工程文件资料管理办法.docx

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1、工程文件资料管理办法 XX电厂四期工程 工程文件资料管理方法 XX电厂四期工程筹建处工程部 XX电厂四期工程项目监理处 工程文件资料管理方法 1概述 为了规范工程档案资料管理，建立完整的工程资料清册并运用于工程实际中，使工程资料达到系统、齐全、刚好和完整，便于施工管理和质量限制，保证创国优工程、创国优资料目标的实现，特制订本管理方法。 2说明 资料根据现行电力建设施工质量检验及评定标准的工程项目划分编制，项目最小划分到分项工程或分段工程（检验批）。2.1质保资料 质保资料是工程施工前，能够证明施工中运用的产品是合格产品的资料。如设备开箱记录、产品出厂合格证、产品质量证明书、产品出厂检验或试验报

2、告、产品生产许可证、材料和设备的入厂试验报告、钢材材质证明、焊接材料材质证明等（此部分内容因生产厂家差别很大，其合格证等很难统一，只能在归档时整理成统一的格式）及基础资料等； 2.2过程限制记录 过程限制记录是工程施工作业过程中，为了证明施工工艺过程符合规定要求的记录。如设备或材料施工前检查记录、土建施工记录、材料的跟踪管理记录等等； 2.3试验与检验资料 试验与检验资料是根据规程或合同规定对工程（产品）或过程的结果进行检验或试验，以验证工程（产品）或过程是否合格的记录。如单位、分部、分项、分段（验收批）工程验收记录、隐藏工程验收记录、试验报告、竣工验收报告及试运签证等等（执行新标准，不足部分

3、执行原电力部统一表式）； 2.4工程与技术管理资料 工程与技术管理资料是按法规、规程和合同要求进行的工程管理和技术管理的文件、资料记录。如：监理文件、各种报审、开工报告、图纸会审等（此部分在监理工作程序中有特地表格）；施工组织设计、专业施工组织设计、作业指导书、技术交底、工程大事记、工程总结等； 2.5现场施工中发生的文件记录 条件发生的资料是不能确定在哪个详细分项工程中发生，但在单位工程中有可能要发生的资料。如：工程变更（包括材料代用）、工程联系单、专题会议纪要、达标投产文件、设备缺陷处理记录、破坏劳动成果审批记录、备品备件借用申请表等。3文件资料编制规定 3.1一般规定 3.1.1文件的编

4、写一律采纳70g、A4纸、激光打印，不能用复印件或一般色带打印件，以保证字迹的耐久性；表格内正文文字采纳小四号宋体，单倍行距,标题为小2号宋体；签字应为碳素墨水或黑色签字笔，严禁用圆珠笔或铅笔书写，表格中的内容应当精确填写，不得涂改、刮改以及修改液涂抹，字迹工整、清楚可辨、妥当保管、确保归档资料的质量； 3.1.2文件书写格式应用横行排列，文件段落、章节编排按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定； 3.1.3凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本（即必需有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必需加盖

5、单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档； 3.1.4竣工移交技术资料中的外来文件，如：材质证、说明书、试验报告等，由负责部门审核，必需制成A4幅面；假如没有原件要加盖经销商或项目部印章后纳入资料中，以保证可追溯性。3.2封面设计规定 工程中形成的正式文件都要进行标准的封面设计，封面同样设置页眉，但无需添加页脚。详细要求如下： 3.2.1主标题规定 封面要求空四行（小二号宋体字）后，写入“XX电厂四期工程”（小二号宋体字加粗），然后再空三行（小二号宋体字），居中写入主标准内容（主标题采纳宋体小初号字加粗）； 3.2.2结尾签章规定 在编写结尾签章以及年月日时，同样要求根据标准格式进行，字体采

6、纳宋体小四号字加粗，要求右对齐写入公司名称，如“北京国电德胜工程监理有限公司”，下一行写入项目部名称，如“工程项目处”，再下一行写入日期，如“2010年06月22日”；公司名称和日期要求相对公司名称居中； 3.2.3在封面设计中有特别要求，须要添加工程图片的执行如下规定： 图片在主标题和结尾签章之间垂直居中； 图片高度10cm、宽度13.33cm； 采纳紧密型、水平居中版式。3.3页面设置的规定 3.3.1采纳标准A4纸纵向（A3横向）时的规定：上边距25mm、下边距20mm、左边距25mm、右边距15mm、页眉15mm、页脚10mm、左端装订； 3.3.2页眉的标准格式详见本管理方法的页眉式

