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1、LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED行政助理培训行政助理培训郭小东郭小东 2011年年12月月8日日LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED课程简介课程简介行政助理岗位工作主要做的是什么？行政助理岗位工作主要做的是什么？做好行政助理岗位工作需要具备什么特质？做好行政助理岗
2、位工作需要具备什么特质？如何面试行政助理岗位工作？如何面试行政助理岗位工作？LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED行政助理日常工作行政助理日常工作请说出最主要的三点工作内容？请说出最主要的三点工作内容？选择答案：选择答案：1.办公室管理：办公室管理：照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密办公自动化设备、安全、保密2.日程安
3、排与管理：日程安排与管理：公司事务的联络、转达、交涉、调整；计划的外出管理：车务、旅票、公司事务的联络、转达、交涉、调整；计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境住宿、出入境3.文书工作：文书工作：通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档的收发、处理、整理、归档4.会务安排：会务安排：通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作作、分发，会务的安排，接待，善后的工作LIS
4、P 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED行政助理日常工作行政助理日常工作选择答案：选择答案：1、协助部门领导做好公司的后勤管理，建立和完善适合、协助部门领导做好公司的后勤管理，建立和完善适合公司的各项行政规章制度，准确传递总公司下达的重要事公司的各项行政规章制度，准确传递总公司下达的重要事务的办理情况并追踪、检查和督办；务的办理情况并追踪、检查和督办；2、公司办公环境的打造和管理，对商务中心工作人员职、公司办公环境的打造和管理，对商务中心工
5、作人员职责履行的稽核、监督；责履行的稽核、监督；3、组织人员对公司的规章制度进行督导和检查，并出具、组织人员对公司的规章制度进行督导和检查，并出具相关结果；相关结果；4、负责商务中心的物资采购报表按月出具。、负责商务中心的物资采购报表按月出具。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED行政助理需要具备的特质行政助理需要具备的特质个性要求：个性要求：守时、谨慎、热情、合群、服从、自信守时、谨慎、热情、合群、服从、自信机智、勤快、整洁、自制
6、、兴趣机智、勤快、整洁、自制、兴趣品格要求：品格要求：忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊能力要求：能力要求：办事能力、沟通能力办事能力、沟通能力LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED办事能力办事能力操作能力操作能力写作能力写作能力阅读概括能力阅读概括能力编辑校对能力编辑校对能力统计分析能力统计分析能力LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scienti
7、fic ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED沟通能力沟通能力交际能力交际能力口头表达能力口头表达能力协调能力协调能力组织能力组织能力LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED办事能力测试办事能力测试序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释1秘秘书书必必须须掌掌握握的的最最基基本本的的技技能能，是是使使用用打打字字机机或或电电脑等设备的必备能力。脑等设备的必备能力。2用用各
8、各种种记记音音符符号号和和缩缩写写符符号号代代替替字字母母、词词或或短短语语迅迅速记录语言的一种方法。速记录语言的一种方法。3是是秘秘书书必必须须掌掌握握的的一一种种最最重重要要的的技技能能。可可以以体体现现秘秘书的文字功底和驾驭语言的能力。书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按按照照一一定定的的要要求求和和方方法法把把具具有有保保存存必必要要的的文文件件归归入入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading Internat
9、ional Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED办事能力测试办事能力测试序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释6运运用用定定量量研研究究的的方方法法，其其中中包包括括运运用用数数字字来来说说明明问问题。题。7处处理理书书面面信信息息经经常常需需要要若若干干份份副副本本，所所以以要要求求秘秘书书掌握此项技能。掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备主要指使用电话、电传和传真设备。9使使用用办办公公领领域域最最先先进进、最最重重要要的的设设备备的的能能力力，主主要要用于处理信息。用于处理信息。LISP
10、主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED行政助理需要具备的特质行政助理需要具备的特质1.能准确理解上司的意图。知道何时征求上司的意见和给上司建议。能准确理解上司的意图。知道何时征求上司的意见和给上司建议。2.与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。2.能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。3.及时将企业内外部信息传递给经理。及时
