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1、发文管理办办法北大纵横管管理咨询询公司二零零二年年十二月月第一章 总则第一条 为规范和严严肃公司司发文工工作，提提高发文文效率、保保证发文文质量。保保证文书书的安全全、及时时传递。特特制定本本管理办办法。第二条 公司所有文文书的呈呈批和发发文由办办公室统统一管理理。其他他任何部部门和个个人不得得以公司司名义对对外发文文。第三条 办公室不得得积压文文件，随随时呈批批或下发发。第四条 为确保文书书在传递递过程中中的安全全，文书书在公司司内部的的传递由由部门资资料管理理员或其其他专人人负责。第二章 行行文规则则第五条 公文的种类类根据公司现现行状况况，需要要办理的的公文类类别主要要有：通通知、通通报
2、、报报告、请请示、决决定、决决议、批批复、函函、会议议纪要、总总结、计计划、简简报、制制度、规规定、办办法等。1. 通知：传达达上级的的指示，要要求各部部门办理理或需要要通知的的事项；批转下下级的公公文或者者转发上上级单位位的公文文，用“通知”。2. 通报：把工工作情况况、经验验教训以以及好坏坏典型事事例，通通知所属属部门，用用：“通报”。3. 报告：向上上级部门门汇报工工作、反反映情况况、提出出建议，不不需上级级部门或或主管领领导批示示意见的的，用“报告”。4. 请示：请求求对某项项工作或或问题做做出指示示，给予予答复，用用“请示”。5. 批复：答复复请示事事项，用用“批复”。6. 决定、决
3、议议：对某某些问题题或者重重大行动动做出安安排，用用“决定”；经过过会议讨讨论通过过，要求求执行的的事项，用用“决议”。7. 指示：对下下属部门门阐明工工作活动动的要求求，用“指示”。8. 函：在没有有隶属关关系的单单位、组组织、公公司之间间或同政政府机关关、企业业、团体体和个人人商洽和和联系工工作、事事务、询询问或答答复问题题时，用用“函”。9. 计划：对一一定时期期内的工工作做出出具体安安排的，用用“计划”。10. 总结：把已已经做过过的某一一时期的的工作进进行全面面系统的的总检查查、总评评价、总总分析、总总研究的的，用“总结”。11. 简报：汇报报工作、反反映问题题，帮助助领导掌掌握情况
4、况的，用用“简报”。12. 条例：用于于规定某某个机构构的组织织和权限限以及某某些专门门人员任任务的权权限的，用用“条例”。13. 规定和办法法：对某某项工作作或活动动进行具具体规范范时，用用“规定” 、“办法”。14. 议定书：记记录有关关各方对对某一个个专门问问题达成成的协议议，用“议定书书”。15. 会谈纪要：记录、传传达会议议议定事事项和主主要精神神，要求求有关单单位共同同遵守执执行的，用用会议议纪要。第六条 公文格式公文格式一一般包括括：标题题、主送送部门（领领导）、正正文、附附件、发发文单位位（单位位公章）、发发文时间间、抄送送单位、文文件版头头、公文文编号、机机密等级级、紧急急程
5、度、阅阅读范围围等项。1. 标题：公文文的标题题应当准准确、简简要地概概括公文文的主要要内容并并标明发发文部门门、事由由和公文文种类。2. 主送部门：指公文文主要送送达的单单位（领领导），凡凡是向上上级报送送均为主主送部门门；一般般只写一一个主送送部门，不不得多头头主送。如如需要，同同时报送送另一上上级，可可以用抄抄报的形形式。3. 正式公文的的主体：文字简简明扼要要、条理理清楚、实实事求是是。请示示问题一一文一事事，不要要一文数数事。4. 发文单位：写在公公文下面面偏右，要要写全称称，如以以领导个个人名义义行文，应应冠以职职务身份份。5. 发文日期：公文必必须注明明发文日日期，以以表明从从何
6、时开开始下文文。发文文日期在在发文部部门下面面向右错错开，要要写全年年月日。发发文日期期一般以以领导签签发日期期为准。6. 抄报、抄送送单位：属上级级的列入入抄报，平平行或下下级列入入抄送。7. 文件版头：正式公公文一般般都有版版头，版版头以红红色大写写印上“XX（公公司）文文件”，下面面加一道道红线，通通常称为为红头文文件（格格式见附附表一）。所所有以公公司名义义下发的的公文一一律用红红头文件件形式。8. 公文编号：一般包包括代字字、年号号、顺序序号。公公司具体体公文编编号见附附表一。9. 机密等级：机密公公文应当当根据机机密程度度划分等等级，分分别注明明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通
