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1、 用友ERP项目实施方法指南V3.0 （仅限用友内部使用）6.系统切换阶段本阶段流程图6.1.4咨询顾问6.1.2咨询顾问6.1.1项目经理6.1咨询顾问6项目经理转换计划静态数据转换数据/参数校验系统切换动态数据转换数据录入参数配置6.2项目经理6.1.3咨询顾问系统切换报告动态数据切换动态数据准备转换计划6.2.4项目经理6.2.3咨询顾问6.2.2咨询顾问理6.2.1项目经理项目经理6.3系统正式运行 持续支持阶段 图：601本阶段目标和任务工作目标：l 保证静态数据、动态数据的准确性；l 系统可以顺利上线，完成新旧的系统替换工作；l 新系统可以处理企业的日常业务；主要任务：l 完成静态
2、数据的录入（导入）和校验；l 完成系统参数的配置、校验；l 完成动态数据的准备、转换工作l 做好新旧系统交替过程的转换；6.1.静态数据转换6.1.1.任务描述静态数据转换是把前期准备好的静态数据手工录入或导入到系统中，为进行动态数据切换做准备。主要工作任务包括：1、 制定静态数据转换计划：根据项目具体情况安排数据录入的步骤、负责人、时间和操作规范等。2、 指导关键用户进行静态数据录入（导入）和参数配置；3、 项目组成员进行静态数据录入（导入）和参数配置校验；4、 完成静态数据录入后必须进行数据库备份，保证数据的安全性；（必不可少的一步）6.1.2.工作策略1、 数据转换计划静态数据录入工作是
3、系统交付阶段最重要的工作，直接关系到系统上线的成败。为了防止“进去的是垃圾，出来的也是垃圾”现象发生，保证系统切换的质量，务必谨慎、认真，制定详细切实的计划，并且必须按照计划严格进行。数据转换计划应说明包括数据录入的步骤，每一项数据录入的负责人，每一步骤的时间要求，以及整个录入工作中的操作规范等等。计划的执行情况应严格纳入客户人员绩效考核。2、 数据转换策略在静态数据录入（导入）前，首先应确保静态数据已经过校验，有相关负责人的签字确认，通常数据录入时可以采取以下策略：1) 先易后难；2) 先录统一基础数据，后录个性化数据；3) 先录最不常变化的数据（例如：料品的基本资料、供应商、客户的基本资料
4、），后录最容易变化的数据（例如：系统参数的配置关系，此部分的资料有时会与最初的约定有出入）。针对批量较大的数据（如存货档案、固定资产卡片等等），可以采用工具导入的方法一次性导入系统，而那些数据量相对不大，或者目前还没有提供导入工具的数据，则要安排专人（由咨询实施顾问负责）手工录入。利用导入工具进行数据转换要预先进行测试，检查要导入的源数据是否正确（应让客户签字确认），是否按规定的格式整理，导入之后要进行检验和确认。安排专人录入的时候，一定要控制录入的权限，最好做到专人专用。一项或某几项数据只用一个人录，切不可几个人同时录一项数据，以免造成混乱和错误不清。一项工作完成之后，即刻收回权限，再开放另
5、一项工作的权限，避免后期的误操作或误删除等。如果数据量大，而且涉及很多的种类、部门，则在转换之前，需要进行大量的培训沟通和测试预演，保证转换开通后短时间内可以快速、准确无误地完成该过程。项目经理应每天检查静态数据的录入进度，准确性，确保数据转换计划的落实。3、 做好数据的校验和备份每做完一个阶段性的录入、导入工作，就应该进行一下数据、参数的校验或简单测试，确保录入数据的正确性。校验工作最好是由非录入人员担任，对照原数据准备清单逐一进行核对。建议每次校验完后应立即做一次系统数据备份，以备系统发生意外导致数据丢失。6.1.3.角色与责任用友项目经理：Ø 协助客户项目经理制定静态数据转换计
6、划；Ø 检查数据准备情况；Ø 检查数据转换结果，监督录入进度；咨询实施顾问：Ø 利用导入工具导入静态数据；Ø 指导客户数据转换；Ø 检查数据转换结果；客户项目经理：Ø 制定静态数据转换计划，下发执行；Ø 检查数据准备情况；Ø 检查数据转换结果，监督进度；Ø 负责数据备份；关键用户：Ø 录入静态数据；Ø 录入校验，对正确性负责；6.1.4.交付成果交付成果文档名称文档编号文档性质（内/外）审批模板工具静态数据转换、校验完成静态数据转换计划系统切换检查表xx_xx_6_1_1_1xx_xx
7、_6_2_1_2外客户项目经理静态数据转换计划；系统切换检查表；数据导入工具6.1.5.风险提示在数据转换过程中最常见的问题主要有三点：1) 数据不准确：这跟前期的基础数据准备工作有密切的关系。如果发生此类情况，应立即予以重视，首先要分析它的影响范围，将受影响的工作暂停下来，查找数据准备的文档记录，及数据录入的操作记录，尽快排除错误。在排除错误前不要进行下一步相关工作，以免引起更大的、无法修改的错误。2) 录入工作混乱：这往往是由于分工不均，录入步骤不合理，录入人责任不清或职责不专一所至。因此在制定计划时要对录入工作量事先要有比较准确的估计，已确定录入时间和后续的任务，安排好专人完成。 3)
