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1、.1/41第三章仓库管理第三章仓库管理经销商自我检查下列事项:1).是不是仓库是不是乱七八糟,真不知如何整理?2).是不是库存是否不论如何核对都不准确?3).是不是每一次盘查时都会短缺与帐目不合,但查不出原因?4).是不是好卖的货品没有货可以卖,不好卖的产品堆积如山?5).是不是有些货品还没出库就已经过期,无法退货?6).是不是出库时间很长影响配送效率与工作时效?7).是不是账面有库存,但实际库存没有货?仓库管理主要有 1).安全管理.2)库存管理.3).进出货管理.4).储存管理.5).货品管理的相关管理事项,经销商经经营中的一个大黑洞就是仓库管理,因为仓库的货品是公司的重要资产,仓库没有管
2、理好有可能会使一家经销商面临倒闭的危机.实际案例:某经销商未做好仓库管理与进出库管理,依年度盘算企业属于整体营运正常而且有获利空间,由于没有做好仓库管理与进出管理,又在平时没有库存盘点,年度盘点货时发现库存大量短少,短少的数量超过嬴利应该是赚钱的反而亏损.如果企业平均净利润是 5%,库存少了 100 件货品时经销商必须销售 2000 件以上才能补足库存短少的损失,平时没有做好库存管理,企业有心人士有机可乘,有计划的掏空企业的库存,造成公司更重大的损失,有些知名的企业都是因为库存管理不良,造成公司营运重大困难进而卖了公司.2/411.1.安全理管安全理管安全管理主要是二大部份,一).是货品安全.
3、二).是人身安全,货品安全管理是避免失窃,火灾的危险与储存移动时货品的破损,人身安全管理是避免货品储存与移动造成人员受伤.1.11.1 货品安全货品安全当经销商由厂家把产品进到仓库以后,产品的所有权就属于经销商所有,所以产品如果有遗失或损伤将由经销商自行负责,产品的库存安全就相对的重要,如何确保产品的安全应考虑周全.下列为各位经销商经营者提供不同型态的仓库安全管理模式,不同的模式有不同的方案,主要是为了预防与减少损失的产生.1.1.11.1.1 自有仓库自有仓库经销商都拥有自己的仓库,储存由厂家进的的货品,以经济学的定义经销商是货物交换转运的重要环节,在经销商的未来的发展章节上,有论与经销商的
4、主要功能是配送与厂家第二仓储,所以未来储存的货物必然大量增加,货物的安全就更加重要,经销商自己拥有仓库就需要下列的作为:1).货物保险,货物保险有失窃险,火灾险,天然灾害险,买货物保险是现代经销商一项重要工作,在外资公司会要求与其合作的经销商,购买一定的保险金融货物险,以避免意外发生时一时无法反应,影响市场的运作.保险是否会增加经销商大笔的支出?以一个经营状况良好的经销商,整体营运正常处于赢利,每年公司必须要支付政府大笔的税金,支付保险可以抵扣税额所以不会有大量的支出.另一种方式可以与厂家共同联合投保以降低保费支出.3/412).保全公司,如果经销商没有投保货物保险,也可以用仓库保全的方式,来
5、保障货物与财务的安全,加入保全公司的保护,由保安人员的保护货物的安全,如果有货物与财务的损失,保全公司也会负责一部份的的损失,要注意的是保全公司理赔不是全额.3).由员工轮流值班保护货品的安全,员工值班是一种最省钱的方式,也最不安全,而且会影响员工第二天的工作,我们建议经销商以保全公司方式作为货物的保安工作,再加以投保保全公司理赔差额,以确保货物与财产的安全,只有投保货物保险没有保安人员协助维护货品的安全,货品很容易遗失,货品遗失将影响经销商多日的运作损失更大.1.1.21.1.2 租用仓库租用仓库经销商如果没有自有仓库或自有仓库在销售旺季时不足以存放旺季所需要销售的货物,就必须租用他人仓库来
6、存送货品,通常在租用仓库有三种类型:1).专业仓库出租公司,有完整的仓库货物的管理,进出库严格控管,一般以存放位置大小,存放时间长短作为收费标准,相对的专业化管理,费用对也比较高,但货品的安全与管理比较高.2).物流公司配置的储存仓库,大部份的物流中心都有仓储功能,如果与物流公司合作,物流公司会希望将货物存放在他的仓储,他们可以在配送上比较与时,也可以赚取仓储费用,以搭配物流公司配送的经销应该计算费用的比例.3).私人仓库,有一些个人搭建的仓库提供给他人做为储存货物使用,一般只有提供储存空间,未提供其它服务如配送进出库等,但收费比较便宜,安全性比较差,都是临时需要短期租用才建议租用私人仓库.如
