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1、精选优质文档-倾情为你奉上【只上干货】手把手教你编写岗位说明书（下篇）文/赵日磊岗位说明书编制是工作分析的最后一个环节，是对工作分析结果的呈现，它是一切管理的基础，对于制定绩效考核考核指标的作用也非常重要。下文通过对岗位说明书的定义、岗位说明书的价值、岗位说明书编写的原则、岗位说明书编写的程序、岗位说明书编写的规范等内容对如何编制一份好的岗位说明书进行详细的介绍。一份好的岗位说明书包括六大部分，分别是“基本信息、岗位概要、工作职责、工作沟通、任职资格、工作环境”等六个部分。下面分别对每一部分的写法进行阐述。（1）基本信息。如表2-10所示。表2-10 岗位说明书基本信息表岗位名称岗位编号所属部
2、门下属人数直接上级直接下级编制者签字审核者签字审批者签字版本号岗位名称。岗位名称体现两方面的信息：岗位层次、主要工作职能。例如：人力资源部主管，岗位层次为主管，主要工作职能为人力资源管理。岗位编号。岗位编号应严格按照规范的要求填写，并由人力资源部统一修改并解释。一般而言，岗位编号采用三级编号制，XXXX-YY-ZZ，依据如下规则进行编制：XXXX：四位大写字母，为公司的首字母缩写，例如深圳华为即为SZHW。YY：二位大写字母，表示该岗位所属的部门，如人力资源部为RZ，财务管理部为CW等。ZZ：二位数字，表示该岗位说明书在该部门的编写序号。例如：某公司人力资源部主管的岗位编号为JBHL-RZ-0
3、1所属部门。所属部门按照公司已公布的组织结构设置的规定进行填写。下属人数。下属人数即为岗位所属的直接下属和间接下属的人数的总和。直接下属人数是指该岗位直接指挥的任职者人数；间接下属是指该岗位直接下属的下属人数的总和。需要注意的是，这里的下属人数是指具体的任职者的数量而不是岗位的数量。直接上级。是指本岗位直接进行汇报并受其日常领导的岗位。例如，人力资源部主管的直接上级是副总经理。直接下级。是指该岗位直接指挥的岗位。版本号。版本号由人力资源部统一填写。岗位说明书版本编号规则按照如下原则进行设置：VXX.XX-XXXXV：表示version，即版本号的英文缩写。XX.XX：表示版本编号，小数点前二位
4、表示版本修订有较大变动，如公司组织结构进行较大程度的调整，对所有岗位的岗位说明书统一进行修订时；小数点后两位表示版本修订发生较小变动，如仅对个别岗位的岗位说明书进行修订时的版本修改时，数字的自然数顺序编写。XXXX：表示版本修订时的年份。编制者签名。即岗位说明书编制者的签名。审核者签名。即审核人的签名，审核者为该岗位的直接上级。审批者签名。即审批人的签名和审批时的时间，审批者为副总经理（2）岗位概要。岗位概要是岗位工作的概括性描述，要求简明扼要，说清楚岗位存在的目的。规范的岗位概要编制要求遵循如下三段式描述：“为了结果（目标）”“在的指导（约束）下”“做工作”例如，某公司总经理的岗位概要：为了
5、实现公司经营管理目标和发展目标，促进公司持续、稳定、健康发展，在董事会的授权下，领导制定和实施公司总体战略与年度经营计划、建立和健全公司的管理体系与组织结构，主持公司的日常经营管理工作。要求用12句话概括性描述，简单扼要。是为了说明该岗位在整个组织中的地位和作用，以及岗位存在的理由和目标。切忌对工作内容事无巨细地简单罗列，所作的描述太空洞，与其他岗位相比没有显著区别，看不出是什么岗位。（3）工作职责。工作职责是岗位说明书中最重要的内容之一，它描述的是岗位主要的工作内容，对于指导任职者的工作有着非常重要的意义。工作职责描述的通用模式是：“表达权限和参与方式的动词”“需要完成的工作或动词指向对象”
6、例如，组织编制公司人力资源规划，指导分公司执行，并对执行情况进行检查，提出整改要求，监督落实。工作职责部分的填写应该按照先重要、后次要的原则逐项分析。需要特别强调的是，工作职责描述的是该岗位必须执行的工作要点，而不是当前或未来需要完成的一项阶段性任务或目标。例如：“依据公司年度营销规划，组织制定公司年度销售目标，并组织分解”是一项职责，而“完成公司2012年度3000万的销售任务”则是一项具体的任务或者目标。4.工作沟通。如表2-11所示。表2-11岗位说明书工作沟通表沟通类别沟通对象沟通事项沟通程度沟通频率内部沟通外部沟通内部沟通：内部沟通关系中说明该岗位工作上需要接触的公司内部的单位或部门
