格的确定采购价格的确定8.1.18.1.1采购价格的种类采购价格的种类序号序号名称名称含含 义义 1 1到厂价到厂价指供应商负责将物品送到采购方工厂的指定地点指供应商负责将物品送到采购方工厂的指定地点, ,供应承担送货费用供应
10、承担送货费用. .2 2出厂价出厂价指供应商的报价不包括运送责任指供应商的报价不包括运送责任. .3 3现金价现金价是以现金或相等的方式是以现金或相等的方式( (如电汇、现金支票等如电汇、现金支票等) )支付货款支付货款. .4 4期票价期票价是指采购方以期票或延期付款的方式来采购物品是指采购方以期票或延期付款的方式来采购物品. .5 5净价净价净价是指采购方或供应商不再支付任何货款以外的交易费用净价是指采购方或供应商不再支付任何货款以外的交易费用. .6 6毛价毛价是指供应商的报价是指供应商的报价, ,可以因某些因素加以折扣可以因某些因素加以折扣. .7 7现货价现货价是指每次交易时是指每次
11、交易时, ,由供需双方重新议定价格由供需双方重新议定价格, ,若有签定买卖合约若有签定买卖合约, ,也以也以完成交易后即告终止完成交易后即告终止. .8 8合约价合约价是指买卖双方按照事先议定的期限与价格进行交易是指买卖双方按照事先议定的期限与价格进行交易. .9 9定价定价是指物品标示的价格是指物品标示的价格. .1010实价实价是指采购方实际上所支付的代价是指采购方实际上所支付的代价. .1111含税价含税价常见有国税和增值税常见有国税和增值税. .8.1.38.1.3采购底价的制定采购底价的制定序号序号类别类别内内 容容1底价的定义底价的定义是采购物品时打算支付的最高价是采购物品时打算支
12、付的最高价.2制定底价的好处制定底价的好处（1）、控制预算）、控制预算（2）、防止围标）、防止围标（3）、提高采购作业效率）、提高采购作业效率8.1.48.1.4采购价格的确定采购价格的确定序号序号主题主题内内 容容1影响价格的影响价格的因素因素(1).供应商成本的高低供应商成本的高低 (2).规格与质量规格与质量 (3).采购数量采购数量 (4).交货条件交货条件 (5).付款条件付款条件 (6).生产季节与采购时机生产季节与采购时机 (7).采购物品的供需关系采购物品的供需关系2采购价格的采购价格的确定方式确定方式(1).报价报价 (2).招标招标 (3).谈判谈判3报价的处理报价的处理(
13、1).还价还价(2).审查报价单审查报价单(包括包括:是否为有效期报价、质量、数量、是否为有效期报价、质量、数量、交期、价格、投保条件、包装、交货责任、付款条款、交期、价格、投保条件、包装、交货责任、付款条款、有无其它特殊条款有无其它特殊条款)(3).分析报价分析报价8.1.4.18.1.4.1报价分析表报价分析表表表 号号规规 格格日日 期期交交 货货选择卖主的理由选择卖主的理由供应商数量供应商数量报报 价价其其 他他报价分析表报价分析表8.2交期管理交期管理8.2.1确保交期的重要性确保交期的重要性8.2.2确保交期的方法确保交期的方法8.2.3交期延误的对策交期延误的对策8.2.18.2
14、.1确保交期的重要性确保交期的重要性序序号号主题主题内内 容容1 1适当的交适当的交期的定义期的定义是指制定制造计划期间与原材料的调配是指制定制造计划期间与原材料的调配期间、运送期间、及采购员选定的适当期间、运送期间、及采购员选定的适当的交易对象、行使有力的购买以及为议的交易对象、行使有力的购买以及为议价所必要的期间价所必要的期间. .2 2确保交期确保交期的重要性的重要性(1).(1).交货延迟会增加成本交货延迟会增加成本(2).(2).提早交货也会增加成本提早交货也会增加成本8.2.28.2.2确保交期的方法确保交期的方法方法方法内内 容容跟踪跟踪/跟催跟催(1).订购后请供应商提供生产计
15、划或生产日程表订购后请供应商提供生产计划或生产日程表,据据以掌握并督促进度以掌握并督促进度.(2).按时电话查询进度或由采购按时电话查询进度或由采购/品管人员前往查看品管人员前往查看或由供应商提供目前实际进度状况报告或由供应商提供目前实际进度状况报告.(3).建立跟催表或管制卡建立跟催表或管制卡,切实掌握实际进度切实掌握实际进度(4).将目前累计交货的结果将目前累计交货的结果(数量、品质等数量、品质等),以报表以报表形式或警示告示供应商形式或警示告示供应商,促其改善促其改善.9.9.采购绩效管理采购绩效管理10.10.采购稽核管理采购稽核管理祝大家：祝大家： 展翅高飞！展翅高飞！ 鹏程万里！鹏程万里！