7、果要长期使用租用仓库,建议使用专业仓储出租公司所提供的出租场地,单以租金来看专业出租场地比较贵,但整体费用从人员,管理,设备投资来计算,以租用比较便宜,减少管理人员与货物损失.4/411.21.2 人身安全人身安全仓库安全管理的另一个重要的管理就是人身安全,什么是人身安全管理?在仓库管理上要了解每一项货物的堆栈高度,以避免因高度太高,货物倒塌造成人员的受伤与货物损坏.因此要了解每种货物的最高堆栈高度.有时我们为了增加库存空间的库存量,会增加货架来存放货品,如果是以货架方式存放货品,应该了解货品的重量以免压坏货架造成危险,当然是轻的货品往上堆放,重的货品存放在下层.1.31.3 移动安全移动安全
8、移动安全就是货品在仓库移动时,应注意的安全规定,可分为 1).进货上架.2).出货下架.3).推车堆栈.4)仓库移动.5)货品上车.五个部份来说明.1).进货上架,必须注意产品堆栈的高度,产品本身有规定最多堆栈层,不的超过规定的层超过时产品外箱包装会受损而倒塌,也会伤害到产品本身,不论是外箱还是产!损坏都无法再销售出去变成不良品,有时因倒塌伤害列经销商人员.2).出货下架,3).推车堆栈4).仓库移动5).货品上车.5/412.2.分库管理分库管理库存管理有一项管理就是分库管理,什么是分库管理?为了有效与准确的管理库存,为明确的显示实际可用库存,必须以分库管理的方式来管理仓库的货物,通常我们将
9、库存分为良品,不良品,待判品,三类型的库存量,如果有代送 KA 客户而是由厂家提供的库存应与自有库存分开管理.2.12.1 良品库良品库良品库是仓库里量最大的库存,也是实际可用的库存,如果在库存管理上没有将良品,不良品分开管理,有时在账面上有大量库存,实际上都是不良品时,到时候就会产生没货可卖的困境.2.22.2 不良品库不良品库不良品的产生是由于运输不当,储存问题与厂商质量问题,如果在卖场已经产生不良品,应该与时收回以免影响销售与产品形象,如果是食品更不应该卖出给消费者,不良品可分为二类:1).可以退给厂家的不良品.可以退给厂家的不良品,平时应该以不同厂家,不同品项分别整理,以方便厂家业务与
10、配送人员收回,增加仓库良品的存放空间与资金的运转.经销商大多喜欢用送货单作为退货单使用,个人建议使用专用退货单,可以清楚记载退货原因,退货处理方式,冲款方式与相关事项说明,例如退货原因是产品质量不良,退货方.6/41式由厂商派车全数载回,冲款方式冲抵三月份的应收帐款,备忘录由卖场退回费用由厂商吸收金额 2500 元,双方签名确认,作为扣款与存查使用.专用退货单如何填写专用退货单2).不可以退回厂商的不良品,不可退给厂商的不良品也要随时整理,一定时间报费除帐,.7/41依税法规定向工商局申请退回税金,减少损失,所以必须定期整理不良品,到一定数量或是金额就可以向工商局申请.2.32.3 待判品待判
11、品从卖场收回产品原因有 1).产品不良.2).下架退回.通常待判品会产生在下架退回上,今天我们不讨论下架原因,因为产品经在过运送,储存,搬运,列,一段时间后,产品的质量会产生一定的变化,所以收回来的下架品是否为良品或不良品是需要判断的.卖场收回的产品很多是零散的而且制造日期不同,所以需要经过整理判断才能知道是否能再次销售,如果可以再次销售就判断为良品,反之为不良品,因此在仓库管理上就必须设立一个待判库来更精确的显示库存的准确性.库存要每日核对才会准确,有问题可以与时发现,与时修正找出差异原因,如果不是每查核库存,只要时间一长是找不到问题所在.每日库存纪录表.8/41如何填写每日库存检查表2.4
12、2.4 代送品代送品.9/41经销商如果有代KA客户,应该将代送品另作表格纪录,实际展现代送库存量,了解可以销售的实际库存,KA 客户代送量通常在换季上架,新品上架,新店开,DM 促销期时会有大量,此时应该准备库存,也因为如此必须准备空间存放量比较大的促销品.3.3.库存位置管理库存位置管理库存位置管理是库存管理中有效利用空间效率的一项管理,如何在有效的空间上增加储存量,增加回转量,减少缺货,产生断货脱销,有赖于库存位置的规划,库存位置的管理另外的原因,是出库进库的过程更加流畅,进出库流畅可以节省时间,增加配送效率,考虑的主要因素有在销售量与订货频率.3.13.1 产品列位置图产品列位置图产品
13、列位置图是将实际产品库存位置以图表方式规划,将划好的列贴于仓库的入口,这样做法有下列好处:1).将实际产品列位置,位置的大小划成列图,可以清楚看到产品的安排是否正确,列位置是否足够,可以适当的修正列位置的问题,改善列位置不当规划将储存空间作最有效规划.2).可以很清楚的展现产品列位置,不论是经销商人员,主管都可以很清楚知道产品的列位置找到品,让出货的工作更顺利,如果有一天仓管人员休假或请假时,代班人员都可以轻松上手.3).进货时,甲公司的送货人员只要从位置列图就可以知道,自己送来的产品要列在什么位置了.产品列位置图.10/413.23.2 位置大小位置大小位置大小主要是以销售量做第一考虑,因为
