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1、財會部工作流程第二部分賣場核算科工作程序1 賣場核算科工作概述及人員分工1-1工作概述1 每日、月銷售的核對及確認。2 每日、月自營、代銷貨品的收退貨審核。3 審核供應商合同及附件。4 依據各專櫃、促銷、代銷、租賃、自營等銷售資料及各部門所提供的各項費用資料編制月結報表。5 申請供應商貨款，接納、回復、查詢及處理供應商之間的帳務結算問題。6 舖位號的發放及復核電腦科所做的日常租約維護的准確性。7 ESPOS系統的VIP卡禮品操作及VIP卡積分情況的審核。8 RMS系統調整操作的審核。9 配合電腦科及會計科做數據匯總的相關工作。1-2人員分工1 崗位不相容1.1 報表的編制和報表的審核人不由同一
2、人負責。1.2 日核對項目負責人與相同項目月數據核對負責人不為同一人。1.3 調整項目的申請人與調整結果審核人不為同一人。1.4 資料的保管及銷毀人與業務執行人不為同一人。1.5 供應商貨款的結算和請款申請人不為同一人。2 基本核算崗位根據工作需要可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，財會經理視具體編制情況決定。3 基本核算崗位：3.1 每日核對崗位：3.1.1 與銀庫房核對銷售款及樓層對賬，通過與樓層對帳、查帳及調帳確認銷售收入。3.1.2 核對收、退貨單據。3.1.3 每日對VIP卡所有操作進行核查，包括辦卡、積分的錄入、積分兌換禮品、異常VIP卡消費整理。3.1.4 取消交易、不接受交易、
3、數量成本修正等特別操作事項的核查。3.2 每月結算崗位：3.2.1 編制供應商月結報表。3.2.2 計算專櫃及促銷場地使用基礎費。3.2.3 核對各部門每月費用回收。3.2.4 供應商貨款的請款。3.2.5 供應商發票的收取及整理。3.2.6 接納、回復、查詢及處理與各專櫃供應商之間的帳務結算問題。3.2.7 配合電腦科及會計科做數據匯總的相關工作。3.3 合同審核崗位：3.3.1 審核供應商合同及附件。3.3.2 舖位號的發放及復核電腦科所做的日常租約維護的准確性。3.3.3 合同存檔。4 賣場核算科科長：4.1 核算制度-編制核算賣場營銷金額的管理制度，維護百貨資產和權益。4.2 執行計劃
4、-執行百貨的核算計劃，安排及分派平衡工作量予賣場核算人員，使計劃順利施行。4.3 核對工作-安排賣場之對帳、查帳、調帳，檢查所有單據資料之完整性和核實累計金額相等。核查文件和有關付款、收款和其他財務往來的準確性。4.4 協調工作-協調銀庫房、賣場、顧客服務科等所呈交之報表以待處理，追收及檢查所交銷售金額資料。4.5 督導工作-督促及協助下屬完成對內及對外的各項工作報表等，並處理賣場核算疑難問題，復核下屬匯報之記錄、報表、任務等；維持賣場核算系統之準確性及嚴格保密制度。4.6 報告工作-在規定間隔時間內編制報告，說明各項對帳、查帳、調帳等之結果，以及其他銷售上的情況。4.7 其他工作-完成上司交
5、下來的任何工作。2 每日對帳程序2-1與銀庫房核對銷售收入之程序1 收集、整理、匯總銷售資料及點驗銷售貨款：1.1 每天上午銀庫房開庫後（約9:00）首先由銀庫房提供各收銀台前一天銷售記錄資料（即前一天收銀員投入之透明銀頭袋）予賣場核算科，然後將所提供之銷售資料按各收銀台編號、並根據銀頭袋記錄表、收銀機銷售記錄流水帶、退款單、取消單據、差額表依次整理、裝訂完畢後，將各收銀台銀頭袋記錄表中的現金、信用卡、支票等金額匯總登記於商品銷售收入入庫清點報告表（附件一）中。1.2 銀庫房文員點驗每個銀頭袋內之銷售收入，按不同收款方式（現金、信用卡、支票、禮券等），登記收銀科交款點驗表。2 對帳：上午(約1
