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1、大区公司有关以实物抵业务款的管理规定XX国际南方大区财务管理制度实施细则-公司有关以实物抵业务款的管理规定基于公司业务规模日益发展不断扩大的过程中，经常出现须要以实物抵销业务款项的情况。为了更好地规范以实物抵业务款项出现的犯罪行为与管理，特制订以下规定。一、适用于原则：允许以实物抵业务款项的情况有以下三种：一是因公司在经营发展、业务运作过程中确有对相关产品的实际需求(如公司进行基建时需要空调等电器产品，或是因业务扩展需要购买计算机、传真机等);二是在公司业务发生后出现了客户无法以货币方式支付业务款项的情况;三是在新业务拓展初期或业务淡季临时补版(补时)的情况。对于以上三种情况应采用不同的审批流
2、程。1、所抵实物必须保证产品质量优良，产品证明文件及相关手续齐全，且实物提供方必须对抵换的产品提供保修等售后服务，并保证抵换的产品享有与其它相同的市场零售产品完全一致的其它各项服务。2、在以实物抵业务款的过程中，负责确定实物参考价格的部门是公司的实物(资产)管理部门。(如硬件技术部负责技术设备如计算机、复印机、传真机等抵换品价格的确定;行政部负责基建类、耗材类产品如办公桌椅、硒鼓、墨粉等抵换品价格的确定)3、参考价格存有两组，一组为相同产品的市场最高零售价，一组为相同产品的市场批发价，原则上价格的确认以市场批发价为依据，严禁低于市场最高零售价。如果实物属于珍贵物，即为难于找出完全相同产品展开比
3、较，则可以根据同类型且功能最为相似的产品价格去确认抵换价格，但此时答允分后考虑到产品因售后服务等原因增添的采用风险，适度根据实际价格给与上调。4、根据各种情况最终确认的实物价值，即为为抵销业务款总收入的金额，且等同于实物入库价格及出库价格。5、实物管理部门(硬件技术部或行政物业中心)应有专人监督所有以抵换方式进入公司的产品的使用情况，并在每月底进行统计汇总;如在使用中出现质量等问题，应及时与原负责抵换的业务人员联系维修或调换，必要时需由其直接领导协助完成此项工作;对于在使用过程中发现确实存在质量问题的实物，相关业务部门有责任协助实物管理或使用部门修缮或更换，否则公司将核扣相关业务部门的有关折抵
4、收入。二、实物抵业务款的提出申请、审核流程：1、 第一种情况： 因公司实际须要展开的实物抵款业务，审核流程如下：1)相应部门提出对某种产品需求的书面报告，按公司支出审批规定报批，由公司总经理/大区总裁终审。2)公司总经理/大区总裁如认为可以用公司的现有产品或服务(如广告、软件、常规研发报告等)形式进行交换的，可将意见转至相关利润中心总经理，由能要求客户提供可抵产品或服务的业务部门与有产品需求的部门进行沟通，并由部门经理安排业务人员在要求的期限内负责抵换事宜的联系，提出抵换方案。3)客户方拒绝接受抵换产品或服务的方案，可以明确提出适当的供货方案(方案中包含但不局限于以下内容：产品品牌、型号、数量
5、、供货价格、供货时间、服务政策等)。4)供货方案经产品需求部门或实物管理部门负责人签字确认后，业务部可与客户签订相应的业务合同(互抵协议)，并安排实物运送。5)实物送至公司时，须由需求部门会同实物管理部门对产品质量、包装情况等各方面进行检验，如有必要可开箱验货。如符合要求，业务部可凭实物发票、产品说明书、保修证书等资料办理入库手续(如手续不全，实物管理部门可先将产品入库并只打收条，待手续齐全后再开入库单);如不符合要求，实物管理部门应要求负责抵换的业务人员与供货方协商进行调换，经检验合格方可开入库单。6)办理入库之后，业务人员须要深入细致核对实物抵业务款申请表，后附购货发票、入库单、业务合约(
6、互抵协议)，由利润中心总经理及实物管理部门负责人盖章后报公司总经理/大区总裁核定业务部门的营业收入金额。7)业务人员将实物抵业务款申请表及上述附件交回财务部，同时出具业务发票并核对支票废旧单(标明以实物形式废旧业务款)。2、第二种情况： 因无法废旧广告款展开的实物抵款业务，审核流程如下：1)业务出现后因客户资金方面原因导致未资金回笼超过两个月以上，客户明确提出以实物抵销业务款时，业务人员应当可循核对实物抵业务款申请表中的各项内容，后附客户的供货方案(方案中包含但不局限于以下内容：产品品牌、型号、数量、供货价格、供货时间、服务政策等)。经上级经理核实证实后，交由有关实物管理部门指派专人与业务人员
7、共同对客户提供更多的实物展开检验。例如不符合要求或不具可以增值价值，可于客户经营(或客户代理商经营)的其它产品中展开挑选，并充分考虑实物采用后须要客户提供更多的时程服务，且获得全部产品资料。(为安全确保安全，应当尽可能挑选存有很大经营规模的品牌产品，避免客户宣告破产后无法沿袭售后服务。)2)例如实物确符合要求，可以就实物价格及数量展开确认。原则上应当建议客户以出厂价、成本价或市场最高零售价为依据给与60%-70%的优惠，例如实物的可以增值价值较低，应当给与更高的优惠。3)价格确认后，业务员与客户签定抵换协议(备忘录)，并精心安排实物载运。4)实物送来至公司时，须要由实物管理部门对产品质量、外包
