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1、中 国 秘 书 学秘书写作第一章 秘书写作基础第一节 秘书写作的含义与特点一、秘书写作的含义秘书写作是指文秘人员因工作需要在自己的职责范围内起草完成的各类公务文书及其它应用文书的写作。它有两个基本含义，一是指秘书人员的写作行为本身；二是指写作行为所为产生的，以文字、文本为主要表现形式的成果。本书主要是指后者。秘书写作不是独立的文种或文体，而是各级各类单位的秘书人员为完成特定工作任务而写作的具有特定体式的系列文章的泛称，属于应用写作的范畴。其使用范围虽不及应用写作广，但具有应用写作的全部特性和一般应用文所没有的专业特性。秘书写作是秘书工作的重要内容之一。有秘书工作就有秘书写作，因而秘书写作的体式
2、与内容受到秘书工作的影响与支配。随着时代的发展变化，秘书工作的内容不断地发生变革，秘书写作的内涵与外延也在不断地发生变化。据学者考证，我国有记载的秘书工作有3000多年的历史，在这个过程中，秘书写作的体式与内容不断发展、完善、丰富，形成了自己独特的风格。早期的秘书写作以政府文告等公务文书为主。尚书可以看作是我国第一部以公务文书为主体的文集，秦焚书后，从汉初搜集到的28篇来看，主要是以典、谟、训、诰、誓、命、令、上书、檄、移书等形式反映政府对公共事务的处理情况。随着国家治理体制的完善，又出现了状、判、勘合等司法文书。在经济活动中，伴随着大量商品交换的出现，产生了“质”、“剂”等商务性文书。今天的
3、秘书写作既包括各级党政机关、团体、企事业单位的公文类、行政事务类文书，也包括经济单位的商务类文书以及常见的日用类文书与宣传类文书。与过去相比，秘书写作的种类更多，内容更广，体式更完备。历史上，秘书写作的各类文章为统治者维护统治、管理国家事务发挥了重要作用。在飞速发展的现实生活中，秘书写作的应用性更广，在政治、经济、军事、文化等各个领域都发挥着不可替代的作用。它是机关、团体、企事业单位的管理者依法行使管理权力的重要工具，也是组织与组织、组织与个人、个人与个人之间沟通信息，共建和谐社会的重要桥梁，它还能帮助有关单位总结经验、提高管理水平和工作效率。同时，秘书起草的各类文稿还能客观地反映事务的发展、
4、衍变的过程，具有较强的史实与凭证作用。熟练掌握常用文体的写作知识和技法是一名合格的文秘人员应具备的基本素质。二、秘书写作的特点秘书写作与其它各类应用文写作比较起来具有以下主要特点：（一）受命性秘书的职责是为单位领导或雇主的决策和处理日常事务提供参谋性、辅助性工作。政府机关、企事业单位秘书起草的各类公务文书是代表各级组织执行党和国家的方针政策、法律法规，落实上级指示精神的重要工具，要体现单位领导和领导班子的集体意志。私人秘书的写作更应是听命于雇主。因而，秘书写什幺、何时写、怎样写、写了干什幺都不能凭个人喜好自作主张，而要得到授权，受制文机关或雇主意图的制约。写好的文稿要按单位的办文程序送有关领导
5、审核、定稿、签发。正因为秘书写作是受机关单位之命、受领导之命、受雇主之命而为，衡量其质量高低的标准不是一般的文艺学、文章学标准，而在于其是否忠实、有效地体现了组织、领导或雇主的意图。除公务文书之外，秘书起草的单位计划、总结、经验材料、调查报告等事务性文书也同样具有受命性。有的文章从主题的确定到主要材料的选择都要按单位领导班子讨论的意见办事，调查报告等文种的主题虽不一定由领导确定，但调查目的、调查对象等都不同程度受到领导意图的影响。既使象介绍信等属于秘书职责范围内的简短应用文也不能随心所欲，而要按单位的有关规定来写。（二）实用性 秘书写作的每一篇文章都是为人们的实际工作和日常生活服务，直接用于处
6、理工作中的具体问题或传递特定信息，实用性是其基本属性之一。例如各级机关单位发出的行政公文是为了传达党和国家的方针政策，沟通上下左右各种单位之间的关系，使党和国家的各项方针政策得以贯彻执行；经济单位之间订立的经济合同是为了促使、监督签订合同的各方履行约定事项，保护各方的权益；公司秘书写作的各类商函是为了推销产品、商洽价格、催收款项、索赔理赔，其功利性、实用性是十分明显的。 因而，秘书写作是一种实用文体写作，具有实用性，不同于大家过去所接触到的文学写作。文学写作是一种审美创作的过程，它通过塑造艺术形象给人们以精神愉悦，满足人们的审美需求，审美是其最主要的特征。 （三）真实性 正因为秘书写作具有实用
