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1、|协同办公系统项目解决方案第 1 部分 协同办公项目总体规划与设计一. 系统规划协同办公(OA)系统建设是一项技术含量高、功能强大、涉及面广、建设周期较长的系统工程，必须对协同办公(OA)系统建设进行统一规划，才能够使办公自动化系统建设健康、有序地进行，从而带动信息化以及人员信息技能的提高，满足提高政府管控的要求。面对组织分散、流程分散、信息分散、资源分散、文化分散的发展瓶颈，必须进行务实的管理创新方能取得跨越式突破与发展。而管理创新的信息化，正是将传统管理运作在信息的空间中进行重建，解决各种传统管理模式下难以解决的问题。 1. 信息协同在日常办公管理过程中，以往均较为看重软件功能上的使用，但
2、实质上对于政府的领导层、中层干部、普通职工，应该更注重的是能够及时获取到能辅助日常办公的相关信息，这样可有更丰富的素材提供给不同的职工，作相应的工作决策。（1）多级的信息发布平台，信息来源统一准确；（2）提供个人信息获取平台；（3）提供多维信息交流讨论平台。2. 文件审批流程的实现（1）自定义文件审批流程，可设定报送的内容表单、流程过程、流程各节点的操作权限和操作人员。（2）支持多附件及 WORD 文档在线编缉，在线编缉能够保留修改痕迹。|（3）支持审批、反馈、电子签名、电子印章。（4）能够随时监控流程的进行状况。3. 知识文档共享管理（材料上报）（1）根据工作需求随时添加管理上报项目。（2）
3、设定上报期限。（3）各单位能修改各自的上报材，不能更改其它单位的上报材料。（4）方便的监控上报进度，汇总上报材料。4. 新闻、通知发布（1）对新闻进行分类发布和阅读。（2）设定通知的阅读对象（权限） 。（3）对通知的阅读情况进行监控。（4）支持对新闻进行留言评价。5. 网上调查通过网上调查收集各校数据（1）能自定义调查表单项目。（2）能设定调查范围（权限） 。6. 内部邮件（在 OA用户之间实现文件传送）（1）支持多附件（多个文件）一起传送。（2）支持群发，即同时给多个用户传送。7. 其它内部交流功能（1）内部聊天室、论坛、协作区等。（2）内部短信（3）集成手机短信（4）集成外部邮件8. 可扩
4、展性（1）能屏蔽不需要的功能模块。（2）能添加其它外来程序模块二. 总体设计基于以上协同办公(OA)系统项目的需求分析，在设计整个系统之前，结合 XX 政府的信息化经验，|对于系统的设计原则，总体归纳为安全性、易用性、可维护性与高效性等四大类型要求，并以此作为协同办公(OA)系统的设计原则。1. 安全性原则安全保密是信息化建设的关键。协同办公(OA)系统涉及到企事业单位的重要或机密信息，因此安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传输、网络、应用，采用多层次的安全保障措施。项目从分析到设计，安全性的原则贯穿始终。2. 易用性原则信息化是为了帮
5、助政府提高管理水平，因此在协同办公(OA)系统的操作上，需要尽量的直观，简洁，操作步骤不能太复杂，让政府广大用户可以通过主流的浏览器访问协同办公(OA)系统，操作与上网类似。3. 可维护性原则对于协同办公(OA)系统这样一个涉及范围广、用户数量大的系统，对其可维护性具有很高要求。因此，系统在设计时就充分考虑到了系统的部署与配置、性能管理等多方面的要求，提供灵活易用的流程设计、公文格式设计、配置管理、详细的日志功能。对于管理和维护人员具有可管理和易于维护的特点，能够实现各部门分级管理，力求以最少的人力资源和技术要求，就能够很好零代码地维护和管理，并能正常运行。4. 高效性原则协同办公(OA)系统
