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1、协同办公系统升级扩容可行性研究报告XXX办公室、信息中心二XX年XX月目 录一、前言1二、集团办公信息化建设现状12.1 集团本部办公自动化系统应用情况12.1.1 办公自动化系统建设历史12.1.2 公文处理使用情况22.1.3 档案系统使用情况22.1.4 其他功能模块使用情况22.1.5 现阶段办公自动化整体应用效果22.2 现有办公自动化系统存在的主要问题32.3 集团办公信息化建设面临的挑战32.3.1 界面不统一，低效的多点登录32.3.2 “信息孤岛”大量存在，数据难以共享32.3.3 缺乏有效的数据整合平台，不能给高层提供及时准确数据协助决策32.3.4 新的业务发展机会要求快
2、速构建信息化管理系统4三、协同办公系统升级与领导决策系统建设必要性分析43.1 集团业务发展的需要43.2 管理集中的需要43.3 规范管理的需要43.4 决策支持的需要53.5 提高工作效率，改进工作方式的需要53.6 构建具有时代气息和行业特色的XX文化体系的需要5四、项目建设的基本保障64.1 集团本部多年的办公自动化应用为系统建设奠定了良好基础64.2 集团领导积极的信息化建设意识为项目提供了有力保障6五、项目建设目标、规模及原则65.1 项目建设的目标65.2 项目建设规模75.3 项目建设的原则7六、项目建设内容86.1 协同办公系统86.1.1 单点登录86.1.2 管理门户96
3、.1.3 个性化门户96.1.4 搜索引擎106.1.5 知识管理106.1.6 移动应用116.1.7 消息中心116.1.8 流程中心116.1.9 业务协作126.1.10 会议管理136.1.11 公文管理136.1.12 在线论坛146.1.13 办公物品管理156.1.14 车辆管理156.2 档案管理系统156.2.1 档案管理系统主要需求点156.2.2 档案管理系统建设内容166.3 领导决策系统176.3.1 建立集中数据仓库176.3.2 建立全面灵活的决策监控体系176.3.3 领导决策系统应用形式展现18七、项目主要技术方案237.1 系统总体设计237.1.1 计算
4、机网络系统设计237.1.2 应用软件总体设计247.1.3 主要设备选型清单257.2 系统技术设计267.2.1 业务基础软件平台的集成性支持267.2.2 业务基础软件平台的开放性支持277.2.3 业务基础软件平台的扩展性支持287.3 系统安全保障287.3.1 网络安全方案297.3.2 信息传递的安全解决方案307.3.3 系统安全管理方案30八、投资估算及风险评估348.1 应用软件投资估算348.2 项目建设风险及规避措施348.2.1 技术风险348.2.2 非技术风险348.2.3 项目风险的管理控制35九、项目实施预计进度35十、系统应用效益评价3610.1 流程整合3
5、610.2 业务整合3610.3 管理门户3610.4 知识管理3710.5 决策支持37附件371. 集团本部相关部门调研情况小结372. 下属二级公司调研情况小结37一、前言根据广东省XX集团信息化建设规划（2003-2005）的精神，集团公司规划确立了集团以及下属企业信息化建设的方针、总体战略、目标、范围、内容、原则等，为集团信息化工作提供了依据。近年来，从集团本部到各下属公司，信息化建设取得了较快发展，从网络环境、服务器及办公电脑配置等硬件设施，到集团本部与下属公司的多个信息管理系统在不同业务领域投入应用，借助先进的信息技术手段，逐步实现集团向现代化大型物流管理企业迈进的目标。自200
6、1年开始在集团本部开始运行办公自动化系统（以下简称OA系统）以来，经过多年的应用，集团本部的电子办公已达到一个新的水平。而随着集团近年来的快速发展，整体规模的扩大与经营管理要求的不断提高，目前只在集团本部应用的办公自动化系统越来越显示出其局限性，无法满足加强集团对下属公司的领导与管理的要求，如果不及时进行升级与改进，将成为束缚集团向前发展的瓶颈。另外，近年来在各个业务领域先后使用的信息系统，存在着大量有价值的经营数据信息，建立领导决策系统对这些经营数据进行提取、分析，将有效协助集团领导对整个集团经营状况的掌控，为经营决策提供重要参考。基于上述情况，总经办及信息中心近期分别走访了主要的下属二级公
