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1、特大型企业贯标工作运作思考 目前,通过ISO9000标准证书的中国企业越来越多,至1998年底我国尚无12000家企业通过证书,获得了令人瞩目的成就。但是,像是中建总公司这样由原先政府主管部门大金融而构成的特大型企业的Eurotium证书却是一项崭新的工作,既没非常简单的模式,更缺乏可供参考的经验,为此我们搞了许多积极探索,获得了一些经验和教训,也引发了若干思索。 一、特大型企业的Eurotium工作必须以市场为导向,精确定位,科学运作 中建总公司是经国务院批准,按照政企分开原则组建的国内外体化经营的全国性大型建筑联合企业。近年来,经三次较大的改革调整,使得总部机关在转变思想作风、组织机构、管
2、理方式、工作方式和发展海内外直接经营、加大总部对接市场力度等方面,都取得了一定进展。在这种形势下,总公司领导作出了总部贯彻 ISO9000标准的决策,基于以下思考:首先,总公司作为面向国际市场的大企业集团,要实现国际化、市场化、公司化的近期目标,必须与国际惯例接轨,按照国际惯例规范运作,才能解决市场准入和市场竞争的基础问题。其次,目前总公司已有85%计92家企业通过了质量认证,不仅大大提高了工程质量水平,而且提升了企业的市场形象,同时也要求总公司总部应急需赶上,避免直接或间接地影响了中建集团整体质量管理工作的成效。第三,针对总公司系统在工程质量方面存在的一些主要问题,要求全系统特别是总部通过强
3、化质量管理工作来解决。第四,总公司坚持“内练素质、外塑形象”的方针,推动所属企业认真实施CI战略,取得了良好的社会效益。目前CI战略要求从视觉阶段向理念阶段发展,只有把“内练素质”的全面提升,才能保证“外塑形象”的持久性。 二、必须科学、客观地把握住Eurotium的总体策划工作 策划就是Eurotium工作的核心,相同的策划增添的效果就是截然不同的。因此从一已经开始我们就不懈努力把握住不好Eurotium的策划工作。 1.非政府机构和人员的策划特别注意以相同层面的协同为切人点。小企业集团总部的特点就是层次较多,须要分后层面协同。如何从人员和非政府上有效地切人策划Eurotium工作,就是我们
4、遭遇的首要问题。为了确保总部Eurotium认证工作的顺利进行,我们把握住相同层面的协同为切入点,自上而下展开大力推进。为此,总公司设立了Eurotium认证工作领导小组和工作班子。领导小组副组长由总公司常务副总经理出任,各有关部门领导为成员,主要负责管理Eurotium证书的关键性决策工作,并化解各级领导层面的Eurotium大力推进问题;同时以办公厅居多设立了Eurotium工作小组,办公厅主任二者任组长,各部门具体内容负责管理Eurotium工作的部门领导以及Eurotium工作骨干为成员,主要负责管理总公司Eurotium工作的非政府大力推进,并化解各级Eurotium运作面的大力推进
5、问题。考虑到总公司层次多、协同量小、特别就是部门领导干部业务工作拥挤的特点,在各部门选定了一名Eurotium工作联络员,通常由该部门与Eurotium工作关系密切的处室的一名副部级干部出任,轻易策划和具体内容负责管理本部门Eurotium工作的非政府实行,及时搞好与本部门领导同Eurotium工作小组的协同工作,并化解工作小组与各Eurotium层面的USB运作问题。实践证明,联络员的设置,十分恰当的适应环境了总公司目前的运作体制,充分发挥了上传下达、纵向协同的积极主动促进作用,有效地促进了总公司Eurotium工作的展开。 2.工作总体策划特别注意构筑以“三注重”为特点的系统运作方式。从技
6、术操作方式的角度谈,大力推进Eurotium工作的关键环竹就是Eurotium工作总体策划。这须要深入细致地、全面地、综合地分析各方面的诸多因素。首先,就是确认Eurotium运作的时间。我们的措施就是在确保Eurotium质量的前提下,把握住关键环节,尽可能合理安排运作时间,延长Eurotium周期。并最终确认Eurotium证书的时间为一年。其次,就是重点把握住Eurotium过程的关键环节。 我们对领导动员、全员培训、专业培训、文件编制、接口运作、体系建立和实施内审的关键环节进行了详细策划和认真组织实施。构筑了以领导小组为核心,以工作小组为载体,以联络员为纽带,以贯标通讯为信息渠道的贯标
