EXCEL常用函数培训教程.ppt

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1、EXCEL 常用函数培训,学习内容,1 EXCEL快捷键操作 2 数学与统计函数 3 逻辑函数 4 文本函数 5 查找与引用函数 6 数据分类与汇总 7 数据透视表,1 EXCEL快捷键操作,实操,1 EXCEL快捷键操作,1 EXCEL快捷键操作,2 数学与统计函数,2.1 ROUND函数将数字四舍五入用 途：按指定位数四舍五入某个数字。语 法：ROUND(number，num_digits)参数意义：Number是需要四舍五入的数字； Num_digits为指定的位数，Number按此位数进行处理。注 意:（1）在单元格格式中可以设置小数位数，但数字本身并没有真正的 四舍五入，只是以2位（

2、如设置为2）的形式显示数据，如果财务中采用这种方式进行计算，经常会出现几分钱的误差的。（2）如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位； 实例：如果A1=65.25，则公式“=ROUND(A1，1)”返回65.3 如果num_digits等于0，则四舍五入到最接近的整数； 实例：如果A1=65.25，则公式“=ROUND(A1，0)”返回65 如果num_digits小于0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。 实例：如果A1=65.25，则公式“=ROUND(A1，-1)”返回70；实例剖析,2 数学与统计函数2.2 RANK 函数统计排名,用 途：返回一个数字在数字列表中的排位

3、。 数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已 排过序， 则数字的排位就是它当前的位置）。 语 法：RANK(number,ref,order) 参数意义： Number 为需要找到排位的数字 ； Ref 为数字列表数组或对数字列表的引用 ； Order 为一数字，指明排位的方式。（如果 order 为 0或 省略，则按照降序排列。如果 order 不为零则按升序排列 的列表。注 意：相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但 会导致后续数字的序数空缺。 实例剖析,2.3 最大值函数MAX、最小值函数MIN 语 法：MAX（number1，number2，） MIN（numb

4、er1，number2，） 参数意义：number1，number2是需要找出最大值 （最小值）的1至30个数值、数组或引用。2.4 AVERAGE平均值函数 语 法：AVERAGE（number1，number2，） 参数意义：number1、number2是需要计算平均值的130个参数。 注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。,2 数学与统计函数,功 能: 返回数据集中第K个最大值。语 法： LARGE(array,k) 参 数：

5、array 为需要找到第 k 个最大值的数组或数字型数据区域。 k 为返回的数据在数组或数据区域里的位置(从大到小)。 实 例： 如果A1=24，A2=5，A3=7，A4=15，A5=0，A6=35，A7=2，A8=5， 则公式=LARGE(A1:A8,3)返回15，即数组中第3个小的数字是15（A4）。,数学与统计函数2.5 LARGE函数,2.6 SMALL函数 用 途： 返回数据集中的第K个最小值。 语 法：SMALL（ array,k)参 数：array为需要找到第k个最小值的数组或数字型 数据区域。 k 为返回的数据在数组或数据区域里的位置(从小到大)。 实例： 如果A1=24，A2

6、=5，A3=7，A4=15，A5=0，A6=9，A7=2，A8=5，则公式“=SMALL(A1:A8,5) ”返回7，即数组中第5个小的数字是7。实例剖析,数学与统计函数,3.1 IF函数- 进行条件检测功 能：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。 可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。 语 法： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 参 数：Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。 Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。 Val

7、ue_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。 实例剖析,3 逻辑函数,3 逻辑函数,功 能：所有参数的逻辑值为真时，返回 TRUE；只要一个参数的 逻辑值为假， 即返回 FLASE。语 法：AND(logical1,logical2, .) 参 数：Logical1, logical2, . 表示待检测的 1 到 30 个条件值，各条件 值可为 TRUE 或 FALSE。,3.2 AND函数判断多个条件同时为真,3.3 OR函数判断任一参数为真,功 能：在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE；所 有参数的逻辑值为 FALSE，才返回 F

8、ALSE 。语 法：OR(logical1,logical2,.) 参 数：Logical1,logical2.为需要进行检验的1到 30 个条件表达式。,实例剖析,条件求和函数SUMIF,语 法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。参 数：range是用于条件判断的单元格区域， criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件， 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可 以为数字、表达式或文本 sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。,实例操作,4.1 MID、 LEFT 、RIGHT 函数-获取字符4.1.1 MID 函数 功 能：从文本字符串

9、中指定的起始位置起返回指定长度的字符 语 法：Mid(text,start_num,num_chars) 参 数：text 准备从中提取字符串的文本字符串 start_num准备提取的第一个字符的位置 num_chars指定所要提取的字符串的长度4.1.2 RIGHT 函数功 能：从一个文本字符串的最后一个字符开始返回指定个数字符语 法：RIGHT(text, num_chars) 参 数：text 要提取字符的字符串 num_chars要提取的字符数，如果忽略，为14.1.3 LEFT 函数功 能：从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数字符语 法：LEFT(text, num_char

10、s) 参 数：text 要提取字符的字符串 num_chars要提取的字符数，如果忽略，为1 实例剖析,4 文本函数,4.2 CONCATENATE函数,4 文本函数,功 能：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。语 法：CONCATENATE (text1,text2,.)参 数：Text1, text2, . 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。 这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。补充说明：也可以用 &（和号）运算符代替函数 CONCATENATE 实现文本 项的合并。,实例剖析,4 文本函数,4.3 LOWER/UPPER/PROPER大小写转换,4.3

