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1、出自 MBA智库百科(ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划) 成功实施ERP的模式ERP系统实施成功有二个基本条件，一个是合适的软件，另一个是有效的实施方法。其中有效的实施方法大致上可归纳为十个方面的内容：一是高级管理层的支持和承诺；二是有一支既懂管理又精通软件的实施和咨询队伍；三是管理信息系统项目范围的重申和监督；四是管理信息系统项目小组的组成；五是管理信息系统项目工作的深入程度；六是详细可行的项目计划；七是详细可行的项目持续性计划；八是项目必须有适当的资源；九是“经验总结”，所有有关部门的质量管理评估；十是项目从建模、测试、试运行到正式投入运行的转
2、换管理。 第一、要知己知彼，选好软件。 选择ERP软件必须遵循以下四个步骤：理解ERP原理、分析企业需求、选择软件、选择硬件平台、操作系统和数据库。前两项是为了做到“知己”，后两项是为了做到“知彼”，只有知己知彼，才能选好软件，做到百战不殆。 如果在购买ERP软件之前，对MRP/MRP/ERP的原理不甚了解，认为可以通过培训来弥补，那就大错特错了。拿我们生活中的常识来说，如果有人到商场花几十万元买一件不知道是什么东西又不知道怎么使用的商品时，我们肯定会说他是个十足的傻瓜。但这类事情，在选购ERP软件时却是司空见惯，岂不可悲。在购买ERP软件之前，还需要分析企业自身特点，了解企业当前迫切需要解决
3、的问题，哪类软件能适应企业并帮助企业解决实际问题。 企业选择软件，不必追究其是否为真正的ERP软件，选择软件功能也不能按企业的大小来区分，而要根据企业的产品特点、生产组织方式、经营管理特点的不同来选择适用的软件。如表1所示： 第二，选择好的管理咨询公司。 前面的详细分析，说明了选择一家富有经验的管理咨询公司的重要性。企业聘请管理咨询公司，可负责完成总体规划的设计，对企业领导和全体员工进行ERP理念的培训，项目的详细实施计划等等。 第三，制定具体的量化目标。 谈成功离不开目标；没有目标，成功与否就无从谈起。上ERP项目如果没有统一的目标，或者是太抽象即没有具体的、量化的、可考核的目标，就没有办法
4、在系统实施完后进行对比和评判。在实施ERP时不能再实行粗放式管理，否则会埋下不成功的潜在危机。 在双方合作合同签订前，供求双方一定要在技术协议条款中明确ERP的实施目标、具体实施内容、实现的技术、实施的计划、步骤以及分阶段项目成果、验收办法。 第四，做好业务流程重组。 业务流程重组是对企业现有业务运行方式的再思考和再设计，应遵循以下基本原则：必须以企业目标为导向调整组织结构、必须让执行者有决策的权力、必须取得高层领导的参与和支持、必须选择适当的流程进行重组、必须建立通畅的交流渠道、组织结构必须以目标和产出为中心而不是以任务为中心。做法是由管理咨询公司在ERP实施前进行较长时间的企业管理状况调研
5、，提出适合企业的改进的管理模型，同时该管理模型必须考虑到企业的发展，并得到企业管理层的批准。 第五，有针对性地实施ERP，解决企业管理瓶颈。 一个完整的ERP系统是一个十分庞杂的系统，它既有管理企业内部的核心软件MRP，还有扩充至企业关系管理（客户关系管理CRM和供应链管理SCM）的软件；既有管理以物流/资金流为对象的主价值链，又有管理支持性价值链人力资源、设备资源、融资等管理，以及对决策性价值链的支持。任何一个企业都不可能一朝一夕就可实现这一庞大的系统。每个企业都有自己的特点和要解决的主要矛盾，需要根据自身实际情况确定实施目标和步骤。 ERP不仅是一种软件更是一个企业解决方案。因此，即使是同
6、一套软件，不同的企业其实施方法也有所不同，例如实施哪些模块？如何进行分级培训？ERP管理到哪一级？管理细到什么程度？与手工管理并轨时间多长？什么时间甩掉手工管理？如何强化MRP计划的实施？这些都要根据企业的需求和管理基础来确定，并制定切实可行的目标和实施计划，确保ERP的成功实施。 第六，通过培训和制定制度，提高员工素质，保证系统的正常运行。 企业实施ERP是一个循序渐进、不断完善的过程，只有员工素质的不断提高，才能确保系统的不断深入。可以通过给企业员工定规章制度，把员工的经济效益与工作内容结合起来，这样员工的积极性可得到提高，熟悉业务的自觉性也可得到增强。 ERP的案例分析Y公司是国内一家知
7、名汽车企业,在产能大幅度提升的情况下,于2005年开始实施ERP系统,第一期主要上了生产、物料、采购、销售、财务、成本六个模块,并于2008年7月全面单轨运行,现有模块主要覆盖的单位为生产物流部、采购部、规划部、财务部。本文主要探讨的是采购部下属的生产材料采购科和一般材料采购科在ERP引入之后不同的行为结构。 Y公司具有汽车制造业的经典特征,并且在管理上经历几次流程优化,具备完整的程序文件,在引入ERP时没有进行业务流程重组,在实施过程中几乎是完全按照Y公司的业务流程来的。ERP是一个流程,流程的上下业务之间环环相扣,上面的业务没做完没做好就会影响到下面的业务。我们可以把它理解为一个业务流,但
