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1、药业公司记录和凭证管理制度药业公司有关记录和凭证的管理制度为保证质量管理工作的规范性、可追溯性及完整性，根据GSP的相关规定，特制定本制度。一、各种记录和凭证的基本建设与设计1、为保证规范性，经营全过程的质量活动记录和与质量活动有关的凭证，由公司质量管理部统一编制与设计。2、与质量活动毫无关系的记录或凭证，由采用部门明确提出，经公司分管领导审查后继续执行。二、记录和凭证的印制1、药品经营和质量管理的有关记录、凭证由行政人事部负责联系印制。2、财务管理相关的凭证由财务部或行政人事部负责联系印制。3、公司所有记录、凭证，除行政人事部、财会部外，其他部门严禁联系印制。4、记录和凭证的印制应当按经审查
2、的样表中式样印制，严禁任一发生改变。三、申领及派发1、公司印发的质量管理工作文件，由各部门负责人申领，由行政人事部派发。2、经营过程的质量活动记录，由各部门选定人员统一申领，由行政人事部派发。3、与财务管理有关的记录、凭证，由各部门选定人员申领，由财务部负责管理派发。4、与行政人事管理有关的一些记录，由部门选定人员申领，由行政人事部派发5、申领及派发应当健全领有用盖章相关手续，并搞好记录。四、记录、凭证的书写及采用1、书写(1)各种记录、凭证严禁用铅笔书写，字迹应当确切，内容真实完备。(2)严禁任一录入，的确须要修改时，应当在修改处盖章或亲笔签名。(3)亲笔签名必须核对全名，严禁只写下姓氏，盖
3、章应当准确不易辨识。(4)按表格内容填写齐全，不得空格、漏页，如无内容填写一律用“”表示。(5)财务管理所需的记录、凭证按财务管理建议书写。2、采用(1)各种记录、表格、凭证应当严苛按建议采用，不乱用、极好用。(2)记录、凭证可以为手写，也可以为电脑列印。(3)电脑系统中的与质量活动有关的记录、凭证，其格式应当与公司设计的样表中相一致。五、记录、凭证的看管1、各种记录、表格严禁任一撕掉，遗失或并作它用。2、各部门根据各记录、表格、凭证的采用情况，优弧月、分季或按年度书稿看管。书稿的记录或凭证，应当在封面标明部门、日期等。3、由公司行政人事部或质量管理部统一管理的记录或表格、凭证，应当全部交该两部门档案。4、电子记录必须完备，推行许可关上、操作方式、查询、备份。六、监督检查行政人事部和质量管理部应当负责管理对各部门质量活动记录、凭证的采用情况展开检查，例如辨认出存有问题或瑕疵应当及时制止自查。