著名人物档案整理规范.docx

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1、著名人物档案整理规范 ICS 01.040.30 CCS A14DB 内 蒙 古 自 治 区 地 方 文 件 DB/T XXXXXXX闻名人物档案整理规范 The specification of celebrity archival arrangement20xx-xx-xx 发布 20xx-xx-xx 实施 内蒙古自治区市场监督管理局 发 II 前言本文件根据 GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由内蒙古自治区档案局提出。本文件由内蒙古自治区档案局归口。本文件起草单位：内蒙古自治区档案局。本文件主要起草人：穆林、乌冰、张存贵、

2、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆强、杨静、邢梦然。 - 1 -闻名人物档案整理规范 1 范围 本文件规定了闻名人物档案整理原则和方法。本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆闻名人物档案的整理。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不行少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括全部的修改单）适用于本文件。GB/T 11821 照片档案管理规范 DA/T1 档案工作术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T250 档案修裱技术规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T69

3、 纸质归档文件装订规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 闻名人物 celebrity本文件所称是指在某一领域、行业、学科做出过重大贡献，产生较大影响，并得到社会和历史认可的内蒙古籍或在内蒙古自治区境内长期工作活动过的非内蒙古籍的闻名人物。3.2闻名人物档案 celebrity archives 闻名人物在长期工作、学习和生活中形成的具有保存、利用价值的不同载体的文字、图表、声像和实物等。3.3立档单位 founds constituting unit 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人，闻名人物档案的立档单位为闻名人物个人。3.4闻名

4、人物全宗 celebrity fonds闻名人物个人形成的具有有机联系的档案整体。3.5汇合全宗 collected fonds - 2 -由若干个档案数量较少且具有某些共同特征或联系的全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。3.6 收集 collection 档案馆接收、征集闻名人物档案的活动。包括档案馆依法接收；购买、复制或交换；档案全部者向档案馆捐赠、寄存；其他收集方式。3.7 整理 archival arrangement 根据肯定原则对闻名人物档案实体进行系统分类、排列、编号和编目等，使之有序化的过程。3.8 编目 catalogue 根据肯定的规则进行闻名人物档案著录并将条目组织成书

5、目的过程。3.9 档案书目 list 根据肯定的次序编排而成的揭示档案内容与形成特征的条目组合，是档案管理、检索和利用的工具。3.10 档号 archival code 以字符形式给予档案实体的用以固定和反映闻名人物档案排列依次的一组代码。3.11件 item 归档文件材料的整理单位。3.12 保管期限 retention period 对档案划定的存留年限。3.13 纸质档案paper records以纸张作为载体的档案，如履历、书稿、日记、笔记、家谱等。3.14 照片档案photographic records 照片档案是以静止摄影影像为主要反映方式有保存价值的历史记录，一般包括底片、照片

6、和说明三部分。3.15 数码照片档案digital photographic records 数码照片档案是指有归档价值的用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。3.16 录音录像档案audio and video records 录音录像文件即闻名人物在工作、学习、生活过程中采纳不同记录载体形成的以声音或影像为主要呈现方式的具有凭证、查考和保存价值的信息记录。3.17 实物档案physical archives具有档案属性的实物通过收集整理转化成的档案。4 收集 - 3 -4.1收集原则 闻名人物在

7、工作、学习和生活中形成的，具有查考、保存价值的各种载体的材料均应收集归档。4.2收集范围 （a）反映闻名人物主要经验和活动的生平材料，如自传、往来信件、履历表等； （b）反映闻名人物社会活动的材料，如报告、演讲稿、工作日记、签到簿等； （c）反映闻名人物成就的材料，如探讨成果、书画作品等； （d）社会对闻名人物探讨、评价的资料，如纪念性、回忆性、介绍性、探讨性文章等； （e）与闻名人物有干脆关系的材料，如各类证件、证书、奖章、谱牒等； （f）反映闻名人物活动的照片、录音、录像等； （g）闻名人物生活用品、手工艺品、保藏品等与本人相关且具有查考价值和纪念意义的物品。5 整理 5.1 整理原则 5