6、0:15左右)依據所登記的商品銷售收入入庫清點報告表，通過電話先由銀庫房員工報各收銀台收款金額（依據收銀科交款點驗表），與賣場核算來核對收款金額是否正確，如有問題請銀庫房員工再進行清點，如確實發現問題需及時填寫銀庫房長（短）款報告書。3 檢查資料：與RMS中每日付款匯總表進行核對，數目相同即可；如不一致，即從流水帶檢查是否有同一筆交易未過機，或與樓層核對差額後再找原因。3 及時反映差錯：根據所核對銷售收入後確認之差錯，及時反映給收銀科及賣場管理部經理以便及時跟進及解決。4 規定：4.1 銀庫房開庫後即將夜庫中所有銷售記錄資料（包括銀頭袋記錄表、收銀機銷售記錄流水帶、退款單、取消單據、差額表等）
7、交賣場核算科員工，銀庫房員工禁接觸此類資料。4.2 電話對賬時必須由銀庫房員工先報數。2-2與樓層對帳、查帳、調帳之工作程序1 手工對賬（適用於未使用樓層對賬程序的分店）1.1 對帳：1.1.1 依據RMS每天所出的當日/月結租客銷售報表（樓層/鋪位）與樓層所報來的專櫃銷售記錄表進行核對，專櫃銷售記錄表中專櫃須按RMS系統中專櫃順序排列，以方便賣場核算科進行賬務核對。1.1.2 如核對時發現所填專櫃號相同，發生額或累計額不一致，即填入專櫃商品銷售收入差額情況反映表（附件二），在下午2:00之前將此表發給各樓層負責對帳的有關員工，核查其差額原因，且必須在當天下午4:30返回。1.1.3 若核對現
8、沽單數據與流水帶收據不相符時，即參照電腦報表逐一核對，達到帳款兩清。1.2 查賬：由樓層返回的專櫃商品銷售收入差額情況反映表中，若有差額仍未查出原因，或者注明是電腦記錄金額不符的須作以下分析：1.2.1 看差額是否有二個專櫃相同，如果有則可能是：- 收銀員將現沽單上的專櫃號在入機時輸錯，導致電腦所列印的報表金額與實際發生額不符，主要方法是查看現沽單上的專櫃號是否與電腦系統反映的專櫃號一致，即可得出結論。- 如果營業員在填寫現沽單時將專櫃號填錯，那麼必須進一步查看，差額表上專櫃自報金額大於電腦記錄金額所對應的專櫃來証實其現沽單是否屬於該櫃，如屬於該專櫃則看其現沽單上專櫃號的填寫是否與該專櫃實際編
9、號相符，如不符則是營業員填錯。1.2.2 有時也會出現由於營業員在現沽單上的填寫金額與收銀機列印金額不一致的情況。當專櫃商品銷售收入差額情況反映表上出現的差額是單組差額時即是，但更多的是計算錯誤或是退款金額未減，以及VIP卡折扣的差額，在排除以上的情況後重新核查，並要求或協助專櫃找出其錯誤。1.3 調帳：1.3.1 錯輸專櫃金額的調整：在POS資料修正單（附件三）上填應修改的金額，經收銀科科長簽字及財會經理核准後輸入電腦調整。1.3.2 多輸、少輸金額的調整：若收銀員多輸或少輸專櫃金額，應先需收銀科科長簽字以及明確責任和作出相應處理後，再經相關經理核准後通過POS資料修正單輸入電腦，調增或調減
10、其輸錯部分。1.3.3 專櫃號填錯的調整：若營業員在現沽單上填錯專櫃號，而使專櫃金額相應輸錯的調整，則填寫POS資料修正單經其營業員簽字及有關經理核准後輸入電腦更正。1.3.4 計算錯誤的調整：如果發現各樓層所報樓層報表上因計算錯誤所造成的差額，則迅速返給相關樓層予以更正。1.4 檔案保存：1.4.1 對賬結束，銷售確定之後，賣場管理部對專櫃銷售記錄表進行修正，並簽字確認存檔。1.4.2 賣場管理部將修正後的專櫃銷售記錄表復印件交賣場核算科。1.4.3 賣場核算科將修正後的專櫃銷售記錄表復印件、已修正之系統當日/月結租客銷售報表（樓層/鋪位）、POS資料修正單及附件一起存檔。2 自動對賬（適用
