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1、办公室管理制度工作手册及表格582020年5月29日文档仅供参考管理制度文件【办公室工作手册】 机密文件(仅限内部使用) 01月办公室工作手册目 录一、办公室主任岗位职责二、招聘1、招聘原则2、录用条件3、员工招聘工作规程4、试用与转正三、劳动合同(内部)管理1、劳动合同(内部)的签订2、劳动合同(内部)的续订3、劳动合同(内部)的终止/解除四、员工在职管理1、员工分类2、员工考勤制度3、假期制度4、保密制度5、违规处罚及申诉6、员工调动/晋级五、薪酬管理1、工资调整2、工资保密3、异地工资待遇4、假期工资支付六、员工福利七、员工培训1、入职培训2、在职培训3、脱产培训4、培训纪律 5、培训费
2、用八、绩效考核1、考核方式 2、解释九、相关记录1、招聘管理2、合同管理3、在职员工管理4、员工培训5、考核十、物业管理公司员工聘用合同(规范文本)十一、附表格一、办公室主任岗位职责1、负责秘书工作,行政文件的处理,信息交流,及各种会议、会务等工作。2、负责对各部门工作的完成情况的督办、催办等。3、对内及对外的协调工作,负责各部门后勤供应,物品的采购、领用、储存及分配等。4、负责文件资料整理、归档,办理公司证件的年检工作等。5、负责公司部门定岗定员、人员招聘、培训、考核、劳资等工作。6、人员的聘用、人事资料档案建立和管理等。7、制定工作计划、人员分工、督导及全面掌握人事劳资管理的政策法规。8、
3、审核用人部门人员需求计划,力求人员架构精简。9、制作公司员工花名册,随时提供完整准确的资料。10、办理人员入职、岗位调动、离职工作等。11、负责本部门文件收发、管理等工作。12、加强与上级主管部门联系,为领导提供决策参考。13、完成上级交办的其它工作。二、招聘1、招聘原则公开招聘,择优录取。2、录用条件遵纪守法、品行端正、身体健康、勤奋好学、团队精神,且具有拟任职位所需的相关专业知识和工作经验。3、员工招聘工作规程1)员工招聘A.招聘途径和方式* 由公司员工或熟人介绍推荐;* 报刊、网络等媒体刊登招聘广告;* 经过人才交流中心或劳务市场招聘;* 由大专院校推荐或选拔。B.招聘依据* 公司发展需
4、要;* 公司某部门根据工作需要须增加工作岗位或某岗位出现职位空缺。C.申请方式* 公司决定(根据公司发展需要);* 用人部门/部门主管报办公室,填写。D.申请日期用人部门最少提前10天提出,经办公室审核后,报经理/总经理批准。E.招聘程序* 申请得到批准后,由办公室通知申请部门,同时,办公室拟订具体招聘方案及招聘方式后,实施公开招聘;* 应聘人员应真实、详尽填写相应表格,并提供相关的证明材料,以便办公室掌握足够的初选背景资料;* 办公室会同用人部门负责人对所收集的资料进行初选,根据职务分析选出符合条件者,由办公室通知其参加入职招聘考试;* 入职招聘考试由办公室负责组织。考试方式分为面试和笔试二
5、种。主管级及以上员工的招聘除面试外,还应有至少一项专业知识笔试,其它职级人员可视情况酌定考试类型;* 主管级及以上员工招聘的面试采用小组面试的形式,面试小组由公司领导、办公室主任、(主管级及以下人员的面试小组由办公室、用人部门主管)组成。面试小组各成员在”面谈评审表”中打分,结合笔试(如有)成绩进行综合分析评价、则优录取。2)员工录用A.管理层员工录用,须由经理/总经理批准,操作层员工由录用部门主管/物业公司经理批准,但须报办公室备案;B.被录用人员有关的笔、面试资料由办公室负责妥善保管,并向其发放”录用通知书”;C.被录用人员报到后,交齐各种证件,由办公室负责入职体检,体检费用由本人负责,体
