《学工部助理手册说课材料.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《学工部助理手册说课材料.doc（36页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。学工部助理手册-目录第一章团队概况3一历史背景3二团队简介3第二章团队文化4第三章管理制度5一性质5二角色定位5三工作细则5四管理和建设6第四章团队建设7一助理招聘71.招聘概述72.人员招募73.人员录用8二助理培训81.培训概述（目的及作用等）82.培训体系构建83.培训体系管理9三建立优秀团队91.高效的助理团队遵循的原则92.周日助理例会定位9第五章工作规范11一日常工作11二专项工作121.会务122.打电话和接电话133.物品发放134.任务交接和留言本的规范使用145.给老师留言156.会
2、议通知（专人负责）157.安全工作（专人负责）168.电脑的日常管理169.档案整理工作（专人负责）1610.排班（专人负责）1611.助理考核评比（专人负责）1712.复印机使用事项1713.公共杂志登记（专人负责）1714.报刊登记1715.信函、报刊转交1816.做表格（专人负责）1817.升旗通知（专人负责）1918.周末大扫除2019.公文处理2020.废纸整理2021.信件邮寄2022.仓库管理（专人负责）2023.教职工考勤（专人负责）21三学工部助理日工作流程21四假期工作22第六章基本工作信息25第七章工作经验交流28第八章助理风采30附件：中南大学学工部综合办公室助理考核评
3、比制度-第一章团队概况一历史背景中南大学学工部助理团队成立于1997年，是一个致力于协助学工部领导及教师处理日常工作的勤工助学性质的团队。经过十多年的发展，该团队已经建立健全了一套相对完善的工作规范，具备了应对学校日常及突发事件的工作经验，并形成了相当的队伍规模。同时，积极向上的团队精神也激励了各助理在学习和工作中不断进取，培养出了一批又一批品学兼优学生助理。其良好的表现赢得了广大老师的一致好评。二团队简介学工部助理由学工部直接领导，协助学工部老师负责学校的各项学生工作。主要包括德育网络、助学贷款、勤工助学等工作。学生助理作为老师的左右手，为老师工作提供最大的帮助。身为助理，不但要成绩优秀，而
4、且工作能力也要强。自从1997年中南大学学工部助理团队成立以来，涌现出了许多优秀的助理。第二章团队文化年轻、睿智、创新、朝气蓬勃、开拓进取是学工部助理团队的特点，在长期的工作过程中逐渐形成了的学工部助理团队文化。团队文化分为三个层次：第一层是处于核心的精神层。“追求卓越是我们的习惯！”学工部助理在长期的工作实践过程中，养成了做事要追求卓越、追求完美的习惯！追求卓越为全体助理共同遵守和奉行的价值观念和行为准则。第二层是中间的行为和制度层。学工部助理工作规范和日工作流程是在领导和老师的指导下，所形成的学工部助理日常工作标准，它是在“追求卓越是我们的习惯！”这一理念指导下的助理行为和各项管理制度的体
5、现。第三层是外在的物质层。学工部助理岗位属于勤工助学岗位。助理工作不仅给学生提供了一个锻炼能力的舞台，而且也给予贫困学生一定的经济补助。经过十多年的实践，学工部助理团队逐渐形成并提炼了一整套团队文化体系。核心理念：追求卓越用人观：给你一个没有天花板的舞台做事风格：认真、严格、高效、没有任何借口做人风格：平等、信任、欣赏、亲情优秀助理标准：敬业精神、有责任感、富有创新精神、善于沟通、既会工作又会学习第三章管理制度一性质1. 学工部助理是学生工作部领导和老师的助手和参谋，其工作岗位属勤工俭学岗位，其核心任务是全心全意为广大同学服务，协助领导、老师处理日常办公事务，使学工部各项工作得以顺利开展和落实
6、。2. 学生助理是学工部与各学工办、广大学生之间的纽带之一，是广大同学利益的忠实维护者，学生助理力求德、智、体、美全面发展，在广大同学中树立模范带头作用。二角色定位学生助理应做到：“参谋到位、服务主动、协助得力、落实见效”。1. 参谋到位要及时为领导和老师提供有价值的意见和建议，做到“参”而不乱，“谋”而有效，在掌握充分的材料、信息的基础上，做到敢出主意，会出主意，善出主意。2. 服务主动要有超前意识，把大量服务工作做在领导和老师需要之前，并力求在服务中创新。3. 协助得力应顾全大局，从领导和老师的角度出发，与其他部门领导、老师及广大同学相互支持，相互配合，形成合力。落实见效应紧紧围绕领导和老
