邮件正文格式范文 .docx

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1、邮件正文格式范文文章来源网络整理，仅供参考学习中文邮件回复范文 随着互联网的发展,越来越多的公司起先依靠电子邮件来进行国际商务沟通和客户服务。下面是橙子为你整理的中文邮件回复范文，希望对你有用! 中文邮件回复范文1 关于主题 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 1. 肯定不要空白标题，这是最失礼的。 2. 标题要简短，不宜过长，不要让outlook用才能显示完你的标题。 3. 最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累

2、赘。 4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌运用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”。 5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 6. 可适当用运用大写字母或特别字符(如“*、!”等)来突出标题，引起收件人留意，但应适度，特殊是不要随意就用“紧急”之类的字眼。 7. 回复对方邮件时，应当依据回复内容须要更改标题，不要RE RE一大串。 8. 最最重要的一点，主题千万不行出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前遗忘检查主题。主题是给别人的第一印象，肯定要慎之又慎。 关于称呼与问候 1. 恰

3、当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提示某收件人，此邮件是面对他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的状况下可以称呼大家、ALL。 假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”;假如不清晰职务，则应按通常的“X先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清晰。 不熟识的人不宜干脆称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear XXX”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行项格写。 2. Email开头结尾最好要有问候语 最简洁的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常

4、见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺当”之类的也就可以了，若是尊长应运用“此致敬礼”。留意，在特别正式的场合应完全运用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺当”和“敬礼”为换行顶格写。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能安静的看待 正文 1. Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不相识你，第一件应当说明的就是自已的身份，姓名或你代表的企业名是必需通报的以示对对方的敬重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺当地理解邮件来意。不行没头没脑就是正事，别人不知道你

5、是谁还得拉到最终看。但也不行过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email正文应简明扼要的说清晰事情;假如详细内容的确许多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行具体描述。 正文行文应通顺，多用简洁词汇和短句，精确清楚的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐憎。 2. 留意Email的论述语气 依据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 敬重对方，请、感谢之类的语句要常常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人看法的评论比须谨慎而客观。“邮件门

6、”就是深刻的教训。 3. Email正文多用1234之类的列表，以清楚明确。 假如事情困难，最好1、2、3、4的列几个段落进行清楚明确的说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间细致看你没分段的长篇大论。 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清晰，说精确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5. 尽可能避开拼法错误和错别字，留意运用拼法检查 这是对别人的敬重，也是自已看法的体现。假如是英文Email，最好把拼法检查功能打开，假如是中文Email，留意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自已细致阅读一遍，检查行

7、文是否通顺，拼法是否有错误。 6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。 7. 合理利用图片，表格等形式来协助阐述 对于许多带有技术介绍或探讨性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清晰。假如协作图表加以阐述，收件人肯定会表扬你的爱护。 8. 不要动不动运用：)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，Business Email不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你的确须要强调出肯定的轻松气氛的场合。 附件 1. 假如邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附

8、件 2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，便利收件人下载后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特殊是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 假如附件是特别格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响运用 6. 假如附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送 语言的选择和汉字编码 1. 只在必要的时候才运用英文邮件 英文邮件只是沟通的工具，而不是用来炫耀和熬炼英文水平的。假如收件人中有外籍人士，应当运用英文邮件交;假如收件人是其他国家和地区的华人，也应采纳英文沟通，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显

9、示成为乱码天书。 2. 敬重对方的习惯，不主动发起英文邮件 假如对方与你的邮件往来是采纳中文，请不要自作聪慧的发送英文邮件给他;假如对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议运用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅读的字号和字体 中文醇厚点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。 这是经探讨证明最适合在线阅读的字号和字体。 不要用稀奇怪异的字体或斜体，最好不用背景信纸，特殊对公务邮件。 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是

10、很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清晰的知道发件人信息。虽然你的挚友可能从发件人中认出你，但不要为你的挚友设计这样的工作。 1. 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方假如须要更具体的信息，自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣扬口号。但是要分清收件人对象与场合，切记肯定要得体。 2. 不要只用一个签名档 对内，对私，对熟识的客户等群体的邮件往来，签名档应当

11、进行简化。对于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，敏捷调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 中文邮件回复范文2 敬重的先生或女士： 我对北京奥组委最近启动的“奥运会志愿者招募”活动非常感爱好，我认为我是一个合格的人选并且在此向您举荐我自己。 作为一个英语专业的学生，我的汉语和英语都非常流利，而且还会基本法语，因此我特别符合各种志愿者职位的语言要求。更重要的是，我始终以来主动热忱地参加各种国际沟通项目这些经验都具体地反映在附件我的简历中因此，我信任我的沟通实力使我能够胜任这个职位。 假如

12、您给我一个面试的机会，我将感谢不尽。 您真诚的， 李明 中文邮件格式 邮件主题 主题要明确、精练。表达出对方须要了解的信息, 主题要明确、精练。表达出对方须要了解的信息, 而且可以区分对同一事物的不同信息。而且可以区分对同一事物的不同信息。做到收件人 见到它便对整个电子邮件一目了然。见到它便对整个电子邮件一目了然。 信件内容 正文一般包括三个部分。 第一部分是开头,须要开宗明义地说明写信的缘由和目的。假如是写给不相识的人,还要加上缘由和目的。假如是写给不相识的人, 个简洁的自我介绍。假如是回信, 个简洁的自我介绍。假如是回信,还要说明何时 收到对方关于什么内容的信。收到对方关于什么内容的信。

13、其次部分是信的核心和主要内容,把开头提出的问题进行充分的说明和说明. 第三部分是信的结尾,通常以礼貌的祝愿或者愿望来结束。示例:内容格式 称呼,正文,结束,落款/签名四点要尽量完整。称呼,正文,结束,落款 签名四点要尽量完整。段落的第一行都顶格写,单边行距。段落的第一行都顶格写,单边行距。段与段之间空 一行。另外称呼、落款等也都顶格写。字体:宋体 大小:10 一行最大文字数:不超过30文字写作中文商务信函并不要求您运用华丽美丽的词句。全部您须要做的就是,用简洁朴实的语言,精确的表达自己的意思,让对方可以特别清晰的了解您想说什么。围绕这一点,总结了几方面的内容,希望对您写中文商务信函有借鉴作用。

14、中文商业商务信函的写作格式 犹如一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括: 向收信人问候; 写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等; 该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。假如既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示敬重; 提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简洁的一两句话,写

15、明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝福或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内详细部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为慎重起见,也可加盖公章。 (5)日期 写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。 写作留意事项: 1. 邮件的内容应简明扼要。指在不影响完整性和礼 邮件的内容应

16、简明扼要。貌性的前提下,尽量运用简洁句子和简短词语。貌性的前提下,尽量运用简洁句子和简短词语。 2. 写作要层次清晰,用词精确。写作要层次清晰,用词精确。 3. 语气专业,措词宛转、礼貌。可以通过运用虚拟 语气专业,措词宛转、礼貌。语气委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。语气委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。 4.假如有附件,应当在正文处说明附件的内容和用途。假如有附件,应当在正文处说明附件的内容和用途。 5.电子邮件发送前应细致检查收件人,抄送人,主题, 电子邮件发送前应细致检查收件人,抄送人,主题, 电子邮件发送前应细致检查收件人 所添加的附件等是否正确无误, 所添加的附件等是否正确无误,正文内容是否清楚 合理,标点符号是否遗漏等。合理,标点符号是否遗漏等。本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第14页 共14页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页