7、性，是为了解决工作中的实际问题，真实性是其生命之所在。而且，这种真实性与文学创作的真实性有所不同。文学创作讲究的是艺术真实，作家可以运用形象思维，通过虚构和想象塑造艺术形象，所反映的人与事、事与理可以源于生活而高于生活。而在秘书写作中则不允许虚构与想象，是一种原汁原味的真实。文中所涉及到的人要是真人、事要是真事，来不得半点虚构。如向上级汇报工作时，所涉及到的事实，包括时间、地点、人物、事件、数据等等都必须有根有据、确凿可靠。否则，不但解决不了实际问题，反而会提供错误的信息、误导当事人、后患无穷。 （四）程序性人们总是说文无定法，这是对一般作文和文学创作而言的。秘书写作则讲究模式与规范。这种规范
8、有的由相关部门以法律、法规的形式固定下来。如行政公文的写作格式，写作内容范畴、写作目的等要严格按国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法的有关要求执行，任何部门、单位或个人都不能随意更改。又如合同，中华人民共和国合同法（以下简称合同法）明确规定了其写作的基本内容，国家有关部门也已公布了一些示范文本供人们选用。还有一些文种虽没有人硬性规定一定要怎幺写，但长期以来有着约定俗成的格式。如书信，人们一般要写清称谓、问候语、正文、祝颂语、落款、日期等方面的内容，而且还要知道这些要素谁前谁后，应置于哪个位置，如何分段空格等等，大家都习惯于这样写，很少改变。再如消息的写作，一般也多采用“倒金字塔结构”。秘
9、书掌握这些知识对提高写作能力是大有裨益的。此外，秘书写作的文稿往往要经过一定的程序处理才能正式行文。如秘书起草完公文后要经有关领导审核、签发后才能正式生效，不能像写普通文章那样随便。（五）时效性秘书写作的目的是为了解决工作和生活中的具体问题，要受到时间的限制。这里所说的时效性有两层含义。一是指秘书完成写作任务要迅速及时、讲究时效，否则会延误时机，影响工作。如单位工作计划的写作就一定要在某项工作开始之前或刚刚开始时完成，如果等到工作已告一段落再去下发计划，势必影响工作效率。二是指文章本身的功用或者效力要受到时间的限制。一般来说，秘书写作的文章都不同程度的存在着这一问题，比如合同只有在当事人约定的
10、时间里才有效力，超出规定时间就失效了。通告的时间效力也很强，计划、总结和各种函件等也存在着时效性问题。因而，秘书在写作时除了及时迅速外，也要注意文章内容的时效性。第二节秘书写作的一般过程我们写任何文章都离不开人的主观能动性的参与，都有一个从立意、选材、构思、写作到修改完稿的过程，秘书写作也不例外。而且，由于秘书写作的特殊性，它与文学创作等其它写作形式比较起来有一些特殊的写作规律与要求。认识和掌握这些规律与要求对于提高文秘人员的写作水平有着重要作用。尽管不同的写作者其写作习惯不一定相同，不同文种的写作要求与难易程度也不一样，但秘书写作一般都要经历三个阶段：准备阶段、写作阶段和审核修改阶段。本节就
11、从这三个阶段入手，从秘书工作实际出发，结合大家过去所接触到的写作知识分别介绍秘书写作在每个阶段的特殊要求，从而帮助大家了解秘书写作的一般过程与规律。一、准备阶段秘书写作准备阶段的主要工作是吃透党和国家的方针政策以及上级的指示精神，全面掌握本单位的实际情况，并在此基础上提炼出正确的观点，收集、处理好材料，根据需要选用正确的文体。具体来说，要做好以下几方面的工作：（一）领会好领导或雇主意图。前文已讲过，秘书写作具有受命性，要受领导或雇主意图的制约，原因有二：一是因为领导或雇主是一个单位、部门中行使法律或上级组织赋予的职权，带领所属人员完成特定工作任务的决策者与管理者。对于党政机关和企事业单位而言，
12、领导意图实际上是党和国家的方针政策、上级指示精神在本单位工作中的具体体现，在一定程度上代表了本组织的意志。秘书写作的任务就是把领导或雇主的意图符号化、条理化、系统化，秘书工作的辅助性、从属性决定秘书写作必须受命于领导或雇主。二是因为领导或雇主所处的位置使其比秘书更有条件了解党和国家的方针政策以及上级指示精神，能更全面地掌握本单位的实际情况，胸中有全局、手中有典型，能够提出富有见地的指导思想和切实可行的办法来。因而，对于重要文稿、秘书写什幺、怎幺写、何时写不能自作主张，而要树立代单位立言、代领导立言、代雇主立言的观念，主动听取领导或雇主的意见。如何领会领导或雇主的意图是一门艺术，秘书要在这方面多