8、时间延期：这是最常见的现象。因此就要求项目经理能够准确的把握数据录入的工作量，安排好合理的数据转换计划和充足的人手，每天检查录入的进度，同时请客户高层加以督促，保证在规定的时间内完成转换。6.2.动态数据转换6.2.1.任务描述动态数据转换是系统切换阶段中至关重要的活动，动态数据的转换完成就标志着系统正式上线，是项目实施的一个重要里程碑。主要工作任务包括：1、 制定动态数据转换方案和转换计划,尽量提前进行动态数据转换的准备工作；2、 安排从切换点到系统上线期间的业务处理3、 进行动态数据的转换和校验；6.2.2.工作策略1、 动态数据转换方案的准备工作2、 动态数据转换的计划动态数据的转换计划
9、必须明确转换前数据准备的时间、负责的人员等信息，必须明确这个阶段的重要性，在时间紧、数据量较大的情况下，一定要安排好切实可行的计划，包括哪些人员准备哪些数据，数据的来源、数据的校验人员；1) 首先需要双方开会研究、制定一个详细而可行的动态数据转换计划。该计划应该根据企业的实际运营状况，安排一个比较合适的切换时间点，通常选在企业期末（或月末）结账的时间,但要考虑资源（人力、时间）制约。如上市公司财务部6月底要准备中报，年初要准备年报、盘点和审计，不能抽过多时间等。2) 各项工作的负责人最好是找相关业务的主管领导来担任，有利于各类人员和业务的协调。3) 动态数据转换计划应该提前制定，提前通知到各单
10、位、部门和个人，有必要的话还应该通知客户的相应供应商和客户，使得各方面资源都能够统一配合。4) 计划建议使用小时，即每项工作预计使用多少小时来完成准备、多少小时来进行校验，必须要有专人负责专项的工作。5) 建议计划一定要分到责任人，要明确哪些工作是由哪个关键用户负责，哪些工作是由顾问做的，并要让具体执行人清楚地知道计划的全部。6) 计划一定要规定截止时间，如规定在某月某日之前要准备好某项数据资料。7) 动态数据的准备、转换在系统实施中周期相对短暂，一般在45天的时间就要完成转换工作，因此要求准备工作必须充分，将动态数据准备方案提前发给业务人员、提前准备旧系统的清账、存货盘点等工作。3、 切换期
11、间的业务处理在系统正式上线之前，由于原系统已经关闭，需要做一些特殊处理，例如提前将业务单据处理掉、约定在某一段时间不再处理业务、或将业务单据押一段时间，然后在新系统中补录，等等，为了不影响业务的正常运行，这就要求动态数据的转换过程要尽可能地快，以缩短业务等待的时间。4、 动态数据转换快速准确动态数据转换是一个里程碑式的任务，而且一定要快速、准确按时完成，在短时间内结掉旧系统，按新系统要求进行整理拆分，迅速转换到新系统、并完成校验。动态数据转换如果时间紧张，建议加班加点完成，保证系统上线这一具有战略意义的时间。因为切换时间拖得越长，业务单据、凭证积累得就越多，工作负担就越大。动态数据转换后要进行
12、数据的准确性校验，数据之间的平衡性校验，逐项进行检查，并由客户确认转换结果。6.2.3.角色与责任用友项目经理：Ø 主导讨论制定详细的动态数据转换计划；Ø 检查数据转换进度和结果，监督录入进度；Ø 对动态数据的完整性、准确性要亲自把关。咨询实施顾问：Ø 指导客户数据转换；Ø 检查数据转换结果；客户项目经理：Ø 制定动态数据转换计划，下发执行；Ø 检查数据准备情况；Ø 检查数据转换结果，监督进度；关键用户：Ø 提前准备动态数据；Ø 进行动态数据转换和校验；6.2.4.交付成果交付成果文档名称文档编
13、号文档性质（内/外）审批模板工具动态数据转换、校验完成动态数据转换计划xx_xx_6_2_1_1外客户项目经理/用友项目经理动态数据转换计划；动态数据转换方案xx_xx_6_2_2_2外客户项目经理/用友项目经理动态数据转换方案系统切换检查报告xx_xx_6_1_1_2外客户项目经理/用友项目经理系统切换转换检查表；系统切换成功系统切换报告xx_xx_6_2_4_1外客户项目经理/用友项目经理系统切换报告6.2.5.风险提示动态数据转换需要考虑的风险如下：1) 动态数据转换时出错，数据之间核对不平衡，后续业务无法正确处理，因此数据录入后务必要进行校验，确认无误后方可进行下一步的业务处理；2) 动态数据转换的时间拖期，导致切换阶段的业务处理逐渐积压，影响客户正常业务处理，也增加上线后的工作负担，因此必须在转换前充分准备、严格控制进度；3) 在新旧系统并行的情况下，必须考虑新旧系统冲突的问题，明确出现冲突时以哪套系统为主，建议以新系统的业务处理为主；4) 动态数据转换期间和转换后，要求保证数据的安全性，做好相应的备份工作，建议每天做数据备份。附：工具模板清单1静态数据转换计划2数据导入工具3动态数据转换方案4系统切换检查报告北京用友软件股份有限公司 咨询服务部 Page 7 of 7