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1、如何提高工作效率如何提高工作效率如何提高工作效率如何提高工作效率Gavin ZhouGavin Zhou2013-32013-32背景 3 甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？你到市场上看还有什么卖的？”乙去了一趟市场回来说：乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。还有一个农民在卖土豆。”老板问：老板问：“多少钱一斤？多少钱一斤？”乙又赶去
2、市场，乙又赶去市场，回来回答老板：回来回答老板：“8“8毛钱一斤。毛钱一斤。”老板又问：老板又问：“总共有多少斤？如果全部总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？要了能便宜多少钱？”乙又急忙来回奔跑。老板说：乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？你去市场看看，看还有什么东西卖？”不不一会甲回来说：一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，还有一个卖土豆的，8 8毛钱一斤，共有毛钱一斤，共有125125斤，如果全斤，如果全部要了可以部要了可以6 6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们毛钱
3、一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。吧。”老板对乙说：老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！这其中的原因你该明白了吧！”乙羞愧地回到厨乙羞愧地回到厨房干杂活去了。房干杂活去了。买土豆的两个人4目前的工作状态 杂事太多，总有做不完的杂事太多，总有做不完的事情；事情；工作经常被突发事件干扰；工作经常被突发事件干扰；一波未平一波又起，何日一波未平一波又起，何日才是尽头；才是尽头；5善于沟通MangI AM BUSY6你永远没有足够的你永远没有足够的 时间做完所
4、有的事情，但时间做完所有的事情，但 你总有足够的时间去做你总有足够的时间去做最重要的事情最重要的事情7 人生最为沮丧的事，人生最为沮丧的事，莫过于当你花了一生的莫过于当你花了一生的 时间和心血爬上一把梯时间和心血爬上一把梯 子并最终到达顶端的时子并最终到达顶端的时 候，却发现梯子架的不候，却发现梯子架的不 是你要上的那堵墙！是你要上的那堵墙！8高效工作高效工作 用最少的时间,最少的人力,物力,财力,用 最简单的方法做成最重要的事情.达成你所期望的结果！9如何提高效率时间利用高效工作沟通高效有效利用身边的工具整洁的工作环境积极主动善于变革做好突发情况的处理提升自己的专业能力建立定期培训制度108
5、0/20法则一个企业一个企业80%80%的利润来自其的利润来自其20%20%的核心业务或重要的核心业务或重要客户客户。80%80%的销售额来自的销售额来自20%20%的销售人员。的销售人员。每每个个企企业业优优秀秀的的人人（骨骨干干）都都只只有有20%20%左左右右，中中等等的的和和平平庸庸的占了约的占了约80%80%。在每天的工作中，都大概只有在每天的工作中，都大概只有20%20%是重要的工作。是重要的工作。巴列特定律11时间管理无效十大原因时间管理无效十大原因 1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延
6、9.不会说“不”10.低效的会议12 重重重重要要要要 不不不不重重重重要要要要 紧急紧急紧急紧急 不紧急不紧急不紧急不紧急象限象限象限象限 危机危机 急迫的问题急迫的问题 有限期的任务，会议，有限期的任务，会议，准备事项准备事项象限象限象限象限 准备及预防工作准备及预防工作准备及预防工作准备及预防工作 计划，休闲计划，休闲计划，休闲计划，休闲 建立人际关系建立人际关系建立人际关系建立人际关系 培训，授权，创新培训，授权，创新培训，授权，创新培训，授权，创新象限象限象限象限 干扰，一些电话干扰，一些电话干扰，一些电话干扰，一些电话 一些会议一些会议一些会议一些会议 一些紧急一些紧急一些紧急一些
7、紧急*事件事件事件事件 凑热闹的活动凑热闹的活动凑热闹的活动凑热闹的活动象限象限象限象限 细琐的工作细琐的工作细琐的工作细琐的工作*浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊 不关紧要的信件不关紧要的信件不关紧要的信件不关紧要的信件 看太多的电视看太多的电视看太多的电视看太多的电视 要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵要事第一的时间策略时间矩阵13花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动 重视第二象限重视第二象限重视第二象限