7、师的工作，在落实上下功夫，不断发现问题，解决问题，严谨、细致地完成各项工作任务。三工作细则1. 树立正确坚定的政治方向和远大的理想，培养集体主义观念和团队合作精神。2. 树立爱岗敬业精神，培养“尊师重道，仁爱好礼”的美德。3. 遵守各项办公制度和管理规则，认真履行工作职责，与领导、老师保持工作上的紧密联系和高度统一。4. 树立良好的职业形象，接待来访者热情主动，有礼有节，做到“门好进、脸好看、事好办”。5. 熟悉日常办公流程和办公技能，电话接听用语专业、标准，待办事宜记录准确，转达到位，刻苦钻研业务，不断提高工作效率和工作质量。6. 树立主人翁责任意识，认真完成老师交待的各项任务，做好值班记录
8、，办事做到“有接待、有落实、有交接、有反馈”。7. 办公室文件、报刊、杂志等的收发、整理、归档做到统一规范，办公室卫生实行“一天一小扫，一周一大扫”。8. 搞好会务，配合老师做好会前的筹备、来宾引导、会中的服务和会后的处理工作。9. 工作开展思路清晰，注重方法，做到具体分工和团体协作的有机结合。贯彻“第一责任人”原则，即一项工作的接受者即为该项工作完成的第一责任人，通过具体实施、分工和协调圆满完成任务。10. 勇于进取，敢于面对工作中出现的问题和困难，培养百折不挠的毅力和自我克制的坚强意志，11. 爱护公物，勤俭节约。维护好各项办公设备，合理分配、使用办公用品，节约用纸、用电、用水等。12.
9、维护安全稳定，办公室做到“人走关门，来者必应”。加强信息收集和反馈，出现突发事件和异常情况，及时报告相关部门和人员。13. 严于律己，宽以待人，保持良好的工作心态。14. 顾全大局，发扬团队合作精神，促进工作协调，相互学习，共同提高。15. 发扬民主，组织经常性集体研讨，开展工作批评和自我批评，达到完善自我，改进工作，增强整体战斗力的目的。16. 坚持工作原则，保守工作秘密。17. 正确处理个人学习和工作关系，做到学习、工作两不误。18. 组织开展丰富的业余集体活动，营造团结、紧张、严肃、活泼的氛围。四管理和建设1. 学工部学生助理在“经济困难、品学兼优”的前提下，按本人申请学院推荐面试选拔试
10、用考察的程序产生，在学工部实行“统一管理，统一调遣”工作模式。2. 实行全天24小时轮流值班，每周末进行卫生大扫除，召开例会，进行工作总结和讨论。3. 制定和实行日常工作管理、工作考勤、分工等具体管理制度，保障工作开展规范、透明、高效。4. 建设“中南大学学工部学生助理在线”，通过网络信息发布和电子邮件，使工作交流和管理便捷化，多样化，同时加强对外交流。5. 通过工作开展、业务测试和培训、经验交流多种途径，提高助理业务水平，保障工作畅通开展。6. 学生助理勤工助学工资以值班时间、例会出勤、工作态度、工作量、完成质量、合作协调水平等综合指标（有侧重点）为考核依据。7. 学生助理试用期为一个月，若
11、考察合格且学生本人愿意则正式聘用，在岗期间如受到学校处分或因表现不好而造成不良影响的，助理工作组视具体情况酌情处理。8. 视具体工作表现，学生助理可在奖学金综合素质测评中按学生干部标准予以加分，表现优秀的学生助理，经考核可推荐参加勤工助学指导中心年度评优。第四章团队建设一助理招聘1、招聘概述招募的目的/作用：学生工作部招聘助理，首先是为了协助学工部领导及教师处理日常工作，提高教师的工作效率；其次，学生助理职位属于勤工助学岗位，不仅可以解决贫困学生实际生活问题，还可以提供一个锻炼的平台，提高学生助理的实际工作能力。招聘流程图人力规划助理职位分析招聘计划计划审批招聘宣传应聘者申请预审、发面试通知初