7、”字样。10. 附件：公文文如有附附件，应应当在正正文之后后，发文文部门之之前注明明附件名名称和件件数。11. 其它：公文文排版要要求详见见附件。第七条 行文要求1. 下级一般应应按照直直接隶属属关系行行文，不不要越级级行文，如如遇特殊殊必须越越级行文文时，应应抄报越越过的主主管领导导或部门门。报的的公文应应一文一一事。2. 平行或不隶隶属之间间，应使使用平行行文（如如函）；3. 要分清主送送与抄送送，向上上级的请请示不要要同时抄抄送下级级；向下下级的重重要行文文，可以以抄送直直接上级级。4. 明确发文权权限。属属于全面面的，重重要的方方针政策策性问题题，以公公司名义义行文。属属于限定定方针范
8、范围内的的日常业业务工作作问题，以以有关部部门名义义行文。5. 公文由主办办部门经经办人拟拟稿，经经部门经经理审核核、签字字后交办办公室登登记。由由办公室室送呈有有关领导导签发。发发文涉及及几个部部门的，经经办单位位负责组组织相关关部门会会签后，再再交办公公室。第三章 发发文程序序第八条 发文程序一一般包括括拟稿、校校对、审审核、签发发、用印印、发文文、归档档等程序序。(一) 公文的草拟拟、打印印、校对对：1. 经办人负责责公文的的起草（包包括录入入、排版版）。草草拟公文文必须使使用统一一格式的的公文稿稿纸（见见附表三三），起草公公文的人人名、地地点、数数字、标标点符号号要准确确，时间间要写具
9、具体的年年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。2. 起草公文后后，到前前台统一一打印、输输出。前前台打字字员核对对公文符符合公文文格式后后加盖“草稿文文本专用用章”。3. 公文打印后后、由拟拟稿人校校对无误误后签字字。(二) 公文审核。文件起草后后，由经办部部门经理理审核、签签字。如涉及及其他部部门，经经办单位位负责协协调相关关部门经经理审核核、签字字。把“文件呈呈批单”（具体体格式见见附表），同同文件一一并交办办公室。(三) 公文的核稿稿。所有公文呈呈批前由由办公室室负责核核稿。核核稿的主主要内容容包括：1、 文件呈批单单是否填填写准确确，完整整。所有有相关部部门是否否都已签
10、签字，公公文的文文别是否否正确。2、 公文打印、排排版格式式是否符符合公司司要求；3、 公文意思是是否得表表达清楚楚、准确确。如核稿不合合格，办办公室签签署修改改意见后后交经办办单位重重新办理理。(四) 公文的呈批批。办公室核稿稿通过后后，在“文件呈呈批单”上填写写公文编编号和密密级，签签署处理理意见。在在“发文登登记表”上登记记后，由由办公室室主任根根据事情情的轻重重缓急，在在文件呈呈批表上上加盖“特急”和“急件”字样。按按审批权权限、业业务性质质分类，分分别呈相相关领导导审批。(五) 公文批阅。“特急”文文件必须须马上办办理，“急件”应当尽尽快办理理公司领导签签署修改改意见后后，由办办公室
11、交交拟稿人人修改。（如如果修改改不涉及及公文实实质内容容或者仅仅仅是个个别字句句的修改改，可由由办公室室主任加加以修改改。）如如果修改改内容涉涉及到相相关部门门，经办办部门还还须告知知相关部部门经理理。再次送签时时必须附附上修改改前的所所有原稿稿。办公公室负责责核对修修改稿与与原稿，确确保公文文严格按按领导意意见进行行了修改改，并且且经办人人已经告告知相关关部门经经理（由由办公室室主任电电话查询询）。(六) 公文打印、盖盖印。公文签发后后，由主主管领导导的文秘秘直接交交办公室室。由档档案管理理员负责责打印正正式文稿稿。档案管理员员持正式式文稿和和领导签签发的终终稿、和和“文件呈呈批单”到印章章
