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1、采购主管高效工作手册光盘黄昌华 编著 -责任编辑:文菁华ISBN 9787894827166机械工业出版社第一章 采购部组织结构职责1.采购主管岗位说明书采购主管岗位说明书职位名称采购主管职位代码所属部门采购部职 系职等职级直属上级采购总监直接下级采购员、采购助理薪金标准填写日期核 准 人职位概要制定企业的采购计划，指导和监督采购人员按采购制度进行采购作业，满足企业的物料需求工作内容1.设计采购制度、手册、流程、表单等2.编制采购计划与预算3.管理供应商，与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商4.审查请购单5.进行采购，包括询价、比价、议价和订购6.监督与协调控制交货7.处理物料退货与索赔8
2、.开发物料来源，调查价格9.处理国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务岗位职责1.负责拟定采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批2.负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程3.负责及时提供有效的市场信息4.负责管理和监督控制采购部门的工作负担5.负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系6.负责规划和配置组织采购部门的人员需求7.负责招聘、培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展8.负责监控采购人员的作业进度9.负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力10.负责约束和规范检查采购人员的道德行为规
3、范11.负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程12.负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况13.负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件14.负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程15.负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道岗位职权1.有权即时处理采购过程中出现的各种问题直接下属间接下属晋升方向轮转岗位（续）职位名称采购主管职位代码所属部门采购部职 系职等职级直属上级采购总监直接下级采购员、采购助理薪金标准填写日期核 准 人岗位职权2.有权管理采购部所属员工和各项工作3.有权调配直接下级的岗位和任用提名岗位人员4.有权监督、检查所属下
4、级的工作情况5.有权裁决所属下级的工作争议6.有权考核直接下级的管理水平、业务水平和业绩7.有权建议奖惩直接下级管辖范围1.采购部所属员工2.采购部所属办公场所及卫生责任区3.采购部办公设备设施，采购工具任职资格1.教育背景理工类或相关专业本科以上学历2.经验5年以上采购管理经验3.培训经历受过采购管理、管理学、管理技能开发、项目管理等方面的培训4.技能技巧具有良好的分析能力、预测能力和表达能力掌握相关产品的知识，具备采购经验熟练使用办公软件，熟悉 MRP电脑系统熟悉供应商评估、考核，懂 IS09000运作熟悉 （与产品有关）物料行情良好的英文基础5.态度具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能
5、够带领团队，具有较好的团队合作精神具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力工作条件工作场所办公室及工作场所6.环境状况舒适7.危险性基本无危险，无职业病危险直接下属间接下属晋升方向轮转岗位2.采购员岗位说明书采购员岗位说明书职位名称采购员职位代码所属部门采购部职 系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核 准 人职位概要实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务工作内容1.下达订购单2.物料交期的控制3.材料市场行情的调查4.查证进料的品质和数量5.进料品质和数量异常的处理6.与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调7.询价、比价、议价及
6、订购作业8.交期的进度控制9.进料品质、数量异常的处理10.内外销差价、退税资料的提供11.主要原材料的估价12.供应商材料样板的品质初步确认13.材料样板的初期制作与更改14.替代材料的搜寻15.采购部门有关技术、品质文件的拟制16.与技术、品质部门针对技术、品质问题的沟通与协调17.与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调岗位职责1.负责一般性物料采购2.负责查访厂商的供应情况3.负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等4.负责核查供应商提供的物料质量5.负责确认交货日期6.负责处理一般索赔案件7.负责退货8.负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息直接下属间接下属晋升方向轮
7、转岗位（续）职位名称采购员职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核 准 人岗位职权1.有权力即时处理采购过程中出现的各种问题2.有权处理与供应商的关系3.有权开发并联系新的供应商4.有权处理退货5.有权与供应商谈判价格，确定交货日期6.有权考察供应商的物料质量任职资格1.教育背景理工类或相关专业专科以上学历2.经验1年以上采购经验3.技能技巧掌握相关产品的知识、具备采购经验熟练使用办公软件，熟悉 MRP电脑系统懂 IS09000及采购相关程序了解相关产品材料市场良好的英文基础4.态度具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神具有