12、试筛选复试试用录用评估招募选拔2、人员招募(1)招募计划具体内容包括：确定招聘的人数、性别、招聘时间、招聘地点、估算应聘人数、助理申请表的设计、招聘助理工作人员的确定。(2)招募方法a：教师或在职助理举荐。优点：教师或在职助理对应聘者与助理职位都比较了解，所以能举荐较适当的人选。b：校园招聘。优点：选择面广，优秀学生多。注意点：准备充分、尊重同学、不论是否被录用，都应该有反馈信息等。(3)人员选拔a：面试b：情景模拟u 办公文件处理。目的：考察实际操作能力，如：整理文件、电脑实际操作等等。u 无领导小组讨论。目的：考察领导能力、人际交往能力、口才、团队协作能力等。3、人员录用(1)人员录用的原
13、则：平等竞争原则、重工作能力原则、工作动机优先原则。(2)人员录用须注意的问题a：正式录用后，要及时通知录用的应聘者，同时，委婉拒绝未录用者。b：试用期的助理培训工作必不可少，因为他们平时工作关系到学工部助理的形象。c：谨慎录取平时做很多兼职工作并频繁更换工作的同学，以防他们在工作一段时间后，离开助理岗位，造成培训资源的浪费。d：考虑应聘者的性格和道德修养，看其是否能跟其他助理和谐相处。二助理培训1、培训概述（目的及作用等）工欲善其事，必先利其器。助理培训是学工部领导关心助理成长的一种重要方式，是提高助理素质的基本途径。通过培训，不仅可以开发学生助理的潜力，还可以规划学生助理的发展，为其创造一
14、个良好的学习、生活环境。2、培训体系构建助理培训体系包括：培训原则、培训内容、培训周期和方法。（1）培训原则a：要做到学以致用。培训首先要有强烈的针对性，要根据助理的实际情况培训相关的内容，如电脑排版、PPt制作、人际沟通、管理技能、时间管理等。b：培训是助理团队负责人的重要职责，一定要亲自抓。c：要注意个体差异的原则。充分发挥每个助理的特长优势。d：要注意培训效果的反馈与培训结果的强化。反馈的信息越及时、准确，培训的效果就越好。对结果的强化，不仅应在培训结束后马上进行，还应在培训后的工作中对培训的效果给予强化。（2）培训内容a：基本培训项目：日常工作技巧、与教师相处技巧、管理沟通技能、时间管
15、理、文章书写技能、电脑排版、PPt制作等。b：新助理定向培训。定向培训主要涉及的内容是：助理团队文化、团队历史及现状、助理日常工作、助理规范与行为守则等。（3）培训周期及方法助理负责人根据具体情况,对新老助理进行不同的培训,特别重视在每周例会上的培训。3、培训体系管理u 培训需求分析（团队与个人）u 培训准备（内容、师资、会务管理）u 培训实施管理（培训计划、实施培训）u 培训成果评价三建立优秀团队“一群人在一起工作，其效果并不像数学公式112那样简单。两个人协力的结果，可能3倍甚至5倍于一个人和力量。相反如果互相不协作，效果可能是0。也许拥有世界上最优秀的精英，但是如果他们无法在一起工作，就
16、一钱不值。”希尔顿1、高效的助理团队遵循的原则(1) 助理成员多样化。助理是老师的得力助手，由全校各学院的优秀学生组成，需要具备不同技能、知识、专长。(2) 正确选拔助理。有些人不喜欢团队工作，应避免把他们选入助理队伍。更重要的是，应根据技能来确定人选，同时注意技能互补。这里的技能不仅包括计算机能力、写作能力、外语水平，还包括人际交往能力。(3) 加强培训工作。新助理对工作不熟悉，老助理对一些工作细节不注意，这些都影响了团队的有效运作，为此，需要重视培训工作。(4) 重视沟通。为完成共同的目标与任务，团队必须及时沟通、相互合作，因此应当千方百计地促进沟通。(5) 制定行为规则。有效的团队都有明
17、确的准则，明确告诉团队成员允许做什么、禁止做什么，因此必须事先制定详细、具体的行为规则。2、周日助理例会定位每周日下午3：30是助理例会时间，我们会根据不同时期的要求对例会进行不同的定位。u 以解决问题为核心的头脑风暴会：把遇到的困难分类整理，并利用周期性的工作例会有选择的提出来，利用大家的智慧，集体参与、群策群力，通过头脑风暴共同寻找解决的思路和方法，往往能起到意想不到的效果，既活跃了气氛、提高了助理参与的积极性，又能确实有效的解决问题。u 成功经验分享会：选择在工作中某些方面表现比较突出的助理就自己做的比较成功的方面在会上介绍、与大家分享探讨；这既是对优秀的助理予以肯定，又能使得其他的助理
