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1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。企业特殊载体档案现代化管理研究-企业特殊载体档案现代化管理研究山东省档案学会2009年3月2日摘要：随着现代科技的高速发展，企业形成了大量有别于纸质档案的特殊载体档案，包括光盘、磁带、磁盘，缩微胶卷、胶片，录音带、录像带等新型载体和不断积累的奖杯、锦旗、礼品、印章等实物档案，这些特殊载体档案种类多，数量增长快。然而，特殊载体档案管理，理论与实践脱节，法规与执行脱节，档案法规落后于档案工作实践的状况比较严重。本文在四大企业调查的基础上，对不同载体、不同存储介质的档案进行了分析、研究，提出了具体管理办法、管
2、理规范。希望本课题的研究能对解决企业档案管理的规范化、现代化有所帮助。关键词：企业特殊载体档案现代化管理随着现代科技的高速发展，档案载体发生了重大变化。在企业，特别是代表先进生产力发展水平的国有大企业，传统的纸质档案已渐被各种特殊载体档案所取代，形成了纸质档案与特殊载体档案多元化的档案新“家族”。企业特殊载体档案种类繁多，数量急剧上升，记录内容丰富，利用价值高，已成为当代档案管理的重要组成部分。以管理传统纸质档案理念形成的档案法规，已不适应以特殊载体档案为主体的当代档案的管理，认真研究各种载体档案的特点，完善管理制度，提高科学管理水平，更好的为企业各项工作服务，已成为摆在企业档案工作者面前的一
3、个重要课题。一、特殊载体档案管理应“自立门户”随着特殊载体档案的日益增多，现行档案管理制度、分类体系和整理方法，已经难以适应现实档案管理的需要，严重影响到特殊载体档案的归档和保存。当前，绝大多数企业对纸质档案的分类管理，已走上规范化道路，而声像、奖杯、光盘、磁盘等特殊载体档案的分类却五花八门，互不统一。电子文件的形成和归档缺乏统一的程序，已经归档的电子文件没有统一的分类和管理方法，甚至在排列归档的电子文件时采用的是“没有排列方法的排列方法”。迫切需要我们应总结各企业已有的经验，妥善解决载体档案的分类管理问题。对于特殊载体档案的分类，1985年制定的中国档案分类法并没有专门提到。也就是说，在理论
4、上，被誉为“集时代智慧大成”的中同档案分类法适用于各种类型、载体的档案。在具体使用上，中国档案分类法的编制者提供了较大的灵活性，既可用于档案的分类标引和组织档案的分类目录，也可以对专门档案进行实体的分类整理和排架。工业企业档案分类试行规则(1991年7月4日国家档案局发布)则明文规定：“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管，其他则不作统一规定。”由于纸质档案内容与载体的不可分离性，在实际工作当中，分类标引和组织档案的分类目录与档案实体的分
5、类整理和排架体系保持了高度一致以方便原件的获得。在过去相当一段时间里，对特殊载体档案采取的方法是让它实存名亡，就是在分类方案中没有特殊载体类的地位，把特殊载体档案按内容分别归入到相应的类别之中。但为了便于保管，特殊载体如照片、录音、录像等实体又不放人相应的类里，只在这些类的相应位置上指出该照片等的实际保管位置。随着扫描缩微等处理形式在档案部门的应用，使人们产生了电子档案不过是纸质档案的复制品，或者是备份等认识。使我们自然而然容易将电子档案与特殊载体档案归并成一类，视为同等事物。但是深入仔细的分析之后不难发现。电子档案与特殊载体档案既有相同的地方，又存在明显的差异。特殊载体档案是一个意义广泛的大
6、概念，电子文件应该属于特殊载体档案这一大类。但在档案分类的问题上它还应该按照载体的特征进行细分。例如，缩微、照片等特殊载体档案内容与载体的可分离度小，而声音、录像等磁性载体档案的内容与载体的可分离度大。它们之间就存在着保管方式的差异。从广义的范畴来考察，电子文件属于特殊载体档案，但对特殊载体档案的分类应该对各类特殊载体再进行子划分，无论是档案的分类标引还是分类整理。可以用于档案检索的档案分类标引语言及其方法并不一定适合电子档案的整理，这是从这些年特殊载体档案管理的实践中得出的认识。电子文件的存储结构不像纸质档案那样是直观的，电子文件的实体只能用它的文件名或者文件夹名、数据库名、光盘或磁盘的标签