13、下些功夫。首先，接受任务时要善于听。一要听清上级交代的写作目的、写作要求与写作要点，并做好记录；二要听清领导或雇主的言外之意、弦外之音。其次，要善于问。就是要问清任务中的不明之处、要害之处和关键之处。如果条件允许，秘书可在接受任务时，复述领导或雇主所讲内容。第三，是要善于请示。秘书在收集材料和构思过程中如果有不明之处，要及时请示上级。许多有经验的秘书往往在接受写作任务后，尽快拿出写作提纲，通过和领导或雇主讨论提纲来进一步弄清其写作意图。（二）吃透政策和法律、法规精神。秘书代单位、代领导、代雇主写作的各种文稿要受命于领导或雇主，更要符合党和国家的方针政策和法律法规。尽管从理论上说领导意图与党和国
14、家的政策法规在本质上是一致的，但在具体的工作中，受到各种主客观因素的影响，出现不一致甚至是冲突的情况也是有可能的。这就要求秘书要加强学习，熟知与本单位、本职工作相关的方针政策、法律法规，通过创造性的劳动把它们和本单位的实际情况结合起来，既坚持原则又要灵活机动，写出符合要求的文稿。一般来说，那些对本单位当前工作有重要现实指导意义的政策和指示要认真领会其内容与精神实质，明确哪些内容与本单位的工作密切相关，撰拟文稿时要充分体现、坚决贯彻；对于那些具有长远和普遍指导意义的方针政策不能全文照抄，而要将其与本单位的实际情况结合起来，提出具体的实施方案和措施办法；如果因本单位的情况特殊需要对某些政策、规定进
15、行变通时，应当先与有关部门沟通，得到许可后再结合实际提出具体方案，以实现政策精神的目标指向。（三）做好材料的收集与整理工作1材料的含义什幺是材料？对于秘书写作而言，凡为写作所搜集到的一系列事实、事理以及各种文字资料都称为材料。材料是写文章的基本要素之一，是秘书写作的基础，也是形成主旨的依据。“巧妇难为无米之炊”，可见文章没有材料作基础，是难以产生深刻的思想或见解的。2材料的要求秘书写作的特殊性要求秘书人员在收集与整理材料时要做到以下几点：（1）要丰富丰富有二层含义：一是量要多，搜集材料要越多越好，多多益善；二是品类要全，历史与现实、正面与反面、直接与间接、点与面，各种性质的材料都要收集。只有占
16、有的材料足够丰富，我们才能全面深刻地分析问题，也才能保证我们所得出的观点与结论的科学性和可信度。（2）要紧扣主旨 秘书在写作的过程中不可能把所有收集到的材料都写进去，需要对材料进行选择与取舍。在观点与材料的关系上，是观点统率材料，因而选材的第一条标准，就是材料要表现主旨、突出主旨。主旨确立以后，用哪些材料，舍哪些材料，要围绕主旨来进行。（3）要真实 秘书写作具有实用性，是为了解决工作中的实际问题，所选用的材料必须内容真实，符合实际。这种真实是一种客观的，原汁原味的真实，所用到的事实、事例、数据、引用的言论等都应是现实生活中客观存在的，不能对材料任意夸大或缩小，更不能虚构。（4）要典型 文章要写
17、得简练而有力度，就要选择那些能“以一当十”的典型材料。这是因为典型材料有代表性，能反映一类事物的本质和共有特征，有助于我们通过“解剖麻雀”来探求事物的本质和发展规律。（5）要新颖新观点、新办法、新措施总是在掌握新材料的基础上产生的。秘书写作的文稿要能反映工作中的新事物，新问题，找到解决问题的新办法，就要选取那些新近发生的、富有时代特点的材料，而要避免使用陈旧的、时过境迁而且缺乏说服力的材料。3材料的核实我们在按上述标准对所掌握的材料进行选择后，为了保证所写内容的准确性与权威性，要对所用的材料进行必要的核对查实。对有疑问的事实性材料可以通过开座谈会，找知情人访谈，现场勘察等方式广泛听取干部群众或
18、员工的意见，不真实，不能落实的材料要弃用。对有疑问的数据可以通过查对账册、报表等方法核实，如有必要，可以重新计算。如果我们的文稿中需要直接引用领导人或其它重要人物的讲话、重要文献的内容，应找到原始出处核对。（四）提炼正确的观点：1观点的含义观点又称主旨，在过去所学的记叙文中常称为“中心思想”，在学术论文中称为“论点”，在文学创作中则称为“主题”，秘书写作中的观点是指文秘人员在写作过程中形成的对客观事物和材料的总的看法和评价。它是构成应用文的要素，也是应用文的灵魂与统帅，一篇文稿的成败与价值大小首先取决于观点的正确与否。同时，秘书写作的任何文稿一旦确立了观点，其材料的取舍、结构的安排、格式的选择