6、检合格者方算正式报到;D.被录用人员须填写。填写时必须保证向公司提供的个人资料真实、准确,否则一经发现属虚报,公司有权立即辞退或解除其内部劳动合同,不负任何赔偿责任;E.办公室负责组织新员工进行入职培训(详见”员工培训”)。3)大学生实习管理A.经公司批准,由办公室负责统一安排其到相关部门实习;B.实习生凭到各部门报到,各部门妥善安排大学生实习;C.学生实习期间应遵守公司各项规章制度;D.实习期满后,用人部门如需聘用,各部门按公司招聘管理规定办理手续。4、试用与转正1)试用期A.公司招聘的管理层员工均实行三个月的试用期,操作层人员试用期为一个月(个别部门无试用期,参照员工手册)。如用人部门或公
7、司认为有必要,试用期可短缩或延长,但试用期最长不超过三个月;B.试用人员在试用期内只享受该岗位工资的80%。2)转正A.试用期满前三个工作日,办公室向所属部门发放,在试用期结束后三个工作日内由本人写出工作小结,同一起交部门负责人;B.三个工作日内,试用员工所在部门对该员工做出书面工作绩效考核结论,评判其是否可转为正式员工,并与该员工工作小结一起交办公室。办公室出具意见后交经理/总经理审批,经理/总经理批准后转为正式员工。三、劳动合同管理1、劳动合同的签订1)办公室确认公司同意该员工入职一个月内,与员工签署、发放聘书、建立该员工档案;2)该员工试用期计入合同期。管理层员工一式两份,公司、聘用人员
8、各执一份;3)公司原则上实行一年一聘制;4)合同期内,任何一方违约,均应按规定承担违约责任。2、劳动合同的续订劳动合同终止前30日,办公室向所属部门员工发放,并附续订。如员工无异议,双方续订。3、劳动合同的终止/解除劳动合同期满,合同终止;劳动合同有效期内,合同解除。1)终止通知:A.期满,合同终止。公司将提前30日向员工发放;B.尚在有效期内,合同解除。公司和员工均需以书面形式通知对方。2)通知期限:A.三十天:对已转正的员工;B.三天:对在试用期内的员工。3)薪水补偿替代:公司及员工均可选择以薪水补偿方式提前通知对方终止。补偿金额按员工平均日薪(以26天/月计算)乘以不足天数计算。4)的解
9、除:A.公司与员工解除,需依据、等相关条款;B.员工如无正当理由或事先通知,连续3天以上缺勤,则视为员工自动解除其,公司能够解除与该员工的,并无需采用薪水补偿;C.员工与公司解除,需依据及、等相关条款。5)终止/解除条件:A.剩余年假能够薪资结算的形式支付或以年假冲抵工作日;B.通知期间,员工应认真旅行职责。6)终止/解除规程:A.个人提出操作层员工* 由员工本人填写,并报所在部门;* 所在部门负责人签署意见后报办公室;* 办公室签署意见后报经理审批;* 经理批准后,由办公室通知其部门及本人办理离职清算。管理层员工* 由员工本人填写,并报办公室;* 办公室签署意见后报经理/总经理审批;* 经理
10、/总经理批准后,由办公室通知其本人办理离职清算。B.公司/部门提出* 相关部门填写报办公室;* 办公室审核报经理/总经理审批;* 经理/总经理批准后,由办公室通知其部门及本人办理离职清算。7)离职清算A.员工离职前,须填写。该员工最后离职日及离职薪金的核算由办公室确定。B.离职员工进行工作交接后由本人持到相关部门进行财务清算,归还相应物品,以各部门负责人签字为准;C.清算结束后,本人持该交办公室,办公室通知财务部发放最后薪金;D.办公室在公司内部进行通告。四、员工在职管理1、员工分类本公司员工分为管理层员工和操作层员工。1)管理层员工分类:A.总经理B.物业公司经理C.办公室主任D.客服/工程