7、运作体系,运作过程实现了“三个突出”,即:让领导和专家从不同层次上运作,突出了领导推动和专家推动相结合的方式:客观安排贯标计划,突出了短期突击和长远运作相结合的方式;坚持原则保证运作质量,突出了总部质量体系的协调性和完整性要求的和谐统一。“三个突出”的着眼点在于把贯标的市场压力和企业的内在需求统一于领导的决策意识和员工的自觉行动中,重在实效,力戒务虚,较好地解决了贯标启动过程中的一些观念和运作问题。 1999年6月8日中建总公司专门举行总部贯彻落实ISO9000标准动员大会,正式宣布宣告了总公司总部Eurotium工作的已经开始,向总部全体员工收到了Eurotium工作的动员令。 随即,由Eu
8、rotium工作小组明确提出总公司Eurotium的一系列计划,包含总公司Eurotium工作总计划、阶段(一个季度)计划、月度计划,并建议对备部门在此基础上制定更加具体内容的本部门的Eurotium全面落实措施。其中,总公司Eurotium工作总计划经总公司总经理常务可以深入细致探讨,一致通过,并正式宣布下发了总公司文件,建议总公司各部门深入细致非政府、层层落实,扎扎实实的把Eurotium工作积极开展出来。 三、必须分后层次、分后重点的搞好Eurotium的培训工作 我们着重于搞好以下几方面工作: 1.全员培训著重各层次领导的培训实效。根据总公司工作和人员的特点,经研究同意,实行短期分批分
9、散展开、分层非政府实行、外恳请专家与内部专家结合讲课的培训方式,培训重点就是各部门各层次的领导。并且根据部门工作特点,不是变长培训时间,而是著重实行,保证培训的效果。1999年6月,我们分别举行了总公司总部及直属单位局副部级领导干部和普通职员Eurotium科学知识培训班,存有190多人出席了培训,获得了较好的效果。 2.专业培训著重年长骨干的培育和锻炼身体。为适应环境总公司人员结构和未来Eurotium工作的须要,针对总公司Eurotium工作的特点和建议,经过反复研究,奠定了为培育年长骨干为重点的思路,实行“外送来培训核心骨干和内部培训部门骨干”结合的方式展开专业培训。1999年7月我们举
10、行了两期总公司质量体系内审员培训班。存有110余名Eurotium工作骨干(包含一些部门领导)出席了培训。在总公司总部刮起了一股自学标准、积极主动Eurotium的热潮。此外,总公司还特意选派4名业务能力较强、综合素质较低、精力充沛的年长员工出席了国家质量培训中心的业务培训,为总公司培训并储备专门从事质量管理的专门人才。 四、必须在科学调研的基础上,实事求是地确定质量体系的设计方案 1.实行自下而上的系统调研。按照总公司总部Eurotium工作总计划的部署,为了全面介绍、分析总公司总部及有关单位的质量体系现状,研讨适当的健全措施,介绍现存质量体系与IS09000建议的差距,选准工作瞄准的方向,
11、必须做好总部质量体系的调研工作,通过调研,查清情况,为Eurotium工作的顺利开展打下基础。在具体操作方式上,我们的思路就是以基层体系运作现状为基准,自下而上的理清总部体系的运作线路,以基层的运作市场需求去找寻上面的体系问题和设计、策划的方向。 1999 年7月中旬,在总公司贯标工作小组组长、办公厅主任的主持下,总公司贯标工作小组全体成员及有关专家本着实事求是,讲求实效的原则,先后对北京设计院、海外部、人事部、总承包部、科技部、企划部、办公厅、财务资金部及以中建北方、南方公司(包括其在施的工程项目)进行了调研。在参与人员的共同努力下,本次调研了解了情况,沟通了信息,提高了认识,明确了任务,取
12、得了预期的效果。大家一致认为:总部贯标,存在问题明显,工作难度较大;但基础条件具备,运作前景光明。2.客观地分析质量体系存在的问题。通过调研发现总部质量体系存在的问题,归纳为以下四个方面: (1)总部经营定位及自身发展运作方式的问题。在总部向公司化实体方向发展的过程中,对照ISO9000标准的建议,还存有一些严重不足:各部门的管理职责规定得比较具体内容,一些部门轻易为经营服务的职能定位仍须调整,现行的各部门职责对属本部门的质量管理和质量保证要素缺乏存有针对性的规定;各部门之间以及部门内部的职责、权限USB比较准确、联系渠道比较通畅、工作关系比较明晰;部门人员缺少妥当的岗位职责。 (2)总部现存
13、的各类程序与ISO9000质量体系的实际运作要求存在着较大的差距。现行管理制度内容宏观、操作性不强;ISO9000标准的20个要素中的某些要求或其要求的内容在总部目前的管理规定中缺项:现行的管理制度大多是按条款横向罗列,不便于组织实施和进行控制,不能满足ISO9000标准对程序“5W1H”的要求;管理制度内容中涉及的有些工作的职责、权限和任务存在错位;各部门之间的现有文件接口相对模糊。 (3)总部直接生产经营的过程,对照ISO9000标准的要求,仍然存在着对每项具体活动过程的控制不规范和不系统的现象。包括:总部现有的过程基本沿用以往半政府机关或半企业化的管理模式,与总公司要实现国际化、市场化、