8、.1.1遵循文件材料形成的客观规律，保持文件材料之间的有机联系，真实反映闻名人物工作、学习和生活的原来面貌，保证同一来源档案的完整性，便于保管和利用。5.1.2整理应便于计算机管理。5.2整理总体要求 5.2.1全宗划分 闻名人物档案以个人为单位进行整理，为便利管理，依据实际状况，可将闻名人物档案设立为独立全宗或汇合全宗。5.2.2保管期限 闻名人物档案全宗保管期限均为永久。5.2.3分类 制定分类方案，全宗内档案分为五类：纸质档案、照片档案、数码照片档案、录音录像档案、实物档案。5.2.4编号规则 归档文件材料应依分类方案和排列依次编写档号，档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简洁

9、性原则。5.2.5整理依据 纸质档案参考 DA/T 22-2015 进行整理；照片档案参考 GB/T 11821-2002 进行整理；数码照片档案参考 DA/T 50-2014 进行整理；录音录像档案参考 DA/T 78-2019 进行整理；实物档案整理视详细状况而定。5.3整理方法 5.3.1 纸质档案整理方法 归档文件一般以每份文件为一件。履历表格等图表一套为一件；同一事务的来信和复信为一件；自传、演讲稿、学术论文、手稿、底稿、纪念文稿一般独立成件，如有复印件、修改稿等也可为一件； 签到簿、日记、著作等簿册书籍一本为一件；事迹报道等报纸刊物一期为一件。件内文件排序时，正文在前，附件在后；正

10、本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特别规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。 - 4 -件的排序一般按时间结合事由排列。对于事由排列的先后依次一般按履历简介、个人经验、社会活动、个人成就等闻名人物生平经验的发展依次进行。同一事由中的文件，按文件形成先后依次排列。成套性的文件材料可集中排列。档号结构一般为：全宗号-类别名-件号，档号的构成详见附录 A（包括独立全宗和汇合全宗）。档案应以件为单位编制页码，页码应逐页编制，应分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，应保持原有页

11、码不变。 归档文件应在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章项目、格式见附录 B。闻名人物字画、图表等不同的形态与大小的纸质档案，根据尺寸制作信封或特别装具，在右上角加盖归档章或粘贴相同内容的标签。归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整，已破损的，应根据 DA/T 25-2000 予以修复，装订根据 DA/T 69-2018 中相关要求进行。5.3.2 照片档案整理方法 照片档案应按事由结合时间、重要程度等进行排列。照片的档号（照片号）是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列依次的一组字符代码，由全宗号、类别名、件号（张号）组成，格式及构成详见附录 A。 经过排序将照片固定在

12、芯页上，放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，根据片号依次排列。单张照片说明的填写应采纳横写格式，分段书写。格式如下：题名：照片号：底片号：时间：摄影者：文字说明：填写题名应简明概括、精确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。照片号和对应的底片号尽量保持一样。照片的拍摄时间用 8 位阿拉伯数字表示，第 1-4 位表示年，第 5-6位表示月，第 7-8 位表示日，不足两位数的，用 0 补齐。示例：1953 年 3 月 2 日写作 19530302。摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片

13、影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他须要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。单张照片的说明，可依据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。大幅照片的说明可另附纸书写，与照片一同保存。 底片整理，参照 GB/T 11821-2002 进行整理。5.3.3 数码照片整理方法 反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题显明，影像清楚、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。数码照片档案按时间结合事由排列。整理过程中，应以档号对数码照片文件进行重命名。档号

14、由全宗号、类别名、件号（张号）组成，格式及构成详见附录 A。数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。归档的数码照片应为 JPEG、TIFF 或 RAW 格式，举荐采纳 JPEG 格式。数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，可采纳硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。数码照片档案一般采纳一式 3 套的存储方式，一套封存保管，一套供查阅利用，一 - 5 -套异地保存。5.3.4 声像档案整理方法 由摄录设备连续录制或拍摄形成并独立存在的录音录像文件又称为自然件,录音录像档案以件为单位进行整理。