7、甚至是URL地址来顶替，对它的实体控制只有对脱机保存的光盘、磁盘和磁带等进行管理。电子文件采用电子文件编号的做法比较普遍，它一般是各单位赋予每份电子文件的代码，如发文登记号、收文登记号，并且容易在电子文件形成的那一刻同步形成著录信息或元数据，从而在电子文件之间建立有机的联系。通过上述分析比较，我们不难看出，把特殊载体档案糅合到纸质档案的分类体系中，有些情形是可取的，而有些情形则是不可取。如果说在档案工作信息化的初期把电子文件糅合在特殊载体档案中一起进行分类还能够凑合的话，到了特殊载体档案、电子文件数量增加到相当规模的时候，就应该有相对独立的分类体系和管理方法了。特殊载体档案和电子文件的迅速增加
8、，光盘将成为今后档案保管的重要组成部分，将会打破企业纸质档案一统天下的局面。不能继续把电子档案等特殊载体档案糅合到十大类纸质档案分类体系中，而应当让其“自立门户”。二、特殊载体档案管理面对的挑战新型载体档案具有记录速度快、范围广、密度高，形式多，且易于检索、拷贝、传播，很快被社会各领域和企业广泛应用，大有取代纸质载体档案的趋势。但是，新型载体档案也存在生命周期短，类型多，成分复杂和所载信息真伪难以分辨等弱点，对档案管理提出新的挑战。（一）特殊载体档案种类多经调查统计，相对传统纸质载体档案而言，特殊载体档案有以下种类。1、磁带档案磁带按使用需要不同，可细分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带
9、等四类。录音、录像磁带是用于记录音频、视频信号，数字磁带主要用于电子计算机及数字计算和传输，仪用磁带多被企业作为记录和重放物体的温度、电磁场等工具。2、磁盘档案磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。软磁盘因其最大容量有限，传输速度较慢，无法适应人们对移动存储的要求，目前这种介质逐渐被淘汰。硬磁盘主要包括活动硬盘、移动硬盘、闪存盘、存储卡。它们大多以小型的硬磁盘作为记录介质，已成为存储档案文件的重要设备。移动硬盘是目前较为流行的移动存储设备，它汲取了固定硬盘的技术特点，具有安装简单、轻巧便携、超大容量、稳定安全、存取快捷等优点，技术比较成熟，其更大优点在于其存储数据的安全可靠。所以现在企业的财务数据、人
10、事数据多以移动硬盘作为备份归档。3、胶片档案胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上，胶片用于档案存储的优点是：存储密度大、规格统一、记录准确、保存寿命长、成本低、具有法律效力等。其缺点突出表现在利用不方便，检索慢、效率低、输出费时。企业现存胶片档案的主体是由银盐感光材料形成的缩微胶片和普通照相底片、幻灯片等。4、光盘档案光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。阅读时，不同熔坑对激光束产生不同的反射，还原信息内容。光盘档案按读写功能分为只读式光盘、一次性写入式光盘、可重写式光盘；按记录介质分为磁性介质光
11、盘档案、非磁性介质光盘档案；按品种分为激光视盘（LD）、激光数字音频光盘（CD）、只读光盘（CD-ROM）、视频小型光盘（VCD）、高密度数字光盘（DVD）等等。光盘作为一种新型的档案载体,以其记录密度高、存储容量大、保存寿命长、稳定可靠、数据传递快、保管空间小、检索和传播便捷等优点,备受人们的青睐，更成为企业记录信息的首选载体。大量的文件、软件系统开发、影像纪录、数据备份，甚至将以往录音带、录像带都转录成光盘存储。光盘的应用将大大加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理。5、照片档案（1）普通照片普通照片是企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、