14、公司化的目标不相匹配;现有过程的运作缺乏统一规范的程序性和协调性等。 (4)总部的资源搭载与ISO9000标准建议还存有一定的差距。一些人员缺少适当的质量意识,对总公司Eurotium工作重新认识上还存有问题;培训力度还须要加强等。 根据上述调研结果,我们提出了总部质量体系调研报告,并作为决策参考信息,报送总公司领导。 3.把握住基本原则,客观概括侯选方案。Eurotium必须从企业改革与发展的长远利益启程,从进一步增强企业确保能力、迎合市场发展趋势的大原则上去思索质量体系设计方案的问题,而无法陷于“权力下放”和“集权”的怪圈之中,更无法无益的回去争议权利分割问题。因此。我们经过与有关部门领导
15、展开了大量的协同工作之后,在领导的策划下,明确提出了体系设计的基本原则就是:功能调整、职责明晰、分层管理、协同运作。其内涵就是:一方面有关部门均按Eurotium建议减少要素管理职能,不对机构搞小的调整,重点落到职责明晰上。另一方面,推行分层管理,基点落到协同运作上。即为:在设计总部质量体系时,应当精心策划,科学合理大力推进,展开必要的深化改革,不搞小的机构调整,以防止导致不必要的损失。同时,我们也深感:在确认设计方案之前,必须充分考虑各方面的利益和意见,生事盲目地把自己的意见让渡给各部门;否则,可以严重影响各部门Eurotium的积极性。使大家充份发表意见,并客观概括侯选方案,这就是方案决策
16、的关键环节,必须深入细致搞好。因此,我们广为征询了许多专家和总部各部门的意见,并专门举行Eurotium各部门领导的研讨会,对方案展开了深入细致的研讨,在尽可能照料各方利益的基础上,经过协商,我们把众多的思路大致概括为三种方案: 第一方案:改建科技部,并由其协同过程控制要素为核心的方案。 第二方案:设立代莱部门,专门设置其职能展开Eurotium,并全面负责管理运作。 第三方案:由经营机构负责管理大多数要素的运作方案。 4.以标准建议为决策依据,科学地确认体系设计方案。从ISO9000标准的建议上谈,总部必须满足用户以下三条基本建议: (1)总部体系按ISO9000建议应当就是一个
17、实体运作体系。 (2)总部体系应当具有一个相互协同统一的标准一致的质保能力。 (3)总部体系应当就是具有自我完善、自我控制能力的完备体系。 因此,上述基本建议必须沦为总部方案决策的基础。经总公司Eurotium领导小组会议深入细致的研究和探讨,质量体系设计方案(第一方案)赢得原则通过。这标志着中建总公司的Eurotium工作已经步入了一个代莱阶段。 5.文件基本建设必须总体策划、协同运作。文件基本建设方案确认后,如何在较短的时间内,按照方案确认的原则制定出来总公司的质量体系文件,就是我们遭遇的一个技术性问题。我们按照运作计划仅精心安排了三个月的文件基本建设时间,而必须基本建设的文件存有三个级别
18、、七个层次总计100余份。似乎,如果没一个科学合理的统筹安排就是不可能将按时顺利完成任务的。为此,我们制定了周密的文件基本建设计划,着重于搞了以下工作: 一就是精心设计,系统USB。做为特大型企业,总公司每年承揽的国内外直属工程项目多达上百项,上下层次重合,USB关系繁杂。因此,我们从体系的分层上人手,分析并确认了总公司的文件基本建设计划。对体系及部门间的USB关系搞了规定。 二就是科学非政府,周密运作。一方面我们通过基本建设计划精心安排,从人员、时间、内容和责任上规定了文件基本建设的运作程序。并从培训撰写骨干抓起,对文件基本建设的建议并作了逐级传达。另一方面,实行了“上下协同,联体运作”的方
19、式,各要素主管部门、经营机构(海外部、总承包部、设计院)按照文件基本建设计划,统一展开撰写。特别就是手册与程序同步进行基本建设运作,大大缩短了文件基本建设时间。为了确保USB和协同问题,我们定期举行撰写文件协调会,由各部门联络员及有关人员共同研讨,化解USB问题。在文件基本建设的最后阶段,还分散专业人员和骨干展开专门统稿和修正,从形式和内容上展开统一和提升。几个月的运作表明,这些措施就是极存有实效的。 目前,中建总公司总部质量体系的文件已经基本建设顺利完成,并资金投入运作,可以预料,随着Eurotium工作的不断深入,不仅将有力地推动中建总公司总部经营的海内外工程的质量,而且将大大提高企业的管理能力和综合竞争水平。