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1、精选优质文档-倾情为你奉上 秘书学平时作业1（绪论-第3章）1、 什么是秘书活动？答：秘书活动，秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。2、 什么是秘书人员？答：秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。3、秘书活动的基本要素是什么？答：秘书活动的基本要素有五个：（1）秘书人员 秘书人员是秘书活动的主体要素，也是秘书人员的主导要素。就是说，在秘书活动的诸要素中，秘书人员位居其他要素之首，且起到统领的作用。 （2）秘书工作秘书工作是秘书活动的客体要素，也是秘书活动的载体要素。秘书活动只有依
2、托和通过秘书工作，才能发挥出自身的参谋和助手作用，才能满足领导工作和机关工作的需要。（3）秘书方法秘书方法是秘书活动的中介要素，也是秘书活动的效率保证。良好的秘书方法，可以提高秘书工作的质量，加快秘书工作的进程。（4）领导意图领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动的准绳和尺度。（5）秘书环境秘书环境是一个相当宽泛的概念，它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。4、 什么是秘书方法？答：秘书方法，是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序等的总称。5、什么是领导意图？答：广义的领导意图，是指领导者在引导他人实现
3、组织目标的过程中所产生和形成的意见、倾向及企图；狭义的领导意图，是指领导者对完成默想任务的意见、倾向及意图。6、 秘书活动具有哪些重要特征？答：秘书活动的重要特征有：（1）文牍性 （2）秘密性（3）事务性（4）受动性 （5）随机性 （6）补偿性（7）潜隐性7、 秘书工作发挥怎样的作用？答：秘书工作的作用：（1）参谋助手作用为领导工作出主意，想办法，提预案；向领导机关提供资料，提供信息，提供咨询；做好事务工作，尽量减轻领导工作的负担；（2）沟通协调作用负责信息的收集、加工，传递和存藏，以为领导者进行决策与管理提供科学依据。同时，还承担着调整和改进部门关系、工作关系和人际关系的任务，发挥着协调作用
4、。沟通是协调的前提，协调是沟通的结果，沟通贯穿于协调的全过程；（3）督促检查作用秘书部门要积极主动地开展督察工作，发挥督促检查的作用。8、 秘书工作的原则都包括哪些？答：（一）准确原则准确原则，是对秘书工作的质量要求。秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。（二）及时原则及时原则，是对秘书工作的效率要求。秘书工作大都是具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。（三）严谨原则严谨原则，是对秘书工作的作风要求。从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。（四）同步原则同步原则，是对秘
5、书工作的态势要求。秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的的主辅关系。（五）保密原则保密原则，是对秘书工作的纪律要求。保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。 秘书学平时作业2（第4章）1.什么是秘书制度？秘书制度，是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。2.简述秘书机构的作用？一是组合作用能够把机构、职责、人员和组织关系等要素有机地加以优化组合，形成一种组织力量，起到一种凝聚作用，以保证领导工作和机关工作的正常运行；二是上传下达、内外联络合左右协调等作用三是过滤的作用代行领导者处理琐碎何不重要的事情，以
6、便使领导人从繁杂的事务中解脱出来。3. 秘书机构设置应遵循的原则？ 一是统一原则机构名称要统一，机构设置要统一，职能目标要统一；二是精简原则秘书机构的设置及其秘书人员要精干，秘书机构的分工及其工作者则要简明，秘书机构内部设置及其秘书人员的定编要科学。三是效能原则分工要合理，层次尽量少，幅度要适中；四是适应原则适应主要领导者的工作需要，适应分管领导者的工作需要。4. 秘书机构的特点具有怎样的特点？秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用发挥参谋助手作用，沟通协调作用，督促检查的作用以及“窗口”、“门面”的作用；二是枢纽作用辅助中枢机关行使职权的作用，如参与决策、拟定计划、传达