11、於使用樓層對賬程序的分店）2.1 對帳：2.1.1 每日上午賣場管理部根據各樓層專櫃填報之前日銷售輸入EXCLEL表格，之後將該表格列印出來交各樓層主管簽字確認後，將書面表及電子文檔一並交賣場核算科。2.1.2 賣場核算科將賣場管理部提供之專櫃銷售數據導入樓層對賬程序。2.1.3 如系統對賬存在差異，則列印差額情況反映表，在下午2:00之前將此表發給各樓層負責對帳的櫃台或有關員工，核查其差額原因，且必須在當天下午4:30返回。2.2 查賬：（參照上述1.2）2.3 調帳：（參照上述1.3）3 注意事項：3.1 所有的單據採用最新流程規定之表格，且都順序編號。3.2 對賬前資料、調整資料、對賬後
12、正確資料都須完整保存。3.3 所有表格都須有編制人和審核人，且簽名齊全，填寫完整，調整類表格須注明調整原因，並將調整原因之附件全部附在調整表格之後，以便於簽批人審核。電腦科未見到相關調整表格，不允許調整系統數據。3.4 所有報表和單據的手工修改都必須由修改人及審核人共同加簽。3.5 賣場管理部統計之每日樓層銷售口徑必須與系統保持一致，即：系統若為含券銷售則樓層統計也為含券銷售。3.6 POS資料修正單只針對對賬差異之調整，對於正常銷售（如信用卡退貨）應前臺過機處理。2-3核查銷售入機程序1 定金入機方式核查：1.1 顧客交來定金開具專櫃貨品之編號。1.2 當顧客交付餘款、提貨時，根據已收的顧客
13、購貨定金現沽單之金額及編號，開據退款單（顧客已交定金現沽單作退款單附件）將購貨定金退出（退定金的退款單，需樓層主管及以上人員簽字）。1.3 退款單入機的同時以該售賣商品的全價按商品編碼或專櫃編號，填寫現沽單之商品編碼欄目並入機計銷售。1.4 如是支票收取的定金則需根據財會放行單，查明定金已經到帳後方可按上述程序辦理。2 內部調撥入機方式核查：2.1 申請人到賣場核算科領用已印刷好編號的商品內部調撥單（僅一聯），賣場核算科對商品內部調撥單的發出進行登記。2.2 商品內部調撥單填寫、簽批及收銀程序請參照【XX百貨（超市）RMS單據流程商品內部調撥程序】進行。2.3 每日賣場核算科根據商品內部調撥單
14、，在商品內部調撥單的發出登記本上進行銷號處理。2.4 核查商品內部調撥單：2.4.1 簽批齊全（部門主管、財會經理及分店主管簽批）。2.4.2 調撥之商品用途填寫明確。2.4.3 商品內部調撥單售價核查：- 專櫃商品為與供應商確認的最終優惠售價。- 自營商品與RMS系統商品進貨成本一致。- 商品內部調撥單所示售價、編號與現沽單一致。2.4.4 公司自用之商品內部調擬的核查：- 是否收回現沽單“顧客聯”。- 作為VIP禮品兌換的，核查ESPOS系統（即VIP管理系統）中是否在當日進行禮品入庫操作。- 作為物料的，核查物料系統中是否已經辦理入庫。2.5 如核對存在差異，退回相關部門重新處理；如核對
15、相符，則交會計科入賬。2.6 對於三個月內未收回的商品內部調撥單通知相關部門核查原因，取得申請部門經理確認後進行銷號處理。3 其他事項核查：3.1 自營、代銷貨品毀損所獲保險公司賠款不允許過機作銷售，而作爲“營業外收入”計入當期損益。3.2 所有的銷售（包括定金）都入機作銷售。2-4核查不接受交易程序1 由賣場核算科每天上午根據電腦轉來的不接受銷售報表，交財會部經理簽批後交賣場管理部查找原因。2 賣場管理部須於當天下午4:00前找出原因並返回財會部。3 按下列不同情況進行處理，各部門必須於當天完成修正，即將該不接受銷售記入發生當天之銷售。3.1 貨管科已收貨，但未錄入電腦，而賣場已進行銷售。原
16、因核實後，立即知會貨管科收貨。3.2 收貨數量大於采購數量，而未及時補開采購單。原因核實後，通知商務部補開采購單。3.3 盤點錯誤（按盤虧數量過數，而實際並未盤虧）。原因核實後，由賣場核算科填寫數量/成本修正單，交電腦科修正。3.4 營業員賣錯貨品。原因核實後，由賣場核算科填寫POS資料修正單，交電腦科修正。3.5 如是專櫃貨品出現不接受銷售，則由電腦科立即進行大收貨處理。4 注意事項：4.1 調整事項必須取得相關的書面依據，不允許無依據地調整。4.2 當天的不接受交易必須次日調整完畢，當月的不接受交易不允許延至下月調整。 2-5核查銷售退貨程序1 現金銷售退款核查1.1 退款單列明退款理由合