14、产销量大的产业就需大的库存量,也就需要大的位置来储存产品,另外就是安全库存量做为考虑,在下一次进货次前保证产品不会缺货脱销,我们应该以不同厂商做为考虑,如产品明位置图上所示,A,B,C的位就是依销量做列位置的规划.3.33.3 季节品季节品消费品中部份产品是季节性商品,有些季节性很强的产品,淡旺季销量相差 20 倍以上,所以在季节性比较强的商品,必须在库存管理上做库存量的调整,在储存位置也必须调整,依销售曲线调整储存位置,平时以订货量控制储存量,每年应该作二三次调整以合乎销售需求.4.4.动线管理动线管理动线管理是为了让出货更加顺畅,减少搬运时的危险产生,所以在动线管理是很重要的,如产品明位置
15、图上以黄线与绿线标示就是动线,动线管理有几个管理要点:1).动在线不得堆放任何产品,即使临时存放都不可.2).平时进出货必须有遵守方向性,黄线为进绿线为出,所有人都必须遵守规定以免进出不便与造成危险.11/413).非作业人员不得于动在线行走,应该保持动线净空5.5.订货管理订货管理当库存量不足就应该订货,订货时应应该了解什么时间该订货,该订多少货,厂家的送货相关规定等所以仓储人员就必知道下面的事项:1).订货作业流程,经销商的订货流程通由仓管人员提出,产品的库存需要,当然经销也可以为每一个产品设定一个安全库存量,库存量低于安全库存量时就应该订货,需要订多少货由产品的实际销售量来决定,现在很多
16、经销商都以计算机管理,在计算机设定安全库存量,当低于安全库存量计算机会主动提醒仓管人员订货.依每个品项的需要填写订货单,将已填写好的订货单送到主管由主管审核,主管审核签交给财务部门审核订单容与金额,财务部门审核后交由业务勤向厂家订货.2).订货产品的实际销售量.3).订货频率.4).从订货到到货所需要的时间.5).厂家每次的最小配送量.6).厂家的品项促销奖励办法.7).经销商本身的客户促销方案与促销品项需求量.12/416.6.安全库存量安全库存量安全库存量是如何定义?如果厂家是 14 天向厂商订货一次,那就表示经销商必须要有 14天以上的库存量,才不会有缺货的问题产生,厂家的配送时间应该考
17、虑在,所以如果配送时间是 7 天,所以第一次订货到货时就应在第 7 天应该订第二次货.假如 A产品每天销售100 件,14 天就会销售1400 件,但从下单后 7 天才会到货,所以经销商在销售 700 件,也就是库存量剩 700 件就应该订货,才不至于有缺货的状况产生.13/41如果以以上的模式应该是不会缺货,但这样的作业方式会没有保障,没有保障的原因有:1).突然销售超过预期或有临时大量订单.2).厂家在作业上失误或配送不与时.3).旺季销售量大增厂家生产不与或其它原因不与生产.4).库存管理不良来不与订货.所以多少库存量才是安全库存量?通常的我们会建议以实际销售量乘以 1.31.5,也就是
18、实际销售量乘以订货周期的 1.3 倍到 1.5 倍,经销商应考虑自己本身的储存位置大小,厂家的生产状况与配送准确性来通盘考虑.经销商可以在储存场地以实际库存位置划上位置区域方块.,如果产品存在规定位置上产品已经低于一半就应该订货,在地上划上区域方块另一个好处就是每一种产品都有自己的位置,有助于仓库管理,季节性产品每年应该 23 次库存位置调整.附录附录:简易式专业安全库存管理简易式专业安全库存管理1).统计季节平均周销售量-可以以实际季节销售量来制度例如:饮料就可以依销售季节性来区分 122 月,35 月,68 月 911 为季节区分.2).前置时间的销售预测(前置时间为两周)-找出当季第二高
19、的周销售量3).安全库存=第二最大值-(周平均销量 x 前置时间)+周平均销量4).安全库存+订货到货周期(设定为一周)=实际安全库存量.14/41未考虑促销安排时的安全库存量计算公式1.安全库存=400-(177*2)=462.实际安全库存量=46+177=2233.安全库存量比率=223/177=1.316促销时特别说明:在快速消费品经常会安排促销活动,有促销品项会因为促销而有大量销售产生,因促销强度不同有时会产生 10 倍以上的销售,所以在实际促销周期,会不计算在,而是以实际促销预估备货.考虑促销安排时的安全库存量.15/41计算公式1.安全库存=400-(177*2)=462.实际安全