7、指令、组织协调，督促检查，等等；三是过滤作用只接受同级领导机关的领导，直接对同级领导机关负责与上级秘书机构和下级秘书机构之间并无隶属关系，只有业务指导关系。 秘书学平时作业3（第5、6章）1.什么是秘书职能？答：秘书职能，是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。2.什么是辅助决策？答：辅助决策，是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。它包含决策前、决策中和决策后的秘书工作，即决策过程中的各种辅助行为。3.试述秘书在辅助决策中应遵循的原则。答：秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策，必须遵循以下辅助决策的基本原则，即定位原则，超前原则，系统原则，信息原则和诤谏原则。（1
8、）定位原则在决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”的地位出发，做到“谋”而不“断”。秘书人员作为决策的辅助力量，只能充当领导者的参谋和助手，绝无决断的权力和义务。（2）超前原则决策，是对未来行动的抉择。可以说，它是规划未来、影响未来、推动未来的行动。因此，决策制定特别是决策执行中随机性、可变性和风险性是客观存在的。为了实现决策的科学化，提高决策的可靠性，秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。所谓超前原则，就是要以预见的眼力和预测的本领，多考虑未来的需要，多提供未来的信息，多拟定“防范措施”，发挥超前服务的作用。（3）系统原则决策是一项系统工程。秘书人员在辅助决策时，要有全局
9、观念和整体思维能力；要关于观察和把握决策的内外部环境，以及各种关系的发展和变化；要尽职尽责地做好决策过程中的各项事务工作，特别是各项协调工作，以保证领导决策的整体效能。（4）信息原则信息是决策的基础。决策是否正确，首先取决于决策所需要的信息是否及时、准确和适用。因此，在决策的各个阶段及其每个环节上，秘书人员要十分重视信息工作，为领导者收集、加工、处理和提供有价值的信息。秘书人员应通过各种渠道，运用各种手段，获取决策所必需的各类信息。（5）谏诤原则决策是一个动态过程，又受到多种因素的制约，发生某些错误以至失误，也是难以避免的。秘书人员应本着对事业、对群众极端负责的态度，实事求是地向领导者进言，直
10、言不讳地提出自己的意见和建议。那种为个人利益而患得患失，甚至面对错误也不知不诤的思想和行为，是一种不称职或失职的表现。（5章94-95页）4.协助管理的原则有哪些？答：秘书人员要有效地协助领导者进行科学管理，必须遵循以下协助管理的基本原则： （1）服从原则要服从于领导者的管理意图，严格按照领导者的管理思想和主张行事；服从于领导者的管理目的，一切为了实现组织的共同目标；要服从于领导者的管理效能，处处对管理效率与效益负责。还要服从职能部门管理工作的需要。配合职能部门去做管理工作。 （2）沟通的原则在计划工作中，要多提供预测信息；在指挥工作中，要多提供上级信息；在控制工作中，要多提供反馈信息。 （3
11、）合作原则作为管理者和被管理者之间的特殊管理人员，秘书担负着承上启下的特殊管理使命，需要有极强的合作意思和合作本领。5.什么是沟通信息？答：即秘书机构同有关组织或领导者之间的信息传递与反馈，以求的共同的理解和认识。6.沟通信息有什么作用？答：（1）、先导作用离开了决策信息和有效的信息沟通，决策就失去了依据和基础；再管理过程中，要科学地进行计划、组织、指挥和控制，也离不开信息沟通。可以说，整个决策与管理过过程就是信息输入到输出，经过反馈再依次重新输入的过程。（2）、枢纽作用如果没有秘书部门的信息沟通，领导机关的正常秩序和有效运转，也就无法得到保证。（3）、协调作用沟通也是一种协调，而且是协调的前