8、重视第二象限14完全时间管理的原则完全时间管理的原则1、事先周详的计划、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标、设定长短程目标4、订定每日工作计划、订定每日工作计划5、挑战效率最高点：、挑战效率最高点：定期研讨工作内容与时间安排，如何改进并提升效率6、学习分配工作、学习分配工作7、今日事今日毕、今日事今日毕8、避免分散注意力、避免分散注意力9、将阻碍减到最低、将阻碍减到最低10、培养说、培养说“不不”的能力的能力11、应付突发状况、应付突发状况12、随时检视、随时检视15如何提高效率时间利用高效工作沟通高效有效利用身边的工具整洁的工作环境善于变革、简化工作做
9、好突发情况的处理提升自己的专业能力建立定期培训制度16有效沟通的原则是双向互动交流取得一致观点或行动获得准确的信息获得正确的结果双方感受是愉快的让对方感受你是积极的重复沟通，不如集中沟通文字（邮件）文字（邮件）声音声音（电话）（电话）面对面面对面（身体语言）（身体语言）17有效的说的原则对事不对人坦陈自己的真实感受多提建议少提主张发挥语言的魅力让对方理解自己的意思 无论我是否同意你的观点，我都将尊重你，给予你说出它的权利，并且以你的观点理解它。同时，将我的观点更有效地让你理解，从而达成我们共同的行动！专业沟通者的誓言18良好沟通的好处重视你的意见容易接受你本人提高个人和组织业绩富有团队精神良好
10、士气和关系提升个人魅力自己效率的提升19如何提高效率时间利用高效工作沟通高效有效利用身边的工具整洁的工作环境积极主动善于变革做好突发情况的处理提升自己的专业能力建立定期培训制度20善用工具善用工具21邮件使用邮件规则自动分类日历规划功能使用标签功能备注邮件语言简洁明确有条理使用截图软件辅助表述22邮箱利用建立规则23如何利用日历24如何利用邮件？建立不同的文件夹邮件跟踪快速邮件预览25如何利用邮件跟踪26如何利用sametime1 分组管理2 邮件群发3 繁忙设置4 联系人状态5 快速沟通 保留证据27利用便签或告示贴1 第一件事：记录当天事项2 根据紧急和重要程度标注不同顺序或颜色3 完成一
11、件划掉一件，直到完成为止4 当天事情不拖延到明天5 利用废纸，节约能源28如何提高效率高效利用时间高效工作沟通有效利用身边的工具整洁的工作环境积极主动善于变革做好突发情况的处理提升自己的专业能力建立定期培训制度29工作环境的重要性30该扔则扔不要移师暗处不放无关物品，将物品放在固定地方。建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事-收拾办公桌 对策对策对策对策 5S5S 有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境有序工作混乱的环境31 有序工作整洁的环境有序工作整洁的环境有序工作整洁的环境有序工作整洁的环境32时间利用高效工作沟通高效有效利用身边的工具整洁的工作环境积
12、极主动善于变革做好突发情况的处理提升自己的专业能力建立定期培训制度33 积极主动者的三大特质积极主动者的三大特质 1 1在任何情况下都能发现好的一面；在任何情况下都能发现好的一面；能从挫折苦难中总结经验，吸取教训能从挫折苦难中总结经验，吸取教训总是能竭力找出每个问题的解决方法总是能竭力找出每个问题的解决方法34 调整与持续改善：主动积极调整与持续改善：主动积极调整与持续改善：主动积极调整与持续改善：主动积极受受制制于于人人主主动积极极刺 激反 应刺 激反 应选择的自由自 觉想象力良 知独立意志35任何工作的困难度与其执行任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比；所以步骤的数目平方成正比；所
13、以必须要简化工作流程；必须要简化工作流程；简化工作流程是所有成功简化工作流程是所有成功者的共同特质，工作愈简化愈者的共同特质，工作愈简化愈 不会出问题。不会出问题。简化工作环节简化工作环节36最糟糕的时间管理方法：将最糟糕的时间管理方法：将毫无意义的事情做得很圆满毫无意义的事情做得很圆满学学 会会 拒拒 绝绝37追求事半功倍，而不是事倍功半追求事半功倍，而不是事倍功半不要凡事追求完美不要凡事追求完美学会学会“弃卒保帅弃卒保帅”简单的就是最好的简单的就是最好的经常进行整理和分类（经常进行整理和分类（5S5S）把工作做在前面把工作做在前面不断优化工作方法不断优化工作方法好记性不如烂笔头好记性不如烂笔头 喊破嗓子不如甩开膀子追求高效能 最有价值的九条守则