公司档案写范文.pdf

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1、公司档案写范文公司档案写范文档案管理制度一、总那么1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司开展效劳，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责

2、，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别

3、不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档

4、案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与平安。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丧失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其

5、字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须保护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。XXX档案管理方法（xx 版）第一章 总那么第一条 为加强 XXX（以下简称“公司”）档案管理工作，促进档案管理的标准化、标准化、制度化，有效保护和开发利用档案，根据中华人民共和国档案法、XXX（以下简称“XXX”）档案管理方法有关法规，结合公司实际，制定本方法。第二条 本方法标准了档案管理的组织与职责，档案的日常管理，文件材

6、料的积累、与归档、销毁，档案信息开发利用以及监视与检查等内容。第三条 本方法所称档案，是指公司在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录。第四条 公司档案管理按照国家有关规定，遵循分级负责、统一管理的原那么。第五条 本方法适用于公司。1第二章 组织与职责第六条 综合管理部是档案管理的主责部门，主要职责包括：（一）负责制订公司档案管理方法；（二）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定；（三）统一管理公司档案，指导各部门文件材料的积累、移交归档工作；（四）负责收集、分类、保管、鉴定公司档案及有关资料，组织实施对无存档价值和已超过保管期

7、限的文件、资料的鉴定、销毁工作；（五）定期检查入库档案，做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防鼠、防虫、防盗等工作，确保档案存放平安；（六）负责档案编研材料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；（七）严格执行党和国家的保密制度、切实保护档案的平安和完整、保障国家机密和公司商业秘密不散失、不泄密。第七条 各部门负责本部门范围内资料的收集、并移交至综合管理部。第三章 档案的日常管理2第八条 各专业岗明确一名工作人员具体负责本专业岗档案的收集、和移交归档工作。第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，政治素质好，掌握档案专业知识、管理知识、本企业相关专业知识并掌握一定的计算机操作技能，受过档案专

8、业培训。专职档案管理人员应取得神华集团或省、市级档案行政管理部门颁发的岗位资格证书，持证上岗。第十条 员工调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，行政岗签字后，方可办理有关手续。第十一条 档案保管：（一）接收档案必须认真验收，并办理移交手续,填写移交清册，经核对无误后，双方履行签字手续，一式二份各执一份备查；（二）存放档案必须有专用柜，排架方法要科学和便于查找；（三）底图除修改、送晒外，不得外借；（四）存放胶皮、照片要有特制的密封盒，并注明与相关档案的互见号；（五）要定期进行库存档案的清理核对工作，对破损档案及时修复。第十二条 保存档案的必须有专门的库房，具备良好的卫生3环境和防盗、

9、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物和防污染平安措施。根据需要和可能，逐步改善档案的保管条件和监控手段。第四章 文件材料的积累、与归档、销毁第十三条 按照国家档案局关于文件材料的归档规定，应当归档的文件材料由各专业岗收集齐全，进行，定期移交行政岗集中管理，任何人都不得据为己有或拒绝归档。第十四条 文件材料的积累、和归档要按照形成规律和归档范围，确保完整和及时，根据国家的有关规定，结合实际，制定文件材料的归档范围（见附件 1：各专业岗文件材料归档范围）和各项规章制度，将文件材料的收集、归档工作，列入各专业岗职责范围。第十五条 归档的文件材料应符合国家有关规定、标准和要求。归档的文件材料应是

10、原件。第十六条 归档文件应完整、准确、系统，反映各项活动的真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成的规律。反映同一内容的不同载体和形式的文件材料应一并归档。第十七条 行政岗应协助各专业岗，对应归档文件材料的完4整度、准确性以及保管价值进行确认，经各专业岗负责人签审后归档保存。第十八条 按文档信息内容特征和载体性质的不同，公司文档具体分为文书档案、科技档案、特殊载体档案、会计档案、员工人事档案五大类，各类档案管理按以下方法分类执行：（一）文书档案：指公司在决策、经营、管理和行政事务中形成的具有存档备查价值的管理类文件材料，由行政岗参照国家标准归档文件规那么等有关规定执行；（二

