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1、文档移交与与保管管管理办法法编号：GDDHiPPAL-DCCC-P22-0004版 本 号号：0所属体系：行政管管理编写部门：人力资资源及行行政部生效日期：20xxx年xx月xx日目 录1目的32适用范范围33编制依依据34释义35职责分分工46文档的的移交57文件的的保管利利用148附则169修改日日志171 目的为了确保公公司文档档及时、准准确、全全面、系系统收集集整理归归档并移移交，有有效地为为建设、运运营和管管理提供供查询利利用，特特制定本本管理办办法。2 适用范围该办法适用用于公司司各部门门文档的交交接、保保存及利用。3 编制依据3.1 文档管理理基本制制度，GDDHiPPAL-DC
2、CC-P11-0001，Revv. 00。3.2 文档管理理办法，GDDHiPPAL-DCCC-P22-0001, Revv. 00。3.3 保密工作作管理办办法，GGDHiiPALL-ADDMPAA-P22-0001。3.4 资料室管管理办法法，GDDHiPPAL-DCCC-P22-0003, Revv. 00。3.5 会计档案案管理办办法, GDDFC-ACCC-P22-0007, Revv. 00。3.6 合同采办办文档管管理办法法, GDCCP-CCP-PP2-0006, Revv. 00。3.7 国家重大大项目建建设项目目文件归归档要求求与整理理规范，DA/T 228-220022。
3、4 释义4.1 文档：指文文件和档档案，文文件是档档案的基基础，是是公司在在各项活活动和处处理事务中形成的的各种形形式的信信息记录录；档案案是公司司历史发发展和在在各项活活动中直直接形成成的有价价值的各各种形式式的真实实历史记记载。4.2 移交：指各各部门将将工作活活动实施施过程中中形成的的各项最最终资料料移交给给DCCC和DCCC按有有关规定定把公司司重大项项目竣工工资料移移交给深深圳市档档案管理理机构。4.3 综合管理档档案：由公司司在行政政管理事事务活动动中产生生的各类类重要性性及其它它具有利用价价值的文文件。包包括公司司章程、合合同、原原则协议议、各类类证件、重重要性请请示、批批复、董
4、董事会文文件、会会议纪要要等管理理性文件件。4.4 会计档案：公司在在经济管管理活动动中产生生的会计计凭证、会会计帐簿簿和各类类报表等具有保保存价值值并作为为历史记记录保存存的会计计核算的的专业档案案。4.5 科技档案：公司在在基本建建设和生生产等项项目及改改扩建项项目中形形成的，有有利用价值的投投资计划划、设计计、施工工、竣工工及维护护等活动动中形成成的图纸纸、图表表、文字字材料、计计算材料料、声像像材料等等文件。4.6 声像材料档档案：公公司在各各项工作作和活动动中直接接形成、具具有保存存价值，并并主要以磁磁磁性材料料或感光光材料为为载体、以以音像为为主要反反映方式式的记载载，包括括照片、
5、录录音、录录像制品品、影视视片以及及相应的的说明文文字。4.7 档案保管期期限：指指以年为为单位, 将已鉴鉴定且需需保存的的文件给给出的特特定保管年限。4.8 档案保管期期限表：指已鉴鉴定且需需保存的的文件档档案的汇汇总表。 4.9 永久保存：指对公司司生产、经经营、建建设等有有长远利利用价值值的文件件。4.10 定期保存：指较短时时间内对对公司生生产、经经营等有有参考利利用价值值的文件件。4.11 原件：指最最初产生生的区别别于复制制件签章章生效的的原始文件件。4.12 复印件：指指与原件件内容相相同的复复制品。4.13 案卷：指由由互有联联系的若若干文件件组合成成的档案案保管单单位。4.1