20、库存量=46+177=2233.安全库存量比率=223/177=1.3164.如果第10周预期促销量为1200,第11周预期促销量为900所必须将促销量加上安全库存量.7.7.货品堆放管理货品堆放管理为了有效应用仓库空间,将仓库效益发挥到最大,所以必须制定货品堆放规定,有了货品堆放规定才能有效管理仓库空间,进一步可以节省存位置,减少出货捡货时间,因此有下列管理方案:1).销量大的应该给予大的位置.每一产品都有不同的销售量,所以应该有不同大小的堆放位置,来堆放货品,销量大的必须要有大的位置,小的销量只要小的位置即可,通常销售大的货出货频率也快,所以可以给予最大位置与最前面的位置,减少出货时间与缺
21、货脱销.2).经常促销的产品销售量必定大.16/41经常促销的货品相对销量也会比较大,所以应有比较大的存放位置来存放货品,如果厂家今年强力广告推广的货品,可以考虑给予较大的位置,等到广告上檔,促销档期来时才不会没货可卖,机会是给有准备的人.3).季节性货品在高季节性来临时.4).相关性产品尽可能存放一起.5).不同日期产品应该有所区分.6).良品与不良品不可一起存放.7).退货品,不论是良品不良品都应该另外存放.8).代送品给予不同的存放位置.8.8.货品进出管理货品进出管理仓库的货品是经销商的重要资产,仓库的的管理首重于货品进出管理,如果没有好的货品进出管理将造成经销商重大损失,不良的货品进
22、出管理轻则经销损失小部份金额,重则影响整个公司的营运与利润,所有如何有效管理仓库货品的进出,是首要工作.货品进出管理还有一个重要的功能,就是有助于帐目的管理,了解配送人员与公司总体进销存的正确性与完整性,细节将于仓库盘存与账户核对时再细谈,将货品进出管理分成三部分 1.进-正常进货,配送退库,零售点退货,上游厂商还货,他仓转入.2.出-正常出库,上游厂商借货,转出他库.3.换-错送错订,滞销品,协议品,不良品.8.18.1 进进-正常进货正常进货,配送退库配送退库,零售点退货零售点退货,上游厂商还货上游厂商还货,他仓转入他仓转入.8.1.18.1.1 正常进货正常进货每一次订单都需经过业务主管
23、(经销商老板)同意,由仓库管理人员确认品项,数量,才能正式下订单到厂家,有正式的订货纪录才可以收货入库.当正式入库时应在单品每日盘点纪录表填写正确的数量,且将入库单收货单与账单转给财务部作帐.17/41在库存管理上不论是正常品或赠品都应该入库,以仓库管理人员而言只有品项与数量概念,价值是由财务部门来认定,如果赠品与正常品有所区别应另外储存与计帐,在签收时应该确认数量与质量,有部份厂话家的产品是不进货的或有不退货补贴,如果在不退货相关规定下签了送货单就接受全部的货品.正常进货最应该注意的是先进先出,库存管理中常说一句:货没有有卖出去就过期了,除了过多的库8.1.28.1.2 配送退库配送退库在正
24、常的状况下应该是载出的货,就不会退回,通常会退库的原因有:1).配送不与.通常配货不与的原是安排配送家数太多,配送人员不了解终端标准收货流程与配送司机对配送路线与终端位置不熟悉造成的,所以建立客户资料卡就可以有效的解决这个问题,配放司机与配送人员不要同时是新进人员,有新进人员应该搭配有经验的人共同作业.终端标准收货流程终端客户自己订有一套收套标准,以上终端标准收货流程是以大卖场比较完整的.18/41收货流程,作为说明,当然还是以每家终端实际收货流程作为依据,所以在客户数据卡上就有收货流程可以纪载终端客户的终端标准收货流程.(1).收货窗口投单换单,送货到终端时首先要列收货窗口投单,有些终端是以
25、或是业务人员与导购人员拿回的建议订货单必须换成终端客户的正式订单(送货单),投单后会在订货单贴上收货序号,如果没有完成这个动作终端收货人员将不于签收,即使可以签收也会影响将来付款时的认证程序.(2).交换入场证件,当作好收货窗口投单换单,应该直接到终端保全人员处更交换入场证件,终端设有保全工作尤其是以后场入场,都必须交换入场证件,有时业务人员由后场入场查看终端库存也必须交换证件.(3).下货码头排队,(4).货品下车堆栈如果你已经完成投单与换证后必须排队等下货,以终端可能排队时间有时可能是最长的时间,所以了解终端的收货时间与何时是收货的空档时间,什么时间收货最忙碌是配送人员必修的课程,如果你与
26、终端收货人员有足够的客情是可以有特别优惠的,在促销商品促销档期或严重缺货时,可以与收货人员事先协调优先收货,当你已经排队轮到你下货时,首先要找雁到栈板与推车,将货品依终端规定列方法,包括了长,寛,高与不同品种堆栈方或.(5).货品质量检验,(6).订货数量检验,当堆栈完成后必须找到负责收货人员,不同的产品有不同的收货人员,应该找到负责你的产品的收货人员,有些终端必须先检验货品质量才可以开始下货堆栈,基本质量检验有条形码,包装数,外观,如果是冷冻冷藏品必须检查温度,在收货单必须盖上质量认定章.(7).收货人员签明确认,如果收货人员已经做好货品质量检验,订货数量检验,后收货人员应在收货单上盖上收货