12、照片及文字说明构成。（2）数码照片数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片与传统照片相比，具有很多优势。除突出表现在成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还有以下特点：一是存储久，质量不变。数码照片只要存到计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。二是连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、编辑、处理，还可以与打印机、刻录机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展应用范围
13、。目前，传统照片与数码照片还可以互相转换。传统照片经扫描可转成数码照片。同样，数码照片既可以冲印成纸质照片，也可以生成底片,有利于档案信息的数字化管理。所以，具有较强的生命力。6、实物档案（1）荣誉类是指企业在生产、建设、经营及精神文明建设中，获得的上级或认证机构颁发的有保存价值的锦旗、奖杯、奖牌、奖状、证书、奖章、勋章等。（2）礼品类是指企业在举行重大活动或外事交流交往中，上级部门、兄弟单位、友好人士馈赠给企业或企业领导人具有纪念意义和保存价值的艺术品、工艺品等。（3）印章类印章档案是指企业在生产、经营等活动中形成和使用过的，已失去现行效用，又有保存价值的印章、印模等。（二）特殊载体档案保管
14、要求高1、载体质地脆弱新型载体档案成分复杂，多数易损坏、变质，保存年限低于纸张。如磁性载体档案的平均寿命在1020年，感光材料的平均寿命在100年左右。因此，保管新型载体档案的条件要比纸张高，需要有专门的库房和装具保管。2、信息形式多样化除了文字、数字外，承载档案信息的媒体还包括声音、静止图像、活动图像等多种形式。尤其是多媒体技术的出现，使以上各种信息媒体集成在同一文件中成为可能。3、信息不能直接利用新型载体档案阅读需要借助专门工具。比如磁盘上的文件要在一定的软硬件条件下，才能读出数据信息；录音、录像磁带放置于录音机、录像机中，才能播放；缩微胶片要通过阅读器才能为人眼所识别；底片洗印成照片才会
15、清晰可见。4、信息的易改性纸质档案难以更改。而新型载体档案信息与载体结合的紧密程度则远不及纸张，档案信息大多易于更改，且不留痕迹，加大了对其管理的难度。5、档案制作和信息传播费用高新型载体档案制作、记录、传播信息过程中的技术含量高，档案管理需要一定的经费投入。6、信息记录技术之间相互依存、彼此渗透随着计算机技术向其它技术领域的拓展，声像录制技术也成为数字编码技术的领地，出现了CD、VCD、DVD等，这些档案都可以在计算机上转换为原来的声音、图像。（三）特殊载体档案管理现状堪忧当前，胶质载体、磁性载体、激光物质载体已在档案载体形式中占有不可忽视的地位。电子档案以人们无法想象的速度进入人们社会生活
16、的各个方面。但新型载体档案的归档增长速度并不快。究其原因：主要是对新型载体档案的归档意识不浓；没有成熟的管理经验和办法；没有制度约束。人们对新型载体物质的安全、管理、保护和耐久性的认识仍处在探索阶段。近年来，光盘已成为信息存储的主要载体。光盘技术咄咄逼人的发展气势，加速了提升档案管理现代化进程。然而，国内档案界如火如荼地光盘档案管理研究，只是理论在天上飞，实践在地上爬。理论与实践脱节，法规与执行脱节，档案法规落后于档案工作实践的情况比较严重。由于企业档案人员对这一新的领域涉足不深，对于光盘档案管理不同程度地存在“不愿管”、“不能管”、“不敢管”、“不会管”的现状，造成许多归档光盘自生自灭和管理
17、失控。可操作性强的档案管理规范体系不健全，难以规范人们办事程序和行为方式。因此，完善企业特殊载体档案管理制度体系,是保证档案资源安全、长期与有效存储的基础性工作，值得引起档案行政管理部门的高度注意。三、特殊载体档案管理制度建设应做到四个“结合”为了提高特殊载体档案管理制度本身的科学性和适用性，必须从档案管理的实际和特殊载体档案的特点出发，做到四个“结合”。（一）理论与实践结合近年来国内档案界对特殊载体档案，特别是光盘档案管理理论研究成绩斐然，然而，制度体系的建设不能仅靠理论研究，而是需要将理论和经验“固化”到制度中去，转换为创新务实的操作方法，克服理论与实践“两张皮”的现象。（二）继承与创新结