7、司及本部相关部门，对下属公司的办公自动化现状、需求以及本部相关部门对办公自动化使用情况进行了较详细调研后，经过分析研究，拟定了本可行性研究报告。二、集团办公信息化建设现状2.1 集团本部办公自动化系统应用情况2.1.1 办公自动化系统建设历史集团本部2001年开始实施广州市XX网络有限公司的XXOA系统EXOA2000版，该系统的普通客户端采用B/S应用方式，系统管理端采用C/S方式，核心系统部署在PC服务器上，采用MS SQL Server数据库系统。2003年，该系统从原版本升级为EXOA2003版，之后一直沿用至今。2.1.2 公文处理使用情况除密级文件以外，集团本部的公文收发与流转以“
8、双轨制”方式，在办公自动化系统上运作多年，各级办文人员的处理信息、领导的审批意见均在OA系统上完成，大大提高了办文效率与公文的流转速度。集团本部向二级公司下发的公文，在集团本部流转完毕，经过领导签发形成正式文件后，在目前的OA系统中只能发至为下属公司建立的一个专用账号上。但实际上各下属公司通过远程登录几乎没有进过本部的OA系统来接收集团下发的文件，本部与下属公司之间的公文流转还是完全依靠纸质文件。经过OA系统上线后7年多的累积，目前系统中已有电子公文数量近万份。2.1.3 档案系统使用情况集团档案室的档案管理目前使用的是XXOA系统自带的档案管理系统。除了OA系统公文流转完毕的公文归档到档案系
9、统外，还对以前的各类文书档案进行了条目注录。限于该档案系统一直没正式对全体员工开放，目前其使用范围主要是涉及到档案业务的相关人员使用，档案的利用和借阅需要到档案室办理相关手续，在OA系统中暂时无法查阅或直接借阅档案系统中的电子文档资料。2.1.4 其他功能模块使用情况除了公文流转和档案系统外，OA系统还提供了公用信息、留言本、征求意见、便笺、联系人、日程任务、天气预报等功能模块，但目前这些功能模块的实际使用频率不高。集团公司注册的电子邮箱域名，目前部署在Exchange服务器上，为本部员工及下属公司提供电子邮件服务，通过常用的电子邮件客户端软件（如Outlook、Foxmail等）即可直接使用
10、。2.1.5 现阶段办公自动化整体应用效果自OA系统正式上线投入使用以来，在集团本部取得了较显著的应用效果，有效提高了集团本部各部门进行公文处理、审批督办等日常办公流程的效率，对集团的信息化建设做出了积极贡献。同时，通过推广OA系统的应用，本部员工基本上掌握了对OA系统的使用与操作，员工的整体电脑使用水平也得到较明显提高。但限于OA系统目前的使用范围仅限于在XX大厦办公的本部员工，除了本部以外，各下属公司的办公自动化基本上还未启动，整个集团的办公信息化还处于一个比较初级的阶段，提高集团整体无纸化办公水平还需要付出更大努力。2.2 现有办公自动化系统存在的主要问题经过多年应用，现有OA系统逐渐显
11、现出较明显的不足，无法满足进一步推动集团办公自动化向前发展的要求，存在的主要问题包括：l 远程使用支持不足，限制了系统的使用范围仅限省航大厦局域网内；l 对用户管理的设计不完善，新建、修改用户等会影响关联的公文；l 档案系统跟不上省档案局有关管理规定变更后对其功能的需求；l 无法与其他信息系统进行集成，不能满足办公信息门户的要求；l 厂家的售后与维护服务不到位，对系统存在的问题及迫切需求一直得不到解决。2.3 集团办公信息化建设面临的挑战2.3.1 界面不统一，低效的多点登录目前在用的系统都基于各自技术平台，基于各自的用户权限体系。员工使用不同的系统要面对不同的界面入口，容易出错，也影响了使用
12、效果。如集团的ERP系统与现有OA系统，管理人员办理不同的事情却需要不停切换系统，大大影响系统使用效率。2.3.2 “信息孤岛”大量存在，数据难以共享集团公司及下属公司都分别建设了管理类及业务类的不同系统，也都基于不同的技术平台，彼此间缺乏数据接口的考虑，所以也没能连接起来，影响数据共享，形成集团内各企业间及与集团间的一个个“信息孤岛”，使得集团对现有信息的利用大打折扣。2.3.3 缺乏有效的数据整合平台，不能给高层提供及时准确数据协助决策多年的信息化，也形成了大量的财务数据及业务数据，但管理层总是难以获取有价值的信息，辅助业务决策。如何通过信息化手段有效整合已有的财务数据及业务数据，为决策层
