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1、医药连锁药房管理系统解决方案 2004-02-17 15:21 前言1、医药连锁行业发展概述目前，全国有1700多家医药公司，药店10多万家，但各自分而治之，形不成规模，随着医药行业迅猛发展，我们医药产值增长很快，现已达到2000亿元的规模，医药工业利润超过100亿元。为了适应医药体制改革、GSP、GMP达标、医药企业自身发展、市场竞争、WTO等国内、外大环境变化，我国医药企业改制、医疗与药品分离、连锁经营等改革措施已全面启动。表现在以下四个方面：* 规模化、集团化方向发展目前，包括世界排名前15位的跨国医药公司总部在内的众多国际医药企业已经进入我国，其连锁组织经营的形态远优于国内的医药流通企
2、业。医药产业的竞争将向“大集团、大品种、大市场”战略方向靠拢。国家经贸委2000年低时就提出要在中国扶持简历5家10家面向国内外市场、多元化经营、年销售额达到50亿元左右、具有现代营销水平和高度文化内涵的大型医药流通企业集团。* 规范化经营医药是特殊商品，医药流通的特点是有市场准入限制，也是政府管制、行业管制、行政监督较强的行业，相应的法规、标准也日趋成熟。在医药流通市场化的同时，行政执法机关执行药品流通监督管理办法、GSP、药品经营企业许可证等验收标准。* 区域化及跨区域连锁经营据专家预测，在未来23年之后，将会有70以上的药房纳入医药连锁企业的轨道。相关政策鼓励通过GSP认证的药品零售连锁
3、企业跨地域开办连锁店；进一步营造有利于技术进步和药品创新的宏观环境；提倡零售、批发企业事项代理配送制（新特药、进口药和普药），零售企业实行连锁经营制，形成一批突出主业的多元化经营组织，实现批零一体化经营，降低费用，提高效率和效益。* 多元化资本进入医药行业打破过去只能由国有资本投资医药行业的禁令，引入市场竞争机制，允许有条件的企业入时经营连锁摇曳，开始零售药店，特别是我国假如WTO后，会向外资开放医药流通市场，医药流通企业将遇到更严峻的挑战。2、医药连锁企业的困惑* 内在的压力如果仅仅停留在目前的经营图景上，我们会感觉连锁药店的确是一本万利的好生意，但这并不等于中国的连锁药店经营可以高枕无忧地
4、进行简单重复的低级扩张。圈地行动只能在一段时间内肆无忌惮，而一旦市场需求被初步满足、市场空白被基本填补，那么随之而来的激烈竞争和老百姓日益苛刻的服务要求都会使得一些贸然进入的企业承受巨大的经营压力。压力来源自于管理的需求，医药连锁企业随着规模的扩大，连锁结构越来越复杂，传统的管理模式越来越不适应现代化激烈竞争的要求，具体表现为： 连锁网络成本逐渐增高 库存管理 信息沟通不通畅 采购计划不合理 销售管理 连锁机构分布不合理 连锁机构管理 大量的数据处理 财务控制与资金分配 客户管理 GSP管理* 外来的压力而中国加入WTO在医药行业所作的几点主要承诺包括：将在2003年1月1日开放药品的分销服务
5、业务，除超过30家的连锁企业不允许外资控股外，其它不限制。外商可在中国从事采购、仓储、运输、配送、批发、零售及售后服务。同时，进口药品的平均关税由目前的12%左右逐步降至5.5%6.5%。对众多国内医药销售企业来说，这无疑成为了国内医药连锁发展的又一道高悬的达摩克利斯剑。压力源自实力对比。资料显示，目前我国有近12万家零售药店，销售药品只占市场份额的15%。连锁药店所占份额就更加有限，年销售额最高的医药连锁店也不过几亿元人民币。而美国前10位大型医药连锁企业经营着全国15000家零售药店，连锁药店药品销售额占全国药品销售额的60%。相信谁都希望成为在激烈竞争市场中有准备的优胜者，谁都不希望成为