18、得到启示。同时工作也需要不断的了解和总结，而工作例会无疑是可以充分利用的一个交流信息的平台。u 新成员沟通会：对新加入助理团队的成员，采取例会的形式与他们沟通交流也是最佳的方式和手段。u 技能培训提升会：提升积极性靠激励，提高工作能力靠培训，根据助理的自身情况，利用例会拟订一个简单而持续的培训课题，邀请有专长的助理或专家讲解能够及时和有效的提升团队的水平。不但使大家参与例会的积极性增加，解决问题的能力增强，也有利于良好氛围的形成和助理之间的感情交流。u 情感交流会：除了正常的工作交流外，组织一些有益于身心健康和同事之间感情交流的文体娱乐活动，让平时紧张工作的助理们有一个放松身心的机会，不但有利
19、于提高工作效率，也给大家一个轻松交流、增加感情的机会。第五章工作规范一日常工作1. 任务交接记录要详细，作为第一责任人要将任务负责到底。2. 完成任务交接本上的工作后，一定要打“”并标注完成情况，并且签上自己的姓名和日期。3. 任务交接时，必须在任务交接本上详细记录，并辅以口头交接。4. 发给各科室和二级单位的文件一定要备份，电子稿放在助理电脑及张老师电脑相应文件夹内，纸质稿也要存放于相应文件夹。5. 严禁在办公室玩游戏和干任何与工作无关的个人事情。6. 218办公室24小时值班，任何时候不能无人。7. 熟悉学工网、校园网等网站及一办、二办、三办、新闻中心等学校办公部门。8. 领取杂志后交给负
20、责杂志收发的专职助理，不要把登记本带上来。9. 打印机旁的废纸要及时整理；注意节约纸张，双面使用。节约用电，晚班注意关闭电脑、电灯、空调和饮水机电源。10. 办公室来客人，要视情况主动给客人倒茶水。陌生人来到学工部，要礼貌待人，主动问候。接待学工部以外的老师，一定要做到热情、周到，树立学工部的良好形象。11. 部里各老师的手机号码后四位、办公室电话号码要熟记，熟悉各位老师的家庭地址。12. 要特别注意办公室工作的保密性，不允许携带文件回寝室。13. 周末例会不准请假。助理无特殊情况连续三次不参加例会劝退。14. 节假日要为老师们送祝福，如元旦、新年、三八妇女节、教师节、圣诞节等。15. 手提电
21、脑、数码相机等贵重物品外借时，一定要做好详细登记，收回送还的物品要仔细检查并做好登记。16. 文件存档时一定要以文件标题全名命名，存在老师对应的文件夹内，不得留在桌面，必须在自己的文件夹里留一个备份。17. 原则上不能使用各部长的电脑，也严禁在老师电脑上下载、安装程序。18. 周末大扫除时，将笔筒清理一次，及时添加各种办公用品。每隔两周用酒精清洗电脑键盘、电话。19. 下班时间，无紧急情况，不要随意拨打老师手机。20. 有不懂的问题，虚心向老助理学习，不要因为小事打扰老师。21. 陌生人询问学工系统老师的电话时，尽量不要告之，根据情况，婉言拒绝。22. 不能随意使用办公室电话，禁止打私人长途电
22、话，发现一次将严肃处理。23. 确保每个办公室有中性笔、铅笔、圆珠笔、计算器、订书机和卷纸，一次性水杯、茶叶等常用的办公用具，晚班助理每晚清点一次。24. 助理u盘、电子邮箱一周清理一次，在218电脑助理盘中备份。25. 有意识地加强写作、电脑操作、制作课件的能力。26. 学会正确接打电话，做到有礼有节、不卑不亢。27. 如果某位老师要复印大量的文件，需要向张老师请示，并作好记录。28. 在客人离开办公室之后，一定要及时清理茶水和桌面。29. 办公用品用完后，一定要放回原处，养成良好的习惯。30. 特殊情况需要换班时，要确定好换班人，提前和同班助理说明情况，并于值班前再次提醒换班人，切勿在值班
23、表上改动。31. 换班累计4人次，4人全部按工作失误论处。32. 报纸领取要及时，收取挂号信、汇款单、特快邮件等，要详细登记签收。33. 218办公室打来的电话，在任何情况下都要接听。34. 接传真时，一定要问清楚传真要转给哪位老师、有几页纸，对方的单位，并且做好记录。35. 完成老师交代的任务后，一定要回复老师；如果老师不在，一定要留言；注意礼貌留言，如在留言条上写上简单的祝福语等；如果是外出办事，完成后，则可以发短信回复老师。36. 加强时间观念，不迟到早退（参照上班时间表）。37. 要熟悉学工部仓库中的物品种类及摆放位置，不能私自进出仓库。38. 老师订盒饭一般要老师自己签单，如果需要代