13、提供及时、准确的数据，是后续信息化建设的重点考虑方向。2.3.4 新的业务发展机会要求快速构建信息化管理系统集团的发展，必然伴随着新项目的实施管理，现有的信息化系统都缺乏平台化的思路，很难满足集团业务拓展的新业务系统的快速构造、快速实施、快速应用需要。三、协同办公系统升级与领导决策系统建设必要性分析3.1 集团业务发展的需要集团的信息化建设已经打下了良好的基础，但是业务的发展也对信息化建设提出了更大的要求。原有的建设模式中，遇到了越来越多的难以解决的问题。因此，为了进一步深化集团信息化的建设，迫切需要采用新的建设方法和模式，解决目前遇到的问题。通过构建新一代协同办公系统和领导决策系统，为业务发
14、展提供基础平台，是较理想的解决之道。3.2 管理集中的需要协同办公系统与领导决策系统建设的目标，扼要说来，包括加强整合、提高效率、辅助决策三个主要的方面。为了满足上述的三个方面的需要，系统的建设必须采用集中管理、集中控制的原则。通过集中的管理，加强集团各个部门以及下属公司的工作沟通；通过集中的控制，提升各个部门之间跨部门的业务协同能力，提高业务的处理效率。3.3 规范管理的需要在当前新的历史条件之下，规范管理将成为提高现代集团企业的有效途径。集团协同办公系统的建设，正是推进企业规范管理的有效工具。集团整体工作千头万绪、管理纷繁复杂，工作必须讲程序。在集团各项工作中，应按事先规定好的步骤、方向、
15、标准进行传递信息和具体运作。集团与下属公司之间的联络应从对管理过程的系统分析入手，找出科学的工作规范和工作程序。协同办公系统将集团本部与下属公司的日常工作、公文审批、计划执行、分析监管等程序纳入计算机管理网络。也就是将业务的各个环节编成程序，由计算机网络来控制，这样，需要批办的事项就必须按照规定的程序运转，而不会逆向或跳跃进行，使工作运行井井有条，高效运转，全面促进集团规范化管理。3.4 决策支持的需要对于一个企业/集团来讲，经营决策对企业的发展起决定性作用。为了提高决策的准确性与高效率性，提供准确、及时、科学并且多角度、多视角、多维度的决策分析数据是企业决策者和管理者面临的重要课题之一。因此
16、，通过信息化手段，对现有各种信息管理系统中的经营数据、财务数据、业务数据进行挖掘、分析，形成可供领导在进行经营决策时参考的重要依据，将对集团的发展战略掌控、重大决策制定、把握市场机遇起到举足轻重的作用。3.5 提高工作效率，改进工作方式的需要提高工作效率、改进工作方式是企业规范管理的一项重要内容。集团目前使用了一些业务管理软件，而OA系统虽然也投入使用多年，但是与各系统间基本上是完全脱节的，未能实现真正的工作协同。通过全面启用协同办公系统，逐步从“双轨制”的方式向真正无纸办公迈进，除集团本部外，把办公自动化的范围扩展到二级公司，逐步改进工作方式，提升整个集团的工作效率和效果。协同办公管理系统与
17、领导决策系统的建设将有效加强集团对各下属公司的管理、提升业务管理水平、促进经营目标的顺利实现。3.6 构建具有时代气息和行业特色的XX文化体系的需要通过协同办公系统，在全集团营造一种尊重人、信任人、关心人和理解人的文化氛围，以合理使用人的能力、综合开发全员的潜能为重心，从文化层面引导职工提高对行业共同价值理念的认同度，培育职工的使命感、归属感和自豪感，最大限度地发挥公司职工的自觉性和创造力。通过领导决策系统，除了为领导提供重要的经营决策参考依据外，还可进一步弘扬集团公司踏实的经营作风，树立综合型XX企业的现代管理典范。四、项目建设的基本保障4.1 集团本部多年的办公自动化应用为系统建设奠定了良