6、盲目入场又仓促退场的失败者。那么，究竟有哪些事情是中国现在的连锁药店企业所必须去做、再不做就来不及了的呢？* 统一、实时、精确和零库存从管理的需求来分析，我们就会发现这样的几个关键词：统一、实时、精确和零库存。“统一”是两个层面上的统一，第一个层面是经营层面，具体而言包括统一进货、统一结算、统一配送、统一财务管理、统一销售，从而使连锁药店企业在一体化经营模式上向真正的集团化发展，以达到用规模降成本的效果。这样做的好处还在于统一使得生产和销售的回旋空间更大，以至于能够“越大越灵活”。第二个层面则是整个管理流程的统一，主要依靠管理工具来统一数据的采集和处理方式。“实时”则是指依靠高度互通互联的管理
7、网络能够实现连锁药店企业在任何一刻都能有条不紊地运转，随时监控、反应、处理经营流程让任一环节的变化，并对相应的生产、进货等变动发出指令。这样一来就大大节约了企业内部的管理和沟通成本，提高了交流效率。“精确”则是所有公司不断追求的方向。要求在销售端对交易额进行真实的处理同时，忠实地将数据保留下来，继而通过分析加以重新描述；“零库存”本来是一个具体的词汇，同上面三个特性不在同一层面上，但因为它是目前我国医药连锁企业包括其他一些零售部门在物流管理方面的焦点，有巨大的现实意义，所以有必要做特别说明。“零库存”作为一个概念，指的是零售点除了保存必要的零售量以维持短期经营以外，不再另行存储某类产品，而是通
8、过发达的配送系统来实现产品的持续供给。目前国外的连锁药店企业基本上都是零库存运转的。可以说，对于管理体系本身而言，我国配送业的不发达现状才是零库存推广的瓶颈。特别需要指出的是，应用零库存是为了减少储存成本提高利润率，但有些医药连锁店为零库存而零库存，以至于每个零售点都另建配送队伍，并没有在整个流程中把成本降下来。因此，在目前，我们的连锁药店企业亟待解决的问题是如何通过合作或者自建的方式来迅速培养起高度弹性高度灵敏的配送队伍，并以区域为单位建设集中仓库。做到了这两点，零库存是水到渠成的事情。那么什么样的工具能够将这些关键词转化为实实在在的管理呢？毫无疑问，那就是IT技术和信息化。只有建立标准化的
9、连锁药店信息管理系统，才能解决企业信息化机制的问题。推出的医药连锁药店管理系统，就是为医药连锁企业与零售企业专门建立的高效管理信息系统，专门解决医药连锁企业管理的困惑。一、系统目标1、系统基本目标在依靠医药连锁企业的连锁发展战略，配合企业组织机构、管理流程、业务流程的重组与优化，提高企业管理基础素质的基础之上，通过医药连锁管理系统及其解决方案的实施，实现其医疗连锁经营管理系统的信息化，建立符合医药连锁发展的“交易平台”。并以GSP、GMP规范为指导，建立一个适应现代医药市场运作，融医药连锁企业的物流、资金流、信息流、工作流为一体的现代综合管理辅助决策体系，做到物流畅通快捷，资金运作高效安全，人
10、本管理科学合理，经营决策及时有效。基于这一平台，通过企业的努力能够使企业逐步达到规模经营所带来的规模效应，统一采购所带来的采购成本降低，统一配送、统一管理所带来的物流成本的减低，统一的形象、统一的市场行为所带来的强劲竞争力。系统实现的基本目标： 建立反映迅速、运行稳定的连锁信息管理系统，逐步达到连锁经营规范的要求； 先进、规范的业务流程，严格按GSP设计科学合理的业务流程及业务分工模式； 集中采购与上下游客商管理、电子商务的结合，可以大大降低采购成本 统一配送、统一仓储管理与优化模型结合能够降低物流成本； 快速、准确的信息收集与反馈渠道，真正实现决策支持； 能够满足连锁规模化扩张的需求 通过系
11、统的实施，可逐步提高企业的管理水平，提升员工素质； 提升连锁组织的核心竞争力；2、系统应用效果HHE-GSP医疗连锁管理系统以总部为中心，以配送为物流通道，链接众多分支机构，构筑医药连锁的网络。系统可以辅助企业的管理，达到统一采购、统一核算、统一库存、统一配送、统一价格、统一服务规范的连锁经营模式。在跨区域连锁管理上，系统可以便捷地在医药连锁总部及其连锁加盟组织之间进行网络互联，实现连锁经营管理信息化和医药营销网络化。在连锁经营网络的组织上，系统通过构筑医药连锁管理系统，将总部、分之机构、配送中心、加盟店、零售店以网络方式链接起来，实现采购、合同、批发、库存管理、销售等职能的流程化、规范化。最