8、严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力工作条件1.工作场所办公室或户外（如仓库、供应商生产部等）2.环境状况一般3.危险性基本无危险直接下属间接下属晋升方向轮转岗位3.采购助理岗位说明书采购助理岗位说明书职位名称采购助理职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核 准 人职位概要编写采购合同等文件，整理采购资料，负责采购部门的日常事务，保证采购部门顺利开展工作工作内容1.编写采购合同等文件2.编制采购部门的周报表或月报表3.收集、整理与统计各种采购单据与报表4.采购品质记录的保管与维护5.采购事务的传达6.整理供应商资料，包括供应商
9、的报价情况、产品种类等7.协助采购员完成价格谈判等工作8.管理日常采购文件，记录采购进度9.付款整理、审查岗位职责1.负责登记请购单、验收单2.负责登记订购单与合约3.负责记录和监督交货4.负责安排与接待来访客人5.负责申请与报支采购费用6.负责申请进出口文件7.负责电脑作业与档案管理8.负责承办保险、公证等事项岗位职权1.有权提醒采购员遵守日常规范2.有权监督采购员的工作进度3.有权安排上级领导的活动日程4.有权联系并接待供应商任职资格1.教育背景中专以上学历直接下属间接下属晋升方向轮转岗位（续）职位名称采购助理职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级薪金标准填写日期核 准
10、 人任职资格2.经验1年以上采购助理经验3.技能技巧电脑操作熟练，了解 MRP懂 ISO9000运作，熟悉培训和有关文件编写有一定的报表统计知识良好的英文基础，能读懂一般英文函件4.态度具有良好的从业品德和积极、认真的工作态度具有严谨的工作规范，能够完成采购助理的日常工作工作条件1.工作场所办公室及工作场所2.环境状况一般3.危险性基本无危险直接下属间接下属晋升方向轮转岗位4.采购主管职务权限标准采购主管职务权限标准工作内容具体工作内容职务权限采购员采购助理采购科长采购主管副总经理总经理年度采购计划年度物料采购计划国外物料采购计划rrr大宗物料采购计划rrr常备物料采购计划rrr库存物料采购计
11、划rrr年度外包计划rrr编制采购计划采购需求分析与评估rrr采购人员配置设定r采购流程设计r编制物料保养计划rr供应商的选择标准设计rrr供应商的开发流程设计rrr供应商的评估标准设计rrr供应商的管理制度设计rrr议价程序设计rr采购时间设定rr采购数量设定rr规划采购预算rrr编制采购预算流程rrr制定减少采购预算的措施rrr采购进度管理各采购科误期月（周）报rrr采购科室误期月（周）报rr各科采购进度日报rr物料入库管理rr采购完成后作业单确认rr月底采购进度盘点确认rr物料确认采购验收请购单确认国外请购rr长期合同材料请购rr大宗材料请购rr常备材料请购rr（续）工作内容具体工作内容
12、职务权限采购员采购助理采购科长采购主管副总经理总经理物料确认采购验收请购单确认外包请购rrr收料国外件收料rrr一般物料收料rr外包加工品收料rr确定采购金额权限采购未满10000元者rr采购未满50000元者rrr采购未满100000元者rrrr采购100000元以上者rrrrr验收单审核（品检）rrr外包商能力评价rrr效率管理工作效率管理标准效率目标设定rr车间/班组效率月报rr班组效率周报班组效率日报生产效率计算生产金额rrr入库金额rrr生产线上在制品金额rrr仓储管理物料仓储规划rr物料库存帐务统计rr呆废料处理rr物料盘点计划rr采购表单管理生产领料单签核rr超额领料单签核rr退
13、料单签核r工具借用单签核r工具报损单签核rr加班日报表签核采购科室rr合作单位rr说明：（1）“r”审核 “”核准。 （2）在请购采购金额权限中，金额数目须根据企业实际情况确定。5.采购主管业务审核一览表采购主管业务审核一览表审核项目现状判断备注采购计划与生产分工根据公司生产计划，拟订采购计划，并积极让下属了解是 否 根据采购计划与方针开展工作计划是 否 工作分工时，进行合理的人员配置和分工是 否 根据下属的能力和特点进行工作分工是 否 制定适当的工作标准，并严格执行是 否 采购工作管理审核采购工作的状况，并作适当调整是 否 适时地检查和督促下属的工作，并给予指导是 否 检查和监督下属是否按采
14、购制度办事是 否 品质管理经常对下属进行质量管理培训是 否 制定合理的质量管理体系，并经常检查是 否 经常听取生产部门的意见，并积极改善是 否 牢记降低和节约采购成本的原则，并采取相应措施是 否 经常听取下属意见，改善工作流程是 否 教育培训管理谨慎制定采购技能培训的计划，提高下属能力是 否 详细掌握每位下属的能力状况，并个别指导是 否 经常进行各种培训或进修，培养高级人才是 否 进行人才培养及成长规划是 否 其他方面搜集同行业的信息，提升自己的工作能力是 否 积极进行沟通，创造学习型采购组织是 否 关心下属的工作、生活是 否 6.采购人员绩效评价表采购人员绩效评价表工作绩效维度绩 效 等 级
15、一般较好良好优秀工作态度工作成果工作能力7.采购人员能力评价表采购人员能力评价表编号日期： 年 月 日姓名年龄部门单位性别籍贯岗位职务学历民族工作时间评价结果：（按各类人员岗位能力要求的评价结果） 评价人员： 年 月 日结论： 主管部门： 年 月 日改进情况：（考核没有达到要求后的改进情况） 主管部门： 年 月 日8.采购部员工能力评价表采购部员工能力评价表编码 顺序号被评价员工评价部门评价周期评价结论负责人签字： 年 月 日 改正措施备注：保存部门：评价机关 保存期： 年9.采购人员能力评价汇总表采购人员能力评价汇总表汇总日期： 年 月 日被评价人姓名所在岗位评价周期评价人评价结论备注10.