17、理。1.2 1000元以下的退款單交由樓層主管簽批，1000元以上的退款單還有值班經理加簽。2 支票退款核查2.1 根據支票是否已入行核查：2.1.1 如已入行，則退款前該支票款已到賬，且後附顧客原現沽單復印件，該複印件由樓層主管級以上簽批，並詳細記錄顧客退款的金額、退款單位的收款人名稱、聯繫人姓名、聯繫電話、要求退款的專櫃名稱、申請支票的日期等資料。2.1.2 如未入行，原支票退回顧客是否辦理相關的交接手續。如支票尚未存入銀行：收銀組長從財會取回原支票送到收銀台，將原支票退給顧客，營業員開出相應退款單，完成簽批手續後，收銀員辦理退款入機手續。3 信用卡退款核查3.1 屬於交易當天退款的，如P
18、OS機未做結帳，可以通過取消交易的形式作退款。3.2 如不屬於當天交易：- 須有信用卡退款申請單，並附相關資料。- 退貨手續當時辦理，但退款手續在款項已入分店銀行賬後才予以辦理。2-6核對取消交易程序1 賣場核算科每日從系統中列印取消交易記錄列表，並在當日的銷售單據中找出相應的現沽單、取消交易申請單。2 核查事項：2.1 取消交易記錄列表所示的所有記錄都有相關的現沽單、取消交易申請單作為取消依據。2.2 取消交易申請單的核查：2.2.1 一筆取消交易對應一張取消交易申請單，不允許一張取消交易申請單進行多筆交易取消的申請。2.2.2 將現沽單銷售小票、機印與現沽單原件進行核對，以確認取消交易申請
19、單填寫的取消原因正確。- 顧客交易如未積分而需補積分的，按公司VIP系統流程運作規定作手工積分，不允許通過取消交易進行補積分。- 當日正常退貨不允許作取消交易處理（當天POS機未結賬之信用卡銷售除外）。2.2.3 取消交易申請單“對應單據號碼”欄填寫的被取消交易號，修正後的交易號在備注中注明。2.2.4 取消交易申請單由收銀組長以上的員工操作並簽字確認。2.2.5 當日取消交易申請于當日完成，不允許形成虛假長短款進行事後的POS修正。2.3 取消交易單（小票）的核查2.3.1 取消交易操作為是否為收銀組長以上職級的員工。2.3.2 交易誤操作人和取消交易操作人不能為同一人，即如果收銀組長誤操作
20、不能自已作取消，而應由其他收銀組長以上的員工進行審核和操作。2.4 取消交易所有的單據都由賣場核算科進行存檔，且同一筆交易的相關單據（現沽單、取消交易申請單、取消交易小票、被取消交易銷售小票）應保存在一起以便於事後核查。2-7核查銀行卡等儲值消費卡管理程序1 使用申請程序：1.1 編制銀行卡、消費卡使用申請報營運總監及財務總監簽批，該申請須包含以下內容：1.1.1 面額設置：定額面值，不定面值。1.1.2 使用方式：一次性消費，可充值。1.1.3 如為充值卡，則須列明以下各項。1.1.3.1 初始卡是否有面值。1.1.3.2 充值的方式：銀行或其他外部機構充值，分店自設置程序充值。1.1.3.
21、3 充值權限設置和控制方案：充值申請人，充值申請必要條件，充值批准人，充值開通人，充值核查人，監控措施。 1.1.3.4 注意事項：- 不允許先開通後申請。- 申請人，充值批准人，充值開通人，充值核查人不為同一人。1.1.4 使用範圍：適用當店，適用本區域店，適用全國店，與其他外部機構通用。1.1.5 有效期的設置：固定到期日，與發出日相關的活動到期日，無到期日。如為活動到期日，還須列明延長使用期的控制程序。1.1.6 免費卡申領程序。1.1.7 團購卡返扣規定。1.1.8 顧客過期未消費餘額的處理：暫由分店代收，由銀行或其他外部機構持有不劃回分店。1.1.9 充值及消費的統計及對賬。1.1.