24、签，一定要写上所代老师姓名，附上加班原因。39. 助理私人物品如书包、雨伞等统一放在指定地点。40. 进出214会议室后门时，一定要关门，保证办公室财产安全。41. 要熟练操作复印机、打印机、投影仪、传真机、数码相机等常用办公设备，并学会排除基本故障。部长或老师没在办公室时，严禁私自开启其办公室。如有外人来找，在了解具体情况后，请客人在相应办公室（部长或老师吩咐）、218办公室（等待时间短）或214会议室（等待时间长）等待，并根据实际情况倒好茶水。二专项工作1、会务（1）会前准备接班之后看一下会议表，如果214有会，就需要做相应准备。a、前1小时把门窗打开通风，看天气情况提前20分钟打开空调。
25、准备开水、茶叶、水杯。若会议时间较长，还需准备杯套。b、如会议需要签到，应提前将“会议签到本”和签字笔放在会议桌上。c、与会人陆续到达时，请他们在会议签到表上签名，待其坐定后将茶水递给客人，最后用托盘将茶水递给还没有茶水的客人；若与会人中有学工部的老师，用他们个人的茶杯泡好茶拿到会议室。d、如有会议资料需要发放的，务必做好登记，以免漏发或重发，并写上经办人姓名；（2）会务工作尽量保持会议室外部的安静，保证会议的正常进行。a、回收会议签到本，检查是否有漏签、错签，并统计未到会人员，询问老师是否需要再次通知。b、进出会议室时做到无声，以防影响会议的进行。c、会议进行中无紧急事件，勿打扰参会人员，如
26、有特殊情况，轻轻走到老师身边小声询问老师意见。d、夏天15分钟加一次茶水，冬天20分钟加一次。添茶前先用茶壶冲泡好茶水，再依次加给客人。添茶时需示意客人，以防烫到客人，做到适时、礼貌。（3）会议结束会议结束后，待与会者离开会场，尽快清理会场。a、开窗通风透气、关空调b、清理水杯、烟灰缸、果盘、茶盘c、把桌椅摆放整齐、清洁地面d、回收投影仪、笔记本电脑、音响等仪器e、如有客人遗留物品，妥善保管于218，并与客人取得联系（4）特殊会议如有重要会议，询问老师是否需要购买水果，如需要，问清楚大概会有多少人参加会议，需要些什么水果（以简单、方便食用、口感好等为选择依据）。a、订制水果：根据与会人数定需要
27、水果数量，并确定水果能够按时到达学工部、早上会议：前一天晚上订制好所需水果放到214，一些时鲜水果可预定好后叫人会议当天早上送至办公室。、下午会议：可当天上午订制，同上。b、准备水果：苹果，橙子等成个水果，应清洗干净并切成小块装盘；小番茄，葡萄等，应清洗干净并把枝叶去掉，装盘；香蕉，桔子等可剥皮水果，可直接装盘；西瓜等大个水果，应切成三角形小块装盘；装盘注意摆放整齐、美观，如需要还应在旁边放上抽取式纸巾。c、如需留会议资料的，取218相机照了相片后，需马上存入电脑，以防数据丢失。2、打电话和接电话（1）打电话a、打电话一般以不影响老师的正常休息为前提（特殊情况除外），时间以上午9：00至11：
28、00、下午3：00至5：00、晚上8：00至9：00为宜。上班时间尽量拨打老师办公室电话，休息时间则拨打老师手机或家里电话。b、拨打部外老师办公室电话时要说：“喂，老师您好，我是学工部助理，有一件事情需要通知，请问您贵姓”，问清楚姓名后在相应的登记表上进行登记。拨打手机时要说：“喂，您好，请问是XXX老师吗？我是学工部助理，有一件事情需要通知”。c、打电话给部内老师时要说：“喂，XXX老师您好，我是学工部助理XXX，有一件事情需要通知”，然后在相应的登记表上进行登记。（2）接电话a、接电话要等铃声响大约两到三声后接电话，说“您好，学工部.”；若是学工部内部的号码，要直接说“x部长(老师）您好”
29、；若是省外或市外电话，要说“您好，中南大学学工部”。b、接电话时要尽可能多地获取信息，以便于问题的下一步处理。如果有不敢肯定回答的问题，就请他（她）找相应的负责老师，告之其办公室电话，将来电人的姓名、单位、事情等登记清楚，及时转告相关老师。不能随意泄漏部长或老师的私人信息，若有人以不正当理由询问时应婉言拒绝。注意：1、接打电话时语言要简洁明了，注意使用“您好”、“谢谢”、“再见”等礼貌用语。2、未经老师允许，学生助理不能随意使用办公室电话，禁止打私人电话，发现一次将严肃处理。3、物品发放（1）二级学院物品发放a、有物品需要发放到各二级学院时，应事先清点物品数量，做到合理分配，心中有数。数量较多