16、采购部员工能力评价要点表采购部员工能力评价要点表能力评价要点分值2.5 0分好 差工作能力在岗人员的基本知识、专业知识、基本技能、从业经验 在岗人员的协调、沟通能力 在岗人员对突发事件的反应能力 在岗人员的逻辑推理能力、创新能力 在岗人员对工作的自信程度 在岗人员的应对能力（如谈判中是否能灵活应变） 在岗人员理解自身职责和上级指示的能力 在岗人员把握自身扮演角色的能力 在岗人员发现问题和解决问题的能力 工作表现工作的细致及认真程度 工作效果及总体工作效率 工作总体差错率 工作完成情况（如寻找供应商、谈判议价等的完成情况） 工作的程序与准备（如谈判前是否准备充分） 工作的延误率 对主要经营业绩指
17、标的认识理解能力 突发事件应对手法（如处理的方法是否合乎上司的意图） 工作态度改善工作现状的意愿 工作热情，具有进取心、学习能力、不怕挫折坚持到底 工作中的团队精神及与他人合作的能力 工作中对后进者的帮助 主动承担工作责任的意愿 清楚自己在工作中的角色 工作自觉性，承担工作中的责任 遵守公司的各项规章制度 为完成工作任务而加班加点的情况 为维护公司制度而规劝他人的勇气 11.采购应聘人员登记表采购应聘人员登记表姓 名出生年月民 族性 别血 型政治面貌联系方式通信地址邮 编学习经历起止时间毕业院校学历专业除以上学习经历，还曾受过哪些培训？程度如何？工作经历起止时间单位职务工作说明现工作单位性质：
18、 现月薪： 元/月家庭情况现家庭住址：婚否： 是 （ ） 否（ ） 有无子女： 是（ ） 否（ ）主要成员姓名关系单位专长业余爱好以往或现在是否患有传染病、高血压、心脏病、糖尿病、肾炎、青光眼等疾病签名：12.采购应聘人员复试表采购应聘人员复试表应聘职位面试人员姓名日 期初试合格 人复试人数人需要人数 人姓 名专业知识管理工作或看法工作和领导能力、积极性发展能力要求待遇其他复试人员意见13.采购人员录用通知单采购人员录用通知单 先生（小姐）： 经我公司研究，决定录用您为本公司员工，欢迎您加盟本公司，请您于月日时到本公司部（处）报到。 公司人事部 年月日 -报到须知： 报到时请持录取通知书； 报
19、到时须携带本人寸照片张； 须携带身份证、学历学位证书原件和复印件、 指定医院体检表； 本公司试用期为个月； 若您不能就职，请于月日前告知本公司。14.采购人员试用表采购人员试用表人事资料姓名应试职位入厂分发部门甄选方式 公开召考 推荐遴选 厂内提升工作经验相关 年，非相关 年，共 年年龄学位特殊技能训练试用计划1.试用职位：2.试用期限：3.督导人员：4.督导人员工作： 观察 训练5.拟安排工作：6.训练项目：7.试用薪资： 核准： 拟订：试用结果考察1.试用期间：自 年 月 日 到 年 月 日2.安排工作及训练项目：3.工作情形： 满意 尚可 差4.出勤情况： 返退 次，病假 次，事假 次5
20、.评语： 拟正式任用 拟予辞退6.正式薪资拟核： 人事经办： 核准： 考核：日期：15.采购人员培训申请表采购人员培训申请表编号： 日期：姓名工作部门培训地点培训时间年 月 日至 年 月 日培训内容部、室负责人意见： 签名： 年 月 日公司领导意见： 签名： 年 月 日备注：填报部门： 填写人：16.采购人员培训记录表采购人员培训记录表 共 页 第 页部门年度姓名性别培训名称培训时间培训费用 培训费用合计17.采购部人员信息一览表采购部人员信息一览表编号姓名部门职务性别年龄学历工资家庭地址邮编电话18.采购人员工作日报表采购人员工作日报表作业日报年 月 日（星期 ）主管批示单 位报告人时间内容
21、所需时间摘要9时10时11时12时13时14时15时16时17时18时时间外备注：19.新进采购人员培训表新进采购人员培训表姓名： 部门： 职位： 到职日期： 序号培训项目培训日期时间培训人1欢迎新进员工：致欢迎词2培训计划简介3工作环境简介4公司简介： 基本概况；公司历史、精神、经营理念和未来发展； 公司组织结构说明；5介绍公司同仁： 各级主管；员工自我介绍；6人事规章与福利说明： 作息及签到规则； 休息和用餐规则； 着装礼仪和接待规定；办公自动化使用规定； 休假和加班规定； 奖罚规章；7员工手册说明8财务制度说明： 差旅出差规程； 主要财务政策；9部门及本职位工作内容介绍10消防安全知识普