7、。内部沟通关系需要规范填写四部分的内容，沟通对象、沟通事项、沟通程度以及沟通频率，一般而言，该岗位与上级以及下属岗位的沟通或日常汇报不列入内部沟通中。 沟通对象。该岗位工作上需要接触的内部单位或部门名称，需要注意的是名称统一、规范，例如人力资源部。 沟通事项。是指岗位之间沟通的主要工作内容，用关键词表示即可，例如“生产计划”、“产品质量”、“客户投诉”等。 沟通程度。是指该岗位工作上与内部单位或部门进行工作沟通时需要的程度上的要求，一般可以把沟通程度分为三个层次。第一层次，普通。是指沟通仅需要基本礼仪和交换信息。 第二层次，重要。是指沟通有费力的性质，需要影响他人并与人合作（如谈判、面谈销售和
8、采购决定等）。第三层次，极重要。是指对整个组织极重要的谈判和决定。 沟通频率。是指该岗位针对同一沟通对象的每日/每周/每月的沟通次数，一般可以把沟通频率分为三个层次。（1）偶尔：一月几次。 （2）经常：一周两三次。（3）持续：每天。外部沟通：外部沟通关系中说明该岗位工作上需要接触公司外部的单位或机构，如税务所等，需要强调的是需要将外部沟通对象的全称规范、统一地表述出来。同内部沟通一样，外部沟通需要规范填写三部分的内容，沟通对象、沟通程度以及沟通频率，其填写规范同内部沟通要求相同。5.任职资格。如表2-12所示。表2-12 岗位说明书任职资格表教育背景教育水平专业及职称培训工作经验总体工作经验相
9、关工作经验管理工作经验专业知识能力素质其他要求任职资格。任职资格填写的是能够胜任该岗位工作的合格要求，作为该岗位进行人力资源招聘配置的标准和依据。需要特别注意的是，任职资格的标准要求并非任职者个人的履历，因此应如实进行填写而不是对个人情况的简单描述。教育背景。教育背景是岗位任职资格的重要方面之一，主要是从教育水平、专业及职称、培训等方面进行要求。教育水平。初中及以下、高中（含高中、技校、中专等）、大专（含大专、高职）、本科、硕士及以上。学历应该根据岗位的性质确定最符合的要求并如实填写，而不是一味追求高学历。专业及职称。是指该岗位工作要求的对口或相关专业，如有职称要求，则填写相应的职称名称和等级
10、。培训。是指该岗位工作要求的、必须具备的专业或特殊技能性的培训。工作经验。工作经验是最常见的岗位任职资格要求之一，一般而言是从以下三个方面的标准要求进行衡量。l 总体工作经验。是对整体工作经验的要求，主要是以工作年限这个指标来衡量。年限确定的标准是正常情况下任职者从参加工作开始到能够胜任目前工作岗位所需要的时间。l 相关工作经验。是对与该岗位相关的工作经验的要求，这种相关从工作性质、工作内容、岗位层级、所任职企业性质和规模等几个方面予以确定。l 管理工作经验。是指针对中、高层管理岗位而言，相关或类似管理岗位工作经验的要求。需要特别说明的是，相关工作经验、管理工作经验需要清晰具体的说明其内容和时
11、间，例如：“工作经验10年，人力资源及相关管理工作经验5年，3年人力资源经理岗位经验”。“工作经验10年，6年以上本行业或相关行业大型国企从事产品销售的工作经历，有2年以上担任销售部经理的工作经验”。专业知识。专业知识是对任职者在与所担任的岗位相关的专业领域内的知识积累的要求。能力素质。能力素质是对任职者为顺利履行岗位职责而需要的各类技能和素质的要求，如计算机使用、文字处理、工具应用、会计核算、图纸绘制、保密意识、原则性等技能和素质。在分析时，注意不应根据岗位的目前任职者水平进行判断，应根据岗位职责和其工作活动的要求选择最基本的技能要求。能力的要求。如学习能力、创新能力、协调能力、沟通能力、分
12、析判断能力、问题解决能力、适应能力、培养指导下属能力、计划能力、组织能力、控制能力、执行能力等。其规范的写法是“程度”“能力”，例如：具有较强的组织能力。程度一般可以分为“一般、较强、极强”三个层次。能力项参考如下几个方面。l 学习能力。通过自学更新知识结构，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在工作中总结经验教训的能力；开辟新的学习渠道、收集新的信息的能力。l 创新能力。思维灵活，能够从不同的角度思考问题并提出新设想、新方案的能力；改进工作方式和方法的能力；开拓新局面的能力。l 协调能力。处理组织内、外的人际关系、冲突和矛盾的能力；协调平衡大家的利益，促成“共赢”合作的能力。l 沟通能力。语言
13、准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力；善解人意、与人取得共识的能力；通过说服改变对方行为的能力。l 分析判断能力。对现有信息进行分析，找出相关因素的能力；在分析的基础上，对问题的性质、根源及其发展趋势进行判别的能力。l 问题解决能力。在不同环境、不同层面中发现问题的能力；面对问题提出解决思路的能力，解决问题的周到程度、解决问题的能力。l 适应能力。熟悉新环境、新关系、新位置的能力；根据不同的环境和条件调整自己的心态和工作方法的能力；在新的组织关系下定位自身角色，了解其他成员对于自己的期望并与人合作的能力。l 培养指导下属能力。发现下属的特点，合理用人的能力；因人施教，开发下属的能力。l 计划
