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1、行政经费管理控制程序目的1 加强公司费用管理，控制不合理费用开支，提高经济效益2 试用范围公司所有行政经费管理工作3 管理内容3.1采用预算管理和额度管理相结合的费用项目3.1.1业务部交际费，包括接待客人的食宿、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等费用3.1.2手机费，因工作需要已支付的手机费3.1.3办公费，日常办公支出的费用，如购买纸笔、印刷名片等费用3.1.4运输费，公司承担的发货费、收货费、送货费等3.2采用预算管理和行政管理相结合的费用项目3.2.1职能部门的交际费，包括招待客人的食宿、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等费用3.2.2差旅费，出差在途车费、住宿费、市内交通费、出差生活补贴等3
2、.2.3交通费，市内出差、办事所花的车费3.2.4车管费，如汽油、养路费分摊、过桥费等费用3.2.5会务费，参加各种会议而单独列明的费用3.2.6装修费，办公场地、厂区、仓库、车间的装修费用3.2.7佣金，支付的代理费用3.2.8其他通讯费，除移动通讯费外的其他通讯费3.2.9广告费，媒体广告宣传、制作宣传资料、购买礼品、租赁展示摊位等费用3.3相关固定费用实行预算管理4 作业控制4.1.预算管理4.1.1预算管理是指各职能部门、业务部门事先向财务部提出下期部门所有费用的计划，财务部报相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定部门下期费用预算金额。报销费用时，财务部根据费用预算，准予报销或另行处
3、理4.1.2公司对所有费用按月预算，并进行季度预算、年度预算统计4.1.3每月25日前，各职能部门、业务部向财务部提交下月的“费用预算表”，经批准后，在30日前发回各部门4.1.4由财务部建立统一格式的“费用报销手册”，对报支的费用逐笔登记，并在内部局域网络上共享，供各部门查询4.1.5部门本期费用合计数超出预算2000元以下（包括2000元），或单项费用超出预算30%以下（包括30%）的，由各部门、各业务部经理审批。费用合计数超出预算2000以上，或单项费用超出预算30%以上的，由总经理审批4.2额度管理4.2.1制度管理是指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、
4、员工人数等4.2.2根据销售额确定额度的费用项目是交际费、运输费。交际费超出额度本期内不予报销，运输费超出额度需要提出书面报告，经批准后方可报销4.2.3根据工作职务确定额度的费用项目是手机费，超出额度部门不予报销4.2.4根据员工人数确定额度的费用项目是办公费，超额度部分本期不予报销4.3行政管理4.3.1行政管理是指费用报销人在费用产生前，采用书面形式向行政部提出本次费用计划，经同意后，方能按费用报销流程到财务部报销4.3.2无批准的书面申请，在报销时财务部退回处理4.3.3单项费用500元，由各部门、各业务部经理审批4.3.4单项费用2000元，由分管副总经理审批4.3.5单项费用200
5、0元，由总经理审批4.4其他变动费用其他变动费用项目包括交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费4.5相对固定费用除上述变动费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方式4.6费用借支4.6.1公司不开房除差旅费外的其他各种个人借款4.6.2个人差旅费借款，需凭批准后的“出差申请单”进行申请4.6.3个人差旅费借款的审批，按行政管理方法执行4.6.4员工差旅费借款，最高限额为1500元。部门主管差旅费借款，最高限额为2500元4.7差旅费4.7.1外埠出差4.7.1.1外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差时发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内
6、交通费4.7.1.2外埠出差，必须先填“出差申请单”，根据需要，凭批准后的“出差申请单”和“借支（暂付）单”借支差旅费4.7.1.3出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行填写“支出证明单”，与差旅费同时报销4.7.1.4员工如不享受手机月报销额度100元/月，则出差期间手机费补贴，另行填写“支出证明单”，与差旅费同时报销4.7.1.5出差回公司后，在2个工作日内，持“出差申请单”，到财务部办理报销手续，返回公司时间以回程车、船票时间为准4.7.2本市出差4.7.2.1本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、出差生活补贴、住宿费项目。报销人需填写“支出证明单”4.7.2.2市内交通费按
7、实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管提出申请，批准后方可乘坐4.7.2.3因工作需要需加班或外出办事的，时间在上午8：00前或晚上22：00后，可乘坐出租车4.7.2.4乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处写明乘坐原因、起止地点，方为有效，予以报销4.7.2.5公司自备车本市出差的，无市内交通费4.7.2.6本市出差享有公司标准的员工餐费补贴4.7.3工作外派4.7.3.1根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行4.7.3.2对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，根据实际情况由
8、总部与业务单位结算，出差人员不再享受出差期间的出差生活补贴及住宿费节约归己部分，住宿费若超标按四六分担4.8交际费4.8.1交际费应在费用产生前，采用书面形式提出费用申请，申请内容包括事由、参加人数、发生次数和预计金额等项目4.8.2公司交际费应控制在销售净额的2额度内4.8.3单次交际费的额度不得超过销售额的1，超额部门本期内不予报销4.8.4报销交际费必须单独填列“支出证明单”，并在摘要栏内简要列明事由、参加人数、发生次数和预计金额等项目4.8.5如有高级别主管人员参加，须由最高一级主管人员作为报销人4.9手机费4.9.1对手机费用采用预算管理和额度管理相结合的方法进行管理。额度管理是指根