22、10 政府部門或機構對上述卡發行和使用的相關政策。1.2 營運總監及財務總監簽批後，分店按已簽批之程序執行，如有變更，須補報批准。2 控制程序測試：2.1 銀行卡、消費卡開始投入運行時，財會經理負責對整個卡操作程序進行測試，以保證程序確實按報批之程序進行。3 統計及入賬：3.1 銀庫房統計當月卡的購制、發出、回收數量、金額，月初月末卡數量、金額（具體步驟參見第一部分【財務科工作程序之“2-10有价券/卡的控制程序”】）。3.2 電腦科從系統中統計本月充值額，本月消費額，上月初及本月末的在外未消費金額、過期金額。3.3 賣場核算科核對RMS系統中卡消費金額。3.4 會計科根據實際收到顧客購卡金額
23、計入“預收賬款”科目貸方，根據當月實際消費金額計入“預收賬款”科目借方。4 盤點：4.1 每月分店須對庫存的有效卡及過期卡分別進行盤點。4.2 賣場核算科根據第5條進行盤點結果核對後，確認盤點差異，並明確賠償責任人。5 每月數量及金額核對：5.1 金額核對：5.1.1 會計賬面月初、月末“預收賬款”相關餘額與電腦科提供的系統上月初和本月末卡餘額（含過期卡）相符。5.1.2 會計賬面本月“預收賬款”貸方增加額、銀庫房當月卡發出額、電腦科（銀行或其他機構）提供的本月充值額相符。5.1.3 會計賬面本月“預收賬款”借方增加額、RMS系統卡消費金額、電腦科（銀行或其他機構）提供的系統本月消費額相符。5
24、.2 數量核對：5.2.1 銀庫房統計的月初、月末結存數量與分店上月末及本月末盤點數量相符。5.2.2 銀庫房統計當月卡的購制數量，制卡單位送貨單數量，分店收貨單數量相符。5.2.3 上月末盤點數量本月銀庫房購卡數量本月銀庫房售卡數量本月免費發卡數量本月退卡數量本月末盤點數量6 每月免費卡發放核查：6.1 所有的免費卡的發放都按流程規定正確簽批。6.2 免費卡的發收有相關人員簽收。6.3 免費卡的退回銀庫房已辦理退卡手續。7 團購卡返扣的核查：7.1 團購卡返扣比例符合公司規定。7.2 團購卡返扣受益人符合公司規定。2-8核對促銷活動禮券發放及回收程序1 禮券發放、回收系統操作流程：1.1 廣
25、告及促銷部進行促銷活動策劃，並發文通知促銷活動運作形式及各部門配合事宜，該文交分店主管簽批後傳至各部門。1.2 商務部與供應商進行促銷活動條款談判，並編制促銷活動條款一覽表作為供應商促銷舖位號及結算條款依據，該表交分店主管簽批後傳遞至財會部。1.3 電腦科進行促銷活動系統維護：1.3.1 根據廣告及促銷部發文在禮券發券系統中進行發券規則的維護，以便於系統對發券規則進行控制。1.3.2 電腦科根據廣告及促銷部、商務部發文在RMS中央結算系統促銷活動模塊中進行以下內容的輸入，以便於系統對禮券回收標准的控制和活動貨款的結算：- 促銷活動期間；- 供應商促銷舖位號及收券規則；- 供應商結算條款。1.3
26、.3 電腦科在已輸入的發文上簽字確認後將發文傳遞至賣場核算科。2 賣場核算科進行促銷活動前系統維護核查：2.1 發券系統維護核查：2.1.1 根據發文所示禮券派發形式（單櫃滿送、跨櫃滿送等）和派送標准（滿XX元）和派發額度（送XX元）核查系統的輸入是否正確。2.1.2 對每種派發形式進行活動前的派券測試，以保證不會出現派券人員人為操控現象。2.2 中央結算系統維護核查：2.2.1 商務部發文每頁必須取得分店主管的簽批，如有手工更改的需取得分店主管的加簽。2.2.2 促銷活動期間與廣告及促銷部發文一致。2.2.3 促銷舖位號的發放符合中央結算系統規定。2.2.4 發文中所有參加活動的供應商都有相
27、應的促銷舖位號，且有效期與發文一致；未參加活動的供應商禁止使用促銷舖位號。2.2.5 所有參加活動的供應商都有結算條款的變更，且系統結算條款與發文一致。2.2.6 系統中專櫃的收券規則設置與發文一致。3 促銷活動結束後對禮券的核查：3.1 禮券發放的核查：3.1.1 所有參加發券的舖位號都是商務發文中規定的參加活動的供應商。3.1.2 根據發文中每個專櫃發券規則，核對專櫃發券是否符合發文要求。- 是否存在不參活動的專櫃與其他專櫃合併發券。- 是否存在顧客銷售未達到活動標准超額發放禮券。- 是否存在不參加活動供應商銷售也參與發券。3.2 禮券回收的核查：3.2.1 所有參加收券的舖位號都是商務發