18、好基础近年来，在集团领导的重视和推动下，集团本部及下属公司非常重视和推进信息化工作，计算机普及率和信息网络技术使用程度逐年提高，集团本部及二级公司基本上都建成了局域网，并有不少日常业务已上网运行。整个集团的信息化工作无论是在网络规模、信息利用，还是办公自动化和业务处理等方面都进入了崭新的发展阶段。目前，集团已经有多个信息系统在运行，包括OA系统、财务系统、HR系统等多套信息系统，这些系统均运行在不同的技术架构下，经过前期上述项目的实施，本项目已经具备了如下基础：1、 集团本部员工已具备较好的电脑操作水平，熟悉OA系统的基本操作；2、 集团本部与各下属公司之间的网络条件为协同办公系统和领导决策系
19、统奠定了基本网络环境；3、 经过前期的OA系统实施，信息中心的技术人员对OA系统已经积累了一定的技术基础和运营维护知识。4.2 集团领导积极的信息化建设意识为项目提供了有力保障集团领导对信息化建设高度重视，并寄予很大的希望，集团上下都非常积极推动信息化建设。集团与下属公司相关员工对项目前期的咨询、需求调研等工作非常配合，并明确目标，希望通过此项目能提高自己的办公水平和管理水平，为实现集团管理目标贡献力量。在此背景下，将给协同办公系统与领导决策系统的建设提供有力保障。五、项目建设目标、规模及原则5.1 项目建设的目标集团协同办公系统与领导决策系统的设计和建设，要紧密围绕集团信息化建设的总体目标，
20、以满足集团整体管理目标实现为基础，根据集团办公自动化和领导决策支持的需求、成型的技术标准设计相应的系统方案。同时，在技术选型上充分考虑可用性、管理性、可靠性、可扩展性、快速维护、服务等方面；选择适合本项目建设目标的信息管理系统。5.2 项目建设规模为满足整个集团（包括集团本部和除XX以外的二级公司）对办公自动化应用的需要，办公自动化系统升级扩容后支持的规模为150200用户。领导决策系统主要满足集团领导的使用需求，设计规模为10用户。5.3 项目建设的原则1. 先进性：采用先进的计算机网络技术和体系结构。2. 易操作性：能满足集团本部及下属二级公司办公自动化和辅助领导决策的需要。系统设计过程还
21、应考虑到易于操作、易于使用、界面友好等问题。3. 开放性：系统具有良好的开放性，采用成熟先进的技术和开发平台，兼顾未来的发展趋势。 4. 标准性：系统的开发符合国际标准、国家标准及行业标准，要求制定开放标准及接口，保证与相关系统的连接。5. 扩展性：系统的设计及建设应满足集团未来可能出现的新业务及网络、硬件的扩展的需要。系统应采用组件化的设计，易于扩充，可动态设置业务流和数据流，可适应集团今后可能由于管理制度、机构设置、业务流程和管理要求发生变化而导致的业务重组，满足集团未来发展的需要。6. 稳定性：系统采用流行、成熟、稳定、先进的操作系统、数据库、网络协议等，保证系统的稳定性。7. 易管理性
22、：系统应有完善灵活的权限管理机制，系统管理员可以根据使用系统的不同角色和用户进行权限分配，日常维护工作简单、易操作，无需高级计算机用户即可进行系统的日常维护工作。8. 可维护性：符合软件工程，能为软件功能的调整提供可行性和便利行。开发应用软件系统要能与以后业务的变动相适应，适应性强，应用软件系统提供简便、规范的开发工具，能通过简单、规范的方式去进行系统新的自定义，业务流程应可自定义，当业务变动时，无需修改系统或只需极少修改即可，能够适应机构设置（人员）变动或业务。9. 规范性：系统开发应严格遵照国家软件工程规范进行，根据开发进度及时提供有关开发文档，包括软件需求说明书、数据要求说明书、系统设计
23、说明书、数据库设计说明书、测试计划、用户手册、模块开发卷宗、测试分析报告、系统维护手册、操作手册、系统安装手册等。10. 高可靠性：系统要求采用双机热备的方式，以便在系统出现问题时，能自动进行切换，并对数据库进行备份；在多个用户并发访问的情况下，系统具有较高的稳定性。11. 高安全性：保障系统资源、数据的高度安全性，防止数据被外界破坏、窃取、篡改，防止系统被技术攻击，具备合理的数据备份。12. 实用性：系统中所有具体操作模块中要求能采用全键盘操作。科学合理地利用现有硬件、软件、网络、数据等资源，降低开发成本。六、项目建设内容6.1 协同办公系统6.1.1 单点登录单一登录技术是一种认证和授权机