12、终形成以连锁组织总部为中心，分支机构为节点，医院、药店等为末梢的经营网络。HHS-GSP医药连锁管理系统成功实施后，能够达到以下效果： 规范业务流程，便于实施科学的管理控制 严格的质量管理，达到GSP认证的标准，为医药连锁企业进行GSP认证奠定基础； 及时掌握市场动态 降低流通成本 及时、准确地了解各层次连锁机构的销售情况和库存情况 缩短供货周期，提高对市场的响应速度 真正实现统一配送、统一仓储管理 多角度的统计分析，资料更易取得 及时获得准确的统计分析资料，决策更有依据 基本杜绝积压与缺货情况； 经营更贴近市场； 更加了解自我，从而可实现资源的合理调配二、系统规划1、系统成功要点根据以往的经
13、验，我们认为医药连锁信息化建设过程中有一些关键点是非常重要的，也是决定项目是否成功的基础因素： 技术上的解决能力。即在技术上能否解决遍布各地的连锁关键问题，如适应性强的通讯方案、能够不断提升的技术架构等。 系统的适应能力。即如何满足企业在经营过程中的管理模式、经营模式变革中所产生的变化。 系统的扩展能力。即系统能否具有逐步扩展的能力，以分步适应或者达到企业供应链、ERP构造各阶段的需求 管理思想的支持。即系统能否得到该领域管理思想研究的持续支持。供应链的建立应在系统的持续的、发展的管理思想轨道之上。 服务和相应的增值能力 系统是否具有整体设计思路和完整方案保证。2、系统设计思想系统总体思路：*
14、 整体设计：按照企业供应链发展的总体战略并参考供应链发展各个阶段的特点对医药连锁企业供应链进行一个框架性的整体设计；* 设计具有发展潜力的解决方案：在整体色好几的基础上根据企业医药连锁目前的情况设计出具有先进内核并符合医药连锁企业业务运行需要的解决方案；* 解决方案的主要保障：（1）调研与咨询。根据医药连锁企业实际需求及基于供应链的“管理思想”制定符合发展的功能设计及其相应的解决方案；（2）使用业务流程描述语言来保证准时生产和快速实施；（3）独立的程序、知识库、数据库结构保障企业资源的积累；（4）遍布全国的本地化服务保障方案。3、系统设计原则* 稳定、易用；* 模块化、组建化设计。系统可以按岗
15、位组装与分拆；* 基于.net标准。可以构建大型连锁管理系统并能够保障快速扩张的需求；* 完全面对对象的设计。合理的分层集成来达到系统的可积累性；* 充分考虑软件发展的进程，保持高度适应能力。4、系统技术特色* 基于W，是以构筑稳定、高效的大型连锁系统* 采用双分层技术，确保面向对象设计* “业务流程描述语言”使系统对因为流程变化具有较高的适用性* PRD独立结构，使信息系统变为“有效资源”，系统在运行的过程种可保持持续优化* 具有较高的稳定性、易用性* 高度安全的机制* 可控制状态下的实施、研发、升级* 系统运行成本低* 使用组件技术构建医药连锁管理系统的特性化组件* 系统完全适用各种网络环
16、境，Internet、局域网等5、系统优势* 先进管理思想与前沿技术有机融合为企业用户量体裁衣医药连锁管理系统有由管理咨询部门与企业用户对接，通过初次交流、前期调研实施厚，提交专业技的、融入了先进管理历年的、可解决企业具体问题的项目管理咨询全面解决方案，也企业用户达成共事厚，软件开发部门按照全面解决方案的要求进行软件开发。* 功能模块自由组合降低了企业用户管理系统的实施风险医药连锁管理系统，根据企业用户自身需求，将功能模块自由组合，只要用户有自己清晰的业务应用模式，信息输入或者查询的地点将不构成任何障碍，不用一次性的大面积改变本公司的业务模式，用户可以逐步实施自己特有的管理系统，极大的降低了系