28、文中規定的參加活動的供應商。3.2.2 根據發文中每個專櫃收券規則，核對專櫃收券是否符合發文要求。- 是否存在顧客銷售未達到收券標准而超額抵用禮券。- 是否存在不參加活動供應商銷售收取抵用禮券。3.2.3 專櫃開具的現沽單上已蓋章注明參與活動形式，以免出現由收銀員主觀判斷的現象。3.2.4 活動中收回的禮券金額不大於活動期間禮券實際發放金額。3.3 禮券結存的核查：3.3.1 未發禮券結存數禮券印刷總數禮券系統中禮券發放總數3.3.2 已回收作廢禮券金額RMS系統中禮券特殊編號的總金額促銷期間禮券長款金額。2-9核對自營商品收、退貨程序1 收貨核對：賣場核算科收到商品採購單財會聯及其附件後即對
29、其進行核對：1.1 系統內核查當天收貨單據數量是否與貨管科提交數量一致。1.2 打印收貨單已有非輸入的第三人簽名確認。1.3 貨管收貨輸入及時，即先收貨後售貨。1.4 商品採購單所填之實收數量是否與電腦輸入數相符（打印收貨單）。1.5 核對商品採購單之含稅成本及售價是否與電腦數及供應商送貨價相符。如供應商合同中簽定了貨品固定毛利的，則還須核查系統貨品毛利是否與合同相符。1.6 商品採購單根據【XX百貨(超市)RMS單據流程】的規定簽批程序進行簽批。1.7 系統收貨日期不早於商品採購單實際收貨日期（賣場、貨管、供應商手工簽署的日期）。1.8 如存在差異，則按以下方式進行調整：1.8.1 當天收到
30、收貨單據與系統有差異，即時與貨管核准，以免遺漏。1.8.2 打印收貨單沒有非輸入的第三人簽名確認，或由輸入人簽名，則通知貨管科進行改正。1.8.3 如貨管科輸入時間滯後，則在系統中核查是否因此產生貨品成本的異常，如是則由貨管科填寫數量/成本修正單（附件四）交財會經理簽批後，交電腦科進行收貨時間調整。1.8.4 如收貨數量存在差異：- 經確認後通知貨管科查明原因，由貨管科填寫數量/成本修正單，交財會經理簽批後，交電腦科進行調整。- 電腦科錄入電腦後，列印打印收貨單，並與數量/成本修正單裝訂在一起，交賣場核算科存檔。賣場核算科以此作為與供應商結算之依據。1.8.5 如含稅成本或售價有差異，即檢查是
31、否作過成本調整或售價調整，如未有任何調整，則參照【XX百貨(超市)RMS單據流程】銷售、數量、成本調整程序之“20-3 RMS系統成本調整”第1條至第3條。毛利與合同不符的，交商務部查明原因後進行處理。1.8.6 如簽批不符合要求（如超出采購預算之采購單簽批不完整），則退回商務部辦理補簽手續，並暫停支付貨款。1.8.7 系統收貨日期早於商品採購單實際收貨日期（即：賣場、貨管、供應商手工簽署的日期），則交電腦科核查原因，並核查此操作產生的後果。1.9 所有項目核對相符則入賬或存檔。2 退貨核對:財會部收到退貨單財會聯及其附件後即對退貨單核對：2.1 系統內核查當天退貨單據數量是否與貨管科提交數量
32、一致。2.2 退貨單所填之實退數量與電腦輸入數量相符（退貨記錄打印）。2.3 退貨單所填之成本與電腦數相符。2.4 如存在差異，則按以下方式進行調整：2.4.1 當天收到退貨單據與系統有差異，即時與貨管科核對，以免遺漏。2.4.2 數量存在差異：- 經確認後通知貨管科查找原因，由貨品管理員填寫數量/成本修正單，交財會部經理簽批，交電腦科輸入電腦調整。- 電腦科錄入電腦後，列印退貨記錄打印，並與數量/成本修正單裝訂在一起，交賣場核算科存檔。賣場核算科以此作為與供應商結算之依據。2.4.3 成本存在差異：- 檢查是否作過成本調整，如無，通知商務部查找原因，由商務部填寫數量/成本修正單，交財會部經理
33、簽批，交電腦科輸入電腦調整。- 電腦科錄入電腦後，列印退貨記錄打印，並與數量/成本修正單裝訂在一起，交賣場核算科存檔。賣場核算科以此作為與供應商結算之依據。- 所有項目核對相符則入賬或存檔。3 異常成本和庫存的核查：每月末在RMS系統中核查是否存在零成本負庫存或零庫存有成本的現象，如有：3.1 通知商務部進行核查。3.2 根據已確認的原因進行相關處理。4 注意事項：4.1 避免出現先售貨後收貨的現象。4.2 不允許無依據地進行收退貨操作。2-10核對自營商品變價的程序1 財會部賣場核算科收到更改價錢申請單財會聯後，進入RMS系統“價格管理/變價查詢”，進行以下核對：1.1 更改價錢申請單簽批齊
