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1、 物资管理制度 WZ00 物资管理部组织架构与工作职责1. 组织架构文 员机电设备采购主管经 理装饰性材料、设备采购主管2. 部门工作内容2.1 经办自营项目和对外总承包项目的物资采购工作。2.2 整理供应商的投标资格预审资料，负责评价供应商履约情况，建立并管理合格供应商名册。2.3 管理物资采购合约。2.4 掌握物资信息，为经营销售部门和设计管理部门提供决策依据。2.5 为项目发展提供材料和设备价格信息，配合合约管理部估算项目工程成本。2.6 根据项目发展计划编制项目物资采购供应计划。2.7 负责报板及催办定板、审批程序。2.8 发放物资及管理结余物资。2.9 办理零星采购业务。2.10 负
2、责物资样板及书面资料管理。3. 各岗位职责3.1 经理3.1.1 对部门各项工作和各个环节负责。负责对部门员工的绩效考评，关注员工的个人发展，激励员工的工作热情。3.1.2 安排部门员工的分工与协作，批办来函。3.1.3 审阅、签发外发函件，审批发往其他部门的内部存档的格式文件。3.1.4 组织制定部门的管理制度，负责向本部门和其他部门员工解释管理制度，了解管理制度的执行情况，适时修订管理制度。3.1.5 负责对其他部门的协作配合。3.1.6 拟订部门招标程序和采购合同方面的通用文件，指导员工的具体工作。3.1.7 在选择中标供应商和确定物资价格上提出专业意见供领导决策。3.1.8 参加对供应
3、商的考察，审批或报批供应商的投（议）标资格。3.1.9 完成领导交办的其它事项。3.1.10 附：需由经理审阅、审批、报批、或签发的格式文件：A. 供应商投(议)标资格审批表。B. 供应商合同履行评估表。C. 供应商合同履行投诉调查表。D. 供应商资格取消审批表。E. 项目物资采购计划。F. 项目报板计划。G. 装饰性材料、设备招标样板报批表。H. 供应商遴选报告。I. 招标（或议标）文件。J. 投标邀请函。K. 采购报告。L. 议标报告（视需要而定）。M. 中标通知书（视需要而定）。N. 物资采购合同文件。O. 机电设备投标评审表。P. 零星采购物资价格审批表。Q. 物资移交清单（视需要移交
4、给其他部门管理）。R. 物资采购付款证书。S. 各类补充协议。T. 物资采购合同支出明细表。U. 物资采购合同决算确认函。V. 装饰性材料、设备采购合同结算报告。W. 物资管理部结余物资明细表。X. 物资领用审批表。3.2 采购主管3.2.1 编制项目物资采购计划和项目报板计划。3.2.2 广泛搜集产品信息，掌握产品消费潮流及市场行销状况。3.2.3 接待供应商来访，了解供应商及其产品情况，初步筛选供应商及其产品。3.2.4 组织对供应商考察，搜集整理供应商资料，听取各部门对供应商的评价意见。3.2.5 初步筛选产品样板，及时向设计管理部门报板，协助设计管理部门组织评板。3.2.6 负责发标、
5、答疑、组织开标、填写开标书，组织领导和有关部门评定投标样板，以此为依据开展评标工作。3.2.7 审核分包商物资需求计划，组织供应商按计划供货，组织首次验收。3.2.8 负责到货前的准备工作。协调解决供应商、分包商在物资交接、质量认定方面的矛盾。3.2.9 管理物资采购合同，监督合同履行，办理合同变更手续；合同完成后办理结算手续。3.2.10 协助工程部门或售后服务部门做好回访工作，注意了解产品的使用效果，为设计管理部门选择产品提供意见。3.2.11 监督供应商售后服务。3.2.12 办理零星采购业务。3.2.13 接受经理指派，管理结余物资。3.2.14 接受经理指派，管理供应商名册。3.2.
6、15 完成领导交办的其它工作。3.2.16 附：需由采购主管经办、拟订、报批、或完成的格式文件：A. 供应商名册。B. 供应商投(议)标资格审批表。C. 供应商合同履行评估表。D. 供应商合同履行投诉调查表。E. 供应商资格取消审批表。F. 项目物资采购计划。G. 项目报板计划。H. 装饰性材料、设备招标样板报批表。I. 投标样板评审表。J. 供应商遴选报告。K. 招标（或议标）文件。L. 投标邀请函。M. 开标书。N. 采购报告。O. 议标报告（视需要而定）。P. 中标通知书（视需要而定）。Q. 物资采购合同文件。R. 机电设备投标评审表。S. 零星采购物资价格审批表。T. 物资移交清单（视
7、需要移交给其他部门管理）。U. 物资采购付款证书。V. 各类补充协议。W. 物资采购合同支出明细表。X. 物资采购合同决算确认函。Y. 装饰性材料、设备采购合同结算报告。Z. 物资管理部结余物资明细表。3.3 文员3.3.1 负责文件、图纸、合同的收发、登记、传递、立卷、归档。3.3.2 负责部门文件、合同的打印、复印、装订、分发、登记工作。3.3.3 保管部门印章，维护公用办公设备。3.3.4 负责部门办公用品的申报、领取、分发。3.3.5 负责整理、装订供应商及其产品资料，并编目、保管。3.3.6 在部门其他员工外出时，负责接听电话；负责接收供应商资料，回答供应商疑问，为供应商传达留言。3.3.7 为其他员工查阅文件、资料。3.3.8 领导交办的其它事项。3.3.9 附：需由文员完成的格式文件：A. 采购合同分发登记表。版次/修订码：A/0 4