19、都要为观点的表达服务，受观点的约束。一篇文章可以有多个从属的观点，但基本观点只能有一个。如果一篇文章有多个基本观点，势必会意多乱文，让人不知所从。因而，从属观点只能是基本观点的展开，为基本观点的表达服务。2观点与材料正确的观点不是人头脑中固有的，也不是凭空产生的，而是来源于社会生活实践。秘书在写作过程中一定要深入到工作实践、深入到基层部门和人民群众中去，广泛搜集材料，征求各方面的意见，并对收集到的各种资料进行科学地综合和分析，正确认识与理解特定问题、特定事物，提炼出自己的观点。从这个意义上说，观点是从实践、从材料中得来的。在秘书工作中虽然有很多文稿是领导或雇主的“授意”之作，但这里的“意”不是
20、主题先行，因为它本身是领导或雇主在其工作实践的基础上通过考察、思考而获得的。秘书在行文时，也会融人自己的观察与思考，归根结底，它还是源于社会实践。观点从材料中来，也要靠材料来支撑，材料要为观点服务。一旦文稿的观点确立下来，我们就要根据观点表达的需要对材料进行取舍、加工和改造，使其更好地为表现观点服务。凡是能突出观点的材料就选用，凡与观点表达无关或关系不大的材料就要坚决舍弃。3观点的要求： 秘书写作的特殊性决定其在写作观点的提炼与表达上应具有以下特征：（1）要正确观点正确指秘书写作的观点要符合党和国家的方针、政策，符合客观实际，反映事物的本质和发展规律，有助于解决工作中的实际问题。个人执笔要反映
21、集体和组织的意志。正确的观点，取决于写作者先进的世界观和科学的方法论。如果写作者能一心为公，具有实事求是的态度和科学的分析精神与方法，就有助于正确认识客观事物，揭示事物的本质规律和发展方向，使文章的观点符合客观实际。相反，如果写作者眼里只有狭隘的局部甚或是一已私利，就不能客观公正，用科学的眼光和方法去分析、处理事务，不能形成正确的观点。（2）要集中 观点集中是指秘书写作的文稿必须主题单一，坚持一文一事、一文一个主旨。主旨分散了就可能因意多而乱文，多主旨淹没了中心，等于没有了主旨。那些面面俱到、枝叶繁复的文章好象什幺问题都谈到了，实际上什幺问题都没能讲清楚，什幺问题都没能解决好。此外，秘书写作的
22、文稿都是为了解决实际问题而作，不同主旨、不同内容的文稿处理程序、受理部门各不相同，如果硬要把它们放在一起势必影响其处理效力和速度。除此以外，行文简练也是主旨集中的基本要求。据朱元璋传记载，洪武九年，刑部主事茹太素上书报告五件事，文稿长达一万七千字，朱元璋读到六千三百七十字时，还不知主旨是什幺，气得命人将其痛打了一顿。古人写文章强调要“言之有物”，“立片言而居要”说的就是写文章要行文简练，主旨集中。（3）要鲜明观点的鲜明性要求秘书写作的文稿要旗帜鲜明地表明赞成什幺、反对什幺、提倡什幺、批评什幺、肯定什幺、否定什幺，不能犹抱琵琶半遮面，更不能含混其辞。如果说文学作品的主旨以含蓄为美的话，秘书写作则
23、要以明确为美。所以我们在写作中不仅要“卒章显志”，更要在行文过程中多用判断性句式，肯定性的语气、鲜明的态度将主旨简明扼要地揭示出来。（五）正确选用文体秘书工作是一种综合性的工作，秘书拟写的文稿种类繁杂，较常用的就有几十种之多，不同种类的文稿所表达的内涵、适用情况、写作格式各不相同。用错文体，轻则贻人笑柄，重则可能影响工作，甚至扰乱工作秩序，给单位带来重大损失。比如说，会议记录是单位内部用来真实记录会议情况的一种文书，强调内容的原始性，具有很强的凭证作用，一般不对外公布；而会议纪要是一种经过整理后的“适用于记载和传达会议情况和议定事项”的文书，可送达给相关部门。二者的作用，写作方法各不相同，如果
24、用错不但会闹笑话，还可能因此泄露单位秘密，给工作带来损失。因而，秘书在写作之前，要根据写作内容和写作目的的需要选用恰当的文体种类，千万不可随意乱用。要正确选用文体，要做好以下工作：1明确行文对象明确行文对象要注意两点。首先，要区分是内部行文还是对外行文。一般说来，内部行文较对外行文在格式体例的要求上要随意和灵活得多，在写作内容方面也有不同要求。有些内容内部文书可以充分表现，对外行文则要做必要的处理，甚至不表现。可见，秘书写作要注意内外有别。其次，要明确本单位与受文单位之间的关系。在秘书工作中，每个单位总是处在有着一定隶属关系的组织系统中，总是在这个系统中占据特定的位置。秘书在行文时必须明白自己