6、4 立卷：指将将若干文文件按照照形成规规律和有有机联系系组成案案卷的过过程。4.15 案卷目录：指以全全宗为单位位登记案卷卷的提名名及其他他特征并并按案卷卷号次序序编排而而成的一一种档案案目录。4.16 卷内目录，登记卷内文件提名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内内文件之之前。4.17 卷内备考表表，卷内内文件状状况的记记录单，排排列在卷卷内文件件之后。5 职责分工5.1 文控中心5.1.1 制定公司文文档归档及整理、保保管、统统计、利利用、移交等等有关规规章制度度。5.1.2 监督、指导导、检查查各部门门文件的的形成、积积累工作作。5.1.3 根据本办法法对文档档进行接接收、保保
7、管和向向业务部部门提供供利用。5.1.4 负责向相关关档案部部门移交交档案。5.2 业务部门5.2.1 负责收集、积积累、整整理、归归档本部部门产生生的文档档，确保保文档的完整整性和系统性。5.2.2 专兼职文控控应负责责累积形形成的文文档，并对对归档文文档的的完整整、准确确、系统负责。5.2.3 负责对制成成文档的的材料质质量负责责，确保保文档利利于长久久保存，图图文字迹迹清晰等。5.2.4 专兼职文控控按照文文控中心心归档要要求整理理和移交交。5.2.5 项目部文控控配合文控控中心向向档案部部门移交交档案。6 文档的移交交6.1 文档归档范范围反应公司在在生产、经经营、管管理等活活动中形形
8、成并具具有保存存价值的的文件均应应纳入归归档范围围。具体体归档范范围详见见附件11文件件归档范范围和保保存期限限表。6.2 文档的收集集凡是公司在在工作活活动中形形成或使使用的、办办理完毕毕的，对对今后工工作有查查考利用用价值的的文件、证证书、各各种记录录以及各各种图表表、照片片、声像像材料等等都应齐齐全完整整地收集集。在收收集过程程中各部部门专兼兼职文控控要注意意以下事事项：a) 文件齐全完完整，确保收收集的文文件完整整、准确确、系统统，确保文文件的附附件 齐全，与与文件相相配套的的其他载载体形式式的资料料齐备；b) 确保文件的的签批完整整，签发发手续完完备；c) 收集的文件件原则上上应为原
9、原件，如如无原件件的可将将具有利利用价值值的复制制件归档档；d) 文件材料，文件的的制作和和书写材材料应当当益于长长久保存存。要选选用碳素素墨水等等符合存存档要求求的书写写材料，不不得使用用铅笔、圆圆珠笔、纯纯蓝墨水水、红墨墨水等；e) 声像、电子子文件等等载体形形态的文文件应与与其文字字说明一一并归档档，并确确保电子子文件可可读、清清晰、无无病毒。6.3 文档的整理理6.3.1 总则6.3.1.1 文档整理是是档案保保管和利利用的重重要基础础环节，须须对收集集的文件件进行条理化、系系统化的的整理、分分类、排排列与编编目。文文档归档整整理分类类方法可可根据文文件实际际可操作作性按照照年度分分类
10、整理理、性质质分类整整理或工工程项目目分类整整理。6.3.1.2 文档整理案案卷类别别主要包包括综合合管理类类、合同同类、财财务类、设设计类、声像类、竣竣工资料料类等。文文档整理理原则先先划分文文档案卷卷类别，再再划分文文件类别别，然后后根据实实际可操操作性按按照年度度、性质质或工程程项目类进进行归档档整理。6.3.1.3 文档组卷时时所需的的档案盒盒、卷皮皮均由文控控中心统统一提供供。6.3.1.4 根据实际文文档组卷卷的需求求，可选选择“6.33 文档档的整理理”中不同同形式的整理方式式。6.3.1.5 本细则“66.3 文档的的整理”中规定定的文档档整理要要求只针针对移交交公司的档案，移
11、移交相关关档案部部门时，应按按照相关关档案部部门的组组卷要求求整理。6.3.2 按照年度分分类整理理6.3.2.1 总则按照文件类类型对形形成文件件的年度进进行划分分，此分分类一般般适用于于综合管理理类文件件的归档档。比如如收发文文件、会会议文件件、周月月报、会会计类档档案等。6.3.2.2 整理方法案卷类别 年度度 - 文件类类型 案卷卷号。6.3.2.3 组件要求6.3.2.3.1 件，为归档档文件的的整理单单位，一一般以每每份文件件为一件件。将收收集的文件按照文文件的时时间顺序序或文件件流水号号进行排排列。6.3.2.3.2 对于上级的的批复与与本级的的请示、本本级的批批复与下下级的请请