12、提，。从功能上看，沟通在于求得认识上的一致，协调在于谋求行动上的一致，只有两者的和谐一致，才能保证一级组织的稳定与发展。7.秘书机构沟通信息的五大特征是什么？答：（1）、双向性沟通者具有“双重身份”，沟通是双向的过程，沟通是相互依存的过程。（2）、中介性秘书机构充当着使双方发生关系的“媒介物”，起着“中转站”的作用。（3）、保真性尽量减少失真，缩小误差。（4）、时效性信息从发送、接收到提供利用所站用的时间和效率，是衡量沟通效果的速度指标。（5）、连续性秘书机构的信息沟通，是一个连续不断、运转有续的过程。8. 试论秘书机构沟通信息的特征。答：秘书机构的沟通信息具有双向性、中介性、保真性、时效性和
13、连续性的特征:(1)双向性沟通不论采取何种形式，都是一种双方的行为。就是说，当甲方（发送者）发出信息后，乙方（接收者）必须对此作出反映。具体的说，沟通的双向性表现在三个方面：首先，沟通者具有“双重身份”，如秘书人员既是发送者又是接受者；其次，沟通是个双向过程，没有信息的发送，也就无所谓信息的接收。（2）中介性在信息的沟通中，秘书机构充当着使双方发生关系的“媒介物”，起着“中转站”的作用。从严格意义上说，信息的最终接收者并非秘书人员，而是各级领导者。由于秘书机构处于“中介人”的位置，其主要任务就是保证信息在发送者和接收者之间畅通、有效。（3）保真性根据通信理论，信号在传输的过程中，由于外界对信号
14、的干扰而产生的噪声，几乎是无所不在的；要完全消除噪声，也是无法办到的。因此，失真是不可避免的。尽量减少失真，缩小误差，已成为通信技术需攻克的难题和重点。同样，信息在沟通中也会受到“噪声”的干扰，失真的问题难以杜绝。因信息失真引起的工作被动，甚至造成不同程度的失误，在秘书工作中是屡见不鲜的。（4）时效性沟通的时效性，是指信息从发送、接收到提供利用所占用的时间和效率。沟通的时效性，是衡量沟通效果的速度指标。在科学技术飞速发展、生产力水平日益提高、社会生活节奏不断加快的今天，信息沟通的速度越来越快。可以说，信息的价值、沟通的效益是同时间、速度成正比的。一个很有价值的信息，如果在沟通中延误了时间，失掉
15、了机会，就会丧失其有效性，甚至会给领导者的决策与管理造成损失。（5）连续性秘书机构的信息沟通，是一个连续不断的、运转有序的过程。这是因为信息源不断地产生和发送着各类信息，新的信息产生了，原来的信息就老化了；信息由信息源发出后，经过不同接收者的再加工，不仅在数量上，而且在质量上都发生了变化；在决策与管理的过程中，领导工作处处离不开信息作依据，而且随着社会的变化。领导工作对新信息的需要也愈来愈强。 9.秘书协调包括哪些要素？答：协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相关联系、相互作用的要素构成。秘书协调的基本要素有：（1） 协调者即协调主体。秘书协调的协调者，就是秘书人员。由于协调的内容和难易不同
16、，协调者可能是某个秘书，也可能是某些秘书，还可能是由若干组织派人参加的协调群体。（2） 协调对象即协调客体。协调对象至少是两个以上，或组织，或工作。或当事人。协调对象的多少，取决于协调内容的复杂程度。（3） 协调意图即领导者对协调活动的指示、意见、要求和用意等。这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重要保证。秘书人员在协调过程中，必须如实而富有创造性地执行协调意图。（4） 协调目标即协调要达到目的与结果。一般地说，协调目标有直接目标和最终目标。直接目标，就是统一认识，融洽关系，消除或者减少矛盾，最终目标，就是统一行动，齐心协力，保障组织目标的顺利实现。协调目标的制定必须明确、具体而又可行。
17、（5） 协调环境即协调活动的内外部条件也就是协调活动的背景。10、秘书协调工作的方法有哪些？答：秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法。基本的协调方法有以下四种方法：a.行政方法就是秘书人员依靠行政组织通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一 类方法。行政方法具有较强的权威性、强制性和直接性，往往能收到令行禁止的效果。秘书的任务是传达行政命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。b.经济方法就是秘书人员依靠经济规律，运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。如利用税收、奖金和罚款等手段，以及经济合同、经济责任制等管理形式，使被协调者的行为与经济利益相联系，从而促进协调工作的成功。即能从经济
