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1、環境文件撰寫ISO 14000教材系列之五 ISO 14000文 件 架 構 第一階 環境手冊 第二階 程序書/辦法 第三階 作業指導書/規範書業務部資材部品保部總務部生產部研發部人事部 第四階 表單/資料環境文件的各階定義第一階 ： 環境手冊 為向相關方與員工說明公司環境政策、組織權責及環境管理系統具體作法的指導綱要.第二階 ：環境程序書 公司內部各相關單位,為達成環境政策、目標所進行活動時與其它單位進行分工的工作程序。第三階 ：工作指導指書 某單位為達成某一項環境作業時,必須依據使用的指導文件或說明文件。第四階 ：環境表單、資料、標準、外部文件 環境作業進行時須填寫記錄,填寫記錄所須用的表
2、單,與制作第二階與第三階文件時所引用之各种資料、標準、合約附件等,如GB、ISO。 環境文件的內容與關連性環 境 手 冊環境手冊主要功能是把管理階層的環境政策及目標告訴全體員工或相關方.廣義而言,它是為了確保環境而說明作了那些工作來確保環境品質程 序 書它是以廣泛的術語來教導有關人員,如何進行及完成環境手冊內所表達的政策,它是公司的機密資料.程 序 書程 序 書 操作標準書 就某一作業說明其所用料、使用工具、機械、作業條件、步驟、重點、注意事項、安全事項等。普通以文書表示,但為簡便容易達成目的,有時亦用略圖或照片。作業指導書/工作指導書 詳細描述某一個特定作業是如何進行的。定義出產品或服務可接
3、受的標準。 操作標準、作業指導書表格、記錄等等 它是用來印證該產品或服務,是依照所訂定的要求來發展及製的。 它也是用來證明環境系統是有效地動作。表 格、記 錄ISO 14000 管制的環境文件 手冊 (MANUAL) 公司環境手冊程序 (PROCEDURE) 各個相關的環境保證程序/辦法指導書 (INSTRUCTION) 工作說明書 (SOP) 檢驗規範書 (SIP) 監測規範書校正作業指導書儀器使用說明書表單、資料 (FORM、DATA) 圖面、參考用之國家(國際)標位準、書籍、 記錄用之空白表單。ISO 14001 文 件 格 式 .ISO 14001條文要求4.4.4 環境管理體系文件組
4、織應以書面或電子形式建立並維護下列信息a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述b) 查詢相關文件的途徑2. 建立環境管理制度以成文性的規章、組織及程序、控制、稽核、協調、執行業務活動，以最佳以經濟效益和環境效益，達到相關方和社會滿意準。3. 把技術和管理以經驗留傳下來ISO 14001 環境文件如何撰寫1. 熟讀並了解ISO 14001 條文的要求2. 了解現有運作制度與書面化文件3. 區分規劃環境文件階層架構4. 規劃文件內文架構標準化5. 從第二階文件開始ISO 14001 環境文件的精神制度需有涵蓋性可涵蓋ISO 14001條文的要求可涵蓋相關法律要求制度合理化，具有說服力制度合理，執
5、行者原願意配合制度簡單化，具有執行力文件內容簡明扼要，清楚明白讓新進人員便於進入工作狀況ISO 14001 環境文件的基礎先有事實，才有環境文件以事實做為環境文件的內涵以平常心做平常事以ISO 14000條文要求和法規要求為最低標準ISO 14001 文件製作的P-D-C-AP (Plan) 文件製作與宣導D (Do) 文件執行C (Check) 檢討執行度A (Action) 文件修訂再宣導、執行 DPACAPDCCDPA ISO 14001 文 件 格 式一、 封面1. 公司名稱2. 程序名稱3. 文件編號4. 版次5. 制定日期6. 擬定、審核、核準二、 篇眉1. 公司名稱2. 文件名稱
6、3. 文件編號4. 版次、頁次ISO 14001 環境文件內文格式序號 項 目 說 明1.0 目 地 本文件的目的或功能2.0 適用範圍 適用之範圍:如人、事、物3.0 職 責 文件內各階段工作權責的劃分4.0 參考文件 參考文件可包含: -外界或公司之標準 -相關之程序、文件、表單5.0 定 義 說明文件內專有之名詞、縮寫6.0 流程圖 使用統一的符號,以圖解方式說明流程7.0 流程說明 流程步驟的詳細文字說明8.0 附件 表單紀錄填寫範例、戳章環境文件撰寫的標準化一、 格式標準化1. 紙張大小2. 裝訂位置3. 首頁與內頁項目二、 章節區分標準化三、 章節編號標準化四、 文件編號標準化五、
7、 版次頁次生效日期標準化文件序號的標準化 章節段項的表示法: 1 1 1 1 第1項 第1段 第1節 第1章 章節段項的表示法舉例7.0 7.1 7.1.1 7.1.1.1 1. 2. 流 程 圖 符 號 動作、處理YN審 查、檢 驗聯 接 符 號流 程 圖 繪 製 範 例環境管制文件作業流程責 任 者流 程說 明權責單位相關責任單位權責指定人員文件管理中心權責指定人員文件管理中心相關部門相關部門稽核人員權責指定人員相關單位主管各使用單位文件管理中心NOYESNOYES文件收回及銷毀文件維護文件過時無效無效時文件修訂檢討改善稽核與審查執 行內容宣導與訓練YES文件執行發行核準文件編號、登錄核
8、準審核會簽YESNONO文件制(修)訂 建立所須之管制文件並維持最新版 經管制文件、內容相關部門會議 使文件能辯識 發行給需要者 環境管理教育訓練程序 環境管理系統稽核管理程序文 件 撰 寫 的 考 慮 方 式 善用 5W 1H1. 為什麼? (WHY) 目 的2. 怎麼辦? (WHAT) 適用範圍3. 誰來做? (WHO) 職 責4. 在那里? (WHERE) 5. 在何時? (WHEN) 流程說明6. 如何做? (HOW) 環 境 管 理 手 冊一、 手冊的作用 (1).對環境管理體系總體性描述。 (2).描述組織的環境方針、目標、指標和管理方案,展開組織環境管理體系重點要解決的問題。 (
9、3).向組織各級管理人員展開本組織環境管理的總框架。 (4).向各級管理人員提供查詢所面文件的途徑。 (5).明確組織中各部門的職責及相互關係。二、 手冊的結構和格式1. 目錄:列出手冊各章節的題目、頁碼、對應的條文2. 前言:1).介紹組織的概況 (地址、投資方、建立日期、投資規模、主要產品、產值、員工人數、環境表現歷史及現狀等信息)2).組織生產工藝: 流程簡圖、主要污染物、危險品、原材料3).組織所在社區簡圖: 包括:a)組織內現有排污口(水氣),潛在危險所在地,廠內建築物功能名稱。 b).周圍社區包括居民區、學校、商業區、交通等公區場所、河流及風向。4).相關的環保法令簡介5).環境管理手冊管理規定3. 對應ISO 14001之4.1-4.6中的17個條款,分別依個簡述,每章內容可包括1) 目的2) 範圍3) 權責4) 定義5) 作業內容6) 相關文件4. 附錄(政策、管理代表任命書、生產流程圖等)作業指導書的編寫 作業指導書是程序文件的支持文件,又是程序文件的一部份,在英語中叫Work Instruction ,它在程序執行過程中對操作者起到指導的作用,是操作者實施操作的依據。分兩類: (1).機器設備操作流程標準 (2).環境監測作業標準內容可分為: 1.目地 2.範圍3.權責 4.內容5.附件 6.參考文件根據實際情況可以變動,不定格式20