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1、国家开放大学电大专科办公室管理设计题题库及答案（试卷号：2180）国家开放大学电大专科办公室管理设计题题库及答案（试卷号：2180） 设计题 1.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务；（1分） (2)了解来宾；（2分） (3)制订计划；（2分） (4)预订食宿；（1分） (5)迎接来宾；（1分） (6)商议日程；（2分） (7)安排会谈（2分） (8)陪同参观；（1分） (9)送别客
2、人（1分） (10)接待小结。（2分） 2文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；（3分） (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报i如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；（3分） (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；（3分） (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；（3分） (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3分） 3康桥宾馆
3、位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：O0至l2：o0召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题? 答：(1)会议的名称；(2分) (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；(2分)(3)日期、时间(开始到结束的预定时刻)；(2 分)(4)地点：(具体在几楼几号会议室)；(2分) (5)议题(或者议事日程)；(2分) (6)主办者的联络处、电话号码等；(1分) (7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时
4、可附上地图)；(2分)(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。(2分) 4某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作? 答：(1)要替搭车回去的人安排车子；(2分) (2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；(2分)(3)有留话时，切记务必传达；(1分) (4)检查会场有无物品遗漏；(1分) (5)要为参加会议的人员送行；(1分) (6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； (2分)(7)
5、桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；(2分) (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回；(1分)(9)关紧门窗并上锁；(1分) (10)通知会场的管理单位，会议已经结束。(2分) 5.文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？ 答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（4分） (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分） (3
6、)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分） (4)骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分） 6.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等（3分）； (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物（3分）； (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品（3分
7、）； (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下（3分）； (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理（3分）。 7.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务 (2)了解来宾、制订计划 (3)预订食宿 (4)欢迎来宾、商议日程 (5)礼节性拜访、宴请 (6)正式会谈 (7)签订协议书 (8)陪同参观游览 (9)互赠礼品 (10)欢送来宾、接待小结
8、 （十项内容，回答出七项以上即可给较高分数。） 8.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？ 答： 9.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(3分) (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3分） (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(2分) (4)主持人负责引导、组织，可不做记录；（2分） (5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；（
9、1分） (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短,(2分) (7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2分） 10.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3分） (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3分） (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；(3分) (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；(3分) (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分） 11
10、所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ 答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。(4分) (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分） (3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分） (4)骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分） 12作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(3分) (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；(3分) (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；(3分) (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；(3分) (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分） 第 5 页 共 5 页