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1、事务管理事务管理领导的差旅事务领导的差旅事务 课程内容课程内容一、一、安排领导差旅安排领导差旅二、领导出差前、出差中及出差后的工作二、领导出差前、出差中及出差后的工作三、认识护照、签证、黄皮书、机票三、认识护照、签证、黄皮书、机票安排领导差旅安排领导差旅案例案例 移动通信公司领导因公务需要，携王秘书到移动通信公司领导因公务需要，携王秘书到西安出差，主要是洽谈手机生产项目合作前期西安出差，主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜，请思考小王出差前要做哪些准备工有关事宜，请思考小王出差前要做哪些准备工作？假如小王没有随同领导一起出差，那在领作？假如小王没有随同领导一起出差，那在领导出差中、出差后，小
2、王要做哪些工作？导出差中、出差后，小王要做哪些工作？1、业务资料：收集西安公司的有关材料、讲话、业务资料：收集西安公司的有关材料、讲话稿、备忘录、合同、协议、请柬等稿、备忘录、合同、协议、请柬等2、旅行相关资料：介绍信、选择去西安的旅行、旅行相关资料：介绍信、选择去西安的旅行方式，查询火车、航空等信息资料，并进行书方式，查询火车、航空等信息资料，并进行书面整理，形成日程表面整理，形成日程表3、有关事务：预订车、机票、旅馆、出入境事、有关事务：预订车、机票、旅馆、出入境事务。预留相关的联系电话务。预留相关的联系电话4、办公用品：、办公用品：5、个人物品：、个人物品：一、旅行前准备工作一、旅行前准
3、备工作二、安排旅行计划二、安排旅行计划vv1 1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排、出差的时间、启程及返程日期，接站安排、出差的时间、启程及返程日期，接站安排、出差的时间、启程及返程日期，接站安排vv2 2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排vv3 3、会晤计划（人员、地点、日期和时间）、会晤计划（人员、地点、日期和时间）、会晤计划（人员、地点、日期和时间）、会晤计划（人员、地点、日期和时间）vv4 4、交通工具的选择、交通工具的选择、交通工具的选择、交通工具的选择vv5 5
4、、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。vv6 6、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题人员的名单背景，会晤主题人员的名单背景，会晤主题人员的名单背景，会晤主题vv7 7、旅行日程表（见、旅行日程表（见、旅行日程表（见、旅行日程表（见EXCELEXCEL表）表）表）表）vv8 8、上司或接待人的特别要求、上司或接待人的特别要
5、求、上司或接待人的特别要求、上司或接待人的特别要求vv9 9、差旅费用、差旅费用、差旅费用、差旅费用制作旅程表制作旅程表 思考思考vv1、旅程计划表主要包括哪些内容？、旅程计划表主要包括哪些内容？vv2、旅程表和旅行计划，哪个更详细？、旅程表和旅行计划，哪个更详细？vv看看EXCEL表表制作旅程表制作旅程表vv（一）、旅程计划表主要包括哪些内容？（一）、旅程计划表主要包括哪些内容？vv日期、时间、地点、交通工具、日期、时间、地点、交通工具、vv具体事项、备注具体事项、备注制作旅程表制作旅程表vv（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？（二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？vv1，复印三份：上
6、司；上司家属；办公室存档，复印三份：上司；上司家属；办公室存档vv2，时间不可太紧，应留有余地；，时间不可太紧，应留有余地；vv3，了解目的地相关情况：气候；交通等。，了解目的地相关情况：气候；交通等。vv4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。司参考。安排旅行日程的相关知识点安排旅行日程的相关知识点vv1 1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。后的商务活动计划。后的商务活动计
7、划。后的商务活动计划。vv2 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定的有关规定的有关规定的有关规定vv3 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环
8、境情况，目的地的交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识规定等常识规定等常识规定等常识vv4 4、需要中转时，尽量选择衔接时间在、需要中转时，尽量选择衔接时间在、需要中转时，尽量选择衔接时间在、需要中转时，尽量选择衔接时间在2424小时之间的班机，小时之间的班机，小时之间的班机，小时之间的班机，减少时间的浪费。减少时间的浪费。减少时间的浪费。减少时间的浪费。vv5 5、旅行计划
9、按时间编排，简单明了，并留有余地、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地vv6 6、国际旅行时注意时差问题、国际旅行时注意时差问题、国际旅行时注意时差问题、国际旅行时注意时差问题vv7 7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择秘书在领导出差前、中、后的工作秘书在领导出差前、中、后的工作 确定出差目的和日期；确定出差目的和日期；确定出差目的和日期；确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人确认总经理出差陪同人
10、确认总经理出差陪同人确认总经理出差陪同人 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需确如早午晚餐安排、所到地地址、需确如早午晚餐安排、所到地地址、需确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员要的路程时间、接待人员要的路程时间、接待人员要的路程时间、接待人员等信息。）等信息。）等信息。）等信息。）确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型确定行程，预定机票（注意选择好航空公司
11、、机型确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、店、熟悉酒店的电话、店、熟悉酒店的电话、店、熟悉酒店的电话、传真等）、接传真等）、接传真等）、接传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；送机人员（明确接送机人的联系方式）；送机人员（明确接送机人的联系方式）；送机人员（明确接送机人的联系方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、完