18、合与传统的纸质档案管理相比，特殊载体档案管理既有共性，又有其特性，既不能将传统的一套完全照搬，也不能否定传统的档案管理的理论和方法，而应是继承与创新相结合，才能彰显管理制度体系建设的科学性和适用性。（三）技术与业务结合现代技术，特别是计算机技术和网络技术的广泛应用，使档案工作从档案载体物质、存储形式、管理制度、管理手段，到档案信息的利用等，发生了一系列的变化，有些变化还是革命性的。由此，档案管理制度及方法的科学性和适用性，就取决于现代技术特别是计算机技术和网络技术与档案业务的结合，以及管理和技术上的可行性、先进性和预见性。（四）一般与具体结合特殊载体档案管理，国家出台了部分规范标准，对于已出台
19、的规范标准，不能照搬照套，而必须在结合实际细化上下功夫。特别是现代技术日新月异，档案管理新问题层出不穷，制度建设不可能一步到位，而是在原则指导下不断完善的过程。当前应从企业档案管理的实际出发，切实解决迫切需要解决的难题。四、坚持集中统一管理原则完善标准化机制特殊载体档案的管理，目前有三种主张：一是由专业技术部门集中管，理由是技术部门设备齐全，硬件更新周期短，资金落实到位，并且控制着大量数据运行，有利于保护档案资源和解决复杂的技术性问题；二是由各部门分头管，理由是控制的一体化办公产生的文档资源专业性强，调用文件方便。因此，主张自我管理，不愿撒手；三是由档案部门管；集中统一管理档案是档案工作的基本
20、原则。实行档案部门集中统一管理，有利于档案的安全保管和有效提供利用,也是档案法的基本要求。现代技术发展迅速、新型载体更新快，任何制度建设都不是一劳永逸的，但必须在坚持集中统一管理原则基础上，逐步完善档案管理标准化新机制。（一）建立特殊载体档案管理标准化工作机制特殊载体档案与传统纸质载体档案有很大的区别，它需要技术部门、管理部门等多单位的密切合作，才能做好这一工作，不落实档案管理标准化工作机制，就不能有效的统一标准，随意和敷衍就会接踵而至。齐鲁石化光盘档案管理工作是在公司档案馆制定的公司档案管理办法监控下进行的，从光盘档案的生成、传送、保存到利用，贯穿着一套光盘档案管理规定的执行，工作较好，为我
21、们提供了成功经验。（二）完善特殊载体档案管理的合作机制特殊载体档案管理需要多方面的合作，既有技术部门与管理部门的合作，也有部门之间的合作；既有内部人员的合作，也有外部人员的合作，由于文件形成单位负责光盘档案的收集、整理及归档工作，因此，没有文件生成人员的参与，归档工作将会十分困难；然而，在特殊载体档案的形成、归档、保管、利用等各个环节，实施全过程管理的理念，应当明确有档案人员参与始终，落实全过程管理的理念。（三）建立归档文件的标准化机制在特殊载体档案归档中，归档光盘的标准化是一项重要内容。国家档案局起草的电子文件归档光盘技术要求和应用规范（征求意见稿）对光盘的技术指标要求及其检测提出了严格的要
22、求。因此，对归档光盘应实行全过程的标准化管理：一是对归档光盘的生成实行标准化，如制定光盘组织结构格式标准；二是实行归档光盘载体材料标准化，如档案级光盘；三是推行光盘档案保存设备规范化，如制定统一的光盘档案装具；四是制定各类光盘档案保护标准，如制定光盘档案的温湿度，防光、防霉和库房内空气质量标准等。（四）明确归档文件整理的标准化要求1、明确著录规则著录是对档案外部特征和内容特征的分析、选择和记录。由于特殊载体较纸质载体更注重于对其内容特征的控制，因此更应注重于内容的著录。在著录项目上除了须沿用传统项目以外，还应当包括反映文件形成、管理过程的背景信息和结构信息，如文件的制作、运转、归档、鉴定、利用
23、等信息，其目的不仅是为了满足归档文件（实物）检索的需要，还须对其真实、完整和有效性起到证明和保障的作用。在制订制度规范时必须对其有所考虑，而不能简单沿用传统的著录项目。归档特殊载体档案的著录须包括对载体的著录和文件的著录两类。对载体的著录应包括：载体类型、类目表等。对文件的著录，由于归档光盘载体容量大，文件格式杂，内容难以概括，因此，类目表项可记录该载体内文件的大致内容、技术状况及有关其它说明。文件的著录除了传统的著录项以外，还应包括：归档电子文件的标识号，文件名（即正名与扩展名），文件类型（存储类型，即字处理文件、图象文件、图形文件、多媒体文件等），技术环境（记录该电子文件的硬件型号、软件名