18、利益上约束被协调的各方，以推动矛盾的解决，达到和谐一致的目的。c.法律方法就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，运用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法。这种方法由国家权利机关和国家行政机关制定并颁发的计划法、统计法、计量法、经济合同法、企业法、税法、土地法、水法、森林法和环境保护法，以及各行政法规等，来规范被协调者的行为，处理协调中的问题。d.疏导方法就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。这种方法利用引导，即带领被协调者向着协调目标行动；劝说，即用启发、忠告、说理来说服被协调者；激励，即通过肯定、赞扬、批评来满足被协调者的某种需求。运用疏导方法，要注意针对性，富
19、有感染力，做到合情合理。除以上几种基本方法外，还有一些具体的协调方法，如联席会议法，联合行文法，现场办公法，非正式沟通法，感情投资法，等等。11、 国家秘密的等级是怎样规定的？答：我国保密法根据国内的实际，并参照国外的情况，将国家秘密的等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭到损害。 划分国家秘密不同密级的标准，是国家秘密泄露后会使国家安全和利益遭受损害的程度。遭受特别严重损害的是泄露“绝密”；遭受严重的
20、损害的是泄露“机密”；遭受损害的是泄露“秘密”。12. 保密工作的方针是什么？答：我国保密法明确规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”这一工作方针由三部分组成：（1） 积极防范保密工作要把立足点放在预防上，以防为主，防患于未然，要积极地防范。（2） 突出重点从秘密的层次上来说，国家秘密是重点；从秘密的等级上来说，绝密级是重点；从秘密的分布上来说，国家秘密相对集中的地区和部门是重点；从涉密的人员上来说，接触国家秘密较多的各级领导者和经管国家秘密事项的专职人员是重点。（3） 既确保国家秘密，又便利各项工作在保密工中，要正确处理保密与各项工作的关系
21、。保密工作要结合各项业务工作进行，不能孤立地强调保密。13. 保密的特点是什么？答：由于保密与秘密在涵义上的差异，其特点有所不同。保密具有以下特点：（1）.封闭性保密的封闭性是由秘密的隐蔽性决定的。任何类型的秘密，如果不人为地加以保守和保护，就会泄露出去，或者被外人窃取。从情报学的角度看，秘密就是情报；保密就是对秘密情报加以封锁，防止失密、泄密；保密工作，就是对自己内部可能产生的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密实践表明，在保密范围和保密期限内，秘密被封闭的越严密，保密和保密工作就越有成效。（2）排他性排他性是保密的另一个显著特点。所谓排他性，就是对于不该知密的外部势力，如敌对的的情报、间谍
22、活动，坚决予以抵御与排斥。党和国家设置的保密机关，立法和行政机关发布的保密法规，以及对失、泄密事件所采取的法律和行政措施等，就是保密的排他性在实际工作中的体现。（3）.利益性从根本意义上讲，保密就是为了保护某种利益，使之不受或少受损害。保密对于国家来说，是维护国家的安全和利益；保密对于单位来说，是维护单位的安全和利益。如果保密与利益无关，保密也就失去了意义。可以说，维护某种利益是保密的基本出发点，也是保密的根本目的的之所在。正因为如此，保密才受到世界各国和各个行业的普遍重视。（4）相对性保密的相对性，是指保密有一定的范围和一定的时间。其具体表现是：任何保密都是有时间性，此一时保守的秘密事项，彼
23、一时就可能成为公开的信息；任何保密都有空间性，再绝密的事项，也有一定的知密范围，哪怕是一两个人；密与非密没有固定不变的界限，超过了一定的界限，保密也就失去了价值. 秘书学平时作业4（第7-10章）1. 新时期对秘书职业道德提出了怎样的要求？答：随着市场经济的发育和成熟，社会对秘书职业道德建设提出了更高的要求。第一，在政治上过得硬，要同党中央保持一致；第二，要培养一个好的作风，要深入实际，密切联系群众；要兢兢业业，勤勤恳恳；要讲求效率，讲求质量；第三，对自己要严格要求，在廉政问题上要以身作则，在办公厅工作要有光荣感、责任感，不能有特殊感、优越感；第四，要不断提高业务素质，其中最重要的是要有很高的