25、所处的位置，遵守行文规则，根据隶属关系选用恰当的文体。常见的行文关系有以下三种：（1）上行文。指本单位给有隶属关系的上级单位的行文，如报告、请示等。（2）平行文。指本单位给平级或不相隶属单位的行文，如函。（3）下行文。指本单位给下级单位的行文，如命令、决定、通知、批复等。值得注意的是，除对不同的行文对象应选用不同的文种，还要注意这些文种在格式、语词、语体使用上的差异。2区分文体的作用各种文体的作用各不相同，秘书在写作时要根据表达的需要和文体的作用选用不同的文体。本书所介绍的各类文书中，象行政公文与日用文书这样性质作用区别较大的文体一般不大可能出错。我们要重点注意区分同一类文书中不同文种的用途，
26、如公告和通告、报告和请示就经常出错，市场预测与市场调查也很容易混淆，在学习的过程中一定要仔细区分。此外，同一文种也可能有不同的亚类，它们在作用和写法上也有一定的区别，如通报有表彰性通报、批评性通报和交流性通报三种不同的类型，用于不同的情况，这些也需要认真揣摩。二、写作阶段秘书在完成了前期的准备工作后就可以开始写作文稿了。秘书写作的过程实际上是一个如何调遣材料来表达观点的过程。这个过程中要充分调动写作者的主观能动性来合理安排结构、正确选用语体、使用好词句和修辞手段，从而使内容与形式达到完美的统一。具体来说，要做好以下几个方面的工作：（一）拟好写作提纲1拟写提纲的重要性如果说观点是文章的“灵魂”，
27、材料是文章的“血肉”的话，写好提纲则是为文章搭好“骨骼”的架子。做人，没有“骨骼”则“灵魂”无所依，“血肉”无所托；“骨骼”不完整、不匀称则不能算是健康完美的人体。写文章也是一样。因而有经验的写作者往往在动笔之前要花大力气写提纲，搭好文章的架子。对于秘书写作而言，写好提纲，还有以下三个好处：（1）可以帮助作者理清写作思路，进一步选择所需材料，做好谋篇布局的工作；（2）按照领导或雇主意图写好提纲并送其审阅修改后再动笔，可最大限度地避免出现偏离上级意志、偏离主题的错误，少走弯路。（3）可以提高写作者综合分析问题的能力和提纲挈领的本领，从而提高写作能力。因而，对于我们初学者来说，凡是较长的文章一定要
28、坚持写提纲，较短的文章也要打好腹稿再落笔。2提纲的写法提纲并没有一个固定的写法，每个人都可以有自己的方法，有人习惯于用几句话提示所要写的内容，有人则可能只写几个关键词甚至是几个数字来表示。如果我们的提纲是写给自己所用，这些都是可以的，但如果还要送给领导审阅，或者供同事讨论就一定要写得内容清楚、条理清晰。一般来说，提纲包括观点提示和层次安排两部分。常见的观点提示有两种方法：（1）标题提示法。就是把要写的内容分成几个部分，每个部分用一个小标题来标示主旨。这种方法简明扼要，一目了然，讨论时要作必要的讲解，否则别人不易理解。（2）句子标示法。这种方法是用一个或多个表意完整的句子提示写作内容。它表意清楚
29、明白，但不够简洁。比较详细的提纲可能还需注明每部分选用的关键材料，计划所写的字数等内容。较长的文稿一般有多个层次，写作提纲时要充分考察观点之间的关系，根据它们之间的逻辑联系安排层次。层次的表达有多种方式，有英文字母标示法、阿拉伯数字标示法等等。秘书写作以汉字数码和阿拉伯数字相结合的方法较常见。往往用“一、二、三”表示第一个层次，用“（一）（二）（三）”表示“一”下的从属观点，“1、2、3”则用来表示“（一）”下的从属观点，依此类推。 (二)安排好结构 结构指文章内部各部分之间的组织形式。如果说观点和材料是文章的内容要素的话，结构、语言、表达方法则是文章形式方面的要素。好的内容还要有好的表达形式
30、，这就需要我们在写作时根据观点表达的需要，精心而合理有序地安排结构。古人对此早有研究，刘勰在文心雕龙附会篇中写道：“总文理，统首尾，定与夺，弥纶一篇”讲的就是如何安排文章的结构。元人乔梦符说：“作乐府亦有法，曰：凤头、猪肚、豹尾六字是也”这里论及的结构安排之法影响深远。因而，有经验的写作者无不重视文章结构的安排。如何安排好文章的结构是一项仁者见仁、智者见智的工作，但一般说来每篇文章的结构安排一要有利于反映客观事物的内部规律；二要服从表现主旨的需要；三要考虑文体本身的特点。秘书写作的各种文稿在体式结构上归结起来有二大类，一是行政公文和各种专用文书，具有法定的格式；二是各种事务性、商务性、日用类文