30、时应注意分时发放，将所发物品打包并标记学院名称及应发数量，以提高效率。填写二级学院物品领取登记表的表头。b打电话通知学工办老师前来领取，通知时要说明物品、数量、领取时间段、是否需要由老师亲自领取及其他注意事项，并在二级学院物品领取登记表中登记接电人。c、发放物品时务必使领取人当场清点物品数量，确认无误后在二级学院物品发放登记表中签字（尽量由老师签字）。注意：若在二级学院副书记会议或学工办主任会议中发放物品时，请在二级学院会议通知签到表中的备注栏做好备注。（2）部内物品发放a、如物品需要发放到部内各部门时，问清发放对象，在学工部内部文件发放登记表中做好登记，将所发物品送至老师办公室，说明注意事项
31、，待老师确认无误后请其在登记表中签字。b、如物品需要发放给部内各位老师时，先认真填写好学工部职工物品收发登记表，将所发物品送至老师办公室，说明注意事项，待老师确认无误后请其在登记表中签字。4、任务交接和留言本的规范使用（1）值班助理必须在任务交接本上写下值班时间、值班人姓名以及自己值班过程中所做的的工作，必要的需详细写明，把需继续完成的工作给下一班助理留言，在交接班时，两班助理就工作进行书面交接和口头交接。接班后应及时翻看前几页的值班记录、留言以及公共留言。（2）在工作中，严格贯彻“第一责任人”制度。对于需要交接的工作，接到任务的第一位助理需要密切关注任务的进展情况并督促完成。当留言的任务已完
32、成时，完成的助理需要在留言处打钩，并标注完成人和时间；若任务仍未完成，则需要打钩，并标注进展情况、完成人和时间，继续给下一班助理留言，直到任务完成为止。在任务完成过程中要及时向老师和第一责任人报告进展情况。（3）对于那些需要全体助理知道的注意事项和工作，则要在任务交接本后面的公共留言处规范留言，详细说明注意事项和工作的具体内容，标注留言人和时间。各助理必须在一周内查看公共留言，看后签名，并将内容谨记于心。（4）在写值班记录、任务交接留言及公共留言时，语言要简洁明了,字迹清晰。各助理在做打钩等标记时最好选用不同颜色的笔，以便于查看。（5）将常用电话号码表格附于留言本后面，及时更改、完善，并就相应
33、信息写好留言。5、给老师留言（1）老师分配的任务，无论完成或是未完成，都要将相关情况向交待任务的老师汇报，可发短信或写纸条留言；（2）留言具体格式为先写“尊敬的x老师，”，末尾写“祝工作顺利，心情愉快”等祝语，并在结尾署名。6、会议通知（专人负责）（1）每周会议表的使用a、每周日下午在中南大学信息港下载并打印“每周会议表”。b、查看周一上午学工部老师的会议，如有则周日晚上通知老师。c、将黑板上上周的会议表取下，保存在218办公室7号柜的“每周会议安排表”文件夹中。同时擦净黑板，画好表格，为下周书写会议安排作好准备。d、周一早上将会议表拿给喻部长阅示，待喻部长做出批示后将会议表贴到218门口黑板
34、上，并复印一份放于张苍云老师桌上的“每周会议”文件夹内。e、将需要参加的会议写在黑板上。（2）处级干部例会的通知事项a、每周日晚8点左右请示喻部长是否召开“处级干部例会”和开会的时间、地点(一般情况下为8:30于214会议室)。b、若召开会议则通知所有的处级干部，并在“学工部处级干部例会通知签到表”上作好相应的登记。c、最好打电话通知本人，如遇特殊情况则发短信通知。d、无论是否召开处级干部例会都要将情况报告给张国栋老师。若喻部长出差则提前请示张国栋老师。e、例会召开前要将签到本、茶水等准备好，老师到场签到后，将签到本拿给喻部长过目。（3）日常会议的通知a、本着“尽早通知，提前提醒”的原则把会议
35、通知到位。b、提前半天当面提醒老师参加会议，并于中午（当日下午的会议）或晚上（次日上午的会议）发信息再次提醒。c、若有临时会议，则按具体情况通知，将会议情况书写在黑板上，同时留言给负责会议通知的助理。d、通知“学工部职工会议”或“学工系统会议”要使用相应的通知登记表进行通知，规范详细地记录。e、若在214会议室召开会议要在“214会议室使用登记表”上作好登f、召开各二级学院副书记会议时按照“中南大学学工系统常用电话联系表”上纪录的号码联系各院第一位老师。基础教育学院要同时通知张金学，赵平两位老师。7、安全工作（专人负责）（1）平时，要注意收集部务例会和副书记会议等会议上关于安全工作的内容，学校