11、）科技档案：指公司在生产、工程建立、科研开发等活动中形成的各类文件材料、合同文本、施工、竣工图纸、工程建议书、专家论证意见等重要档案。管理方法参照国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求及建立部建立工程文件归档管理标准（GB/T50328-xx）等有关规定执行；（三）特殊载体档案：指以磁性材料、感光材料等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录，包括照片、录音带、录像带、光盘、奖牌、证书、牌匾等；（四）会计档案：指公司资产管理和财务会计工作中形成的各种会计凭证、财务账簿和财务报表等材料。会计档案由财务岗专门负责。管理方法按国家财政部、国家档案局联合公布的会计档案管理方法等

12、有关规定执行；（五）员工人事档案：指公司人事管理范围内员工的专门5公司人事档案一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理方法。二、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反应表(证书原件)、员工培训统计表。3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类。4、员工离职档案：

13、员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。三、档案相关规定1、根底管理1.1 原那么：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、标准。1.2 员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。1.3 对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行，并及时登记于入职员工人事档案登记(见附件一)离职员工人事档案登记(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原那么上是永久保存。1.4 当在职员工的根本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源

14、部归档，原件当场查验。1.5 调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。1.6 对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。1.7 员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原那么上三年前方可销毁(高管及核心人员保存该员工离岗 8 年止)。1.8 人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。1.9 档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案穿插，制电子目录，以便查阅。2、档案的查、借阅

15、2.1 档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单(附件三)，经过行政人力资源部经理批准前方可查、借阅。2.2 任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。2.3 公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。2.4 所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。2.5 人力资源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记(附件三)。3、查、借阅档案考

16、前须知3.1 不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。3.2 不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。3.3 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩办。4、档案的销毁4.1 公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。4.2 某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。4.3 经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施注：查看本文相关详情请搜索进入安徽人事

17、资料网然后站内搜索公司人事档案。公司人事档案怎么建立1.1 第一类 履历材料 1,履历表;2,学生登记表,各类个人简历及登记表;3,更改姓名的材料;1.2 第二类 自传及属于自传性质的材料1.3 第三类 鉴定 考核 考察等材料 1,各种鉴定表(包括自我鉴定;单位组织鉴定;党,团员鉴定;学生及学员毕业鉴定);2,年终考核表,实习鉴定,各种评语表;3,作为干部任免,调动依据的正式考察综合材料;4,考核登记表,干部考核和民-主评议的综合材料;5,各种专业人员,专门工作鉴定意见.1.4 第四类学历 学位 成绩 培训 专业性材料 1,报考高等学生登记表,审查表;高校招生(报考)登记表;2,学习(培训结业

18、)成绩表;3,毕业登记表;4,学历,学位,学绩,培训材料;5,选派留学生审查登记表;6,专业技术职务任职资格评审表和聘任表;7,专业技术职务考绩材料;8,创造创造,科研成果,著作目录.1.5 第五类 政审材料 1,政历情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的主要意见或说明情况的材料;2,主要证明材料,甄别,复查结论,调查报告,批复等有关依据材料;3,家庭出身,本人成份,社会关系调查材料;4,主要社会关系,政历情况的证明及有关问题过去档案内记载的现已平反的证明;5,入党,团,参军,出 guo 等政审材料;6,配偶情况登记表,调查材料;7,更改民族,年龄,国籍,入党,团和参加工作时间的组织

19、审查意见及调查材料,上级批复以及依据的证明材料.1.6 第六类 参加党团组织的材料 1,入党(团)志愿书,申请书,入党转正申请书;2,党(团)员登记表;3,预备党员因犯错误延期转正,取消预备党员资格的材料;4,认定不合格党员劝退或除名的主要依据和组织审批材料,退-党材料;5,参加民-主党派的有关材料.1.7 第七类 奖励材料 1,先进个人登记表,先进模范事迹,嘉奖,通报表扬材料;2,军人在部队经组织批准立功,授勋材料1.8 第八类 违反党纪,政纪,国法等材料 1,所犯错误结论,处分决定,甄别,复查报告;2,本人的检查,交代材料;对处分决定的意见;3,上级批复及本人意见;4,通报批评材料;5,法

20、院审判工作形成的判决书等材料.1.9 第九类 工资级别待遇等材料 1,工资级别登记表,调资审批表;2,定级和解决待遇的审批材料;3,干部任免审批表;4,公务员资格审批表,录用和聘用审批表,聘用合同书,续聘审批表,解聘,辞退材料;5,学生毕业分配表,报到通知书;6,出 guo,出境人员审批表;7,党代会,人代会,政协会议,工青妇等群团代表大会,民-主党派代表大会登记表.1.9 第十类 可供参考的有保存价值的材料 1,因工受伤证明材料,残废等级材料;2,死亡证明,讣告或生平;3,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等材料;4,其它需要保存的材料.公司人事档案如何建立第一章 人事流程一、招聘标准l