31、书，虽没有法定的格式，但人们在长期写作实践中已总结出了一些惯用的结构模式，值得学习借鉴。具体来说，要做好以下几个方面的工作：1设计好开头和结尾（1）开头部分 刘勰在文心雕龙.章句中说：“启行之辞，逆中篇之意”，这说明文章的开头要能开宗明义，用简明的语言引出文章要表述的主要内容，指向全文的中心，常见的方式有：概述式。在开头部分反映基本情况、基本问题，交代有关背景、缘由，引出下文。一些行政公文、调查报告、总结等文种常用这种方式开头。结论式。即把文章的结论或主要观点放在文章的前面，先入为主，然后再展开论述。如市场预测分析、经济活动分析、可行性研究等文种用这种方法开头比较常见。目的式。在开头部分交代本
32、文的写作缘由与目的。如行政公文中的通知、通告，以及大多数法规类、契约类文书常采用这种方法开头。引据式。在开头部分常用“根据”“遵照”“按照”等词语引出上级有关指示精神或下级反映的情况作为行文依据，增强其说服力。如报告、批复、通知、某些计划等文种常用这种方法。提问式。在文稿的开头部分提出读者感兴趣的问题，吸引读者的注意力，然后再去解释、作答。如经验交流、简报、新闻报道中这种开头法比较常见。开头方法很多，这里只是介绍其中的几种，写作时要根据文体特点和内容表达的需要灵活选用，不可生搬硬套。（2）结尾部分文章的结尾应当做到意尽而言止，收束有力，要有利于主旨的表达，促进写作目的的实现，从某种意义上说是文
33、章主旨的强化和延伸。刘勰说“绝笔之言、追媵前句之旨”说的就是这个意思。当然，如果文章在正文中已把有关事项都讲清了，也可不要专门的结尾。常见的结尾之法有： 总结式。在结尾对全文进行归纳，用简洁明了的语言总结主旨，概括要点，加深读者的理解。一般在总结交流性的文章中用得较多。 号召式。这种方式往往是在结尾用简短的语言就如何搞好某方面的工作提出希望、发出号召、明确具体要求。常用于布置工作性的下行文，以及各种倡议性、嘉奖表彰性和批评通报性的文书中。说明式。即在文章末尾交代或者说明本文未曾论及但又与文章内容有关的事项，以引起注意。它可以看作是文章主旨的一种延伸。固定式。有些法定文书和一部分日用类文书有相对
34、固定的结尾用语，我们要在学习中不断积累，做到使用得当。如报告中就常用“特此报告”、“专此报告，请审阅”等字眼。我们要熟悉这些字句，学会合理套用。照应式。即结尾与开头呼应，使主旨更加鲜明突出。2安排好段落层次 文章的段落层次是作者写作思路的具体体现，也是作者表情达意的重要手段，安排好段落层次其实就是要明确一篇文章先写什幺，后写什幺，每部分写多大的篇幅，以什幺作线索来连结，段落与段落之间的逻辑关系等问题。在写作过程中有些文章只需明确某一行为的目的和意图，内容单一，只需一个段落，此时层次和段落合一，就采用一层式。本书将要介绍到的命令、令、公告、通告中常有这种情况。但大多数情况下，文章不只一个层次，更
35、不止一个段落，层次高于段落，这时，就需要对它们进行精心安排，明确全文有哪几个层次，每一层次由哪些段落组成，层次之间的关系如何。在长期的写作实践中，人们按照层次之间的逻辑联系，总结出了一些很好的方法，这里介绍几种，供大家参考：（1）总分式。即按照事物间的种属关系来安排材料，可先总说后分说，也可先分说后总说，还可按“总分总”的模式行文，这种形式在总结、调查报告、报告等文种中用得较多。（2）纵贯式。这种方式或以显性的时空变化为序，或以事物从发生、发展、到取得结果的过程为序来安排材料和段落层次，从事物发展的纵向过程看事物的发展规律。这种方法清晰明了，便于理解，因而在写作的过程中，凡是可用事物的发展进程
36、来反映观点的文章，可用这种方式。（3）递进式。这种层次关系是一种层层递进、逐层深入的关系。可由表及里，由浅入深、由果析因，从提出问题、分析问题到解决问题，步步深入。凡是需要我们通过综合分析才能得出结论，才能反映事物本来面目的文章一般可用这种方法。 （4）并列式。这种层次关系，是将所掌握的材料按性质或问题归类，从不同的方面去表现主要观点，每一个方面就是一个从属观点。每个从属观点之间互不重迭，互不冲突，它们之间是一种并列关系。凡需要从不同的方面去表现、阐明主旨时可用这种方法。（5）交错式。在写作实践中我们会发现，客观事物是复杂的，很多时候单一的模式无法满足观点表达的需要，要对前文所述的几种方法进行