11、/安管/保洁主管2)操作层员工分类:A.安管、保洁领班B.工程技工、秩序维护员、保洁员C.管理员/文员2、员工考勤制度1)办公室负责公司员工月度考勤。以每月最后一天为考勤截止日;2)各部门员工月度考勤情况记录在公司”考勤机”中,以”考勤机”为准,作为员工月度工资发放依据。3)员工要按时上、下班,不得迟到或早退;4)原则上员工须先到公司,再外出办理各项业务。如因公外出而未能到公司者,必须事前经上一级领导同意;5)超过上班时间未向上一级领导请假,计迟到一次;未经部门主管/办公室主任同意提早离开公司计早退一次。每迟到或早退一次,公司将从工资中扣罚人民币10元。超过上班时间30分钟,计旷工半天扣发其相
12、应数额工资,同时记入该员工档案;6) 不办理任何请假手续、无故不上班为旷工。每旷工一天,公司将从其当月工资中扣发当日工资。连续旷工3天或一年内累计旷工10者,公司即予以除名;7)员工加班须填写,由部门主管/办公室主任批准后生效;8)管理层员工加班原则上不记加班费,能够等时调休(国家法定节假日除外);操作层员工可记发加班费。3、假期制度1)请假制度A. 员工请假,由请假人填写。一般员工1天及以下的请假须经部门主管/办公室主任审批。员工1天以上3天以下(含3天)的请假或部门主管请假须报办公室登记,并经经理批准后生效。员工3天以上的请假或部门主管请假须报办公室登记,经理/总经理审批后生效;B.所有批
13、准后的请假申请及相关证明均由其部门在假期生效日之前报办公室备案后当事人方可休假;C.若员工因急事或病假未能依照上述手续事前请假,则应在请假当日上班时间2小时内亲自电话通知其部门主管/办公室主任。经批准生效后,上班后当日内补办请假手续;D.员工因特殊情况超假应根据上述程序提前申请,续假在1天以内,经办公室同意后可续假。超过1天以上3天以下(含3天),报办公室登记,经经理批准后可续假。超过3天以上,报办公室登记,报经经理/总经理批准后可续假。2)休假制度A.公司正式员工可享受年假、婚假、产假、丧假等假期。本人填写,必要时附上有关证明,交部门负责人批准并报办公室核准后方可休假 。未经批准或办理手续休
14、假者,按旷工处理。如需延长假期,须向部门主管/办公室主任申请,经公司领导批准后报办公室备案,否则按旷工处理;B.任何员工的休假天数均以办公室核准为准,并报办公室备案。3)员工假期(具体见)4、保密制度1)公司员工在受聘期间未经许可不得擅自复印、翻印、传真和向外传递公司有关资料及信息;2)公司所有员工在受聘期内或因其它原因与公司终止离开公司后二年内,不得在公司内部及外部公开或泄露公司规定的机密、业务状况和有关保密资料;3)公司各类管理人员在经营活动中或对外交往过程中,需向新闻机构或其它单位提供涉及保密内容的稿件资料或其它消息的,须经公司物业经理/总经理批准;4)发生失密和泄密,将根据情节、性质和
15、后果对当事人进行降薪、降职、开除,同时,公司保留对其追究任何责任的权利。5、违规处罚及申诉1)员工违规处罚具体参考相关内容;员工违规,部门负责人填写,并经违纪人员签字后,交办公室审核后,办公室向财务室发,财务部根据在员工当月工资中予以扣罚。2)员工申诉A.员工对处罚不满,可在接到处理意见五个工作日内向办公室提出申诉。办公室接到该申诉后五个工作日内进行调查,并与该部门负责人进行协商,报经理/总经理最后裁决;B.如果员工对公司的最后处理仍不满意,可根据”劳动法”的有关规定,向有关部门提请裁决。6、员工调动/晋升公司对员工需调动或晋升时,经经理/总经理同意后,由办公室发放,所在部门负责人填写上交至办
16、公室。1)员工调动(即不涉及晋升而平级变动工作岗位或工作现场)A.因工作需要,或根据员工的工作能力、知识、性格、特长等与职务分析对照后,发现更擅长于做其它岗位工作,公司可调动员工岗位,员工应服从公司的决定;B.办公室可根据员工工作表现及考核情况,可直接向经理/总经理提出人事调动报告,以合理、科学地配置各部门人员,量才使用,以激发员工的工作积极性;C.公司根据发展需要或出现某岗位空缺时,公司或员工本人可提出更换工作岗位。2)员工晋升A.员工若服务意识好,管理水平高,综合考评为”优”或”良”,可升职或晋级。由部门主管提出报办公室审核后报经理/总经理审批;B.原则上岗位变动后员工工资按新岗位工资计发