15、录音录像电子文件根据时间结合事由排列，整理结果应保持录音录像电子文件之间的内在有机联系。为录音录像档案编制档号，档号由全宗号、类别名、件号组成，格式及构成详见附录 A。以档号对录音录像电子文件重新命名。整理过程中应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换, 形成数字副本,根据规范 DA/T 78-2019，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字音频文件和视频文件。5.3.5 实物档案整理方法 实物档案一般以每个（件、套、张、本、枚等）单独物品为一件，也可视详细状况而定。每件档案根据时间依次排列，成套性的也可集中排列在一起。实物档案体积形式不一，整理方式可敏捷驾驭。体积较小的实物档案可放入特

16、制档案袋中加盖归档章再按依次放入档案盒中；体积较大的实物档案可干脆放入特制装具中，在装具上粘贴与归档章内容相 同的标签，粘贴位置应便于查找。实物档案与纸质档案归档章相同，项目、格式见附录 B。6 装盒 6.1装盒 6.1.1将闻名人物档案材料按类别和档号依次装入文件档案盒或特别装具中，不同载体形式的档案材料一般不混装，闻名人物字画及其他实物，应依据不同的形态与尺寸制作装具。6.1.2纸质档案文件档案盒规格、尺寸详细详见附录 F。6.2填写档案盒封面 闻名人物档案盒封面填写项目包括全宗名称、起止日期、保管期限、件数、页数、档号，详见附录F。6.3填写档案盒脊 闻名人物档案盒盒脊背填写项目包括全宗

17、号、类别名、起止件号、盒号，详见附录 F。6.4填写盒内备考表 盒内备考表填写项目包括盒内文件状况说明、整理人、检查人、整理日期、检查日期，详见附录 G。7 编制档案书目 7.1闻名人物档案书目 编制闻名人物档案书目，各类载体档案书目详细状况详见附录 C。7.2闻名人物档案书目封面 闻名人物档案书目封面包括全宗号、类别名、全宗名称、年度、保管期限，详见附录 D。7.3 闻名人物档案书目备考表 闻名人物档案书目备考表填写项目包括全宗名称、全宗号、类别名、件数、起止日期、书目张数、其他说明、书目编制人、书目编制日期，详见附录 E。7.4编制机读书目 永久保存的档案应编制机读书目，机读书目数据格式应

18、符合国家档案管理相关要求。- 6 -附录 A （规范性）档号（照片号）结构和构成说明 闻名人物档案档号结构分为二种：第一种，设为独立全宗，结构为：全宗号类别名件号 即：XXXX XX XXXX件号、张号 类别名独立全宗号其次种，设为汇合全宗，结构为：全宗号类别名件号 即：XXXX XXXX XX XXXX件号、张号 类别名人物号 汇合全宗号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，根据 DA/T 13-1994 规定，全宗号用 4 位代码标识，第一位以字母标识，后三位用阿拉伯数字标识，如：G650。类别名：用 2 位代码标识，纸质档案为01，照片档案为02，数码照片档案为03，录音录像档案为04，实

19、物档案为05。人物号：为 4 位阿拉伯数字，从0001起先依次排号。件号（张号）：为 4 位阿拉伯数字，从0001起先依次排号。附录 B （规范性）- 7 -归档章(档案粘贴标签)式样及示例全宗号 人物类别名 载体类别名件号 * 年度 页数 单位：mm 比例 1:1 注：标有•号的为选择项。图 B.1 归档章（档案粘贴标签）式样图 B.2 归档章（档案粘贴标签）示例G65001 0001 永久 1986 35- 8 -附录 C （资料性）闻名人物档案书目式样 闻名人物纸质档案书目图 C.1 闻名人物纸质档案书目式样 闻名人物照片档案书目 序号档号责任者题名摄影者拍摄时间照片张号备注

20、图 C.2 闻名人物照片档案书目式样序号档号责任者题名日期页数备注- 9 -闻名人物数码照片档案书目 图 C.3 闻名人物数码照片档案书目式样闻名人物录音录像档案书目 序号档号责任者题名文字说明时长日期类型备注 图 C.4 闻名人物录音录像档案书目式样 闻名人物实物档案书目 图 C5 闻名人物实物档案书目式样 序号档号责任者照片题名文字说明摄影者拍摄日期拍摄地点照片张号文件格式序号档号责任者题名文字说明日期实物名称规格备注- 10 -附录 D （规范性）闻名人物档案书目封面式样 比例：1:2 图D.1 闻名人物档案书目封面式样 全宗号 类别名 著名人物档案目录 全宗名称年度保管期限- 11 -