37、综合。这就是交错式。大型的文稿，特别是内容复杂，材料丰富，篇幅较长的文稿，一般要用这种方式。3做好段落间的衔接过渡工作好的文章是一个浑然的整体，行文时要注意段落之间的内在联系，还要注意层次间的衔接、过渡与照应。这要做好两个方面的工作，一是借鉴建筑中的 “钢筋铁骨”法，表面是水泥、砖块，内里却是钢筋相连。写文章要利用事物之间的逻辑联系来点伏笔和照应。正如脂砚斋评点红楼梦一样，照应要做到“草蛇灰线”，“于前回叙过事字字在，于后回叙事语语伏”，“伏线于千里之外”。二是要合理运用关联词语的“桥梁”、“针线”作用，做好段落间过渡工作。（三）恰当运用表达方法我们知道常用的表达方法有叙述、说明、议论、描写和
38、抒情几种。秘书写作中，描写和抒情使用得较少，叙述、说明、议论是其主要的表达方式，而且，这三种表达方式在使用的过程中又有一些特殊要求，下面分别加以介绍： 1叙述叙述是记述人物、经历行为，陈述事件来龙去脉的一种表达方法。秘书写作中可以用它来介绍人物的事迹、记述事物的发生过程、交代事物所处的状态，为议论说理提供事实依据。与文学写作比较起来，秘书写作中的叙述往往多用概述，少用详叙；多用顺叙、平叙，少用倒叙、插叙与补叙。 2议论 议论是人们对客观事物发表看法或见解的一种表达方法。秘书写作中常用它来进行评述和说理，使用频率很高。一般说来，完整的议论由论点、论据和论证三个要素构成，秘书写作中的议论也不例外，
39、但与一般议论文的议论比较起来又有一些特殊要求。从论点来看，这里的论点要用直白，有时甚至是尖锐的语言对客观事物提出主张、看法和评价，对就是对，错就是错，比一般议论文来得更明确、有力。论据同样分为事实论据和理论论据两种，但秘书写作的实用性决定它往往不是从事实和理论两个方面分开论证观点，而更多的是在理论的指导下科学选用事实材料来论述观点，事实论据多于理论的论据。就论证而言，秘书写作也可以有“立论”和“驳论”等形式，也可采用例证、引证、对比、喻证、分析等多种方法，但总的来看，往往重“论”轻“议”，在很多情况下，理就寓于论据之中，不作过多地分析，直接做出论断，这样显得更简明有力。3说明说明是我们对客观事
40、物进行解释、阐说的基本表达方法。在秘书写作中应用十分广泛，行政公文、法规类文书、事务类文书等诸多文体中都要用到这种方法。常见的定义说明、概括说明、数字说明、图表说明、因果说明、比喻说明、举例说明等在秘书写作中都有运用，尤以列数字、图表，举例子等几种方法较常见。 （四）规范运用语言语言是重要的信息载体和交流工具，是表情达意的重要手段，离开了语言，再好的思想、再好的材料都无法表达，秘书人员想要写出一手好文章来，一定要学会锤炼语言，规范地使用语言。1用词要准确、简洁、规范（1）准确准确指我们选用的词语要能如实地反映客观事物，切合表达意图，概念明确，判断正确，褒贬分明，轻重适度，无歧义。对于秘书工作者
41、而言，要保证用语的准确，必须做到以下几点：第一，要学会斟酌字句，精心辨析词语的意义。在写作过程中要精心挑选词语，明确每一个词的确切含义和情感色彩，特别是要认真辨析同义词、近义词之间的细微区别。秘书界有一句俗语叫“一字入公文，九牛拉不回”说的就是咬文嚼字的重要性。比如我们起草合同文本时经常要用到“订金”和“定金”两个词语，一字之差，意义迥异。前者仅指合同当事人一方在签订合同时预付的货款，合同履行时可以冲抵货款，收受方不履行合同时，仅需原数返还即可，支付方不履行合同时仍有权要求收受方返还；后者则相当于保证金，按合同法的规定，一方向另一方支付的定金，在合同履行时可以冲抵货款，收受方违约的，要双倍返还
42、给支付方，支付方违约的则无权索回。真所谓一字千金，可见做秘书的人在下笔时不可不推敲字句。第二，用语必须得体、合体。秘书写作具有实用性，语体上主要是事务性语体和政论性语体。秘书要分得清它们之间的区别，要学会使用正确的语体去反映、调整现实社会生活中的各种公共关系和人际关系。所选用的语言要合乎特定文体的要求，合乎特定的语境、特定的场合。就文体而言，比如说起草行政公文时用语应庄重、严肃，制订法规时用语须肯定、明确，而在撰拟总结、计划等事务性文书时用语要明白、晓畅，都不能使用文学写作中的诗意语言。此外，写作时还要考虑到与行文对象的关系和一定的语言环境。比如说对上级的行文用语要庄重、谦恭，对平级和不相隶属