27、专用章签上,时间,数量与单价,配送人员必须检查收货人员是否签单完整.19/41(8).与现场人员交涉,(9).卖场现场列与入库,终端收货完毕会要求配送人员上架,入库,所以配送人员必找到终端现场人员了解库存位置与列位置,配送人员应该依终端现场人员要求作好列,上架,入库工作,如果公司有在终端购买列位置,堆头,集中列,TG 时可以要求终端现场人员配合,有问题时应该与时反应.(10).现场人员签名确认.(11).换回入场证人离场,如果配送人员完成卖场现场列与入库工作,必须经过终端现场人员检查后签名确认方可离场,离场时记得将证件换回完成配送工作.了解完整的配送流程,可以快速配送,完整的收货签收单,可减少
28、将来应收帐款的困难与问题.2).抄单未经卖场同意.业务人员或理货人员在卖场抄单,未经过现场人员或主管同意,有时这种订单会被拒收,所以任何抄单都应经过卖场人员的确任或转换成正式订单,公司可以设计一建议订货单来执行抄单的正当性,减少拒收的可能性.3).上错货.在上货时如果上错了一个品项的货品,A品项上到B品项时,到时候就没有A品项可以配送,有些卖场会因为缺一个品项而全部拒收,除了错上的B品项必须退库而拒收品项也必须退货,上货时应该执行双重检验制度减少上错货的可能.4).品项不足或不对.大部份是上错货造成的,但有时可能是抄错货或出货单填写错误造成的,应该加强训练业务人员与配送人员对产品与客户销售品项
29、的了解,可以从建立销售产品手册与客户销售品项纪录表来改善.5).有效期限不合规定.20/41产品有一定的保质期限,而卖场也有规定的收贷期限,例如二年保质期的产品,保存有效期间低于 540 天卖场就不收,一般会分常温与冷冻产品与不同保质期,所以要了解每一家卖场对有效期限的规定.如何超过有效期限时可以以下列方让终端愿意收货(1).与卖场进行以低以保质期产品的低价促销(在无其它渠道与方式销售时或保存期限太低时).(2).给予卖场进货奖励,让卖场愿意进超过规定收货期限不长的货品.(3).与客户关系比较好的卖场或急需要货的卖场,给一保持书说明产品过期或有问题由公司全权负责,本来就是公司要负责,只是给收货
30、人员给上级一个交代.6).车辆故障,车辆保障时必须请维修场来维修,来回需要很长的时间,如果现场无法维修必须请拖车拖回维修场,车上的货品就无法配送必另外一部车来载回退库,所以每日的检查,定时保养就非常重要.7).超过卖场收货时间,如果超过卖场收货时间,卖场就会拒收或没人收货,因了解卖场的收货时间,有效的配送路线安排,就可以改善这个问题.21/41假如你与卖场收货人员或主管关系良好时,只要事先连络安排人员收货,即使时间超过一样可以收货.8).找不到卖场,在前面配送不与已经谈过只要建立客户资料卡,配放司机与配送人员不要同时是新进人员,有新进人员应该搭配有经验的人共同作业,就可以有效的解决这个问题.9
31、).质量问题,卖场收货人员主要的是以外观包装破损,外漏,包装数不足,冷冻品的温度不足等来判断,一般都会全数退回,所以在出库之前应该检查产品的完整性,搬运的过程应该小心,如果是容易破损的商品应该小心存放,下车前先检查,准备一些备份,以便顺利配送到位.10).高库存拒收,当你送来的产品在卖场库存量很高时,就会产生拒收的情况,这时应该了解该产品的实际销售量与是否有进行促销,如果是销售很快或正在促销的产品就可以说服卖场将货品收下,所以应该准备客户销售品项纪录表与促销排程表来有效说服收货人员.过多的退货,也是过多的浪费,如果可以避免上列事项发生,就可以减少重复工作的进行,节省费用与工时浪费,当货品没有送
32、出也会因为上下车与搬运行驾等原因造成货品质量受损.8.1.38.1.3 终端退货终端退货终端退货分为二部份 1).良品退回.2).不良品退回.1).良品退回,终端没有原因不会将良品退回,会将良品退回的原因有:(1).销售未达终端标准下架.不合乎终端销售的标准,通常终端会下架标准 1).连续三个月未能达到终端所设的最低销售量.2).销售额排行在同品类最后 35 名或是销售排行后段 20%或 30%以.3).利润目标未达终端标准(经双方协调后没有改善).22/41(2).单品库存量量太高,超过安全库存量.终端检查库存时或因销售不佳,超过终端制定的安全库存量时,会要求经销商退回超过安全库存量的存货.