11、.1 LOWER 功 能： 将一个文本字符串中的所有大写字母转换为小写字母。 语 法： LOWER(text) 参 数： Text 是要转换为小写字母的文本。 4.3.2 UPPER 功 能： 将文本转换为大写形式 语 法： UPPER(text) 参 数： Text 是要转换为大写形式的文本 4.3.3 PROPER 功 能：将文本字符串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写， 将其余的字母转换成小写。 语 法： PROPER(text) 参 数：Text 包括在一组双引号中的文本字符串、返回文本值的公式或是对包含文 本的单元格的引用。 实例剖析,功 能：在表格数组的首列查找指定的值

12、，并由此返回表格数组当前行中其 他列的值 。VLOOKUP 中的 V 参数表示垂直方向 。语 法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参 数：Lookup_value 为需要在数据表首列进行搜索的值 Table_array 为两列或多列数据。使用对区域或区域名称的引用。 table_array 第一列中的值是由 lookup_value 搜索的值。这些值可 以是文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。 Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。 Col_index_num

13、 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值； 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。 Range_lookup 为逻辑值，指定希望 VLOOKUP 查找精确的匹配值 还是近似匹配值： 1）如果为 FALSE，VLOOKUP 将只寻找精确匹配值。在此情况 下， table_array 第一列的值不需要排序。如果 table_array 第一列 中有两个或多个值与 lookup_value 匹配，则使用第一个找到的值。 如果找不到精确匹配值，则返回错误值 #N/A。 2）如果为 TRUE 或省略，则返回精确匹配值或近似匹配值。也就是 说，如果找不到精确匹配

14、值，则返回小于 lookup_value 的最大数 值。 table_array 第一列中的值必须以升序排序；否则 VLOOKUP 可 能无法返回正确的值。 实例剖析,5 查找与引用函数 VLOOKUP,6 数据分类与汇总,6.1 概述 分类汇总是对工作表中指定的行或列中的数据进行汇总统计。通过折叠或展开原工作表中的行、列数据及汇总结果，从汇总和明细两种角度显示数据，可快捷地创建各种汇总报告。分类汇总的数据折叠层次可达8层。 6.2 功能 在数据表中显示一组或多组数据的分类汇总数据，在分组数据上完成不同的计算，如求和、统计个数、求平均数、求最大（最小值）等。,6 数据的分类与汇总 6.3 建立

15、分类汇总准备工作： 分类汇总表的每个数据列都有列标题；对要进行分类的列排序;说明:排序的列标题称为分类汇总关键字，在进行分类总时，只能指定排序后的列标题为汇总关键字。操作方法:选择“数据”“分类汇总”菜单，打开分类汇总对话框,在对话框中完成操作。,6 数据的分类与汇总,汇总结果保存替换当前分类汇总:最后一次的汇总会取代以前的分类汇总。每组数据分页:各种不同的分类数据将被分页保存。汇总结果显示在数据下方:原数据的下方会显示汇总计算的结果。 说明： 以上3种方式可同时选中； Excel的默认选择是第1和第3项。,6 数据的分类与汇总,实例剖析,6 数据的分类与汇总,分类汇总的删除 对刚建立的分类汇

16、总，若要恢复为原始数据表，则选择“编辑”中的“撤消”菜单项取消分类汇总，或单击撤消按钮。若建立分类汇总之后又进行了其他操作，可按如下方法删除分类汇总：（1）单击分类汇总表中的任一单元格；（2）选择“数据”|“分类汇总”菜单项；（3）单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。,实例剖析,7 数据透视表,7.1 数据透视表的作用能够改变数据表的行、列布局;能够快速汇总大量数据;能够基于原数据表创建数据分组，并对分组进行汇总统计。,7 数据透视表,7.2 数据透视表的建立选择“数据”“数据透视表和数据透视图”;按向导提示做完1，2步;在第3步中选择“布局”按钮，出现如图所示的对话框。,7 数据透视

17、表,解释:行：拖放到行中的数据字段中的每个数据项将占据透视表的一行。列：拖放到列中的数据字段中的每个数据项将占据透视表的一列。行和列确定一个二维表格.页：拖放在页中的字段，Excel将按该字段的数据项对透视表进行分页。数据：进行计数或汇总的字段名称。,7 数据透视表,7.3 修改数据透视表显示或隐藏行、列中的数据项 在行或列字段的下拉列表条中选择或取消复选标志。重新组织数据透视表 行、列置换 ：鼠标移至行字段上按住拖动到列字段上，列方法类似。在字段内移动个别项 ：鼠标按在要移动字段边框线上拖动到指定位置放开。在原有行列字段上增加或减少字段增加：单击数据透视表,在数据透视表工具栏上将所需字段拖入

18、行或列的字段处.减少：选择数据透视表行或列的字段名，拖到表外,7 数据透视表,修改数据透视表的概要函数 概要函数：即数据透视表中使用的透视函数。 如：求和、计数、平均、百分比、最大值、标准偏差等。操作方法：选择数据透视表中数据字段；在对象菜单或数据透视表工具栏中选择字段设置；在数据透视表对话框的汇总方式列表中选择所需函数。,7 数据透视表,修改透视表数据的显示方式 见数据透视表修改数据透视表的显示方式操作方法:选择数据透视表中数据字段；在对象菜单或数据透视表工具栏中选择字段设置在数据透视表对话框中单击选项按钮；在数据显示方式列表中选择所需的显示方式。,实例剖析,综合案例分析1：,案例：如近期从系统导出SV-5700BOM表，发现与前期所导出的BOM表，相关物料及用量均有差异（如后期作了技术更改），现要找出有变化的物料，做具体分析。 案例中应用到的函数：（1）CONCATENATE函数（2）条件求和函数SUMIF（3）数据透视表（4）查找与引用函数 VLOOKUP,案例2根据销售订单统计相关数据,谢 谢 ！,