43、机关的行文用语要平和、礼貌，这些都是马虎不得的。（2）简洁秘书写作是为了解决工作中的实际问题，要讲求效率。说理、叙事、布置工作都要直陈其事，不事铺陈，用语要简洁明快、言简意赅，不蔓不枝，用最少的语言表达最丰富的内容。刘勰在文心雕龙.附会篇中指出：“随事立体，贵乎精要，意少一字则义润，句长一言则辞伤。”这句话说明了言语的多寡决定于表意的实际需要，强调文贵精要。对于青年学生而言，要真正做到言简意明还有很长的磨练过程，我们要在平时的学习过程中多做些这方面的练习。每完成一次写作任务就要想着能否用更少的语言表述清楚，要有一点惜墨如金的精神。（3）规范 用语规范指写作时要注意使语言合乎现代汉语的语法规范、
44、合乎逻辑、合乎一般的文体书写习惯，而不能生造词语。在写作时要注意以下三个方面的问题：第一，要学会一些必要的专业用语。三百六十行，行行都有自己的秘书，行行都有自己的专业用语。如营销行业就有“畅销、脱销、滞销，旺季、淡季，毛利、纯利”等诸多专业用语。这些用语经过长期使用，已得到了社会的广泛认同和使用。刚参加工作的文秘人员一定要多多学习，尽快熟悉业务，这样就不会说外行话，用语才能规范。第二，要学会使用习惯性用语。在长期的秘书写作实践中，前人积累的一些习惯用语，已得到了人们的广泛认同，使用频率十分高。如常见的开端用语有“为、为了、根据、遵照、按照、据悉、现将、关于、值此、由于、随着、目前、今、兹、查”
45、等十余种，祈请用语有“请、拟请、将请、务请、恭请、应予、限予、责成、希、希予、希即”等十余种。此外，还有专用的表态用语、征询用语、承启用语、称谓用语等等。这些用语也许我们过去接触不多，今后要在学习和工作中不断积累。第三，要注意书写规范。一要使用正确的简化汉字，不写繁体字、异体字等不规范的汉字；二要注意正确使用标点符号；三要注意规范地标注数字。2造句要遵守语法规则对句子的总体要求是结构完整、搭配得当、词序合理、表意简明。这些知识大家过去在语文和汉语课程中已有较多的接触，这里不再展开论述，但要提醒大家注意两个方面的问题：一要注意关联词和虚词的使用。关联词和虚词虽不具备单独的表意功能，但在句子中与其
46、它成份搭配起来则足以改变语意。使用得当，可使句子组织更严密，表意更准确，使用不当则可能出现语法甚至是表意错误。如：“我们未学习文件”与“我们无学习文件”虽只有一字之差，但“未”是一个副词（虚词） ，“无”是一个动词（实词），意义大相径庭。又如“陈小力不但是一位转业军人而且是一名中共党员”，在这个紧缩型的复句里，两个分句间并没有递进关系，就不能用表示递进关系的关联词“不但而且”，而应代之以“是也是”。这些要大家在写作过程中调动所学的语法知识用心体会。二要注意避免歧义句。我们在遣词造句过程中经常会碰到因某个词意不确定，词语间的关系不明确以及关联词使用不当等原因造成句子多义的情况，这就是歧义句。如“
47、新职工宿舍建在开发区内”里的“新”到底是修饰“职工”还是“宿舍”不明确，就可能造成不同理解。歧义句在秘书写作中有十分消极的作用，特别是在合同等商务文书中一旦出现这种情况，往往会造成严重后果。这就要求秘书人员在写作过程中要仔细体会每一句话，一旦发现了歧义句一定要找出原因，针对不同情况采用不同的方法予以消除。上面的例子就是因为修饰关系不确定造成的，通过增添助词即可解决。可改写为“新的职工宿舍建在开发区内”或“新职工的宿舍建在开发区内”。（五）掌握常用的表达技巧古人云“言之无文，行而不远也”，秘书写作以实用为目的，虽不刻意追求语言的形象化、艺术化，但它同样要求语言生动形象、内涵丰富、表意简明。这就要
48、求我们在写作时要根据表意的需要适当地采用排比、对偶、反复等修辞手段来增强文采。在调查报告、简报、总结、讲话稿等文体中，有时还可以运用一些熟语等群众性语言以增强文稿的生动性。除此以外，还要采用一些方法来增大语言的信息量，增强表达效果。1节缩。是一种把常用的多音节词语或专门词语加以精简压缩，使其变得精炼、简短、明快的方法。常见的节缩方法有：（1）双变单法：即在一定的语言环境下依据语法规则或习惯把双音节的词变成单音节的词。如应该应；经过经；根据据；将来将。（2）共戴法。保留两个或两个以上并列结构中的不同语素，共享相同语素。如进口、出口进出口；马克思主义、列宁主义马列主义。（3）标数法。把两个或多个并列词语中共同的语素或共同的性质提取出来，再与并列词语的项数组合，形成“数词共词”的形式。如废水、废气、废渣三废；包修、包换、包退三包；蚊子、苍蝇、臭虫、老鼠四害。（4）简称法。包括规范式简称和替代式简称两种情况。前者是从一些固定短语中提取有代表性的词语来代替短语。如中国人民解放军解