24、称、系列、版本等），相关文件档号（即与该文件内容相同的其它载体文件的档号），文件来源（记录该文件归档前存储的计算机终端号、驱动器号及目录路径），以及文件的属性信息等。这些信息都具有元数据的属性，在一定程度上能够证明该文件的原始性和真实性。上述有关著录项及其他，都应形成归档光盘的著录规则，作为制度的附则或独立的规范。2、明确命名规则特殊载体档案的规范化命名是管理和利用的重要基础工作，简单的说一般可选择以下方法：内容+序号命名；类目+序号命名；项目编号流水号、设备号流水号等等。命名规则要简捷，并保持其唯一性，避免出现混乱。3、明确组盘方法为了方便管理和查找利用，对于脱机保存的归档电子文件需要按一定
25、的规则组合到同一光盘载体上，简称“组盘”。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档光盘可选用DVD-R光盘。组盘和传统的纸质载体文件组卷在概念和方法上有很大的区别，但是也应当从保持文件的自然联系和方便管理利用考虑，遵循一些基本规则：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一归档部门的文件组合，以便于查找利用和复制；四是将同一类型的文件组盘，如将字处理文件、图像文件、图形文件分别组盘；五是将相同格式文件组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用；六是鉴于光盘容量较大，对于非通用格式的文件
26、，可将其所支持的软件存储在同一光盘内，以便于文件的机读和还原。（五）明确安全保护措施1、把好质量鉴定关一是入口关，即档案部门在接收特殊载体档案时要逐件检查其技术状况，确保其载体清洁、无划痕、无病毒；数量、内容与归档移交清单相一致；存储格式为推荐格式；二是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏，应立即对该载体内其它文件进行检验；三是定期抽查关，即对归档保存的文件（实物）定期抽查。保护措施还要明确一旦发现质量问题，要立即采取整改或修复措施。2、明确脱机文件保存载体长期保存的电子文件必须采用脱机方式。鉴于DVD-R光盘具有技术成熟、性能稳定、可随机读取、存储密集等优点，应当指定为脱机方式的首
27、选。近年来DVD光盘技术发展迅猛，光盘刻录普及，刻录设备易操作，DVD-R还能有效防止数据的擦除和修改，其机械强度和耐摩擦能力较强，因此，在管理制度中应当明确规定将DVD-R光盘作为归档电子文件的脱机保存载体。为解决当前特殊载体档案管理理论研究在天上飞，实践在地上爬，理论与实践脱节，法规与执行脱节，档案法规落后档案工作实践的状况，“固化”理论研究成果和企业的实践经验，将理论研究和实践经验转换为创新务实的操作方法，克服理论与实践“两张皮”的现象，我们草拟了企业光盘档案管理规范、企业磁性载体档案管理规范、企业照片档案管理规范、企业荣誉档案管理规范、企业礼品档案管理规范、企业印章档案管理规范，建议档
28、案行政管理部门修改完善后颁发施行。参考文献1、杨公之档案信息化建设实务中国档案出版社2003年3月2、张辑哲论信息的内容、形式与载体档案学通讯2008年第一期23页3、曾娜基于实证分析的企业档案超前管理制度建设研究档案学通讯2008年第三期12页4、赵宁燕档案数字化建设危机兰台世界2008年10月下半月刊6页主要完成人员省档案学会：李洪合、于宗秋、朱瑞英、高福军莱钢集团档案馆：李乐平、王树明、常丰田、石化公司齐鲁分公司档案馆：王方栋李绍臣路宜庆石化胜利油田公司档案馆：李慎忠成晓宁徐莺济南铁路局档案馆：胡永坤程倩王秀莲新汶矿业集团档案馆：高航淄博矿业集团档案馆：郭莉李洪合山东省档案局副局长山东省档案学会理事长联系电话：86903375于宗秋山东省档案学会副理事长兼秘书长研究馆员联系电话：86904474-