17、统的实施风险。* 质量管理（GSP管理）贯串于HHE-GSP医药连锁管理系统始终GSP管理贯串于系统始终。如：在质量管理（GSP管理）单据管理模块中，采购管理记录的采购计划审批表里面的库存数、预销计划、申报计划、审批计划、执行计划、备注合同号等内容，对采购计划、定单、合同管理的执行实施有效监控，补货业务在采购验收单、采购取消单环节中，就得到有效控制。* 科学而规范的管理流程医药连锁管理系统是按GSP规范要求进行管理机制、业务流程的重组和创新，构造具有医药连锁企业特色的运作流程。加大人本管理的信息化，又计算机实施规章制度管理，再经营活动的全过程中动态地对价格、客户资信、应收帐款、库存结构，经营业
18、界等经营要素实施监控，做到监管与最大限度发挥部门与个人积极性并举。三、系统网络结构四、系统功能模块本系统由两个相对独立的而又紧密联系的子系统：总部管理系统、门店管理系统组成。通过把两个系统有机的结合在一起实现统一进货、统一结算、统一配送、统一销售，统一价格，从而使企业向真正连锁化发展，达到用规模降低成本的效果。1、总部管理系统2、门店管理系统3、可选模块内部信息管理4、系统基本功能介绍* 配送管理功能简介：该模块作为核心模块，共包含6个子模块，主要功能有商品配送调拨管理，库房商品出入库管理，库房商品的盘点，商品报损，以及门店的退货处理、库存查询、盘点查询等功能。* 药店管理功能简介：该模块主要
19、使用于总店对门店库存变化的观察，可是及时了解到门店的盘点、报损、销售、入库、请货、退货的信息。* 客户管理功能简介：该模块主要适用于供应商、大客户的信息管理以及客户的投诉管理。支持对消费者实行会员制管理。* 统计分析功能简介：根据门店上传的数据可以进行进货、业绩、毛利率及销售的统计分析。更准确的把握门店信息。* 基础信息功能简介：对系统所需的基础数据进行统一管理，提供分类、添加、修改、删除等功能。主要包括：商品信息管理、职员信息管理、库房信息管理、部门信息管理、门店信息管理、企业信息。还可以对门店提出的新商品进行增加，并且对每个门店的商品价格实施分开管理，更利于门店有自己的特色。* 报表中心功
20、能简介：对各种的报表打印提供支持。* 系统管理功能简介：可实现数据库备份、还原，操作员管理，权限设置，系统日志、修改个人密码等功能。* 零售管理功能简介：该模块对门店的日常零售业务进行管理，包括统计分析、日报表打印等。* 库存管理功能简介：该模块对门店的库存盘点、请货、调拨确认、退货处理等进行管理。* POS端零售功能介绍：主要由门店的销售员进行日常零售收银等操作。* 数据服务器功能介绍：主要功能是在后台对数据库进行读写操作，操作员登录识别，同时提供通过Internet跟总部的数据服务器进行数据同步等。5、跟其他系统接口介绍医药连锁管理系统具有开放性的数据标准接口，可以与目前通用的财务、税务、
21、POS机、IC卡等系统实现数据无缝衔接。同时系统本身也提供标准数据接口以供其他系统连接或做二次开发使用。五、业务流程分析1、配送业务流程流程描述：各连锁店上传请货单至总部配送中心调拨处。总部配送中心调拨处调配员按请货单需求根据实际库存开调拨单，经调拨出主管经理审核后传至库房处。总部质量部质检员、库房处备货员按调拨单内容对待出库货物进行清点、质量检验后开具出库检验合格单传至库房处库管员。总部配送中心库房处库管员根据出库检验合格单和调拨单开具出库单，总部配送中心调拨处送货员根据出库单装车并在出库单上签章发货。总部配送中心调拨处送货员与连锁店接货员按照货物出库单和从总部下载的调拨单验货，如果核对无误