11、将企业内外部信息传递给经理。4.良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）5.经理外出时能主动主持办公室工作。经理外出时能主动主持办公室工作。6.随机应变能力强，沉着处理紧急事件。随机应变能力强，沉着处理紧急事件。7.能代替上司处理日常事务，独立工作能力强。能代替上司处理日常事务，独立工作能力强。8.良好的职业道德和强烈的进取心，求知欲强。良好的职业道德和强烈的进取心，求知欲强。9.知错能及时纠正，有组织观念和团队精神。知错能及时纠正，有组织观念和团队精神。10.良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应
12、迅速。11.有一定数学头脑，懂办公室内财务管理。有一定数学头脑，懂办公室内财务管理。12.掌握先进计算机软件应用，能以最佳的方式管理文件掌握先进计算机软件应用，能以最佳的方式管理文件 （归档、保存、查找）（归档、保存、查找）13.严守秘密谨慎处理保密文件。严守秘密谨慎处理保密文件。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED如何编写制度？如何编写制度？1、让当事人参与。、让当事人参与。2、注意员工的工作习惯。、注意员工的工作习惯。3、简明
13、扼要。、简明扼要。4、易操作。、易操作。5、力求完善公正。、力求完善公正。6、对改变习惯采取措施。、对改变习惯采取措施。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED工作中应避免哪些不良表现？工作中应避免哪些不良表现？1、不注意与直接上司的关系。、不注意与直接上司的关系。2、忽略企业文化。忽略企业文化。3、对他人责全求备。对他人责全求备。4、出尔反尔。出尔反尔。5、行动迟缓。行动迟缓。6、一味取悦于人。一味取悦于人。7、传播谣言。传播谣言。
14、LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED如何帮助新员工了解公司？如何帮助新员工了解公司？1、了解公司的历史。了解公司的历史。2、了解公司的组织结构。了解公司的组织结构。3、各部门的职责和权限。各部门的职责和权限。4、对待顾客和员工的管理理念。对待顾客和员工的管理理念。5、公司产品与技术。公司产品与技术。6、对新员工的期望。对新员工的期望。7、公司的人力资源政策等。公司的人力资源政策等。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Lead
15、ing International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED如何防止员工跳槽？如何防止员工跳槽？1、把好招聘关。、把好招聘关。2、规范管理制度。、规范管理制度。3、提高薪金待遇。、提高薪金待遇。4、加强平等沟通。、加强平等沟通。5、制定奖励计划、制定奖励计划LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED员工抱怨有哪些特点？员工抱怨有哪些特点？1、抱怨
16、是一种发泄。、抱怨是一种发泄。2、抱怨具有传染性。、抱怨具有传染性。3、抱怨与员工性格有关。、抱怨与员工性格有关。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED如何处理员工的抱怨？如何处理员工的抱怨？1、乐于接受抱怨。乐于接受抱怨。2、尽量了解起因。尽量了解起因。3、平等沟通。平等沟通。4、处理果断。处理果断。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific Professional
17、PAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED如何面试行政助理岗位工作？如何面试行政助理岗位工作？首先，要做好面试前是首先，要做好面试前是形象形象准备。做到八个字准备。做到八个字顺其自然，不卑不亢。顺其自然，不卑不亢。要做到面带微笑，平视考官，避免情绪波动要做到面带微笑，平视考官，避免情绪波动。第二，面试者要注意自己在面试中的第二，面试者要注意自己在面试中的礼仪礼仪问题问题，要做到仪表大方，举，要做到仪表大方，举止得体。尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给止得体。尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉招聘人员
18、一种不成熟、不庄重的感觉。第三，文职岗位需要很强的第三，文职岗位需要很强的语言表达语言表达能力，所以在面试时要注意特别能力，所以在面试时要注意特别说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析。一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急于回答。经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果要于回答。
19、经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果要好一些。好一些。LISP 主导国际科技专家主导国际科技专家Leading International Scientific ProfessionalPAIK(HONGKONG)GROUP HOLDING LIMITED面试常见问题面试常见问题1.自我介绍，兴趣爱好，性格的优缺点自我介绍，兴趣爱好，性格的优缺点2.会让你谈谈自己的优势会让你谈谈自己的优势,或者你为什么要选择干行政助或者你为什么要选择干行政助理理,怎么才能干好行政助理工作？怎么才能干好行政助理工作？3.对于你应聘公司是否有了解对于你应聘公司是否有了解,比如公司的文化你是否知比如公司的文化你是否知道并认同？道并认同？4.过去在什么情况下，做过什么事，为什么要这样做，过去在什么情况下，做过什么事，为什么要这样做，达到了什么样的目的？达到了什么样的目的？5.你的职业规划是什么？当前的目标是什么？薪水，工你的职业规划是什么？当前的目标是什么？薪水，工作环境。作环境。6.如果面试通过了，让你做一件事，你会怎么做？比如如果面试通过了，让你做一件事，你会怎么做？比如如何写通知，如何写工作总结、述职报告、会议记录，如如何写通知，如何写工作总结、述职报告、会议记录，如何起草规章制度并监督执行等？何起草规章制度并监督执行等？