17、或由经理/总经理定;C.若员工本人提出申请,经部门主管同意,报经理/总经理批准后能够转岗;D.调职员工接到通知后应按指定时间及时到达新岗位工作;E.员工调岗后,基本工资随岗位变动而变动。五、薪酬管理1、工资调整公司对员工的工资一般每年会进行一次调整。工资调整的幅度将根据当地薪酬市场调查情况、物价指数、公司的效益以及员工当年的工作表现评估结果而定。有特殊表现或贡献的员工可由该员工所在部门提出具体方案,报办公室核准情况后,报经理/总经理批准,办公室发放。2、工资保密工资保密是公司的政策,知情人员以及员工本人不得以任何方式告诉她人有关薪金情况。违反此规定的员工将会受到相应的警告处分,情节严重或因此而
18、造成不良后果将被公司解雇。3、异地工资待遇员工被派往国内异地(非合同确定之工作地)工作,住宿由公司解决。员工出差,住宿自行解决,返回后持发票报销。派出常驻人员可享受津贴,每人每天50元(根据物价指数适当调整)人民币。4、假期工资支付1)员工按国家有关规定经批准依法享受休假、婚假、丧假期间,期间工资照发;2)女员工产假期间,在国家规定的产假期内,支付基本工资的100%;超过国家规定的产假期,按事假工资的办法支付工资;3)病假(有三级甲等以上医院出具诊断)按半薪处理;4)事假按无薪处理;六、员工福利公司所有员工在本公司服务期间均可享受国家规定的各项补贴、津贴。为便于计算,公司已将这些补贴、津贴计算
19、在员工本人的工资之中;七、员工培训1、入职培训每一位新员工均参加由办公室组织的入职培训。1)公司培训由办公室的代表向新员工进行入职培训,具体内容如下:A.公司的性质、结构、历史、现状及发展情况;B.公司各项政策、规章制度、薪酬、福利政策、等主要内容;C.发放;D.介绍将与其共事的有关管理及工作人员。2)部门培训由部门主管负责,具体内容如下:A.新员工岗前指导,熟悉工作环境;B.介绍部门的详细情况、工作要求及岗位职责;C.介绍部门同事。3)办公用品的领用新员工到办公室领取办公用品。2、在职培训1)办公室每年制定公司整体年度培训计划,按计划对员工进行培训;2)各部门主管负责制订、组织本部门年度、月
20、度培训计划并负责实施,报公司办公室核准、备案、检查;3)公司定期或不定期的组织员工进行员工素质、服务意识等方面的培训,以增强员工的责任感和使命感,增强员工服务意识,拓宽员工知识面,提高员工的基本素质和各方面的能力;4)根据工作岗位或政府职能部门的要求,公司组织相关人员接受外部培训,以更新知识和丰富技能;5)公司培训、部门培训均须填写、;6)分别由办公室和本部门负责保存。3、脱产培训1)员工可参加由公司办公室组织的脱产培训。培训费用由员工本人向公司借支,待培训结束,员工持上岗(合格)证书办理报销手续。员工考试不合格者,公司不予报销培训费;2)由公司出资参加培训或参加各种上岗证学习的员工,须按所规
21、定的年限服务期满,如服务未满而离开公司,须退回不足日期应分摊的费用。特殊性质的培训(如赴外地培训)按照培训协议规定执行;3)员工的外出培训及时间由办公室负责安排,报经理/总经理审批后生效。4、培训纪律1)接受培训的员工必须参加培训期间的所有课程,除非有充分的理由。否则,将不得参加今后的任何培训;2)培训课程结束后,受训员工应向办公室提交相关的资格证书或证明文件。5、培训费用1)公司每年的培训计划及费用由办公室负责制定,经理/总经理审批;2)员工培训费用每年计划列支;3)员工外出培训发生的差旅费实报实销;4)员工的培训费用办公室填写后到财务部报销。5)员工个人参加培训费用自理,工资按事假处理。八