24、制，它允许用户只登录到系统上一次，而后授权访问其他连接的系统，无需再进行登录。要求通过管理门户登录到一个Portal系统的过程操作简单：输入用户身份名，然后再输入口令。登陆系统，首先是认证过程，认证发生在系统验证登录的实体（人或程序）是否是与这个用户身份相关的实体时，认证通常通过将口令与用户的ID匹配来实现。由于SSO涉及到对很多访问权限的授权，因此非常重要的一点是保证单一认证过程的安全。确保做到这点的一条途径是用数字“证书”来代替静态的用户ID口令对，如RSA Security公司提供的SecurID卡。这类证书为每次登录生成不同的一次性使用的口令，并且将生成的口令保密地在网络上传输。这使得
25、攻击者实际不可能发现可使用的口令。基于证书的认证还防止绕过SSO直接登录到次级系统的企图。 6.1.2 管理门户协同平台作为系统的数据采集、包装、发布的统一平台，面向前端用户提供最准确、最直接、最有效的系统信息、报表和其他的管理数据作为企业经营决策的关键信息，在各个环节都发挥着重要作用。但是，在一般的ERP系统中报表和其他的一些经营管理数据往往散落在各个专业业务领域，其整理、获取都很不方便，对于企业管理者，更需要在第一时间掌握经营动态和组织变化。各个业务系统均会产生大量报表，其中包括固定报表、合并报表、自定义报表等等，需要一个方便、统一的平台对报表做集中的展现，企业中的不同领域业务人员和管理人
26、员就决定了报表的发布对象是分角色的。报表发布就是要做到不同的报表已不同的形式发布给合适的人。要求真正做到信息的推式生成，减少管理者的系统操作复杂度和时间。6.1.3 个性化门户普通用户进入系统后，可以完全按照自己需要的信息、日常工作的内容来定义自己的系统界面和内容，使得用户可以在最短的时间内找到自己需要在系统里所需的内容和操作。可以说，个性化门户是系统的一张脸，它体现了系统的第一用户体验和印象。同时，通过个性化功能的提供，可以通过实施缩短用户熟悉系统的时间，加快用户上手的过程。个性化门户为每个用户提供自己的界面，实现用户真正的工作台。通过个性化门户，每个用户可以根据自己的角色和工作内容定义自己
27、的工作台面，可以高效的在自己的门户上展开工作。在个性化设置上，提供了如下内容： 设置个人喜欢的颜色方案 设置个人的消息委托 设置个人的布局方案 设置个人的工具栏风格 设置个人的密码6.1.4 搜索引擎管理门户提供自己的全文搜索引擎，可以对管理门户信息和业务信息进行全文搜索。全文搜索提供如下功能： 提供对内容管理的所有内容进行全文搜索，包括附件。 对附件的全文搜索是可扩展的，支持所有编码和格式的附件搜索 全文搜索是受权限过滤的，没有权限的内容不能搜索出来。 搜索引擎作为系统得必备功能存在，有单独的搜索工具，而且也体现在所有流程的和操作的界面中。 搜索功能应支持固定查询、条件查询、自定义搜索、自定
28、义方案搜索。 除了本身的搜索功能，管理门户还应支持客户前端的自由排序查找。6.1.5 知识管理内容管理功能主要是实现知识、信息管理、审批和发布的工作场景。内容管理中，提供了五种角色的人员：投稿者、编辑人员（录入人员、文秘）、分类编辑、审核人员和分类管理人员，如下图：内容管理提供了如下几个方面的功能： 栏目/分类维护功能。用户可以根据实际需要建立相应的栏目和分类，分类的层次不限定。 提供模板功能，用户可建立不同需要的文档模板，模板支持富文本编辑。 提供富文本编辑功能，可以进行图文编辑和表格制作。 文档编辑提供附件功能，可以添加、删除附件，支持在线编辑功能。 提供文档的审核发布功能。用户可以根据自
29、己的需要设定审核工作流程。审核过后的文档才能发布。发布的文档可以废弃。 内容管理提供严格的权限控制功能，对每一个分类可以进行权限控制，并且支持集团型企业的信息发布流程。 提供内容订阅功能，可以维护订阅方案。6.1.6 移动应用没有引入无线应用技术之前，用户的任何操作活动都需要登录应用系统才可以进行，因此当领导出差，则很多的审批流程就被搁置，当公司员工出差在外就不知道自己申请的在办事宜的进展情况。各种各样的情况离开应用系统后就不能进行，极大地影响了企业的工作效率。管理门户的移动商务的应用将有效的解决这些问题，提高企业的办公效率。移动商务模块主要以日常事务的查询、审批、通知三个方面，辅以短信预警通