24、政治水平。在秘书的资格体系中，职业道德是最根本、最重要的构成因素，它是知识、能力和心理等其他构成因素的核心和灵魂。2.什么是知识，什么是能力？简述知识和能力之间的关系 答：知识，是人们在改造客观世界的实践活动中所获得的认识成果。能力是指一个人掌握了知识并运用知识解决问题、完成本职工作的本领。知识与能力是两个既相关联系又相区别的概念。知识是对客观世界级实践活动的概括反映，能力是调解行动和活动的相应的心理过程的概括化的结果。知识与能力又是相互联系和相互转化的，知识是能力的前提基础，过人的能力离不开知识作基础，“非学无以广才”；而能力也是掌握知识的必要条件，能力的高低会直接影响掌握知识的快慢、深浅、
25、难易和巩固的程度。知识就是力量。面对知识迅猛增长的现实，秘书人员必须尽可能敏锐、广博地获取知识，为成功奠定基础，同时还必须锻炼能力，增长才干，提高高效完成秘书活动的技巧和本领。2、秘书应具备的基本能力有哪些？答：秘书活动的纷繁复杂，决定了秘书人员需要具备多种多样的能力，特别是要具备以下基本能力：一是表达能力文字表达和口头表达是秘书的两种基本表达能力。文字表达能力，是秘书运用书面语言进行写作的能力；口头表达能力，是秘书运用口头语言表述思维内容的能力。二是调研能力即调查研究，它是领导工作的基础，也是秘书的一项经常性工作。调研能力包括调查能力和研究能力。调查能力，即全面、准确、迅速获取有关材料的能力
26、；研究能力，即对调查得来的材料，进行分析研究，去伪存真，得出正确结论的能力。三是管理能力作为领导者参谋的助手的秘书人员，要具备辅助领导者进行管理活动，有时还要根据领导者的授权授意，独立从事某项活动的组织管理和办公室的行政管理的能力。四是办事能力秘书每天都要面对大量的事务性工作，如文书事务、接待事务、电话事务、会议事务、领导交办是相等，办事成了秘书的一项基本职能。秘书的办事能力一定要强。 五是操作能力对现代办公设备的熟练操作能力。4. 什么是秘书工作方法？ 答：秘书工作方法，是秘书人员处理日常工作所采取的工作方式、工作程序和工作技巧等的总称，它回答秘书“如何做更有效”的问题。5. 如何正确理解按
27、领导意图办事与发挥主动性的辩证统一？答：按领导意图办事与发挥主动性是辩证统一是说：秘书工作是适应领导工作需要而产生，并为领导工作服务的。因此，按领导意图办事既是秘书工作的一条纪律，也是秘书工作的基本准则。在任何时候，秘书都不能离开领导意图自行其是，否则，就是越权、违纪。按领导意图办事决定着秘书工作的方向。秘书工作的被动性特点，集中表现为必须受领导意图的控制。但是另一方面，秘书人员还必须发挥主动性，这也是秘书工作的客观要求。发挥积极主动性解决秘书工作的动力问题。秘书在工作中必须按领导意图办事，被动性较大，所以，更要求秘书必须发挥主动性。从而获得领导者的满意。按领导意图办事与发挥主动性是辨证统一的
28、关系。6.什么是挡驾？答：挡驾，是指对领导者不必要参与和处理的事务性活动由秘书处面阻挡或谢绝。7.什么是文书？答：文书，是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面材料。8. 什么是公文？ 答：公文，是指能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书。9. 简述文书管理的基本原则 答： 文书管理的基本原则是：（1） 准确无误文书运转的各个阶段和每个环节，必须完全符合行文标准和行文制度，做到正确、规范、合乎实际。这是一种质量要求。（2） 及时迅速文书在整个运转过程中，必须视文书的紧急程度，急件急传，急件急办，及时传递，及时处理，做到不积压，不拖位，不扯皮，不推诿。这是
29、一种效率要求。（3） 安全保密要求文书从形成到终止，必须严守保密纪律和保密制度，自觉维护党和国家的安全与利益，以保证文书特别是秘密文件的安全运转，做到该保的保住，不该保的公开。这是一种可靠性要求。（4） 集中统一文书管理在领导、机构、人员和制度等方面，必须实行统一领导、统一编制和统一管理，即统一由机关办公部门和秘书机构集中管理，做到上下一致，业务对口。这是一种管理组织的要求。（5） 党政分开文书管理特别是行文，必须按照各自的隶属关系和职权范围办事，禁止政府向党组织发布指示性文件，做到党要管党，政要管政，党政分开。这是一种政治上的要求。10. 秘书的文书写作活动从总体上看具有哪些重要特征？答：秘