22、、绩效考核1、考核方式1)日常抽查考核办公室及各部门主管不定期对各部门各岗位工作进行抽查,抽查内容包括部门办公室环境卫生,仪容仪表,员工工作状态,完成工作情况,部门工作计划,工作总结等内容。其作用在于帮助,指导,监督各部门工作规范化,及时发现员工工作中的问题。2)年终考核A.每年12月10日-12月31日为公司年终考核期。由办公室负责组织;B.办公室在此期间向各部门发放,本人写出”年终自我评价”,该部门主管负责组织本部门员工考评后汇总至办公室;C.部门主管级员工的考评由办公室负责组织考评小组进行考核;D.考评小组根据岗位责任书、目标责任书、本人总结、季度考评表及年终考核表之内容提出该员工年终评
23、审意见及年终奖金分配方案;E.经理/总经理决定最后每位员工年终奖金分配方案;F.员工本人如对其奖金分配方案有异议,可向办公室申明;G.办公室受理后组织相关评审小组再次评议,最后由经理/总经理裁定。2、解释1)办公室负责平衡标准统一的问题,并对以上各要素进行解释;2)年终考核作为年终奖金发放的依据;3)考核不理想的员工,有一次改进机会,由办公室负责检查,为期30天。仍无改进的员工,则调换工作岗位、减薪、降职,直至解聘;4)部门主管级以下人员的考评由该部门主管初评,办公室主任终评。部门主管级或以上员工的考核由办公室负责组织评审小组初评,经理/总经理终评。九、相关记录1、招聘管理用人要求申请表、求职
24、人员登记表、面谈评审表、录取通知书、试用人员转正申请表、聘书、职务说明书、员工登记表(1、2、3页)2、合同管理合同工期满通知书、学生实习报到通知书3、在职员工管理员工请假单、考勤单、员工加班申请表、员工违纪记录单、员工处罚登记表、员工奖励通知单、员工内部变动表、员工动态表、薪资调整通知单、离职通知单、离/辞职申请表、员工离职交接单、离职员工统计表、入职员工统计表4、员工培训培训申请表、培训实施计划、员工培训记录表5、考核阶段考核表、自我评价表、员工年终考核表十、*公司员工聘用合同(使用国家规范文本)十一、附人事表格表一:用人要求申请表表二:求职人员登记表表三:面谈评审表表四:录用通知书表五:
25、试用人员转正评审表表六:聘书表七:职务说明书表八:员工登记表表九:期满通知书表十:劳动关系终止通知书表十一:学生实习报到表表十二:员工请假单表十三:员工出勤统计表表十四:员工加班申请表表十五:员工违纪记录表表十六:员工处罚通知单表十七:员工奖励通知单表十八:员工内部变动登记表表十九:员工变动表表二十:薪资调整通知单表二十一:离职通知书表二十二:员工离/辞职申请表表二十三:员工离职交接表表二十四:离职员工统计表表二十五:入职员工统计表表二十六:培训申请表表二十七:培训实施计划表二十八:员工培训记录表表二十九:培训签到表表三十:自我评价表表三十一:员工年终考核表 表三十二;员工季度考评表表一: 用
26、人要求申请表年 月 日 编号:申请部门申请人申请岗位增设原有拟定薪资拟到岗时间增补理由所需条件人数性别年龄学历素质要求办公室意见签字: 日期:经理意见签字: 日期:总经理意见 签字: 日期:表二: 求职人员登记表填表时间: 年 月 日 编号:姓名性别出生年月照片籍贯民族婚姻状况身高体重文化程度血型联系电话家庭住址现住址身份证号码应聘部门应聘职位待遇需求计算机水平精通 一般应用 没接触过懂何种外语及精通程度业余爱好和兴趣最高学历院校科系专业时间工作履历工作单位时间职务离职原因对应聘职位的理解:1、职位名称:2、主要职责:请简述您的性格特点:用人部门意见: 签名: 日期:办公室意见: 签名: 日期