21、公司对招聘员工本着精简原那么，可聘可不聘者坚决不聘，无才无德者坚决不聘，有才无德者坚决不聘，真正做到任人唯贤，量才录用，按需录用。2 公司招聘员工的主要原那么，乃视其对该职位是否适宜而定，并以该职位的岗位责任书为考核的原那么。二、招聘l 各部门需添置人员，需由部门经理填写招聘申请表交至管理部，由管理部根据公司有关组织结构规定及人事管理制度制定相应的招聘，确定招聘的途径、费用、形式等后，报总经理审批。三、招聘实施l 招聘方案经总经理批准后，由管理部安排实施。(收集应聘人员资料、指定面试人员、安排面试时间、地点及确定面试结果)四、面试流程1 应聘人员由管理部进行第一次面试，面试人员将从个人性格、个

22、人能力、个人素质等各方面对应聘人员进行评定，在面试评估表上做好相应的记录并确定第一次面试结果。2 第一次面试结果分为：回绝、推荐给部门进行第二次面试、其他三项。推 荐给部门进行第二次面试的应聘人员将由部门经理对其进行第二次面试。面试人员将从工作经验、工作态度、工作技能及专业知识等方面对应聘人员进行评定，面试评估表上做好相应的记录并确定第二次面试结果。3 第二次面试结果分为：回绝、可以录用、其他三项。经由总经理根据两次面试情况挑选出应聘人员进行第三次面试并最终确定录用人员。4 对于未被录用的应聘人员资料将由管理部负责录入公司人才信息库并归档。五、录用、报到l 经总经理批准录用人员，由管理部统一通

23、知其报到及需携带材料.。2 新员工应先至管理部报到，按照员工到任流程表办理有关手续。六、转正l 试用期规定：试用过程是公司招聘人员的必要环节。自高层管理人员到一般工作人员无一免之。并坚持双向选择、优胜劣汰的原那么。试用期为 3 个月，具体时间由所在部门确定，倘使部门主管认为有必要时，试用期可酌情延长，最长不超过六个月。2 试聘期满应转正或部门申请提前转正的试聘人员，由部门经理将其转正申请及试聘工作评价一起提前两周交管理部，由管理部统一报总经理审批。3 经总经理批准转正的员工，由管理部安排与总经理面谈。4 聘用的规定1.凡经公司录用的职员，公司将与每位职员签署劳动书;2.劳动合同书主要包括公司用

24、工的权利和义务，职员的权利和义务，违约责任等内容;3.员工也可以其他方式与公司签署劳务合同，方式及内容由双方商定。5 转正后的员工由管理部负责建立相应的社会福利和社会保险。七、解聘、辞职l 公司有权辞退不合格员工;员工亦有辞职的自由，但必须按离职流程规定办理有关手续;员工与公司签订聘用合同后，双方都必须严格履行合同。员工不得随便辞职，用人单位不准无故辞退员工。2 辞职：员工转正后辞职必须提前以书面形式所属部门(提前一个月以书面形式申请)，部门经理在总经理批准后管理部。该人员按员工离职流程表顺序办理有关手续，由管理部监视办理完所有手续后，该员工正式离职，其个人资料由管理部保存一年。人事关系应在三

25、个月内调离公司并支付相应存档费用，逾期不转的人事关系将转入其户口所在地的街道办事处。员工提出辞职后一个月内仍算公司职员，需照常上班，否那么需向公司支付一个月工资总额作为补偿金。凡未办妥手续擅自离职者，公司按规定追究其法律责任和经济责任。3 辞退：公司辞退转正后的职员必须提前一个月以书面形式通知本人，公司说明辞退理由。否那么公司需向职员支付一个月工资总额作为补偿金。被辞退职员在收到辞退通知的一个月内，仍算公司职员，应照常上班，一个月后应立即办手续离开公司。第二章 人事管理一、考勤制度l 工作时间工作实行五天工作制：星期一至星期五工作日。星期六、日和国家法定假 日休息。每天工作时间为：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：30 2 考勤管理