36、下发的关于安全工作的文件，学工部举行的安全培训和安全教育等活动的资料，以及假期（如元旦、五一、暑假、十一、寒假）安全各项工作的资料（包括纸质材料和电子稿），并在安全工作记录本上相应位置作好记录。督促晚班值班助理填写防火巡查记录本。（2）在老师的指导下，做好每年学工部安全工作先进单位的申报工作以及年度安全工作的档案整理工作。8、电脑的日常管理（1）重要文档一定要存在张老师电脑中相应的文件夹中，并在自己的文件夹内也备份一份，且存的文档一定要以其标题命名；（2）助理U盘、邮箱每周清空一次，清空内容放在助理电脑F盘的每周助理U盘清理文件夹内；（3）严禁把各类文件存在电脑桌面上。9、档案整理工作（专人负
37、责）（1）根据学校机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的要求，在老师的指导下，做好学工部年度档案整理工作，时间大体为每年3-5月份。（2）每年的归档工作分为学校归档（分为文件归档和电子归档）和学工部内部归档（无电子归档），具体工作程序主要包括：文件分类、排序贴纸扫描（电子归档用）文件盖章及完善分类编码拆钉装订成册（附备考表）输机填写档案移交目录表。10、排班（专人负责）（1）各位助理要在周六晚上之前将自己的排班要求写在学工部助理排班留言本上；（2）排班助理在排班时要参照各位助理的课表及本周排班要求（3）排班时要兼顾男女搭配、新老搭配（4）每位助理的班数要尽量一致，时间段要平均分配，尽量做到每
38、位助理各个时间段的班都涉及到（5）排班时要注意尽量连续，尽量不要出现助理某天间断值两个班的情况（6）应值班期间不可以请假，尽量不要换班；如有特殊情况必须换班，注意不能出现四人次换班，不可以旷班，正式助理和实习助理之间不可以换班（7）排班助理需将每周排班表打印，更换张苍云老师、助理桌上的排班表，并将各周排班表存底11、助理考核评比（专人负责）（1）根据中南大学学工部综合办公室助理考核评比制度，在“公平、公正、公开”原则的指导下，对各助理的工作情况进行考评，考核内容主要有每周例会出勤率、发言情况、记录情况；工作积极性高低、所完成的任务质量等日常表现；定期能力测试成绩；专项工作完成情况等，依照考核总
39、评分的高低评价助理的工作质量。（2）考核评比结果作为评选优秀学生助理以及续聘、解聘等的依据。12、复印机使用事项（1）不要让类似硬币、回形针或图钉之类的金属，掉入到复印机内，不要在复印机上面板上放置太重的物品；不要让灰尘和水进到复印机中。（2）操作复印机动作要轻，严禁猛烈碰撞机器。（3）不得泄露复印机使用密码，以免造成工作不便。（4）在没有接到老师许可下不能给学工部之外人员复印，可告之去其他地方复印，但不要指明具体地点。（5）复印完毕后记得关闭灯、换气扇、门，禁止非学工部人员进入小隔间。（6）打印废弃的纸张不要随意丢弃，放于指定的纸箱内。（7）帮助老师复印的一些重要文件时，不要随意查看，更不要
40、泄露任何信息。（8）时间允许的情况下帮老师把文件装订好。（9）复印机出现故障要请有经验的人修理，严禁私自拆看机器。13、公共杂志登记（专人负责）（1）当期公共杂志借阅：公共杂志收取后由专项工作负责人在外边小黑板上的杂志借阅登记薄做好登记；借出与返还由值班助理在相应的表格上做好登记，内容包括借阅人、借阅时间等相关事项；尤其杂志归还后要及时做好登记，并留言跟专项工作负责人；专项工作负责人每周清理杂志借阅登记薄；（2）过期公共杂志借阅：非当月公共杂志借阅需告知专项工作负责人，由负责人从公共过期杂志存放柜中取出，并在学工部杂志借阅登记表中做好登记；14、报刊登记及整理（1）领取时间：报纸杂志每天分两次
41、领取，分别为上午十点半和下午四点半；（2）领取登记：领取报纸时，要当场清点清楚，确认无误后在信箱中的杂志发放登记本中签字，并做好分类，相关老师的报刊和公共报刊要分类收好，做好登记；（3）等级细则：要转交的杂志和报纸，在学工部报纸杂志登记表中做好登记；（4）送交登记：部内老师的杂志直接送到老师办公桌上，其他老师的杂志的信件则需登记并电话通知领取，且让领取人签字；公共杂志注意收取后放到助理桌左手边第二个抽屉中，并留言给专项负责人，做好信息的及时有效沟通，相关负责人每周清理一次，做好杂志的归档工作；（5）报刊柜清理a、清理频率:报刊柜由专项工作负责人每周清理一次；b、清理细则：每周报纸清回报刊柜，包