30、书的文书撰写其本质属性表现为辅助性，即秘书人员为辅助领导者撰写文书所采取的从属性行为。受文书撰写辅助性的制约，秘书的文书写作活动从总体上看，具体有以下重要特征：一是撰写动机的授命性 二是脑力劳动的群体 三是思维形式的抽象性 四是表达方式的兼容性 五是成文过程的程序性。此外，在语言的运用上，文书撰写还应注重文书语言的庄重性，尽量运用能够体现准确、平实、简练和得体等语体风格的书面语言。11.简述会议成立的基本条件和会议构成的要素答：会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议实情、集会。一个会议构成，包括以下要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议组织、会议主题等。12. 简述会议组织的作用
31、 答：从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。会议组织的作用是：（1）会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权利，因此会议成为，社会民主的有利表现形式。（2）市领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、部署工作、调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息，制定决策，监督控制，反馈协调等构成的一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。13. 什么是会简调度？答：会间调度，是指会
32、议进行期间对会议程序、内容以及会场服务等所作的调整和安排。14. 案例分析 由“蝴蝶效应”想到的秘书工作“蝴蝶效应”是指在南美洲亚马逊河流域热带雨林中，一只蝴蝶漫不经心地拍动几下翅膀，可能在两周后引起美国得克萨斯州一场灾难性的风暴。其原因在于：蝴蝶翅膀的运动导致周围的空气系统发生变化，并引起微弱气流的产生，而微弱气流的产生又会引起它四周空气或其他系统产生相应的变化，由此引起连锁反应，最终导致其他系统的极大变化。 “蝴蝶效应”揭示了事物的发展由小到大、由量变到质变的规律，形象地阐述了事物之间普遍联系的道理。认真研究“蝴蝶效应”，对我们做好办公室工作会有很大帮助。一只小小的蝴蝶扇动几下翅膀竟然会引
33、发一场风暴，这说明小事不可轻视，小处不可随便。办公室工作是由一件件、一桩桩“小事”组成的，做好这些“小事”，也就做好了办公室工作。反之，如果一件小事上出了差错，就可能引发“蝴蝶效应”，带来非常严重的后果。譬如，办公室的电话机不振铃了，工作人员一直没有发现，结果会怎样呢?领导、群众和其他部门打来电话时铃声不响，无人接电话。无人接电话，别人会以为办公室无人值班；无人接电话，就有可能耽搁不少急事和大事。办公室是由办公人员组成的。办公人员无论职位高低，当他在做一件事情或完成一项任务时，他就具有不可代替性。他这件事情办得好坏，这项任务完成得如何，会直接影响到办公室的整体形象和工作效率。因此，作为办公室工
34、作人员，都应当正视自身的价值，明确自己的职责，把自己看成办公室的重要组成部分，带着神圣的使命感和高度的责任心去做好本职工作，干好每一件事情有一次，我区在同一个会场先后召开两个会议。按照计划，第一场会议的会标覆盖着第二场会议的会标；第一场会议结束后，立即摘下第一个会标，露出第二会会标。会议召开的头天晚上，我和一名同事去查看会场。会标已经挂好，主席台桌椅摆放整齐，音响完好，会场布置无可挑剔。当我准备离开时，那位同事仍不放心，用竹竿挑起第一个会标一看，第二个会标竟然少了一个字。多亏了那位同事心细，要不然补救都来不及。我想，如果办公室的工作人员都能像那位同志那样，对工作极端地负责，考虑问题周密细致，就
35、可能及时堵塞工作上的漏洞，避免有可能带来“大风暴”的“蝴蝶效应”的出现。（该材料节选自秘书实务：由“蝴蝶效应”想到的秘书工作）1). 根据材料给出的经历，你认为会议工作的要求有哪些？(2). 会议秘书工作要怎样才能做到服务周到？9、 案例分析请认真阅读材料并回答问题材料一： 秘书的权力 李真，年5月出生于张家口一个普通干部家庭，年中专毕业，先后在张家口地区果树场、张家口市油漆厂工作，年月调河北省建设投资公司工作，为一般工作人员；年月到河北省政府办公厅工作，为副省长当秘书；年月到河北省委办公厅工作，为省委书记当秘书；年月任河北省委办公厅副主任；年月任河北省国税局党组副书记、副局长，年月任局长，年