21、附录 E （资料性）闻名人物档案书目备考表式样比例：1:2图E.1 闻名人物档案书目备考表式样著名人物档案目录备考表全宗名称：全宗号：类别名：件数：起止日期：书目共有：张 说明： 编制人：编制日期：- 12 - 附录 F (资料性) 档案盒式样全宗号 类别名 盒号 起止件号 图 F.1 档案盒封面及规格- 13 - 图 F.3 档案盒备考表式样图 F.2 档案盒盒脊式样- 14 - 15 -附件 1 闻名人物档案整理规范编制说明 一、工作简况 内蒙古档案局、馆自 1989 年起先建立闻名人物档案全宗以来，经过 30 多年的不懈努力，现已征集到涵盖自治区不同时期、不同领域近 300 位闻名人物的

22、个人档案 3.5 万件。闻名人物档案的种类也相当丰富，有手稿、书画、生活用品、照片、视频、出版物、证件、奖状、聘书等，涵盖了名人工作和生活的方方面面。与此同时，全区有关盟市、旗县市区档案部门也接连开展闻名人物档案工作，闻名人物档案渐渐成为各级档案馆馆藏特色档案，成为弘扬社会主义核心价值观的珍贵资源。内蒙古档案局、馆先后制定试行 3 种整理方法，积累了丰富珍贵的工作阅历。为更好地促进全区闻名人物档案工作的发展与沟通，进一步优化馆藏档案资源结构，内蒙古档案局、馆申请制定内蒙古自治区闻名人物档案整理规范（以下简称规范）这一地方标准，经报请内蒙古市场监督管理局审核批准，规范列入自治区 2019 年度地

23、方标准制修订安排。同年月，内蒙古档案局、馆成立规范制定项目领导小组，局(馆)长张琛任组长，副局(馆)长徐春阳、张帅任副组长，小组成员包括黄丽萍(法规到处长)、武玉梅(办公室主任)、穆林(收集整理部主任)、谷磊(信息到处长)、张存贵(法规处副处长)。领导小组下设办公室，办公室设在法规处，建立局馆领导负总责、法规处详细抓、各处室协同协作的工作机制。同时，组建- 16 -规范制定组，由穆林、乌冰、张存贵、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁喆强、杨静、邢梦然组成。二、规范制定的必要性 （一）不同整理方法并行存在弊端。闻名人物档案作为馆藏档案的独立门类，载体多样，内容丰富，时间跨度大，数量随时变更。自 1990 年

24、起内蒙古档案局、馆先后次制定了闻名人物档案整理方案，全区有关盟市、旗县市区档案部门也存在多种整理方法。这些整理方法，为推动闻名人物档案整理发挥了重要作用，但也为资源有效整合与深度开发利用带来弊端，须要制定统一、完整、系统性的整理规范。（二）参照的相关行业标准发生变动。以往整理方法所参考的行业标准发生了新的改变。国家档案局于 2016 年和 2019 年分别对归档文件整理规则录音录像档案管理规范进行了重新修订，其中对文书档案和录音录像档案整理提出了很多新的要求，以往对闻名人物档案的整理方法已不符合新的行业标准要求。（三）不能满意档案信息化发展须要。随着闻名人物档案载体的不断改变，电子形式的闻名人

25、物档案大量增加，档案内容也更加多样，其中关于闻名人物的数字期刊、网络视频、数据库等形式越来越丰富。以往整理方法已不能满意整理须要。同时，以往整理方法所形成的文件书目不能有效挂接数字档案管理系统，阻碍了闻名人物档案信息化的发展。三、规范制定过程 （一）调研学习 2020 年 8 月，先后与呼和浩特市档案馆、赛罕区档案馆、新城- 17 -区档案馆、玉泉区档案馆进行座谈，了解区内闻名人物档案现状及存在问题，就规范内容进行了深化探讨。11 月，赴江苏省档案馆、浙江省档案馆、南京市档案馆调研，通过考察，学习先进地区工作阅历，进一步完善规范的制定工作。（二）标准立项 2019 年 3 月，根据自治区市场监

26、督管理局关于征求 2019 年地方标准制修订项目的通知要求，报送了立项报告，2019 年 6 月获得批准通过，规范列入 2019 年度第一批内蒙古自治区地方标准制修订项目安排。（三）征求看法 规范制定项目组召开工作会议并形成会议纪要，明确规范制定工作详细要求，规范制定工作管理、审查、申报等工作程序，制定工作安排和推动表，有效推动工作顺当开展。2020 年 9 月，形成了规范其次稿。同年 10 月，征求局馆各处室看法，对规范其次稿内容进行调整。11 月，在赴外省调研学习的基础上，形成规范第三稿，印发各处室再度征求看法，并于 2020 年 12 月14 日和 25 日先后两次组织召开由局馆各处室负

27、责人、专家参与的会议进一步探讨修改。2021 年 1 月 8 日，内蒙古档案局、馆法规处组织召开视频探讨会，专题探讨探讨规范内容，局馆相关处室及部分旗县档案局、馆档案整理人员参与了探讨。2021 年 1 月 14 日，形成征求看法稿。四、制定的原则和依据 （一）借鉴国内先进整理方法。为适应闻名人物档案数字化发展须要，更好地促进闻名人物档案的供应利用工作，吸取江苏、浙- 18 -江省等闻名人物档案工作阅历，我们将整理方式从过去的按卷整理调整为现在的按件整理。（二）立足我区闻名人物档案实际。建立闻名人物档案全宗时，可因人制宜，对于个人材料较少且后续捐赠数量不多的闻名人物，建立汇合全宗的整理方法。（

28、三）严格执行国家或行业相关标准。规范制定过程中接受了国家档案局最新发布的制度规范，对于专业术语的运用完量保持与DA/T1-2000 档案工作术语的一样性。五、主要条款说明 确定闻名人物档案的名词术语。在此次制定过程中，对于闻名人物档案中出现的一些常用名词术语进行了统一的命名及定义，如闻名人物、闻名人物档案、闻名人物全宗等。调整闻名人物档案的分类。此次规范依据闻名人物档案不同的载体特征，由以往整理方法细分的文书、书画、简报、簿册、证件等 8 个类别合并为纸质、照片、数码照片、录音录像、实物 5个大类，便于保管和利用。调整整理方式。闻名人物档案的整理方式由按卷整理变为按件整理。六、看法分歧的处理依

29、据和结果 在规范制定过程中，项目组内部对于闻名人物档案归档应当按件或按卷整理产生分歧。按卷整理，内容联系较为紧密，一卷形成一个内在联系的有机整体，便利纸质书目查找利用，但组卷较为繁琐、困难，工作量大，同时不利于闻名人物档案数字化的要求。经调研江苏省、浙江省档案馆，闻名人物档案数字化阅历是按件整- 19 -理更便于利用，据此，最终达成我区闻名人物档案按件整理的看法。七、国家标准采纳状况 规范借鉴了国家与行业相关标准，结合我区闻名人物档案的详细状况，有所调整。（一）术语的定义有所调整。如立档单位是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人；闻名人物档案的立档单位为闻名人物个人。全宗是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体；闻名人物全宗是指闻名人物个人形成的具有有机联系的档案整体。（二）多种整理方式相结合。闻名人物档案相对于其他门类档案具有形态、规格多样化的特点，针对字画、录音录像带及其他实物，应当依据其不同形态与尺寸制作信封或装具，归档章加盖于信封或装具的右上角。八、其他应当说明的事项 各地闻名人物档案的详细状况不尽相同，可视状况而定，如闻名人物档案征集范围的确定、独立全宗或汇合全宗的设立、闻名人物档案数字化等，建议采纳切合实际的整理方法。- 20 - 整理人整理时间检查人检查时间