7、样，在页眉的左端写入公司名称（最好加带公司标识），右端写入工程名称（XX电厂四期工程），页眉的字体采纳五号隶书字体加粗； 3.3.3页脚采纳统一标准格式“第 页 共 页”，采纳标准宋体小五号字体。3.4正文版面设置规定 3.4.1主标题的规定 要求主标题采纳标准宋体小二号字加粗，并且在文件的居中部位。一般不允许主标题的文字太长，要求最多不得超过16个字，假如标题超出规定的字数，可采纳两行放置，但要求设计合理、美观； 3.4.2无表格正文内容的规定 正文采纳标准宋体四号字，字符间距采纳标准100%，段落行距1.5倍标准（作业指导书以及与施工相关的措施可以采纳标准宋体小四号字）； 编排文本时，要求

8、段落的开头文字空两个文字的距离，假如开头的文字须要写入序号时，就无需空格，在行首写入即可； 正文中出现的大标题都要采纳加粗字体，但字号无需加大，照旧采纳标准宋体四号或小四号字。这样操作会使大标题起到显著的作用，以突出标题内容，让阅览者一目了然； 在编排正文内容时，假如文件内容较多，须要编排若干页，要求编排满一页后再编排另一页，不要使得结尾空余部分过多，保证下边距离20mm的距离位置。这里强调的目的是因为：在编排文件时，有时须要插入表格及图示，当表格、图示在一页之中不能完全放下须要在下一页接着编排时，有些打字员会把这一页空下，编辑到下一页，这样使得下边距空余的部位过大。假如出现类似现象时，要求在

9、下一页编排表格时，把表头内容完全编排上，使阅览者能够清楚地查阅。在此强调，表格的左右尺寸边距要与文字相应对齐，不得超出规定的页边距范围以外。3.4.3正文内容中序号的规定 为了避开打字员在编排正文序号时个人习惯性现象的出现，如：有的人通常采纳”1、”式样的序号，有的采纳”1.”的式样序号，我们根据档案法中文件序号的设计规定，序号排列应统一，在序号后无需加符号，可以空出一个字符的位置，一般性红头文件允许出现大写一、二、三序号，但是在技术文件中不允许类似状况出现，必需均采纳国际通用的数字序列编排，例如：“3.2.4”表示第三大项的其次子项中的第四小项，依此类推； 3.4.4正文中图片的设置规定 在

10、编辑正文中假如须要插入图片，采纳图片大小为高45mm、宽60mm，四周型，右对齐，要求用文字对图片进行注释时，文字采纳标准宋体五号字，这样与正文有一个明显的区分，使得图片内容更加醒目。3.5表格的设置规定 3.5.1一般规定 在编辑表格过程中，要求表格的标题采纳标准宋体小二号加粗字体，标题和表格之间的文字还是采纳宋体小四号字，表格的上下左右边距同样遵照本管理方法中页面设置的规定，不得超出规定的范围内。表格内容一般采纳标准宋体小四号字体、单倍行距；假如表格的行数、列数、详细的内容过多，可以特殊处理，采纳适应本表格的字号（必需是宋体）； 3.5.2验评表填写规定 （验评表样本详见本管理方法（原A1

11、4编号废除）附件） 质量检验评定表（包括施工技术记录）一律采纳A4纸，必需运用标准电力表式（字体可以根据表式原样执行，但是页眉、页脚、页边距肯定要根据上述规定执行），不足部分经监理单位认可后确定,全部典型表式必需是印制，不能复印； 一般状况下表格线为黑色实线，粗细为1/2磅； 安装专业：表内“工程名称”填写整个工程的名称，即“XX电厂四期工程”；“分项工程名称”根据“验标”内容填写分项工程名称；机组名称为#1机、#2 机组， 土建专业：表内“单位（子单位）工程名称”、“分部（子分部）工程名称”、“分项工程名称”要严格根据“项目划分表”内容填写，如：单位工程为烟囱，则“单位（子单位）工程名称”填

12、写“烟囱”即可，不得写为“XX电厂四期工程180/5.5m烟囱工程”等；验收部位只需写明标高、轴线； 系统、单位、子单位、分部、子分部、分项、检验批的划分根据三方共同确认的“项目划分表”执行； 空白栏均用“/”代替（无论有几行，均划一道“/”）； 验收结论、复（核）查看法、核定等级及签字均运用黑色签字笔（或碳素墨水）书写，且必需签日期，包括年、月、日； 检验评定表不得出现半页纸内容，如出现则用空表格补足划一道“/”。4工程建设各单位档案管理的职责分工 4.1施工单位 4.1.1开工报告、工程技术交底； 4.1.2施工组织设计、作业指导书、施工方案； 4.1.3原材料出厂证件、合格证、材料试验报