12、保管员员处履行行盖章手续续。印章保保管员核核对无误误后加盖盖印章。对对两张以以上的文文件另外外加盖骑骑缝盖。“文件呈批单”第二联由印章保管员留存备查。(七) 登记、存档档。公文打印、盖盖章后，办办公室填填写“发文登登记表”后，将将一份正正式文件件、领导导签发的的终稿、文文件呈批批单第一一联存档档备案。(八) 发文。对外发文：1、 办公室通知知经办人人到档案案室登记记文件领领用后，自自行办理理（机密密及绝密密文件档档案室派派人）；2、 需要以特快快专递或或以电子子邮件形形式发文文的，统统一由办办公室办办理；对内发文：1、 办公室在公公司局域域网上公公布或加加盖“对内发发文章”后复印印，通知知相关
13、部部门资料料管理员员到办公公室领取取；2、 文件复印件件由档案案管理员员统一复复印。各各部门资资料管理理员须办办理文件件借阅手手续。第九条 关于公司各各部的公公文编字字。为便于公司司公文的的使用、保保管、立立卷、归归档和查查阅，将将公司公公文编字字明确为为：发文部门编字说明董事会京鲁房董字字1、发文号号由办公公室统一一编号；2、发文字字号3号号仿宋体体；序号号为3位位，加第第字；年年份用六六角括号号“”如“京鲁房房办字220022第0001号号”；办公室京鲁房办字字人力资源部部京鲁房人字字财务部京鲁房财字字第十条 公文的借阅阅和清退退按档档案管理理办法有有关规定定执行。第十一条 公文的立卷卷、
14、归档档和废除除按档档案管理理办法有有关规定定执行。第四章 罚则第十二条 公文审批未未按规定定时间完完成，施施延一次次罚 元。第十三条 办公室积压压文件未未及时上上传下达达，施延延一次罚罚 元元。第十四条 经办人草拟拟公文形形式不正正确、词词不达意意，不能能清楚表表达行文文意图。每每次罚 元。第五章 附附则第十五条 本管理办法法由办公公室负责责解释。第十六条 本管理办法法的拟定定或者修修改由办办公室负负责，报报总经理理批准后后执行。第十七条 本管理办法法自颁布之日日起实施施。第十八条 经办人从外外部带回回文件未未按规定定及时。附表一、鲁鲁艺房地地产开发发有限责责任公司司办文呈呈批单第一联：档档案
15、室留留存文件标题（文别）（ ）文件编号京鲁房 字 第 号号密级附件拟稿人日期公司领导办公室主任任经办部门经经理相关部门经经理拟 稿 说说 明附表二、鲁鲁艺房地地产开发发有限责责任公司司办文呈呈批单第二联：印印章保管管员留存存文件标题（文别）（ ）文件编号京鲁房 字 第 号号密级附件拟稿人日期公司领导办公室主任任经办部门经经理相关部门经经理拟 稿 说说 明印章保管员员签名：； ；附表三、发发文登记记簿日期文件类别编号文件名经办部门对方单位呈批时间审批人下发时间备注附表四、北北京鲁艺艺房地产产开发有有限公司司公文格格式及要要求 项目性质字体字号行距（倍）字距页边距（ccm）用纸规格其它注意事事项及
16、要要求标题正文标题正文上下左右草稿黑体幼圆三号五号2标准2.82.81.56.0B51. 标题与正文文之间空空一行；2. 落款下正文文之间空空3空3. 每页标注页页码注明明：4. 落款之后注注明：注释：(11)此件件为草稿稿(第*稿)；(2)拟稿稿人：(签名) 审核核：(签签名) 打印人人：(签签名)正式文稿华文中宋（加加粗）仿宋体二号三号1.25或1.5标准3.73.52.82.6A41. 上报公文需需识签发发人姓名名，平行行排列于于发文字字号右侧侧，发文文字号居居左空11字，签签发人姓姓名居右右字空11字；“签发人人”用3号号仿宋体体字，姓姓名用33号楷体体字标识识；2. 正文中小标标题用
17、33号黑体体字；3. 每一自然段段首空22格；4. 正文与附件件之间空空1行(附件的的标注方方法附件件：1、22、)5. 单一机关制制发的公公文在落落款处不不署发文文机关名名称，只只标识成成文日期期。成文文日期以以阿拉伯伯数码标标识；6. 公文排版后后所剩空空白处不不能容下下印章位位置时，不不得采取取标识“此页无无正文”的方法法解决，应应采取调调整行距距、字距距加以解解决；7. 每页标注页页码，页页码用数数字格式式标于页页脚居中中位置。如如“第3页页 共220页”；8. 公文装订标标准左侧侧装订整整齐牢固固不掉页页数量准准确校友会便笺笺63.03.22.8鲁艺公司便便笺5.23.52.82.6