12、善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）议程等）议程等）议程等）（见范例）（见范例）（见范例）（见范例）根据总经理的习惯，根据总经理的习惯，根据总经理的习惯，根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带准备出差用物品（见物品携带准备出差用物品（见物品携带准备出差用物品（见物品携带表）。表）。表）。表）。拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部相关人员发出邮件和复印件（财务部相关人员发出邮件和复印件（财务部相关人员发出
13、邮件和复印件（财务部等）。等）。等）。等）。了解外汇，办理兑换外币了解外汇，办理兑换外币了解外汇，办理兑换外币了解外汇，办理兑换外币收集所到国的背景资料收集所到国的背景资料收集所到国的背景资料收集所到国的背景资料 出差前出差前 在第一时间掌握总经理到达后的联系在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据总经理日程安排，随时通报公司及根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；关心的业务进展情况；配合总经理授权人的工作，及时掌握公配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。司及业务相关信息。根据情况及时与相
14、关人员及总经理沟通，根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；及时调整日程安排；出差中出差中 及时向总经理汇报出差期间公司及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；档；向总经理认为有必要的合作方致感向总经理认为有必要的合作方致感谢函。谢函。各种差旅费用报销；各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；跟进业务后续事宜；出差后出差后思考思考上司出差，需要准备哪些物品？上司出差，需要准备哪些物品？名片名片若干若干日程表日程表证证件（身
15、份件（身份证证、护护照、港澳照、港澳通行通行证证、边边防防证证等）等）笔笔记记本本电脑电脑和和ppt（保（保存在桌面）、存在桌面）、ppt备备份份软盘软盘2张张往返机票（将保往返机票（将保险费险费保留在保留在秘秘书书手中）手中）书书面面讲话讲话稿及素材稿及素材2份份活活动动或会或会议议等背景材料等背景材料出出访访地地联联系人通系人通讯录讯录准准备现备现金或信用卡注款金或信用卡注款备备用笔等文具用笔等文具*准准备备一支一支彩色笔彩色笔礼品礼品*包装包装应应急急药药及常用及常用药药品品出差物品携带表出差物品携带表相关知识相关知识vv（一）上司出差时，秘（一）上司出差时，秘（一）上司出差时，秘（一）
16、上司出差时，秘书应准备些什么？书应准备些什么？书应准备些什么？书应准备些什么？vv1 1，旅行计划；，旅行计划；，旅行计划；，旅行计划；vv2 2，搜集相关商务洽谈，搜集相关商务洽谈，搜集相关商务洽谈，搜集相关商务洽谈资料；资料；资料；资料；vv3 3，旅馆信息；，旅馆信息；，旅馆信息；，旅馆信息；vv4 4，旅行用品；，旅行用品；，旅行用品；，旅行用品；vv5 5，差旅费；，差旅费；，差旅费；，差旅费；vv6 6，行李准备。，行李准备。，行李准备。，行李准备。vv什么是护照？什么是护照？vv什么是签证？什么是签证？vv什么叫什么叫“黄皮书黄皮书”？vv护照：某国公民出入本护照：某国公民出入本
17、护照：某国公民出入本护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或国国境和在国外旅行或国国境和在国外旅行或国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的居留时，由本国发给的居留时，由本国发给的居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身一种证明公民国籍和身一种证明公民国籍和身一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的份的合法证件。我国的份的合法证件。我国的份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务分为：外交护照、公务分为：外交护照、公务分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。护照、普通护照三种。护照、普通护照三种。护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公普通护照又可分为因公普通护照又可分为因公普通护照又可分为因公
18、的和因私的两种。的和因私的两种。的和因私的两种。的和因私的两种。vv签证：一个主权国家在本国签证：一个主权国家在本国签证：一个主权国家在本国签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其或外国公民所持的护照或其或外国公民所持的护照或其或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，他旅行证件上的签注、盖印，他旅行证件上的签注、盖印，他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境以表示允许其出入本国国境以表示允许其出入本国国境以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把或者经过国境的证明。若把或者经过国境的证明。若把或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就护照看成是身份证，签
19、证就护照看成是身份证，签证就护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般是出入证。我国的签证一般是出入证。我国的签证一般是出入证。我国的签证一般在护照上。在护照上。在护照上。在护照上。vv黄皮书的英文为：黄皮书的英文为：黄皮书的英文为：黄皮书的英文为：vvInternational ertificate International ertificate Of VaccinationOf Vaccinationvv它是国际卫生组织为了保它是国际卫生组织为了保它是国际卫生组织为了保它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身障出入国境人员的人身障出入国境人员的人身障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传健康，防止某些疾病传健康，防止某些疾病传健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。染流行所要求的证明。染流行所要求的证明。染流行所要求的证明。教你学会看机票！教你学会看机票！实战演练实战演练上司临时交办事项上司临时交办事项特点：特点：广泛性广泛性临时性临时性具体性具体性紧迫性紧迫性办理上司临时交办事项的原则办理上司临时交办事项的原则1、积极主动，千方百计、积极主动，千方百计2、符合政策，灵活变通、符合政策，灵活变通3、件件有着落，事事有回间、件件有着落，事事有回间实战演练实战演练谢谢！谢谢！