30、知、短消息中心，打破了时空、地域的界限，让用户随时随地可以处理各种办公事宜，帮助企业创造更高的价值。预警平台：可以对协同平台的业务进行预警设置，当设置的预警条件被触发时，系统会自动发送短信到预警接收人的手机上，以便及时处理。6.1.7 消息中心消息中心是管理门户的工作中心，提供了以消息为中心的工作方式，实现了“事找人”的工作方式，提高日常工作的效率。6.1.8 流程中心流程中心提供了查询流程、定制用户常用流程、流程监控和流程统计分析的功能，为用户提供了以流程为驱动的工作方式，通过流程中心，用户可以方便的跟踪和处理相关的工作流程。同时，通过流程统计分析功能，可以对流程的效率进行统计和分析，从而为
31、用户优化流程和提高流程效率提供数据依据。系统应提供流程分析导航，提供流程统计功能，用户可以对自己处理过的流程进行统计和分析，主管可以对自己部门的流程进行统计和分析，可以按类别的不同状态统计（已处理、未处理、超期、催办）流程的数量和平均处理天数，并且可以查看流程明细；提供流程效率分析功能，可以针对每个流程统计不同流程环节的平均执行时间、最大最小执行时间，并且可以查看相关的流程明细。6.1.9 业务协作业务协作模块主要提供了对日常业务的费用控制过程，同时与财务集成，实现了对费用类业务的完全控制和预算控制。从具体来说，业务协同子系统主要包含了费用申请流程、借款流程和报销流程，同时还扩展了出差申请流程
32、。当然，在业务协作模块中，通过自定义的工作流平台，用户可以扩展任意的行政审批单据。上图描述了整个业务协作的大流程：业务协作通过费用申请流程、借款流程和费用报销流程过来实现对费用类业务的审批和控制，他们包括如下可能的流程：费用申请费用报销财务费用申请借款费用报销财务借款费用报销财务出差（或者其他业务）费用申请费用报销（或者借款费用报销）财务出差（或者其他业务）借款费用报销财务出差（或者其他业务）费用报销财务6.1.10 会议管理对会议的全过程实现智能化管理，适用于集团对于会议进行统一组织、管理的所有会议，并可灵活地通过公告栏、即时消息、手机短信等方式进行通知，使会议计划以快捷的方式传播给与会人员
33、。会议管理的功能包括会议室资源预约，会议计划、会议通知、与会应答、会议纪要： 会议资源：与会议室管理有机结合起来，可实时查看会议室的名称、容纳人数、位置等信息，便于会议时间地点的确定和会议室预订； 会议计划：新建增一个会议计划，登记会议主题、与会时间、主持人、参与人、会议议程等信息。 会议通知：以公告通知、即时消息、手机短信等多种方式进行会议通知。 会议纪要：对正在召开或已经结束的会议，会议组织部门可以形成会议纪要、会议决议等内容，会议组织者及与会人员可以查看会议纪要的内容。 会议查询：一般与会人员可以查询本人参加的会议信息；会议组织者或管理者，可以查询到权限范围内的会议信息。6.1.11 公
34、文管理公文管理以工作流为基础，结合企业的办事、办文及相关管理规范，对需要多个部门、相关领导共同来审批办理某份文件、某项申请进行处理。它既可以处理企业日常的文件收发，也可以完成其它事项的申请或审批工作，处理范围涵盖企业现有的各种文件及事务办理。同时，提供对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便企业主管部门及领导及时掌握执行情况。公文管理流转办结的文档、审批意见等信息，可以自动归入档案模块中存档，供相关人员进行查阅。执行收文登记、办理、查询、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成。 表单字段、格式自定义公文流转的表单格式可以根据不同需要改动，和企业本身传统的日
35、常公文格式相符，以符合日常办公习惯，同时具有表单打印功能。 支持工作流报表的自定义通过工作流报表功能，自定义查询及统计字段，对不同的文件或事务执行情况进行统计，统计出个人或部门的办事记录，以反映各部门工作效率、办事状态。 公文的督办与催办 可发送短消息提醒相关人员阅览文件，也可以提醒当前步骤的处理人尽快处理文件，发出催办督办通知，保证公文的顺利落实。 流程跳转（重定位）功能当流程中的文件由于特殊原因不能流转下去时，可由该流程管理员人工干涉，重新将其定位于某一步骤的功能。 事务委托和移交功能提供了委托人机制，当用户由于出差、休假等原因不能处理工作事务时，可以指定代理人，在委托时间里，所有待处理事