13、告及运用跟踪台账记录； 4.1.4施工测量文件； 4.1.5施工、安装全部技术记录（含隐藏工程验收记录、测量记录及工序交接记录）； 4.1.6分部试运记录及验收签证书； 4.1.7分部试运阶段的方案、措施； 4.1.8移交试生产前的消缺记录； 4.1.9全部机组建设期间的工程联系单及设计变更单； 4.1.10有关质量检查验收资料； 4.1.11反映工程施工、安装过程的声像材料； 4.1.12工程建设总结。全部由施工单位负责提交的文件必需在机组移交试生产后一个半月内，根据建设单位的清册及组卷规定及本管理方法和国家有关档案管理的要求整理、装订、装盒，并编制移交清册后，同时提交一套相应的电子版资料移

14、交建设单位档案资料部门。4.2调试单位 4.2.1所担当的调试项目的调试方案、措施与调试报告等； 4.2.2调试过程中设备缺陷处理记录； 4.2.3调整试运质量验评表； 4.2.4调试过程中变更设计资料及调试工作总结； 4.2.5编制移交清册，同时供应一套相应的电子版资料在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案资料部门； 4.2.6工程调试总结。4.3设计单位 4.3.1项目（工程）各设计阶段的设计文件、施工图清册； 4.3.2全部设计修改通知单； 4.3.3沉降观测文件； 4.3.4全套完整的竣工图，并切实执行竣工图编制的有关规定； 4.3.5工程设计总结。4.4监理单位 4.4.1工程

15、各阶段形成的工程质量监督检查记录、纪要、报告和结论看法； 4.4.2工程监理项目的监理文件及结论看法； 4.4.3监理工程师通知单及回复单； 4.4.4整理、装盒、编制移交清册，同时提交一套相应的电子版资料在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案资料部门； 4.4.5监理处各专业组负责人对施工单位、调试单位的归档案卷实施审查，对归档文件的完整性、精确性负责，并在卷内备考表审核人栏签字； 4.4.6工程监理总结。5 资料收发制度 5.1为防止资料遗失、丢失。也尽可能缩短施工资料签认的流程时间，各施工单位的验评资料及报审资料均自行送取。6.文件资料编号模式 单位代码 - 机组专业代码 - 表式

16、代码 - 流水号 XXXX XXXX XXX - XXX 其中：单位代码表示：各参建单位、部门名称缩写 机组代码表示：工程项目工期号和机组号 专业代码表示：工程各专业的名称缩写。表式代码：建设工程常用表式对应代码。表单流水：用001-999标识 示例：XX电厂1号机组锅炉专业工程联系单： HNTD-11GL-C01-001 工程联系单流水号（用001-999标识） 表式代码（见表格规定） 机组代码专业代码(1号机组锅炉部份) 单位代码（XX电厂） 6.1 对应代码表 6.1.1单位代码： 序 号 单位、部门名称 单 位 代 码 1 XX电厂 HNTD 2 筹建处安排部 JHB 3 筹建处工程部

17、 GCB 4 新疆电力设计院 XJDS 5 北京国电德胜监理公司 BJDS 6 新疆工程建设项目管理有限公司 XJGL 7 江苏苏中建设集团有限公司 JSSZ 8 山东电力建设第一工程公司 SDYJ 9 山东电力建设其次工程公司 SDEJ 10 江苏省第一建筑安装有限公司 JSYJ 11 浙江中成建工集团有限公司 ZJZC 6.1.2机组代码： 序号 机组代码 规定代码 1 全场共用系统 10 2 #1机组 11 3 #2机组 12 4 #1、#2机组 13 5 拆迁工程 14 6.1.3专业代码： 序 号 专 业 名 称 专 业 代 码 1 汽机专业 QJ 2 锅炉专业 GL 3 电气专业

18、DQ 4 热控专业 RG 5 焊接专业 HJ 6 化水专业 HS 7 除灰专业 CH 8 燃料专业 RL 9 脱硫专业 TL 10 供水专业 GS 11 水工专业 SG 12 暖通专业 NT 13 总交专业 ZJ 14 土建专业 TJ 15 远动专业 YD 16 通迅专业 TX 17 质量检验 JY 18 质量 ZL 19 综合 ZH 20 平安 AQ 21 调试 TS 22 技术 JS 23 物资 WZ 24 装饰 ZS 25 消防专业 XF 26 环保、绿化 HB 27 临时设施 LJ 6.1.4表式代码： XX电厂四期工程常用表式共49种，其中： A类表式：A01-A29是承包商（设计、

19、安装、施工、调试）单位向建设单位、项目监理部报审表式。B类表式：B01-B05是项目监理部向各承包商或建设单位发送的表式。C类表式：C01-C11是整个工程的通用表式，适用于本工程各参建单位。A类表式：设计、安装、施工、调试单位向建设单位、项目监理部报送 序号 表 号 表 名 1 单位代码-机组代码专业代码-A01-流水号 工程开工报审表 2 单位代码-机组代码专业代码-A02-流水号 施工组织总设计报审表 3 单位代码-机组代码专业代码-A03-流水号 施工技术方案报审表 4 单位代码-机组代码专业代码-A04-流水号 分包单位资格报审表 5 单位代码-机组代码专业代码-A05-流水号 安排