27、:经理意见:签名: 日期:总经理意见: 签名: 日期:表三:面谈评审表编号:姓 名应征项目用表提要请主持面谈人员,就适当之格内划,无法判断时,请免打。评分项目配分54321仪容 礼貌 精神态度 整洁 衣着极佳佳平实略差极差体格、健康极佳佳普通稍差极差领悟、反应特强优秀平平稍慢极劣对其工作各方面及有关事项之了解充分了解很了解尚了解部分了解极少了解所具经历与本公司的配合程度极配合配合尚配合未尽配合未能配合前来本公司服务的意志极坚定坚定普通犹豫极低外文能力区分极佳好平平略通不懂英文日文总评 面试人: 日 期:表四:录用通知书 先生/小姐:祝贺您已顺利经过考试,现以本通知荣幸通知您,您已被我公司录用,
28、担任我公司 职务。请您凭本通知于 年 月 日前到*有限公司办公室报到。报到时请提供下列资料及证明:A. 身份证复印件(1份)B. 一寸彩色近照(5张,包括办理保险方面使用)C. 相关学历证书、复印件(1份)D. 职称证书(如有)E. 培训证书复印件(1份)自报到之日起试用_个月。( 年 月 日至 年 月 日)联系电话:欢迎您成为我公司一员!*有限公司 办公室 年 月 日表五:试用人员转正评审表编号:姓 名试用岗位试 用 期由 年 月 日至 年 月 日所属部门个人工作小结(附后)部门评语负责人(签名): 年 月 日办公室意见负责人(签名): 年 月 日经理意见总经理意见负责人(签名): 年 月
29、日表六:聘 书现聘请 先生/女士任*有限公司 部门 职务,定级为 。自 年 月 日至 年 月 日,任期 _年。祝您在该工作岗位上取得优异成绩。 *有限公司 总经理: 年 月 日表七: 职务说明书 年 月 日 编号: 姓名职务名称隶属部门日常负责工作:其它工作:资格条件:表八:员工登记表(共3页)编号:姓 名: 性 别: 部 门: 职 务: 填写日期: 员工登记表姓名性 别出生年月照片籍贯民 族政治面貌文化程度毕 业院 校所学专业婚姻状况身份证号 码参加工作时间职称工作部门现任职务家庭地址联系电话邮政编码如遇紧急事故,请通知下列人士:姓名电话号码与本人关系工作/学习机构名称及地址原工作单位及职务
30、家庭主要成员姓名与本人关系年龄政治面貌工作单位及职务工作经历及职务变化情况(最近者先排)起止工作单位名称工作部门职务(接上页)学历及进修情况(最近者先排)入学时间毕业时间学校名称专业学历声明:1)在本登记表内所填之全部事项皆为正确无诈; 2)凡本风纪表所需填报之资料,本人并无隐瞒不报。 填表人签署: 填表日期: 以下由办公室填写工作单位、职务、工作薪金变化情况日期单位、部门职务工资等级月工资总额基本工资岗位工资备注: 办公室负责人:表九:期满通知书 先生/女士:公司与您签订的将于 年 月 日到期,该合同期满后,公司将与您续/不续签新的。特此通知。*有限公司 办公室 年 月 日表十:劳动关系终止
31、通知书编号: 先生/女士:因 ,公司决定自 年 月 日起终止与您的劳动关系,请您做好交接工作,于 年 月 日到办公室办理相关手续。特此通知。*有限公司 办公室 年 月 日劳动关系终止通知书签收单编号: 本人已收到此通知书。 员工签名: 日 期: 年 月 日表十一:学生实习报到单 部:兹有 大学 专业 姓名 ,到你部门实习,实习期间自 年 月 日起至 年 月 日,请予以接收,并妥善安排实习工作。 办公室 年 月 日学生实习报到单 部:兹有 大学 专业 姓名 ,到你部门实习,实习期间自 年 月 日起至 年 月 日,请予以接收,并妥善安排实习工作。 办公室_年 月 日表十二:员工请假单编号: 姓名部门职务请假事由 年假 病假 丧假 婚假 产假 事假 调休拟请假期间:自 月 日至 月 日 申请人签名: 年 月 日部门主管意见: 签名: 年 月 日办公室意见: 签名: 年 月 日经理/总经理意见: 签名: 年 月 日员工请假单编号: 姓名部门职务请假事由 年假 病假 丧假 婚假 产假 事假 调休拟请假期间:自 月 日至 月 日 申请人签名: 年 月 日部门主管意见: