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1、当前档案资料管理存在问题及对策建议思考 当前档案资料管理存在的问题及 对策建议思索 随着房地产市场日益活跃，土地房产权属档案的运用频率大幅提升，老百姓对政府保存房产权属档案效果要求日趋提升，希望产权登记信息实时保持完整性和现势性。先进的计算机技术如何与创新的现代管理理念相结合，提高房地产档案的管理效率，成为目前亟需仔细探讨解决的课题。 近年来，房地产业迅猛发展，为精确和快速处理该行业信息，房地产数字档案应运而生，同时档案的管理数字化也随着社会的发展，发挥了越来越大的作用。然而由于日常交易活动中出现了大量电子数据，对原始档案收集的流程缺乏长远目光，使电子文档得不到有效地管理，大大降低了信息系统的
2、有效应用。如何提高档案管理信息化程度，提升房地产权属档案的利用价值，成为档案工作者日常工作须要思索的问题。一、档案资料管理现存的不足 鉴于房地产权属档案登记的跨度较长，各个年份对收集群众供应资料的要求不一样，管理档案的工作人员学问水平和业务实力存在差异，造成权属档案的管理效果不志向，在实际工作中，存在一些普遍性问题。（一）权属档案的保存介质质量有待提高 房地产历史资料是唯一证明房产权属的资料，但受国家经济水平的不断发展和政府部门认知实力的影响，档案的保存介质质量良莠不齐，档案的抗风险实力较低，群众供应的资料在若干年后会出现资料模糊不清的状况，严峻影响了房产转让环节的顺当进行。（二）房地产权属档
3、案的时代特征明显 由于档案收集正值我国经济发展的初始阶段，各种政策处于起步阶段，大家都是摸着石头过河。不同的历史时期，归集的档案明细存在很大的差别，当档案从原始资料过渡到电子数据时，因数据导入时没有规范的书写规则，导致在新的资料证明表上信息显示不全面、不精准。如某些信息明显与房产证反映的信息不一样，本为自建房，证明表上房屋取得方式为购买；或者房屋取得方式干脆为空；或者本为商住区分的房产，附注上没注明等。（三）房地产档案归集不齐全，留存资料与实际状态不全部吻合 档案的归集工作没有渗透到产权登记和相关工作的各个环节，导致档案难以收集齐全。如土地用途为商住或住宅的均表述为“城镇住宅用地”，房屋用途为
4、商住或住宅的均表述为“住宅”，简单误导二手房交易时纳税人及税务人员对适用税率的推断。（四）归档时间较长 随着房价的活跃变动，导致房产的流转速度加速，群众往往刚取得产权证就立刻转让，但往往等1个月都无法打印业主的房产档案基本信息。（五）数据格式或数据坐标不符合要求 相关部门供应入库数据坐标为WGS84坐標或者数据格式为Dwg格式，不符合规范要求，难以干脆转换入库。二、档案保管存在的风险 （一）房地产档案受时代发展的制约和工作要求的影响，储存的平安性和效果普遍不足。虽然在保存过程中设立如档案架、档案柜、档案室等措施，并由专人管理，但在防火和抗震方面则显得特别薄弱，一旦遇到天灾人祸，档案保存的完整性
5、就令人特别担忧。（二）房地产档案信息化给管理部门供应了牢靠的保证，大大节约了人力和物力，但计算机信息系统通过网络连通后，自身存在的漏洞风险就会大幅度提升。不法分子往往通过窃取信息、发布病毒等手段来破坏相关系统的储存数据，设备的平安性给信息平安和完整性带来威逼。（三）能否留住复合型人才是房地产档案信息化的难点。日常的档案收集、录入、管理、调用、分析及维护工作须要素养较好的人才，假如工作人员因为自身水平导致操作错误，进而影响房地产档案信息的平安性、完整性和真实性，将导致不行弥补的损失。因此，在档案信息化的建设过程中，须要精通业务的复合型人才，才能使房地产档案部门真正开展档案信息化建设。三、房地产档
6、案数字信息化管理方法 （一）推动新技术应用，提升权属档案平安性 档案馆主要归集档案类型有土地房产产权档案、房地产抵押（注销）、查封（解封）、预报（注销）、预报抵押（注销）、招标拍卖档案、权属确认档案、照片、文书等。在如此大量的原始资料面前，实现档案信息数字化是档案管理信息化建设的基础和前提。目前，档案管理系统全部档案数据都存放于同一数据库中，随着档案数量的不断增长，如何保证信息的平安成了重中之重的工作。因此，必需保证畅通的网络、稳定的系统、定期更新防火墙，存储设备须要不断的拷贝和更新，尽量降低面临着客观侵害行为和主观漏洞的风险。公开选拔优秀的计算机技术人员，开发有核心技术的档案应用系统，最大限
7、度地做好外部网络病毒的防范，爱护档案资料平安。设立两套信息档案数据库并分开保存，一套为生产系统，另一套为备份系统，每天对两套系统进行数据的完整备份，大力推动“二维码”技术应用到日常的档案管理中，提升数据的平安性。（二）完善数据共享流程 数据共享是信息系统建设过程中面临的麻烦问题，这个问题解决得不好，就会造成相互孤立、无法形成有效的信息流、无法产生预期的收益甚至导致重复投资，造成社会资源的巨大奢侈。（三）整合功能、统一接口 调整系统目前的子系统设计，将数据生产与数据消费分别开来，供应明确和平安的功能接口，消退系统平安隐患，实现系统的可扩展设计。全部数据资源集中管理、集中维护、分开运用，通过相关特
8、征进行关联和体现，实现数据间的动态互访。（四）完善本地查询模块 开通网上自助查询，使群众在通过系统允许后查询部分档案资料，同时开通档案查询打印功能。对因管理权限设置需由工作人员查询的，可下放到各镇区的自然资源分局按权限办理。通过开放的系统，有助于工作人员发觉系统存在的问题，刚好订正和完善，不断提升档案管理系统的稳定性和好用性。尽量削减人工出具证明的过程，防止工作人员因失误而出错了证明导致各类状况出现。（五）完善权属档案搜寻功能 由于房地产交易频率日益加大，导致档案的流转材料更新加快，为保证档案交易信息与产权现状资料的同步变动，需建立高效的房地产档案信息检索系统，提高搜寻效率。另外，由于各级法院
9、、自然资源局、税务局等部门的业务要求差异，对档案信息需求也不相同。因此，必需提升系统的检索功能，将房地产权属关键要素作为搜寻点，编制各种检索工具，实现高速检索，干脆查詢电子信息以及打印扫描图像。（六）完善档案数据运用系统 房地产权属档案信息不仅为群众服务，而且也需为政府部门决策供应科学的依据。因此，需建立房地产档案数据运用系统，以便管理人员能够从多角度对各地的房产交易数据进行收集整理和分析，从而对房地产市场的现状和发展趋势作出精确的推断，为政府刚好运用相关调控手段，落实中心的房屋政策，达到科学决策、规避风险的目的。四、提升档案现代化管理的措施 （一）加强组织领导，全力保障档案信息化建设的顺当开
10、展 明确分管领导，加强对日常档案管理工作的领导，为推动信息化建设创建条件。（二）加强工作人员素养选用，提升档案业务水平 制定档案风险评估机制，对房地产权属资料保存的各类状况做好风险评估，针对不同风险制定不同的防范措施。其次提高管理人员业务实力，房地产档案是城市房地产管理的综合反映。因此，必需聘用管理专业和网络维护专业人才，打造一支优秀的档案管理队伍。加大工作人员日常业务学问水平的学习，其中包含计算机运用操作学问的提高，以适应现代社会不断提升的需求。（三）优化管理制度 根据数字档案建设相关指南要求，建立一套与档案法律法规相配套的内部管理制度，进一步规范房产权属档案管理工作，并推动档案工作的规范化、制度化。建立绩效考核制度，调动档案管理人员的主动性。根据档案资料一体化的原则，对纸质资料、电子文档资料的收集、归档、管理、利用作详细的规定，引导档案管理的科学化。