36、务文件将发送到代理人的事务待办箱，从而保证了流程文件的顺利流转。 流程附件版本控制工作文件在流转时，可以拖带多个附件一起流转。对附件的修改过程提供版本控制功能。 手写签名，痕迹保留可保留所有修改痕迹，支持手写签名、电子签章的批示。支持手写签名在内的所有信息原稿打印。 扫描接口提供外接扫描仪接口，需要扫描的文件可以方便的添加到发文附件中。 和档案管理无缝结合工作流事务文件可以进行归档，内容包括文件信息、处理信息、流经步骤、流程信息及附件信息。6.1.12 在线论坛在线论坛为集团的员工提供了一个互动沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，通过员工的互动交流，增强企业凝聚力。根据讨论主题可设
37、置多个论坛区，设置不同的论坛管理员，对该论坛区的话题进行管理。同时具有投票调查的功能，可由发起人选择投票的方式，包括不记名投票的方式，并通过图形直观地反映出员工的人员意见和看法。 多主题讨论系统 多选项投票系统 设定不同的论坛分类：公司论坛、部门论坛、项目论坛、技术论坛、生活论坛等 热点话题收藏、精华贴推荐，焦点关注话题最新回复信息自动提醒等功能。6.1.13 办公物品管理主要对公司的办公易耗品、办公资产进行管理，可以对消耗品的分类定义、采购、领用、损耗、库存等进行管理。 办公用品分类管理 入库登记 定期库存盘点 用品领用管理，可随时查看用品使用情况，可以按不同部门、个人、类别进行统计分析，让
38、管理部门了解用品的使用情况，以便加强成本控制。6.1.14 车辆管理对公司车辆的登记、使用、维护等工作进行科学、有效地管理，帮助企业规范汽车管理，轻松实现车辆调度管理、费用管理、驾驶员的绩效管理。 车辆分类管理 出车及归还登记 车辆报废管理 车辆调拨管理 车辆费用登记及查询6.2 档案管理系统6.2.1 档案管理系统主要需求点1实现多组织、多全宗的档案管理模式，集团本部以及下属机构（包括二级公司）的员工能通过网络查阅利用有关的档案资料数据，包括以往历史档案资料；2有完善的查询权限管理机制和其他安全保障机制，为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用；3档案业务符合国家及省档案馆的档案规范，
39、能实现跟省档案馆数据的对接；4实现协同办公与档案系统的无缝对接，办公系统中产生的电子文档数据自动归档。6.2.2 档案管理系统建设内容1文件管理文件管理主要包括文件登记、文件归档和文件统计。文件登记主要登记外单位及上级单位的来文，同时接收由办公系统流转归档过来的文件。文件归档主要处理办公系统流转过来的文件，确定全宗号、归档年度、保管期限后转入档案管理，成为正式需要保存的档案。2档案管理档案管理模块需要提供各类档案的新增、修改、删除、查询、调整、原文管理、目录报表打印功能。可以对以下类目的档案进行管理：文书档案（传统文书、简化文书）、合同档案、会计档案、基建档案、科研档案、设备档案等，且分为简化
40、归档方式和组卷归档方式两种管理模式。3档案检索档案检索要求将需要检索的档案文件从实体管理体系中查找出来，要提供简单查询、高级查询两种查询方式。通过关键字能模糊查找，也可以通过高级查询组合查询条件进行查询。4鉴定销毁档案管理部门对档案文件的价值作出判断，并对保管期限已满、失去保存价值的档案予以销毁。鉴定销毁包括到期档案鉴定和销毁。到期档案鉴定是指对保管期限到期的档案进行鉴定以确定该份档案是销毁还是继续保存。若是销毁，需要打印销毁清册。5档案报表报表系统提供完整的报表处理功能：报表生成、设计维护、报表打印等，支持两种报表格式：目录报表与统计报表。6系统维护部分是提供给档案管理系统的系统管理员或档案
41、管理员，在档案系统启用之前，对用户权限、档案分类、报表格式设计、档案管理规则等最基础化的数据及参数的设置功能。要求包括三大部分：基础设置、信息门类和权限管理，即对档案门类、辅助字典、档案录入界面、归档、数据权限等进行管理。6.3 领导决策系统6.3.1 建立集中数据仓库1规范下属企业会计科目体系及辅助核算体系要把下属企业财务信息收集到集中的数据仓库，会计科目体系及辅助核算体系的规范是基础，可以根据集团的管理需要规范各下属企业的科目级次及核算明细度，保证后续统计口径的一致性。2规范统一下属企业信息编码及分类要把下属企业的业务信息收集到集中的数据仓库，信息编码需要统一，考虑到跨行业集团的提点，可以