33、(3).促销档期过后促销品库存量太高.促销期间的品项销售约是终端品项全部销售的80%,所以在促销时终端都会下大量的订单,而经销也会依订单全额配送,如促销不如预期的效果时,促销档期后可能是剩下大量的库存,有的终端会要求退回促销品.如何控制促销档期结束后大量退货如何控制促销档期结束后大量退货?1).在作促销时,促销备货量的预估应更加严谨.2).促销时应该签有数量限定,在有库存的前提,促销销售量超过预期时可以另外协调.3).了解终端的下单方式与习惯,依实际经验增减配送量.4).随时追踪促销品项销售状况,促销档期结束前了解终端库存量.5).随时了解市场动态,如果在同期有竞争品牌作促销,应该同新调整促销
34、量,导购人员定期与时回馈终端,竞争品牌的相关活动就很重要.6).不要为来业务人员个人销售业绩,过度的塞货,避免大量退货.(4).年终盘点,有的终端客户在大盘点时会要求停止进货,有时为了终端的财务绩效是要求经销商退回多余的库存,以便来财务报表上比较好看,也有在大盘点时为了方便也会要求退回库存,业务人员或配送人员可事前协助整理仓库库存,可以减少退回库存的机会.(5).换季下架季节品下架退回,经销商经营的产品如果是季节品,如冷饮,饮料,杀虫用品,因季节结束后会被下架,所以要减少下架的数量,应该在季节结束前控制进货量.23/41如何减少下架数量如何减少下架数量?A.季节性商品在季节结束后会被下架,终端
35、会保留销售排名的前几名在架上,如果可以加强促销与服务力度将销售额提到规定的排名以,即可不被下架.B.季节结束前控制进货量,将年度退货比例设定为业务人员年终考核项目,业务人员与配送人员控制进货量,业务主管在季节结束前作到告知的义务.C.在下架不可避免时应该安排促销活动,季节结束前将库存商品销售出去,这样可以减少退货量或不退货,有时应可能可以进入销售排名的前几名而不被下架.D.在平时应该调整终端的库存量,将库存量太高的终于转移到销量比较好的终端,以鲜奶的一个实际案例来说明调整库存量的重要性.实际案例实际案例某鲜奶销售经销商业务人员在经营区域终端时,有一家终端生意不是很好,常常产品卖到过期而经常退货
36、,造成经销商的损失.业务人员从中了解,鲜奶有效期限大部为810天,但只要制造日期过了45天,消费者就不愿购买,但列排面太小时也无法吸引消费者购买,因此就在架上等商品过期退货.业务人员左思右想于是想到一个方法,就是每天将该终端未卖完的产品,在隔一天更换为最新日期,将只过一天的鲜奶转移到销售快的终端,持续作了一段时间,这家终端销售量就大幅提升.为什么会如此呢?主要原因是消费者每天都发现该品牌鲜奶,排面大日期新,想必产品质量好销售量高,进而转而购买该品牌鲜奶,自然销售量大旺提高,退货量下降.24/41退货会有什问题退货会有什问题?1).增加人员与配送费用与重新包装费用.2).退回来的货品因多次运送,
37、产品容易损坏变成不良品.3).退回来的货品如果是良品,会有制造日期过久或日期不一样,比较不容易销售,有时必以低价才能卖出去.4).退回货品终终端会以正常价格计算退货价格,经销商会损失促销让利与进货折扣.5).终端客户有时不给退货发票,经销将会损失税额与无法冲帐.(6).交易冲突造成下架.(7).停止交易退场退货.2).不良品退回,不良品退回就字义而言就是产品不良如包装破损,外漏,过保质期等,如果有上述状况应该主动协助终端机下架退回,以免消费者购买造成消费者抱怨影响经销商与厂家品牌形象.25/41如果确定是不良品应将放于不良品区,很多经销商为了方便作帐与税法,会以换货方式处理,如果是换货就不能以
38、不良品退货处理,而是以退库处理只是将良品转变成不良品,所以在仓库管理上会有库货品良品转不良的转换单,同时可以用于待判品上.换货单必须由仓库管理员提出申请,经仓储主管审核,业务最高主管或经销商经营者审批签名方可转换,这个动作主要是要避免弊端产生.换货单.26/418.1.4 上游厂商还货上游厂家经过正规程序向经销商借货,在协议时间还货给经销商,厂家必须以借货单或货品转出入单给经销商作为借货凭证,当厂家还货时应填写货品转出入单且在单品每日盘点纪录表上的库存差异上作修正以合乎事实状况.借货,还货,转库不是销售行为不应以配送单作帐,因为他只是库存转移,在总库存量上不会有所改变,如果是配送单经客户签名就