34、全，變價後貨品毛利低於公司規定品類最低毛利標准的應取得分店主管的簽批。1.2 系統中變價生效日期是否與更改價錢申請單相符。1.3 更改價錢申請單變價前後的成本和售價是否與系統相符。2 如存在差異，進行以下處理：2.1 簽批不齊全的知會相關部門進行補簽。2.2 系統中變價生效日期與更改價錢申請單不符時，立即通知電腦科改正，查明原因，如給公司造成損失的，須由相關人員進行賠償。2.3 更改價錢申請單變價前後的成本和售價與系統相符，要求申請部門查明原因後進行相應處理。3 如核對相符，即在改價單上“財會部核對”欄內簽字，然後返還貨管科。2-11核對VIP積分程序1 每日核對程序：1.1 手工積分的核對：
35、1.1.1 當收銀台未積分或系統出現故障時，可進行手動積分，正常情況下不允許採用手工積分。1.1.2 賣場核算科每日列印每日手工積分核對報表，核查差異原因。並將差異結果返回顧服科確認，如屬錄入錯誤，相關人員必須賠償損失。1.1.3 每日賣場核算科須核對貴賓消費明細報表，如發現不合理之用卡情況，如：同一VIP卡同日多次出現相同櫃檯或VIP卡每日出現於某專櫃等情況，立即通知賣場管理部經理及分店主管作處理。1.1.4 涉及到跨月調整的（如：當月調增/減前月的積分），賣場核算科應對調整原因進行核實後進行備注登記。1.1.5 如分店相關活動涉及特殊積分操作（如雙倍積分），核查積分規則及期限是否符合相關發
36、文的要求，如否，相關人員必須賠償損失。1.2 自動積分的核對：1.2.1 每日賣場核算科須核對貴賓消費明細報表，如發現不合理之用卡情況，如：同一VIP卡同日多次出現相同櫃檯或VIP卡每日出現於某專櫃等情況，立即通知賣場管理部經理及分店主管作處理。1.2.2 如分店相關活動涉及特殊積分操作（如雙倍積分），核查積分規則及期限是否符合相關發文的要求，如否，核查系統設置的合理貹，相關人員必須賠償損失。1.3 發卡積分的核對：參見本部分【2-4 核對VIP卡押金及VIP禮品兌換程序】之第1點“發卡的核對”。1.4 退卡積分的核對：正常情況下，退卡應將積分歸零，且卡狀態改為“無效”，如出現異常，返回顧服科
37、查明原因後進行相應處理。1.5 退貨減積分的核對：賣場核算科須每天對每一筆退貨單進行核查。1.5.1 原現沽單上有VIP積分記錄的，在進行退貨時，是否已扣減相應積分。如果無，必須由相關人員賠償損失。1.5.2 退貨扣減積分小票上的VIP卡號、本次扣減積分數是否與退貨單及原現沽單上的資訊相符。1.5.3 在VIP積分兌換期間，每天查看特殊SKU當天銷售額是否有現金補積分情況。如有應對照退貨減積分小票、退貨單及原現沽單，核查其計算是否有誤。如果不符，必須進一步核查原因，並由相關人員賠償損失。1.6 兌換減積分的核對：積分兌換期間，每日賣場核算科列印每日積分兌換報表及每日禮品庫存報表，核對每日積分兌
38、換報表中的兌換積分總數是否與每日禮品庫存報表中禮品換領總積分數相符。如不符，查明原因後返回VIP換領中心確認，並要求相關人員賠償損失。1.7 調整積分的核對：每日賣場核算科列印調整積分報表，與顧服科交上來的明細資料進行核對，如有差異，確認後返回顧服科確認，並由相關人員賠償損失。1.8 跨店積分的核對：1.8.1 每月3日前各分店列印上月之跨店積分統計報表，核查無誤後，轉成EXCEL文檔，E-MAIL至巴黎春天財會部。1.8.2 巴黎春天財會部作為VIP積分結算中心，每月匯總各分店數據。2 每月核查程序：2.1 異常積分核查：抽取當月積分增加、兌換居前位的VIP卡進行核查，如發現不合理之用卡情況
39、，如：同一VIP卡多日出現相同櫃檯、收銀台，立即通知賣場管理部經理及分店主管作處理。2.2 每月積分匯總核查2.2.1 將當月系統之貴賓積分月報表的“月初積分”欄與上月已列印留存之上月貴賓積分月報表的“月末積分”欄數據應相符。2.2.2 將當月系統之貴賓積分月報表的“兌換積分”欄與顧服科提供之VIP禮品兌換明細，以及ESPOS系統中每月禮品庫存報表之積分扣減總數進行核對，如不符，查找原因並確定相關責任人。3 核查結果的跟進：3.1 賣場核算科根據核查結果，將積分異常情況交賣場管理部和顧客服務科進行原因核查。3.2 賣場管理部和顧客服務科在三日內將已查出之原因及相關附件一併交至賣場核算，以供核查