42、采用映射技术统一下属企业的物料编码，使所有下属企业业务数据的统计分析成为可能。3集团层面统一客户及供应商的编码并映射下属企业相关客户或供应商编码关联识别不同下属企业的相同客户或供应商，准确计算每一往来单位的往来情况。4定期收集下属企业业务单据数据根据企业决策及时性的需求，确定下属企业业务明细数据的上报周期，并按时收集下属企业业务单据数据，形成各下属企业历史业务单据数据仓库。5定期收集下属企业会计凭证数据根据企业决策及时性的需求，确定下属企业会计凭证数据的上报周期，并按时收集下属企业会计凭证数据，形成各下属企业历史会计凭证数据仓库。6.3.2 建立全面灵活的决策监控体系如果我司实行集团信息集中管
43、理，把下属单位详细的经营信息（包括业务单据信息及会计凭证信息等）集中到集团数据仓库，这使得集团能进行细致地审计跟踪，并能进行各种财务业务数据查询和分析。本项目建设的领导决策系统将增加对财务数据的查询分析功能，包括提供集团财务数据查询、常用报表的编制与查询，利用成熟的商业分析模型，对企业价值、经营绩效、竞争力等进行分析，包括图形分析、多维分析等。为集团决策层提供在线分析；利用第三方BI系统，提供商业智能分析。提供查询、分析、报表的工具和信息共享的平台。商业智能系统考虑了整个集团领导层的管理需要-它提供一个完备的、集成的决策支持平台，支持信息的发布、分析和各种决策支持。它提高了企业信息的价值，改善
44、了企业的性能，为企业提供了竞争优势，其丰富的功能包括企业报表、分析报表、强大的服务器、特殊的查询、OLAP、分析应用工具等。6.3.3 领导决策系统应用形式展现数据仓库及商业分析平台的重要作用就在于能把企业海量信息“转废化宝”，可以把散落在各下属企业的看似毫无相关的数据整合企业来，为决策层构建不同主题的分析决策模型。通过领导决策系统实现的决策支持系统对不同主题分析的应用形式以下图例所示：图：XX集团决策支持系统1财务主题分析图：集团财务状况2人力资源主题分析图：员工基本情况统计图：集团人员分类汇总分析图：集团月度年龄结构对比表3协同办公主题分析图：流程效率统计图：流程数量统计及执行时间统计4业
45、务运营主题分析七、项目主要技术方案7.1 系统总体设计7.1.1 计算机网络系统设计1集团本部及省内二级公司的网络部署：2集团与XX之间系统互联的网络部署：7.1.2 应用软件总体设计1OA协同办公系统总体设计框架2领导决策系统应用模型7.1.3 主要设备选型清单1数据库选型目前主流的数据库有Oracle、DB2、SQL SERVER、SYBASE、INFORMIX等，推荐使用DB2、SQL Server 、Oracle数据库。l 在IBM OpenPower和P系列服务器上，推荐使用IBM的DB2数据库，数据库和服务器硬件为同一厂家，用户将会获得更多的服务保障和可靠的性能。l 在HP Int
46、egrity服务器上，推荐使用Oracle数据库。l 在PC Server服务器上，推荐使用MS SQL Server数据库2应用服务器选型目前系统产品应用的主流应用服务器产品有:l IBM WebSpherel Kingdee Apusicl BEA WebLogic3硬件配置建议按照本项目的建设规模，实现整个集团在线用户数150-200人，硬件配置建议如下：服务器两台UNIX小型机服务器，一台应用服务器，一台数据库服务器。建议选购IBM P系列服务器或HP Integrity服务器或SUN Fire服务器服务器配置IBM: IBM P 550Q服务器 CPU：4核1.5GHz 内存：8GBHP: HP Interity rx4640 CPU：4*1.5GHz Itanium 2 内存：8GBSUN: Sun Fire 490服务器 CPU：4 * 1.35GHz UltraSPARC IV processors 内存：16GB客户端配置CPU:Intel P4 主