9、据所担当的职务级别和工作的需要，确定该手机费报销额度。手机费须先自行缴费，后凭有效发票在额度范围内按实报销，超出额度部门个人承担。若确因业务所需通讯费超过当期额度的，本人可申请对超额部分进行核实报支，但应附通话清单，并分别列出业务通话与私人通话的实际金额4.9.2根据手机使用的实际情况，营业部、市场部、拓展部、产品部、业务部、物流部中从事销售业务人员的手机费账单以九五折计算：总经办、企划部、财务部、售后服务部、技术部、人力资源部人员的手机费账单以九折计算4.9.3享受手机月报销额度100元/月的员工，要求入网，对入网的账单金额不再打折；对未入网的充值定额收据再打八折4.10办公费4.10.1办
10、公费是指日常工作需要而购买办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印刷名片、邮寄、快递，以及因工作需要统一订购报纸及书刊、购买办公室清洁卫生所需的用品等产生的费用4.10.2办公用品费用分类4.10.2.1专用办公品费用，如打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材和销售业务专用的单据费用4.10.2.2快递费，指邮局的邮寄费，市内快递费4.10.2.3其他办公品费用4.10.2.3.1消耗品费用：购买增值税票、账本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、回形针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封等的费用4.10.2.3.2管制消耗品费用：购买签字
11、笔、修正液、电池、笔记本等的费用4.10.2.3.3管制品费用：购买剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等的费用4.10.2.4消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同部门和人员的工作性质作相应调整4.10.2.5管制消费品根据工作需要严格发放、限定总数，自第二次领用起以旧换新4.10.2.6管制品主要由部门领用4.10.2.7领用办公用品须作领用登记，行政部应建立办公用品领用台帐和领用卡以控制办公品消耗4.10.2.8新进人员到职时由各部门向行政部提出文具申请单领文具，并列入领用单。员工离职时，应将剩余文具交还行政部4.10.2.9办公用品由行政部统一负
12、责购买、保管和发放，各部门不得任意购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划，报批批准后购买4.10.3额度扣除专用办公品、快递费，各部门的办公费最高额度为每人每月30元，各部门的人数以行政部统计人数为准4.11运输费4.11.1公司对运输费采用预算管理和额度管理相结合的方法进行管理，如运输费超出额度，需提出书面报告，并说明原因及改进的方法4.11.2额度4.11.2.1物流部的运输费额度为销售额的1.5%4.11.2.2业务部、拓展部的运输费额度为销售额的0.4%4.11.2.3其他业务单位的运输费额度为销售额的0.2%4.11.3支付4.11.3.1根据预算管理和额度管理的规定进行审批、支付4
13、.11.3.2支付运输费应填写“请款单”，并附货运合同、正规的运输发票、货运清单，按相应权限审批4.11.3.3对1000元的运输费以支票形式支付4.12员工餐费和加班餐费4.12.1部门主管、业务经理及以上职务人员和业务部的业务员、业务经理及以上职务人员，不计加班工资，不发加班餐费。其他人员若加班可享受加班餐费，加班费不予单独报支，于月终根据考勤记录同员工正常工作餐费一起核发4.12.2各业务部可以采用发放现金或统一订餐的形式发放员工餐费4.12.3若外埠出差、工作外派已包含出差生活补贴，则期间不发工作餐费4.13宣传品及礼品4.13.1公司宣传品及礼品，由行政部统一定做、购置，并由行政部统
14、一管理，建立领用批准制度，并立账管理4.13.2购置礼品必须提前填写“购置礼品单”，财务部定期检查、监督4.13.3外出赠送礼品原则上不能单独一人办理。凡购买礼品的发票到财务部报销，必须有核收人、经手人、部门负责人、总经理签字，方能报销4.13.4出差期间如需送礼品，采取预算管理，实现申报计划，报批批准后方能购买和报销4.13.5员工受赠礼品和商业回扣应及时向行政部申报并登记，并填写“赠品登记表”4.14车辆消耗费用4.14.1车辆使用调度维修保养由行政部统一协调4.14.2公司公务车，由行政部负责办理保险、交纳养路费和车船使用税4.14.3，每月根据公务车实际里程数，月底实报实销汽油费和过路
15、桥费4.14.4根据车辆实际情况，经办公室批准，进行维修保养，实报实销4.15水电邮费4.15.1员工应节约用水、用电，做到随手关水、关灯4.15.2节约使用邮寄费。除少数急件、要件外，一般不使用特快、挂号等方式邮寄4.16会议费4.16.1严格控制研讨、座谈等会议的次数和人数，参加会议必须经过总经理审批4.16.2会议经费的报销必须凭会议通知，会议通知必须经过总计里的批准，否则无效4.17人员经费4.17.1按国家有关规定标准执行。具体包括：工资、养老金、公积金、医疗保险、医疗费、其他保险等4.17.2公司员工及离退休人员的工资性开支标准由人力资源部按政策规定核定。财政部根据核定的发放标准在
16、预算内列支各项人员支出，实行工资卡直接支付4.17.3因公司特殊工作需要借调临时工作人员的，须经人力资源部审核，报总经理批准后，办理相关借调手续，核定相关工资标准，由财务部在预算内安排支出。超出预算标准的不予安排经费4.17.4培训费用，是指公司员工的各类培训支出。员工的各类培训，由如人力资源部统一安排。各类培训费用，需经人力资源部审核、总经理批准后，方可到财务部核报4.18费用报销4.18.1所有报销的费用均须由行政经理审批签字，其中业务部、拓展部、各办事处的差旅费、交际费还须运营部经理审批签字4.18.2判断所发生的费用有无预算，无预算或超预算，按照预算部分审批4.18.3判断所发生的费用属性，分别按照预算管理和额度管理方法、额度管理和行政管理方法进行报销4.18.4费用报销单填列4.18.4.1费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件4.18.4.2报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得的，可以用“付款凭单”代替，但需写明原因，且金额不得超过100元4.18.4.3对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应当经办部门填写，并经委托部门经理签字确认，无委托部门经理签字的，费用记入经办部门帐