40、。3.3 賣場核算科根據核查結果填寫調整申請，由財會經理簽批後通知相關部門進行調整，並跟進調整結果。2-12核對VIP卡押金及VIP禮品兌換程序1 發卡的核對：財會部賣場核算科每日收到VIP發卡資料後，對起始積分記錄作以下審核：1.1 新卡：電腦每日VIP卡起始積分報表之每筆積分是否都有相應單據（發卡小票+電腦小票），電腦小票的累計積分是否與電腦數據相符合。如有問題，將差異返回顧客服務科查明原因，如是計算錯誤必須由相關人員賠償損失。1.2 換卡/補卡：正常情況下，換卡/補卡應無起始積分，且原卡狀態改為“無效”，如出現異常，返回顧服科查明原因後進行相應處理。2 核對工本費收入：2.1 每日銀庫房
41、點驗VIP卡工本費現金收入，並將點驗金額與賣場核算核對；2.2 賣場核算科依據VIP發卡每日登記表中工本費收入合計及銀頭袋記錄表與銀庫房核對當天收入。如有差異，返回顧服科核查，如是短款必須由相關人員賠償。2.3 賣場核算科每月初核查上月發卡工本費收入：本月收入=（本月總發卡數量本月補卡數量關系卡數量本月退卡數量）10元；“關系卡”是指無工本費收入的VIP卡，如公司員工、廠商、集團公司員工、VIP連鎖店員工、相關政府機關人員、新聞媒體人員及分店主管特批的VIP卡。2.4 工本費收據的領用及收回必須有詳細的記錄，會計科每月一日核查上月工本費收入是否與開出收據相符。3 VIP卡庫存管理：3.1 VI
42、P卡分有效卡和無效卡分別保存，並參與季末的資產盤點。3.2 根據盤點結果核對VIP卡庫存是否滿足以下要求：3.2.1 本季有效卡數量上季有效卡數量本季新入庫有效卡數量本季系統發卡/補卡/換卡數量。3.2.2 本季無效卡數量上季無效卡數量本季換卡數量本季退卡數量。3.3 如出現因VIP卡質量問題而無法使用的卡，不能並入無效卡使用，而是單獨保存，並通知總務科盡快跟進換貨事宜。4 VIP禮品庫存量核對：4.1 VIP禮品兌換期間，賣場核算科每日列印每日禮品庫存報表，與VIP禮品兌換處交上來的換領單進行核對，換領單的總積分數應與每日禮品庫存報表中的本日換領數相同，如有差異，返回VIP換領中心確認，並由
43、相關人員賠償損失，同時調整禮品庫存。4.2 核對VIP單品兌換積分是否與分店主管批准的發文相符。4.3 於禮品換領周期結束後盤點，將實點數與庫存數核對，並出具盤點報告。 2-13核對促銷禮品派發程序1 促銷禮品的定義：促銷禮品是指分店為配合銷售，設置一定的規則，贈送給顧客的禮品，如“消費滿XX，送禮品”、“加價送禮品”等，即除VIP積分兌換禮品之外的所有用於促銷的禮品。2 促銷禮品的管理職責：2.1 廣告及促銷部負責促銷禮品的選型及贈送規則的制訂。2.2 總務科負責促銷禮品的採購、入庫及領用職責。2.3 顧客服務科負責促銷禮品的發放，並每日記錄發放情況，與財會部對帳。2.4 賣場核算科對禮品的
44、進、出、存負監督責任。3 禮品發放的核對：3.1 每日取得顧客服務科促銷禮品發放明細表或從電腦科禮品發放系統中獲取促銷禮品發放明細（適用於有禮品發放程序的分店）。3.2 核查：3.2.1 所有的禮品發放都已收回顧客銷售流水小票。3.2.2 根據市場推廣部發文中對促銷禮品發放規則的規定，核查禮品的發放規則是否與發文規定相符。4 禮品結存的核對：4.1 每檔促銷活動結束後由財會部、顧客服務科、總務科一起對剩餘的促銷禮品進行盤點。4.2 核查：禮品結存數禮品入庫總數已發放禮品總數。2-14文件及附件1 文件1.1 XX百貨RMS單據流程1.2 XX超市RMS單據流程2 附件附件一商品銷售收入入庫清點報告表附件二專櫃商品銷售收入差額情況反映表附件三商品銷售收入核查情況報告表附件四POS資料修正單附件五取消單據申請表2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版- 63 -附件一附件二附件三附件四附件五_XXX百貨取消單據申請表日 期：時 間：收銀機編號：相對單據號碼：收銀員姓名：收銀員編號：取消理由：（請圈上有關項目）1) 銀碼錯誤；2) 貨品代碼錯誤；3) 貨品數量錯誤；4) 貨品不符；5) 次貨；6) 顧客不喜歡；7) 換貨；8) 其他_注意事項：有關單據必須附上。收銀員簽名：_收銀組長簽名：_相應行動：_ _行政經理批示：_