20、/调整安排报审表 6 单位代码-机组代码专业代码-A06流水号 工程复工申请表 7 单位代码-机组代码专业代码-A07流水号 单位资质报审表（试验检查单位/主要材料、构配件及设备供货商） 8 单位代码-机组代码专业代码-A08-流水号 人员资质报审表（主要管理人员/特别工种/特别作业人员） 9 单位代码-机组代码专业代码-A09-流水号 工程限制网测量/线路复测报审表 10 单位代码-机组代码专业代码-A10-流水号 主要施工机械/工器具/平安用具报审表 11 单位代码-机组代码专业代码-A11-流水号 主要测量计量器具/试验设备检验报审表 12 单位代码-机组代码专业代码-A12-流水号 质

21、量验收及评定项目划分报审表 13 单位代码-机组代码专业代码-A13-流水号 主要设备开箱申请表 14 单位代码-机组代码专业代码- 验收申请表 15 单位代码-机组代码专业代码-A15-流水号 中间交付验收交接表 16 单位代码-机组代码专业代码-A16-流水号 工程质量事故报告单 17 单位代码-机组代码专业代码-A17-流水号 质量事故处理方案报审表 18 单位代码-机组代码专业代码-A18-流水号 质量事故处理结果报验表 19 单位代码-机组代码专业代码-A19-流水号 工程签证单 20 单位代码-机组代码专业代码-A20-流水号 费用索赔申请表 21 单位代码-机组代码专业代码-A2

22、1-流水号 监理工程师通知回复单 22 单位代码-机组代码专业代码-A22-流水号 管理体系报审表 23 单位代码-机组代码专业代码-A23-流水号 工程款支付申请表 24 单位代码-机组代码专业代码-A24-流水号 工期变更报审表 25 单位代码-机组代码专业代码-A25-流水号 设备/材料/构配件缺陷通知单 26 单位代码-机组代码专业代码-A26-流水号 设备/材料缺陷处理报验表 27 单位代码-机组代码专业代码-A27-流水号 工程竣工报验单 28 单位代码-机组代码专业代码-A28-流水号 工程材料/构配件/设备报审表 29 单位代码-机组代码专业代码-A29-流水号 试品/试件报告

23、报验表 B类表式：项目监理部向各施工单位或建设单位发送 序号 表 号 表 名 1 单位代码-机组代码专业代码-B01-流水号 监理工程师通知单 2 单位代码-机组代码专业代码-B02-流水号 监理工作联系单 3 单位代码-机组代码专业代码-B03-流水号 监理规划交底记录 4 单位代码-机组代码专业代码-B04-流水号 工程暂停令 5 单位代码-机组代码专业代码-B05-流水号 旁站监理记录 C类表式：通用表 序号 表 号 表 名 1 单位代码-机组代码专业代码-C01-流水号 工程联系单 2 单位代码-机组代码专业代码-C02-流水号 施工图会审纪要 3 单位代码-机组代码专业代码-C03-

24、流水号 问题整改通知单（平安、质量通用） 4 单位代码-机组代码专业代码-C04-流水号 整改检查验收单 5 单位代码-机组代码专业代码-C05-流水号 图纸交付安排报审表 6 单位代码-机组代码专业代码-C06-流水号 工程变更申请单 7 单位代码-机组代码专业代码-C07-流水号 备忘录 8 单位代码-机组代码专业代码-C08-流水号 工程竣工验收单 9 单位代码-机组代码专业代码-C09a-流水号 工程质量保修通知书 10 单位代码-机组代码专业代码-C09b-流水号 工程质量保修金结算审批表 11 单位代码-机组代码专业代码-C09c-流水号 保修工程质量验收单 12 单位代码-机组代

25、码专业代码-C10-流水号 设备/系统分部试运申请单 13 单位代码-机组代码专业代码-C11a-流水号 工程质量监督管理罚款通知单 14 单位代码-机组代码专业代码-C11b-流水号 工程平安监督管理罚款通知单 15 单位代码-机组代码专业代码-C11c-流水号 工程文明监督管理罚款通知单 16 单位代码-机组代码专业代码-C12-流水号 设计变更通知单 7.附则 7.1本规定由XX电厂四期工程筹建处工程部、监理部制订。7.2本规定由监理部负责说明。7.3本规定自2011年 3月18日发布之日起执行。7.4对违反本规定的行为，由XX电厂四期工程筹建处工程部负责进行检查考核。附件：XX电厂建设工程常用表式 XX电厂四期工程筹建处工程部 XX电厂四期工程项目监理处 联合制定颁发 2011年X月X日 文档内容仅供参考