14、能力。对未来进行预测的能力；在预测基础上制定有效目标的能力；分步骤有效实施目标的能力。l 组织能力。挖掘资源的能力；统筹安排，提高资源综合利用的效率的能力。l 控制能力。面对各种局面，考虑并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝着自己期望的方向发展的能力；紧急情况下，能利用各种有效的方法，稳定局面，使事情正常而有序地发展的能力。l 执行能力。领会目标要求，完成任务的能力；执行过程中应变的能力。举例：人力资源部主管的能力要求是：较强的计划能力、组织能力、协调能力、培养下属的能力。市场策划人员的能力要求是：较强的分析判断能力、创新能力、沟通能力，极强的学习能力。销售人员的能力要求是：极强的适
15、应能力、沟通能力，较强的协调能力、执行能力。事务类人员只需要较强的执行能力。素质的要求。如心理承受力、忠诚、团队合作精神、全局意识、人际敏感性、责任心、原则性、成就动机、主动性、自制力、自信心、服务意识、灵活性、认真细致等。其规范的写法是“程度”“素质”，例如：有极强的责任感。程度一般可以分为一般、较强、极强三个层次。素质项参考如下几个方面。l 心理承受力。坦然面对困难、压力、挫折和复杂局面，积极采取措施去适应、解决它；百折不挠，永不言败；心胸开阔，“宰相肚里能撑船”。l 忠诚。对组织、事业、职责感情真挚，忠心耿耿，忠实可靠，为组织发展不遗余力地贡献自己的力量；无论遇到多大困难，绝不放弃，全力
16、以赴地帮助组织渡过难关；不遗余力维护组织声誉。 l 团队合作精神。对团队共同的目标、价值观有深刻的理解和认同；愿意为实现共同目标而尽自己最大的努力，明确自己在团队中的角色，承认并尊重其他工作伙伴的工作对自己的工作以及团队的重要性，开诚布公，愿意、善于与团队成员交流问题，分享经验。l 全局意识。能全盘考虑问题，清楚哪些东西对于整个大局是重要的，哪些东西则是不重要的，不会为了小事而误大局；为了顾全大局，能牺牲局部利益，大局利益受到损害时，挺身而出维护大局利益。l 人际敏感性。能敏锐、准确地觉察他人对自己的态度和需求；能正确判断某个群体内部的人际气氛及其细微变化。l 责任心。非常清楚自己的责任，对本
17、职工作一丝不苟，精益求精；遇到困难时，能坚韧不拔地克服困难；工作第一，有奉献精神；出现失误，敢于承担责任，并千方百计加以补救。l 原则性。原则明确，是非分明，实事求是；随时用自己言行维护原则，即使碰到困难，也会坚持原则；对于有违反原则的事情，会坚决与之作斗争。l 成就动机。：不满足于已取得的成就，不断为自己提出更高的目标，或是对工作的完成情况提出进一步的要求；对自己的要求很严格，在工作中总是以很高的标准来要求自己；相信事情总是可以而且应该做得更好。举例：销售人员需要较强的心理承受能力；掌握公司核心商业机密的岗位需要极强的忠诚度；一般研发人员都需要有较强的成就动机；中高层管理者需要有较强的全局意
18、识；一般财务人员应具备较强的原则性。其他要求。是指对于该岗位的其他方面的任职资格要求，例如职称、个性特征、需要掌握的政策法规、规章制度；等等。需要掌握的政策法规。描写等级：“了解、掌握、熟悉、精通”，如：薪酬管理人员应该要求熟悉国家级地方有关劳动法规及政策。 需要掌握的工作规章，如：技术规程、工作手册、业务流程、企业有关规章制。7.工作条件。如表2-13所示。表2-13 岗位说明书工作条件表工作环境场地环境： 较好 一般 艰苦噪声环境： 较好 一般 艰苦高温环境： 较好 一般 艰苦尘毒环境： 较好 一般 艰苦工作时间特征正常工作时间： 小时/周平均加班时间： 小时/周平均出差时间： 小时/周班
19、制形式： 长白班 长夜班 两班倒 其他使用工具/设备备注工作环境。工作环境主要用来描述该岗位所处的工作环境的艰苦程度。一般分为以下几种情况：（1）场地环境描述该岗位工作的主要位置的情况，例如高空作业的岗位、脏乱环境等就与其他工作环境有显著的差异。（2）噪音环境主要描述工作中可能遭受的噪音侵害的情况。（3）高温环境主要用来区别需要在高温环境中工作的岗位。（4）尘毒环境主要用来描述工作环境中粉尘危害的程度。按照岗位环境的艰苦程度分为“普通、一般、艰苦”等三个级别。工作时间。工作时间通过标志该岗位工作时间的长短，间接决定该岗位工作的辛苦程度。主要包括正常工作时间、平均加班时间、平均出差时间以及班制形式等四个方面的内容。工作所需设备工具。主要用来描述该岗位工作中需要接触的各种设备工具。专心-专注-专业