8、是在这中间某些节点上也可以被用作控制点,从而处于这一控制点的职位就具有了较之以前所不具备的控制力,并可以对业务流的相关部门实施控制行为。基于文章的篇幅,我们并不对ERP的技术能力进行全面的展开,在本案例中ERP技术这种可设置的控制力是其最基本的技术能力,但是这种技术能力的应用行为在采购部的两个科室之间却出现了分化。 (一)ERP之前:采购四分开控制不到位 Y公司的采购部分为外协技术科、生产材料采购科、一般材料采购科。其中外协技术科是负责需要外协采购的零部件的生产准备,而生产材料采购科负责需要外协采购的零部件的采购商务职能,一般材料采购科负责一般材料的采购商务职能以及基本建设、技措、技改及维修基
9、建工程的外委、发包。 生产材料采购科和一般材料采购科除了采购对象之外,其采购程序也是有差别的。生产材料涉及的是零部件采购,供应商一般都是长期合作的,所以采购部一般每年与其签一个计划协议,确定一个当年的协议价格,有了这个计划协议之后生产物流部的计划员再根据生产计划进行要货。而一般材料采购主要是根据归口部门(物资使用部门)计划员提出的采购申请按需下订单的,每一笔都是触发式的,一般材料涉及范围很广,本案例所涉及的归口部门主要是指工厂服务部,涉及到是维修备件之类的东西,是根据工厂服务部的计划员提出的采购申请按需下订单的,然后工厂服务部的库管员据此收货。 从公司的业务流程来说,一直都有采购四分开的规定,
10、也就是申请、采购、验收、结算四分开。在这个采购四分开的规定中,其实采购部门在其中是一个控制点,对物资使用部门从申请到验收中间应该起到控制作用的。但是在现实实践中,采购部门并没有能够很好地履行这一控制作用。 在没有上ERP之前,计划员越过采购部门直接跟供应商要货也很常见,计划员要货,库管员收货,然后有领导签字就可以报销。这就出现了计划员把采购员架空的现象。 能否越权采购,主要是采购员在两个点都没法实现控制,一是库管员和计划员是属于同一个部门的,计划员要货库管员并不会拒绝收货。第二是财务制度上,原则上所有的采购行为都归采购部管,发票上需要采购员签字的,但是领导签字也是有效的,采购员就没法控制越权采
11、购的财务结算问题。 (二)ERP之后:采购四分开的理想状态过程控制 ERP上来之后,采购部制定了完备的业务流程图(见图),借助ERP系统的非人格化特点,试图把所有的行为都规范地纳入到ERP的流程中,实现采购四分开中采购部的控制作用。由于业务的差别,生产材料采购和一般材料的采购流程有一定差异,但是在采购四分开中的控制原理都是一致的,就是对于实物部门的收货行为,前有采购部的协议(或者订单)的控制,后有采购部的预制发票的控制。没有采购部门的协议(或者订单),这一流程就流不到收货的库管员那里,计划员擅自要货的行为是无法得到后面库管员收货的支持。即使库管员擅自收货了,由于流程没有流到采购部预制发票,所以
12、最后是没有办法实现财务结算的。因为这一流程并非直接流到财务部去的,而是仍然要经过采购部,需要采购部根据实际发票在系统中预制发票,在预制发票的时候实际上对于价格、金额以及零件号都是一次审核。财务部之后根据采购部提交的发票和验收单对采购部的预制发票再次审核。也就是说,从流程控制上来说,实际上从采购订单(或计划协议)到预制发票,生产材料采购科和一般材料采购科在采购四分开中都起到了两次控制作用。 (三)生产材料和一般材料在采购控制上的分化 采购四分开在很大程度上规范了采购行为,计划员越过采购部去要货的情况越来越少。采购部在这中间所起到现实的控制作用是,越过采购部去要货最后没法到财务那里去结算。而已经采
13、取这样的行动要到采购部去补这个程序的时候,采购部可以采取为难的行动。当然,我们可以看到,这种行为逻辑更多地体现在一般材料的采购问题上。生产材料采购和一般材料采购还是有着显著的差异的。 基于采购程序的差异,生产材料和一般材料在采购四分开中的控制机制也有些微差异。因为控制最终落实到财务是否能够结算,而财务结算主要看发票和验收单两个东西。生产材料采购是大批量重复式采购,生产材料采购科不需要每一次都介入计划员要货行为的控制,其控制行为是通过“计划价格”这一要素实现的。生产材料采购科每年与供应商签订的计划协议都有一个计划价格,这个价格在ERP系统中是有有效期的,一般是一年,如果没有签计划协议或者计划协议
14、过了有效期,那么系统里面显示的计划价就没有了,验收单开出来的计划价就是0,那么就无法结算。所以,“计划价格”这个变量就控制了生产物流部的计划员必须要在采购部签订的框架协议范围采购。一般材料采购由于每一次采购都是触发式的,所以每一次采购行为的发生都必须由采购部在中间把握两次控制作用。但同时,由于每一次采购都要涉及到有关领导的签字审批,但是领导的签字ERP里面没法实现,所以Y公司的一般材料采购现在是ERP体内和体外同时进行,也就是纸质的采购申请单和验收单在体外都有一套在流转,这套流转的单子上可以实现领导的签字,同时这套单子的内容在ERP里面都需要录入一遍,最后才能到财务结算。这样也就留下了一个管理上的漏洞,计划员违规操作的行为在ERP控制上本来没有办法实现给供应商开验收单,但是实际上可以在体外开纸质的。也就是说,从控制内容上来说,生产材料采购科可以在发票和验收单两个方面都实现控制,但是一般材料采购科只能在发票上实现控制,验收单就无法实现控制。 当然大多数情况下,ERP采购四分开在一般材料采购中的控制作用是可以实现的,但是现实表明,人为要越过这一技术的控制也不是不可能。