36、月任党组书记、局长；年3月日被双规，年月被依法逮捕。李真年任河北省国税局长前就有了几百万的贪污罪行，而那时他不过是省政府办公厅、省委办公厅的处级秘书，最高套了一个办公厅副主任。其实李真没有什么特殊本领和才干，是秘书这个特殊的地位给了他特权和大肆进行贪污的便利。 “李真过去经常以河北第一秘自居，不择手段地要当领导秘书。”张家口市一位领导告诉记者，李真年代初在张家口时，不过是一个中专刚毕业的学生，从张家口到石家庄后，地位跨越式高升，除了其个人善于活动外，就是因为他跟随的领导越来越大，某些领导不断地为他说话，给李真提供了施展才能的政治舞台。李真这个人聪明绝顶，在河北省政府担任秘书时，他就意识到了什么
37、，决意要学开车，而按照当时的规定是不允许的。从这儿可以看出一点，李真很有心计，就是想当领导秘书，并借秘书这个特殊的阶梯往上爬。而领导的秘书能爬得如此之快，权力又是如此之大，李真可以说是空前绝后，是河北省历史上绝无仅有的特殊秘书。在李真看来，权力只是为其谋取私利的工具。 一位年逾高龄、曾担任过河北省副省长、省人大副主任等职的老领导这样分析，人们对领导的秘书“尊重”，关键是他们在领导身边工作，与领导有一种特殊的关系，多数人抱有“得罪不起”的态度。虽然看起来这些秘书手中没有权力，但他们“狐假虎威”，凭借领导的威望和影响为所欲为。我们不否认秘书中确有优秀者，如果因为是领导的秘书就不予重用，当然荒唐而错
38、误，就会失去不少优秀的人才；但是所有秘书注定要当官、担重任，那就不免鱼龙混杂。各级领导包括秘书怎样运用自己手中的权利？这是个关系到我们政权存亡的大事。有人认为“出不了大事就没有事”，导致的结果往往是非出大事不可。 “秘书现象是当前社会存在的一个较为普遍的问题，值得我们警惕，特别应当引起各级领导干部的高度重视，以预防形形色色的职务犯罪。”一位长期在省委大院工作的老领导说，吴庆伍和李真都是原省领导的秘书，现在成了贪污千万元的阶下囚，这给我们哪些警示？就是秘书的办事准则很重要。人们一般印象中的秘书应该是本份的，可是现在许多秘书说话、办事，让下面的人琢磨不透：这是秘书个人的意思呢？还是领导的意思呢？下
39、面分不清楚，讲了一些让下级难办的事情，而对此下级既不便问也不敢问。由于秘书与领导朝夕相处，在人们的潜意识里就赋予秘书一种特殊的地位，这给那些心怀鬼胎的秘书办私事提供了可乘之机，滋长蔓延了他们人性中丑陋的一面。因此，怎样加强对秘书的监督是个很大的问题。李真案件再一次警示我们，必须加强对党员干部特别是年轻领导干部的教育、管理和监督。事实表明，严格要求、严格管理、严格监督是年轻干部健康成长的重要保证。各级党委培养选拔年轻干部，一定要严格把握德才标准，严格选拔程序，决不允许任人唯亲。还需要指出的是，各级党组织和领导干部对领导身边工作的人员要严格教育、严格管理和严格监督，要完善选拔任用机制，加强日常管理
40、，健全调整交流制度。领导身边的工作人员要珍惜自己的岗位，从党和人民的利益出发，维护领导机关和领导同志的形象和威信，慎重对待自己所处的特殊岗位。各级党组织和领导干部对领导身边的工作人员一旦发现问题，要及时指出和纠正，决不允许姑息纵容。 （上述材料来自于新华网：从李真案看“秘书现象”值得警惕）材料二：从官方公开的通报材料来看，在“秘书”这个位置上，李真显然已经远远超过了他的前辈们:受贿财物折合人民币1051.09万元，该数字比数年前几起“秘书腐败案”中的涉案金额有了惊人的增长。记者查阅的近年反腐资料显示:“1996年，陈希同秘书陈健受贿40.9万元，判刑15年;王宝森秘书闫振利贪污1万元，判刑7年
41、;铁英秘书段爱华受贿5.6万元，判刑5年;黄超秘书何世平受贿24.3万元，判刑16年。”数个反腐大案中的秘书贪污之和尚不及李真一人。 一位高层官员在接受记者采访时对此评价说，李真之“大”并没有太多新意，因为“李真和他的前辈们使用了近乎一致的方式和手段”。这位官员指出，在既定的权力结构中，这样的“弄权”方式是现成的，“并不需要太多智慧”，“与其说是个人的天才，不如说是体制的缺陷”。他认为这和李真的“年轻”是相符的，“年少得志给了他更大的胆量此已”而“李真案”更直接的意义可能在于，它让“中国秘书权力部落”这一权力框架中的晦暗现象以及“秘书弄权”的运作方式和游戏规则被更广泛地注意。 （上述材料来自于