8、装情况等各方面展开检验，例如存有必要可以开箱验货。例如符合要求，业务部可以凭实物发票、产品说明书、质保证书等资料办理入库相关手续(例如相关手续不全系列，实物管理部门可以先将产品入库并只踢收条，等待相关手续齐全后再上开入库单);例如不符合要求，实物管理部门应当建议负责管理抵换的业务人员与供货方协商展开对调，经检验合格方可开入库单。5)入库相关手续办理完后，业务人员将价格详尽核对至实物抵业务款申请表中，后附入库单、购物发票、互抵协议等，经总经理及实物管理部门负责人盖章证实后，报公司总经理/大区总裁核定抵销金额。例如用作抵销的产品价格尚无60%(不含)以下的优惠，则可以全额抵销未资金回笼;例如产品价
9、格低于60%优惠时，将根据具体情况对未资金回笼金额展开一定比例优惠。6)财务部按照公司总经理核准的比例计部门回去款额，例如存有差额则做为坏帐处置。7)业务人员的佣金应当按核准的回去款额排序，佣金比例应当至少增加至原标准的60%(或以适当金额的实物派发);已扣业务员未资金回笼金额应当全部退还本人。3、在崭新业务开拓初期或业务淡季临时补版时的第三种情况下，业务出现前客户明确提出就可以以实物抵销业务款项时，业务人员应当事先递交实物抵业务款申请表，经本部门轻易主管经理盖章，报公司总经理/大区总裁审核后。可以按第二种情况下的审核流程继续执行。其营业收入的确认以及产品的入库价格均按公司总经理/大区总裁核准
10、的金额确认。4、例外情况：例如因业务人员自身工作失误导致无法资金回笼，经业务人员与客户协商可以实物抵销业务款，部门可以按第二种情况下的审核流程继续执行，但业务人员严禁出席佣金，部门会在对业务人员展开未资金回笼考核时适度调整。同时可以按公司核准的实物所抵未资金回笼金额扣减部门的未资金回笼，但已核扣部门的未资金回笼考核利润予以退还。三、附则：1、如遇客户无故拒付业务款或客户濒临破产或更名、更换股东等因素带来的无法回款等情况，业务部应申请委托公司法律部通过法律程序予以解决。2、通常情况下，除网刊广告、网上广告、包版(转让给)广告、软件、常规研报以外的业务无法以实物形式展开抵销。3、抵回实物的出库程序
11、同实物(资产)管理的有关规定，设备的固定资产根据出库价格按公司有关规定继续执行。XX公司有关消费类实物抵业务款的补充规定随着公司业务规模的逐步不断扩大，发生了为消费类产品(包含各种消费券、代金券，以下泛称消费类实物)抵销业务款项的情况。由于消费类实物具备特定性质，并使之无法用通常的资产多寡或总收入多寡展开来衡量,因此为了规范这一特定情况，特制订如下规定：一、基本原则：1、一般说来，只有在客户因自身资金方面原因引致业务款项无法废旧、且该客户确为就可以提供更多消费类实物用来抵换适当业务款时，方可同意客户用消费类实物展开抵换。2、公司建议所有以业务抵换的消费类实物明细表报告必须如实呈报公司总经理/大
12、区总裁、财务经理。3、消费类实物的采用必须经过严苛的审核，任何人严禁未经审核自行采用。4、集团监查审计工作中心将不定期对用作抵销业务款的消费类实物的价格、数量、采用情况等展开审查，例如辨认出弄虚作假现象将对有关责任人展开严肃处理，直到辞退。二、审核流程：1、有关业务人员应当提早以书面报告方式详尽表明业务经过，经轻易主管经理同意后与客户就消费类实物的种类、价格(市场价格或面值、最低价或折扣价等)、数量等展开商谈，消费券的实际抵换价格应当高于券面价格的50%，实物价格应当高于市场批发价80%。2、业务人员与行政部专人共同对用作抵销业务款的实物展开核查。核查时应深入细致录入实物价值、实物较完整程度、
13、采用有效期限等，核查完后由业务人员及职能部门人员盖章后办理入库。3、业务部门核对实物抵业务款申请表，详尽核对表各项内容(例如产品种类较多可附产品明细表)，后附出售发票、入库单及其它采用表明文件，由总经理盖章，呈报公司总经理/大区总裁审核后，报财务备案并确认总收入排序方式。4、行政部负责管理对所有库存消费类实物的数量、出库价、有效期限等定期统计数据汇总并在每月底展开公告;同时行政物业中心存有责任在有效期限内对消费类实物展开增值处置或根据有效期限申报上级领导精心安排采用，以增加损失。5、任何部门须要采用抵回的消费类实物时，例如属于送来客户采用，应当由业务人员明确提出书面提出申请，经轻易主管经理盖章同意，总经理审核即可至行政部办理出库相关手续，出库价格与入库价格一致，扣除申领部门当月成本;例如属于部门内部员工自行采用，除按上述相关手续办理外，必须呈报公司总经理/大区总裁总裁核准同意后方未领用，出库价格与入库价格一致，扣除申领部门当月成本或部门费用。