39、会变成账单,库存量应该减去销售的数量,上述行为实际没有改变总库存量.8.1.5 他仓转入一般公司或经销商因不同原因会有 2 至 3 个以上的仓库,有时经营的区域比较大会设设.27/41有分部,有时分库中间会相互调货或调整库存,不论是什么原因都应该填写货品转出入单,转入的增加库存,转出的减少库存,正确的执行这项工作以确保库存的正确性.货品转出入单.28/418.28.2 出出-正常出库正常出库,上游厂商借货上游厂商借货,转出他库转出他库.8.2.1 正常出库正常出库是以经销商配送车辆出货将货品送到终端,称为正常出库,其它行为不可以正常出库作业,正常出库必需由配送人员依当日配送订单汇总填写出库单,
40、仓管人员在依出库单出货,出库单必有业务主管或配送主管签名方可出货.出库单.29/41.30/418.2.2 上游厂商借货上游厂家因业务需要会向经销商借货,在正规的厂家管理上会以正式的文件通知经销商,且经厂家最高业务主管签名的文件方可借货,因此在经销商的立场任何的借货行为都必须有厂家最高业务主管的签名方可借货,如果是紧急状况应该以方式取得正式授权,不得私下借货给当地业务人员作为私人用途,将来会损害厂家与经销商权益.当厂家业务人员向经销商佰货必有厂家正式授权书与借货单或货品转出入单,而且必须注明还货时间,如果未能在时间还货将视为退货处理,当厂家没有一样货品时可更换同等质的货品,运费由厂家支付.8.
41、2.3 转出他库转出他库主要是库存转移与调节库存位置,经销如果有分库就会有有专库动作,转库时必须有货品转出入单的作业确保库存量的正确性.厂家正式授权书.31/41.32/418.38.3 换换-错送错订错送错订,滞销品滞销品,协议品协议品,不良品不良品.8.3.1 错送错订错订错送主要是在于订货时就已经订错,而厂家也将货品送达,收货人员将货品全数下入库,有时会造成库存太高超过经销商的安全库存量,有时季节都会卖不完变成不良品,所以应该与时处理在下次订货时换回正确的货品,如果数量太多应专案处理与厂家商讨换货转移事宜,如果有这问题产生可以直接以退货单与重新订货进货处理,以合乎税法的销售品项正确性.8
42、.3.2 滞销品在正常订货程序下进货,如果因相关因素产品销售不佳,经销商仓管人员应该与早提出,而且在货品的有效保质期之前,有些厂家虽然可以无条件退货,只是针对质量不良或产品不良,如果未销售到终端在仓库就超过保质期的货不给予退货.,除非双方有所协讥.经销裔在销售商品时应该要要纪录品项的销售状况,随时依季节性与实际销售状况,调整安全库存量的数量,超过安全库存量的货品应以书面提出报告,可以减少损失与提高经销商资金有效应用.8.3.3 协议品协调品通常有下列几种状况:1).季节性商品.2).促销品.3).厂家全力推广的产品.4).新商品.33/415).低于保质期的商品.6).因业绩多进的商品.经过协
43、调的商品就应该依协调方式进行有:1).无条件全数退回.2).超低价格不退货.3).销售一定时间住数退回.4).未能在时间完全销售给予加码促销.34/418.3.4 不良品这里的不良品是产品质量不良的商品,产品本身有质量上的问题,厂家通常是无条件退货,在种情况通常以换货方式进行,如果是一进一退方式可以不用填写任何单据,只要确定数量正确即可,如果是先退货再进货,应该填写退货单以为退货凭证约定到货时间,下同品项同数量的订货单即可,不必经过财务作帐,但超过到货时间即以退货处理.9.9.库存盘点库存盘点库存盘点是确保货品的库存量的正确性,没有正确的库存盘点制度,除了会造成公司重大损失,也会造成仓库管理人
44、员的损失,有时在账面上有库存但实际上没有库存,也会造成订货的不准确,通常可分为日盘,月盘,年中(终)盘三类的盘点.9.19.1 每日盘点每日盘点确保仓库每一项货品的的正确性是仓库管理人员主要的的工作,如何确保库存的正确性应收每日盘对库存,唯有如此才可以保证库存的正确性,每时盘点有二表格必须填写,每日库存纪录表与单品每日盘点纪录表.35/419.1.19.1.1 每日库存纪录表每日库存纪录表每日库存纪录表就是将有关仓库所有的进出,不同的分库,其它原因产生的账面与实际库存量作一祥细的纪录,实际库存量与账面库存量作比较可以有效的查出库存差异原因.库存差异原因通常有:1).出错货.2).作错帐.3).