22、，连锁店接货员在出库单上签收，并在调拨单管理里做到货确认操作同时把调拨单状态更新回总部数据库；如果核对发现货物跟出库单不符或发现货物损坏、不符合质量要求，则门店拒收，并在调拨单管理里作退回操作同时把调拨单状态更新回总部数据库。总部配送中心库房处库管员对送货回执票据作计算机录入登记，对损坏的货物作报损处理。对有货未送的作补货处理。由财务接口系统导出结算票据到财务系统作财务处理。2、批发业务流程流程描述：总部批发部根据客户的订货信息和当前的库存情况制定批发计划。经批发部经理审核后，由质量部质检员、库房处备货员到库房根据批发单对货物进行质量、数量检验，检验合格后开具出库检验单。库房处根据批发单和出库
23、检验单开具货物出库单并发货，计算机减少当前库存数。通过财务接口系统导出相应的结算票据供财务系统进行结算处理。3、POS端零售业务流程流程描述：* 传统零售方式顾客挑选所要购买的商品后，各柜组销售员开零售小票，顾客持零售小票到POS收款台，收银员根据零售小票往计算机里录入保存并打印零售单，收取应收金额，顾客凭打印出的零售单到柜台取货。* 自选零售方式（超市型）顾客在开放式的柜组上挑选所要购买的商品后，直接到POS收款台，收银员根据商品的条形码直接扫描商品信息到计算机保存并打印零售单，打印的零售单应交于顾客保存，向顾客收取应收金额。顾客退货一般情况下顾客需出示POS机上打印的零售单，柜组组长或主管
24、经理凭此零售单编号查询历史零售记录，确认货物是本店售出的，并对商品进行质量检验。按退货程序在计算机里做退货登记并打印零售退货单，退还顾客货款。如退回的商品有质量问题的作报损或退货处理。4、退货业务流程流程描述：总部配送中心调拨处、库房处将要退货处理的商品制定退货计划，经总部业务部经理审核。总部配送中心调拨处开出退货单给供应商。供应商根据退货单到总部配送中心库房处领取退货商品，并开回退货票。总部配送中心调拨处核对退货单后，导出财务相关票据供财务系统处理。5、盘点流程流程描述：库房管理员按规定的盘点时间对库房库存商品数进行核查，按计算机库存数、实际盘点数、差额数、生成盘点单。门店柜台营业员按规定的
25、盘点时间对柜台库存商品数进行核查，按计算机库存数、实际盘点数、差额数、生成盘点单。经各自主管经理审核后生成盘点盈亏单。门店、库房按照各自的盈亏单调整计算机库存。门店的盘点单和盈亏单要上报总部配送中心备案。六、系统实施* 系统实施模式采取总体规划、分布实施、稳健行进的基本策略 采取终端试点基础培训高端链接扩大试点经验总结系统完善系统再开发项目实施 充分做好调研工作 注重项目实施中与客户的沟通，保证系统顺利实施 注重服务与培训 注重系统的再开发* 系统实施的进程规划 系统规划设计阶段：包括系统总体规划和实施方案的设计以及项目实施前的准备 系统调研阶段：对系统应用结构进行全面的流程调研和需求调研 系
26、统开发阶段：针对调研结果和需求，定制开发系统 系统安装，试运行，培训阶段：系统的安装调试，与人员培训 系统正式运行阶段：系统正式启用 系统的维护与升级阶段：系统正式运行后的维护与再升级* 规范化实施 专业的实施队伍 管理咨询 规范化的实施模式七、实施方案整个项目的实施包括以下几个方面：（1）项目开始（2）功能规范确定（3）概要设计（4）详细设计和实现（5）验收测试（6）系统运行（7）项目结束1、项目开始建立项目组，确定人员组织和分工，明确双方人员的对应关系。制定项目计划。项目计划可以包括项目的实施方法。项目计划描述项目的生命周期，项目的管理过程，项目支持过程，通讯计划，假设，约束条件，里程碑，
27、支付计划。系统方案的实施不仅仅是软件和硬件的安装，它是一个过程，是一个通过改变现有运行环境来实现业务管理方面变化的一个过程。仔细地计划项目的实施将有助于客户更好地利用这套系统。这一阶段的任务包括： 确立项目领导小组；项目经理；项目实施小组 定义项目目的 让项目组成员了解项目的情况 检查可交付的东西和衡量手段 确定项目中的各任务、所需材料并确定项目组成员的责任 列出完成该系统的主要步骤，这些步骤是确定项目时间表里程碑的基础 项目领导小组负责项目目标范围的确定，项目进度的推进、监督，解决项目执行过程中的问题；项目经理负责项目的具体执行，制定计划、协调分配资源；项目实施小组负责分析、理解用户的需求。