6、建设的基本意义是提高工作效率，因此系统自身的性能与效率必须非常高效稳定。第 2 部分 协同办公系统建设效益分析通过协同 OA 系统的建设，将能取得以下显著的效益：一. 标准的公文流转机制公文管理是泛微协同办公政务系统重要组成部分，帮助市政府实现跨机构、跨部门的公文交换，即时督办、查看公文的流动情况，处理、提醒待办等，从而建立苏州市商务局收发文，签报处理规范化、制度化、科学化的公文流转机制。二. 广泛的沟通渠道实现全单位的协同工作，除了通过电子化的工作流程将政府与其下辖单位的领导层以及普通职工连接起来以外，还要配合大量现代通讯手段，包括电子邮件、网络视频会议、网上即时通信、网上传真、手机短信等等
7、，使得政府全体人员尽管在物理上分散各地，却在同一个信息空间中实现“天涯若比邻”。|三. 规范的行政管理通过建设各种行政事务管理功能、各种行政申请、资产管理以及贯穿决策层、管理层到执行层的计划任务管理等系统，让市政府管理层和员工在网上进行各种繁琐的行政工作，布置落实任务，实现“复杂的事情简单化，简单事情规范化” 。四. 全面的信息共享大范围共享各种通知、公告、大事记，各种文档、社会新闻、行业新闻等，让各职能部门与下属单位即时发布行政业务信息，政府职工第一时间获得所有信息，实现“轻点鼠标信息瞬间传达” 。五. 全新的单位文化信息化推动单位文化整合与改革，协同办公(OA)系统能够利用信息化帮助企事业
8、单位统一建设单位文化，使得全员上下一心，产生认同感、归属感，集体荣誉感与主人翁精神，达致“齐心” 、 “同甘共苦” 。投票系统、意见征询、单位论坛、统一的系统首页宣传以及思想政治工作的信息化等都被证明是有效的协同应用模块。第 3 部分 协同 OA 解决方案1). 政府需求阐述：需要公文处理系统，系统主要完成苏州市政府内部公文收文处理、发文处理、文件起草和制发、文件传阅、批注处理等各类公文处理，满足日常公文处理要求。2). 根据需求提出的方案：|通过利用协同办公（OA）系统工作流程的应用，通过流程的自定义表单，实现对不同的公文格式的定义，例如，发文单、收文单、签报单等。涵盖了收文管理、发文管理、
9、公文统计、公文档案等几个部分，实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发签、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能，同时也提供公文信息查询、督办等功能。同时采用 Office 控件实现自动生成公文正文及发文稿纸，控制各流程步骤的相应修改权限及正文、公章不可编辑下载，自动归档等。 公文单：公文表单、正文以及相关附件构成，表单是记录公文主要的属性信息，例如发文字号、主体、发文主题、发文类型、发文机构等等。而正文就是公文的主要内容，附件只是对于正文的一种补充或者参考资料等。| 发文管理：发文是从拟稿、核稿、签发、校对、套红、签收、归档等一系列的动作。|发文拟稿：支持自动识别用户公文管理权限，撰
10、写发出公文的内容，自动进行公文单，文号调用，进行公文文件基本信息设置，添加多个附件，设置督办人员。发文处理：支持手写、盖章、签名、套红；支持电子签章、手写批注，控制拷贝，版本保存等痕迹保留操作，确保其严肃性，安全高效。| 收文管理：实现公文收文的登记，拟办，办理，承办实现公文正文文件接收，进入到各个公文办理环节进行相应的单位的办理。| 公文的档案管理：公文审批并接受完毕后，系统会自动归档到公文档案库中。系统的公文处理系统支持与档案管理系统实现文档一体化，用户只需要点击一个按钮即可实现批量公文的归档。归档后的档案记录中可查看到原先公文的文件内容。 公文的报表统计：按照公文的收文发文进行统计，并可图形化呈现，提供相应的查询，可以对列表中的信息条目可以查看信息详细内容。|2. 工作流程-利用系统进行工作流管理，实现无纸化办公1). XX 政府需求阐述：各类行政审批事项处理时间过长，导致效率下降；人员权责不明晰，岗位职责不明确；制度法规外的事物无法及时有效处理；领导外出，很多审批都只能搁置2). 根据需求提出的方案：结合规范流程的执行和自由流程，让繁琐的过程管控标准化、可视化、可追踪。