42、在外边的为当周的报纸，依次类推;c、报纸保留期限：报纸统一保留一年（报刊柜内保留一个月，其余送至仓库保存），过期报纸交由财务管理助理统一处理；d、杂志保留期限：杂志保留时间一般为一年，一年期后的杂志由专项工作负责人斟酌处理，一般交由财务管理助理统一处理。15、信函、报刊转交（1）从收发室取回信函后，在收发转交登记文件夹中的信函转交登记表中做好登记，部内老师的信函需在老师在室时交予老师并请老师在信函转交登记表中签字。心理咨询中心的信件一般等马晓虹老师来办公室时转交，若为挂号和快递则打电话通知老师领取。领取前信件收藏在收发转交登记文件夹中，领取时请老师或代领人签字。注意：挂号信登记时要注意记录号码
43、，挂号信和快递等重要信件登记应落实到位，若需转交或退回，要在登记表中做好相应记录。（2）从收发室取回报刊后，部内报纸放于218办公室张老师办公桌上，私人报刊则在收发转交登记文件夹中的杂志转交登记表中做好登记，放于该老师办公桌上即可。16、做表格（专人负责）（1）张老师常用表格a、“立言厅使用安排表”（a）由专人负责，及时制作各月份的安排表（b）表格放于张苍云老师位置旁白色小盒第四层b、中南大学学生工作部214会议室安排表（a）由专人负责，于每周日制作下周的安排表，制作时注意更改日期、周数。（b）表格放于张老师每周会议表文件夹中c、每周待办事项统计表（a）由专人负责，与每周日制作本周的统计表，制
44、作时注意更改日期、周数。（b）表格放于张苍云老师待处理文件夹内d、助理申请表（a）此表格已有模板，注意检查使用情况，及时复印添加（b）表格放于张苍云老师学工部学生助理申请书文件夹内（2）助理常用表格a、学工部会议通知签到表文件夹（a）文件夹内包含学工部部务例会通知签到表、学工部职工会议通知签到表、副处级以上干部会议通知签到表（b）会议通知时，注意表格底下标注，并登记清楚时间、会议内容、负责助理、督办老师、会议内容、发放文件等内容b、学工部物品文件发放登记表文件夹（a）文件夹内包含部务会议纪要发放登记表、内部文件发放登记表、职工文件收发登记表（b）发放文件时，登记清楚时间、负责助理、文件内容、领
45、取人签字等c、级学院会议通知签到表文件夹（a）文件夹内包含二级学院副书记会议通知签到表、二级学院学工办会议通知签到表、心里专干会议通知签到（b）会议通知时，注意表格底下标注，如副书记会议基础教育学院要通知两个人（c）登记清楚时间、会议内容、负责助理、督办老师、发放文件等内容d、二级学院物品文件收发登记表文件夹（a）文件夹内包含二级学院物品文件收发登记表（b）发放文件时，由领取人在登记表中签字e、收发转交登记文件夹（a）文件夹内包含学工部信函转交登记表、学工部报纸杂志登记表（b）信函登记时注意登记清楚相关项，尤其挂号信快递等要在备注栏内填写编码，转交时重要信件一定要领取人签字（c）领取到报纸杂志
46、时，各老师的私人报刊登记之后及时送到相关老师那，办室杂志要给专项负责人留言f、外借登记文件夹（a）文件夹内包含学工部物品外借登记表、学工部文件借阅登记表、学工部杂志借阅登记表（b）学工部物品除部内部门一般情况下不外借，在借出时需要对方提供借条，并在学工部物品外借登记表中详细登记数量、借出人姓名、所属单位、联系方式、预计归还时间等，在预计归还时间到期时查看归还情况，并在归还时检查物品是否完好。g、系方式文件夹（a）文件夹包含学工系统常用电话号码联系表、学生助理联系方式、任务交接本后常用电话、助理办公桌上的常用电话（b）表格要做到及时更新。如“学工系统联系表”于每学年开学时更新，发邮件或打电话到各机关单位核实。更新后把新表发给学工部每位老师。h、席位牌文件夹（a）文件夹内包含了新旧席位牌及特殊席位牌的模板，制作时使用相应的模板更改模版名字直接打印i、常用表格文件夹（a）文件内包含了学工部常用表格、助理专项工作表格等，如例会缺席情况登记表、二级学院学生返校情况登记表j、用文档文件夹（a）件夹