45、未入帐.4).货品遗失.5).错盘.如果没有每天盘查库存量的正确性,日积月累后如果有问题与错误就无论查出真正的原.36/41因,当然有时责任不在仓库管理的身上,但是仓库库存量如果不准确将影响公司财务与利润,有时会影响到税额与营运,所以仓库管理是所有管理最重要的环节之一.9.1.29.1.2 单品每日盘点纪录表单品每日盘点纪录表 单品每日盘点纪录表是货品每日的库存量纪录,也是仓库管理人员不在时或下班时的一种保障,如果仓库货品有遗失时,仓库管理人员必须负责起赔偿的责任,所以仓库管理人员在每天下班时必须盘点一次,上班时盘点一次,主管人员必须复查.案例:A经销商仓库管理人员,因为个人因对于仓库管理没有
46、尽心管理,长时间没有盘点仓库的货品库存量,直到有一天公司年中盘点时发现仓库货品大量短缺,经销老板与主管进而了解状况,但无法查出真正原因,找到货品遗失原因,计算下来全部货品遗失了人民币200,000 元以上.以仓库管理人员职责,仓库管理人员必须要负所有的责任,但仓库管理人员无力赔偿全部的金额,经销商老板要求赔偿一定金额后将其开除,主管也因管理不严也被公司开除.从这个案例了解如果没有严谨的管理制度,将给有心人仕有机可乘,造成公司的损失,个人丢了饭碗工作,但你是一个经营者你没有责任吗?单品每日盘点纪录表.37/41如何填写表格1).每个品项填写一,每一为一个月份,下斑时盘点一次,上班时盘点一次,核对
47、每个品项的正确性,盘点后签名确定,主管再加以复盘.2).每天在确定不会有人在有进出货时就可以开始盘点货品库存量,当然有些配送人员会因为配送不完而退库,但可全部盘过以铅笔纪录,小部份品项有退库时加上退库数量即可,但必须以不可擦拭的笔重新全部填写后签名确定.3).早上上班时必须再盘点,如果全部没有问题才可出货与进货,当问题产量时必须经过主管或经销商老板确认过方可出货.4).经确认是在下班时产生问题,仓库管理人员可以不必负责,责任将由值班人员与公司负责.38/419.29.2 每月盘点每月盘点每月盘点库存的主要用意,是了解公司每月期初库存与期未库存,以便公司进行损益平均表与资产负责表,确实了解公司的
48、营运与获利状况,如果盘查后有与账面差异时应进行调整库存,每月盘点应由财务人员来盘点,由财务部门印出盘点前的最新账面库存,再加以实际盘点.每月盘点必须以计算机库存报表来填写盘点实际数量,如果有差异需要以库存差异调整单来调整,赢由公司保留,亏由仓库管理人员负责赔偿,但赢亏互补.库存差异调整单如何填写表格.39/411).调整单上必须填写调整月份,调整日期.2).将盘嬴的所有品项以数量乘以单价(公司卖给客户的统一标准价)计算出总价,再将盘亏的品项以一样的方式计算出总价,二项的总价一样时即可进行调整.3).库存差异调整单必须经过最高主管人员签名同意后,方可进行账面调整,调整后应列出计算机库存报表核对,
49、确认已经完成.9.39.3 年中年中,终盘点终盘点10.10.车存管理车存管理通常每天配送不克的货品应该要退回公司仓库,但冷冻品或冷藏品因产业特性,不应该经常上下车造成产品质量受损,因此会有车存的产生.通常车存在分公司管理中,会以分库管理,管理人就是配送车辆使用者,管理车存必使用车存管理表与定时盘点.10.110.1 车存管理表车存管理表 车存管理表主要是纪录配送车辆每天进出状况,实际了解出货,配送与作帐后的平衡性,确实掌握车存的正确性.车存管理表.40/41如何填写表格1).10.210.2 定时盘点定时盘点.41/41定时盘点与仓库盘点程序一样.11.11.仓库定期整理仓库定期整理仓库必须定期整理,整理的方式就是要合乎有序,清洁,安全的作业标准,