22、及11紧急事故及灾害处理方法12其他受训者： 主管： 年 月 日 20.采购部月度考勤统计表采购部月度考勤统计表序号姓名出勤天数假类天数迟到早退出差天数说明：（1）出勤天数依据员工考勤表统计；（2）假类指病假、事假、公假、婚丧假、休假等；（3）迟到早退以次数计；（4）备注主要填写未尽事项。 21.采购人员培训资料卡采购人员培训资料卡姓名所属部门职称工作时间异动记录编号受训课程培训记录考核结果主管确认备注日期时数合格不合格22.采购人员培训效果评估表采购人员培训效果评估表课程内容培训日期培训地点受培训者姓名培训师姓名请对下面每一项进行评价，在相对应的分数上打“”：课程内容很差一般良好很好课程适合
23、我的工作和个人发展需要56 789 10课程内容深度适中、易于理解56 789 10课程内容切合实际、便于应用56 789 10培训师培训师有充分的准备56 789 10培训师表达清楚、态度友善56 789 10培训师对培训内容有独特见解56 789 10培训师对进度与现场气氛把握很好56 789 10培训方式生动多样、鼓励受训者参与56 789 10参加此次培训的收获有（可多选）获得了适用的新知识获得了新的管理观念明白了过去工作中的一些模糊概念获得了一些能在工作上应用的较大的技巧或技术促进客观地观察自己以及自己的工作，帮助对过去的工作进行总结与思考其他（请填写）：对本人工作上的帮助程度A.较
24、小B.普通C.有效D.非常大整体上，您对这次课程的满意程度是A.不满B.普通C.满意D.非常满意您给予这次培训的总评分是（以10分计）：其他建议或培训需求：说明：（1）请如实填写，请在填妥后及时交给培训主管 （2）请给予真实的评估意见，以帮助我们对培训课程、形式等进行改进 谢谢您对我们工作的支持！23.采购人员教育培训总结报告表采购人员教育培训总结报告表日期：培训名称培训对象培训日期培训人数培训时数培训讲师培训地点培训记录讲师方面：学员方面：改善建议：训后跟踪：训练费用明细表编号费用项目实际支出备注12合计 核准： 主管： 制表：24.采购人员绩效考核表采购人员绩效考核表（月度）编号： 年 月
25、姓名部门采购部岗位采购员考核时间考核周期月度业绩指标信息来源考评人权重考核标准得分按时交货情况收料通知单直接上级20%标准定义每发生1次不按时交货采购批次，经查实，扣20分。满分100分，得分不能为负值送货规格数量准确性收料通知单直接上级20%标准定义每发生1次采购批次送货规格或数量不准确，经查实，扣20分。满分100分，得分不能为负值采购物料质量批次不合格率（A）检验合格统计表直接上级20%说明：批次不合格率A因质量问题产生的不合格批次/收货批次标准定义得分区间A 1%911001% A 3%81903% A 5%61805% A 7%41607% A040供应商信息管理供应商信息库直接上级
26、30%说明：供应商信息管理是对供应商档案信息、价格信息和其他相关信息的收集和整理工作评分内容权重得分上交及时性10%形式规范性20%内容全面性20%数据准确性30%建议合理性20%态度指标：态度得分直接上级10%部门经理评语签字： 日期：人力资源部经理评语 签字： 日期：199第二章 采购计划的制定与费用预算1.物料需求分析表物料需求分析表编号： 日期：物料名称存量各订单需求量预计不足数量上次订单余量订购预计入库日期备注单1单2单3单4日期数量审核： 分析： 填表：2.物料使用预算表物料使用预算表物料编号品名规格单位后三个月预算用量平均月用量预估月用量存量管理方式准备时间安全存量采购点采购量最高存量数量日数数量日数数量日数数量日数数量日数3.物料采购单物料采购单编号：订购日期预定交货日交易条件交货方法交货地点付款条件序号统一编号料号名称/规格单位数量单价金额 合 计注：兹同意依照本订单所述条件交货日期： 签字：4.采购申请单采购申请单申请日期：请购单位请购总号承办品名数量报价供应商价格数量主管