28、设计开发应用程序。2、功能规范确定，了解用户需求项目的目标的明确的(权威的)声明。这通常是对其他文档的引用，如合同中的工作说明，需求文档，对现行系统的差异分析，等等。陈述衡量项目成功的标准。这个阶段的目的是对系统做一个最后确认，这一阶段的主要任务是检查和确认定义系统行为的文档，这一阶段产生的系统规范书将被用作参考和测试目的，系统规范书所列的功能是软件开发的基础，验收测试标准也将在这一阶段被检查和认可。这个阶段将在客户签署系统功能规范书后结束。确认用户对信息的需求，对业务过程的需求，对数据访问的需求。确认业务规则，对用户的需求从数据内容、访问类型和时间方面加以确认。3、概要设计分析用户需求，进行
29、概要设计和详细设计。并且编制应用程序。在这一阶段根据需求分析报告和经认可的功能规范进行概要设计。设计文档将做为本阶段的技术文档，提供给用户。4、详细设计和实现在完成概要设计之后开始进行详细设计，详细设计包括数据库结构设计，功能模块划分，各功能模块间接口，编程代码规范等。进行详细设计的同时，各功能模块由相应的项目小组完成编码和单元测试。5、验收测试客户以及其他参与在这个项目中合作方都必须用一个客观的衡量方法来验收整个系统。根据验收测试标准，系统的功能将逐一被检验和认可。另外，对于在本项目中无法实现的一些功能，软件开发人员将提供一个书面的计划，这在以下几种情况下是很必要的： 所需要的某种功能与第三
30、方厂商正在开发的产品有关，而这些是超出软件开发人员的控制的 所需要的某种功能需对第三方厂商的产品进行改动，而这些又可能影响项目的时间表、费用 所需要的某种功能是朗川软件公司将在未来某个时候才能完成的，但还来不及进行验收测试验收计划将描述这一阶段系统测试的标准，这一阶段的结束标志着系统运行的开始。6、系统运行客户和软件开发人员将在一个有限的范围内对系统进行试运行，系统试运行一个月后，系统将投入正式运行。在这个阶段，系统运行后的支持计划也将被制定出来，以明确针对运行过程中可能出现的问题的支持服务过程。7、项目结束以上各个阶段结束以后，客户和软件开发人员将对各个实施过程加以回顾，这个阶段可使项目双方
31、对项目有一个更清晰的理解。每个阶段性的回顾将被用于下一阶段工作的改进。八、技术服务和培训1、系统技术服务* 维护期内用户的服务（标准支持）电话热线、传真、远程联机技术支持；服务时间：每周一至周五（法定假日除外）早9：00-12：00；下午：1：00 - 5：30；试运行期间：每周7天24小时* 系统维护期内的用户所亨受的服务负责现场提供系统的安装、调试；安装调试时所需的工具及安装材料；排除系统的错误故障；* 标准服务的期限与价格紧急现场服务：由公司判断认定是否需要紧急现场服务；如认为需要紧急现场服务，在交通工具允许情况下，24小时内到达现场。在试运行期间，若所提供的软件系统出现问题时，指定有经
32、验的技术人员及时赶到现场，免费进行维护。定期现场服务：即用户系统现场巡访；根据客户要求，一年次，每次个工作日；除出上两条款提及的现场技术支持服务以外，客户需要提供的现场技术支持，依据以下报价单结算费用：工程师：元/（人天）高级工程师： 元/（人天）* 24小时*7天服务对选择24小时7天服务的用户，负责帮助客户建立专人DBA负责制；选择24小时7天服务的用户必须根据服务协议的要求，协助完成支持服务。* 共同的责任双方共同监督、检查、询问系统使用状况，客户需协助建立用户使用档案及更新用户使用情况调查表（每半年一次）。2、技术培训客户维护管理人员进行全面的技术培训，使客户维护管理人员达到能独立地进行开发、管理、故障处理、日常测试维护等工作。培训内容包括：* 系统安装* 系统使用* 系统模块组成* 系统二次开发