42、三连生活周刊：中国秘书部落的权力场）阅读了上面的材料，结合秘书本质属性和秘书活动的性质，分析李真犯罪的原因。(1) 辅助的直接性，即秘书活动直接受命于服从于 领导活动，又直接对领导活动负责。(2) 辅助的全面性，即领导工作和机关工作的诸多方面，均在秘书的辅助范围之内。(3) 辅助的非独立性，即秘书活动必须以领导者的受益或授权为前提，秘书无权独立地处理重大问题。秘书官职化时代秘书官职化时代 在我国，秘书一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。 即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类： 宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为秘书。如晋书荀勖传：
43、及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在秘书。 指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。 至东汉后期：秘书不仅指物，也指机构和人员。 古代的秘书工作者，被称为史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等。 唯有一次例外，那就是 魏王为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构-尚书台的势力，曾设秘书令，以典尚书事，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。 至清末，我国的秘书工作真正名实相符。 后，秘书的含义发生了质的变化。 其一：秘书一词已完全摆脱了图书的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。 其二，对秘书人员
44、所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。 国外秘书官职化时代 西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international） 秘书这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人. 今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员 Secretary of State 在是指（主管政府一部门的）国务大臣，在则指国务卿。 The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Af
45、fairs意为外相 The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣 Chief Cabinet Secretary 日本的内阁官房长官 的石油部长、的外交部常务副部长等。 后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。 贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。也有秘书，他们通常被叫做办事员。如英国著名的政治学家和约翰洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰邓恩也曾是的私人秘书。 总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人
46、或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。 秘书社会化时期1.国外秘书工作的社会化、职业化发展 英文Secretary出现了另一个重要含义 ,秘书作为一种社会职业，开始确立。 第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管、安排业务等普通意义上的秘书工作人员 2.我国秘书的社会化职业化发展 我国的私人秘书始于清朝，称幕客 幕客也称西席、馆师、宾师等，俗称师爷 由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄, 不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书 改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。 改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。 秘书和秘书实务的涵义秘书：是