12、示、正正文与附件、转转发件与与被转发发件、正正本与底底稿、原原件与复复制件、多多种文字字形成的的同一文文件等等等；排列列时应批批复在前前，请示示在后；正文在在前，附附件在后后；正本本在前，定定稿在后后须作为为一件排排列在一一起。6.3.2.3.3 “一件”即由主主体文件件和主体体文件关关联的附附件为一一件。编编目时也也应视为为一个条条目。6.3.2.3.4 卷盒中每件件文件用用A4塑料料袋装订订，一盒为为一卷，每每卷中的的文件按照文件编编号或时时间顺序序排列进进行编目目。6.3.2.3.5 卷内目录应应包括序序号、单单位、文文号、题题名、日日期、备备注等信信息。6.3.2.3.6 卷内备考表表
13、要标明明卷内文文件的件件数、页页数，数数量，说说明组卷卷情况，如立卷人，检检查人，立立卷时间间等；卷卷内备考考表排列列在卷内内文件之之后。6.3.2.3.7 不同类别的的归档文文件分别别装盒，同同一类别别的可分分装几盒盒，不同同类别的不能混混装一盒盒。6.3.2.3.8 不同年度的的归档文文件不能能放入同同一盒内内。6.3.2.3.9 档案盒的封封面及背背脊应包包括类别别、案卷卷名称、年年度、起起止号、保管期限等信信息。6.3.3 按文档性质质分类整整理6.3.3.1 总则按照文件内内容所涉涉及的性性质进行行的划分分。此分类一般般适用于于证书类类文件、批批复类文文件、报报告类文文件、政政策程序
14、序、合同同类文件件等文件件。6.3.3.2 整理方法案卷类别 - 文文件类别别 案卷号。6.3.3.3 组件要求6.3.3.3.1 件，为归档档文件的的整理单单位，一一般以每每份文件件为一件件。将收收集的文件按照文文件号进行排排列。6.3.3.3.2 对于上级的的批复与与本级的的请示、本本级的批批复与下下级的请请示、正正文与附件、转转发件与与被转发发件、正正本与底底稿、原原件与复复制件、多多种文字字形成的的同一文文件等等等；排列列时应批批复在前前，请示示在后；正文在在前，附附件在后后；正本本在前，定定稿在后后须作为为一件排排列在一一起。6.3.3.3.3 “一件”即即由主体体文件和和主体文文件
15、关联联的附件件为一件件。编目目时也应应视为一一个条目目。6.3.3.3.4 卷盒中每件件文件用用A4塑料料袋装订订，对于于装订成成册的文文件进行行编码后可直接接存放在在卷盒中中，一盒盒为一卷卷，每卷卷中的文文件按照照文件号号的顺序排排列进行行编目。6.3.3.3.5 卷内目录应应包括序序号、单单位、文文号、题题名、日日期、备备注等信信息。6.3.3.3.6 卷内备考表表要标明明卷内文文件的件件数、页页数，数数量，说说明组卷卷情况，如立卷人，检检查人，立立卷时间间等；卷卷内备考考表排列列在卷内内文件之之后。6.3.3.3.7 不同类别的的归档文文件分别别装盒，同同一类别别的可分分装几盒盒，不同同
16、类别的不能混混装一盒盒。6.3.3.3.8 档案盒的封封面及背背脊应包包括类别别、案卷卷名称、起起止号、保保管期限限等信息。6.3.4 按工程项目目（科技技技术档档案）分分类整理理6.3.4.1 总则对于工程项项目类文文件的整整理，只只针对各各业务部部门向文文控中心心移交的的档案，移移交相关关档案部门门的文件件均应按按照相关关档案部门门要求整整理组卷卷。6.3.4.2 整理方法6.3.4.2.1 工程项目类类文件应应按照建建设综合合文件（基基建文件件）、监监理文件件、施工文件、厂厂商文件件、试运运行文件件及竣工工图分别别进行组组卷。6.3.4.2.2 工程项目文文件应保保存原件件，因各各种原因
17、因不能保保存原件件的，应应在复印件上加盖盖具有法法律效率率的印章章。6.3.4.2.3 项目本身形形成的资资料须是是原件。6.3.4.3 文字材料组组卷要求求6.3.4.3.1 卷，为组卷卷单位。多多份文件件可以归归档为一一卷；6.3.4.3.2 卷内资料排排列顺序序应依据据卷内资资料构成成而定，一一般顺序序为封面面、目录、内容容、备考考表和封封底。6.3.4.3.3 案卷封面编编制案卷封面应应包括工工程名称称、案卷卷题名、编编制单位位、编制制日期、保保管期限限、密集集、档号号、共 册第 册等信信息。a) 工程名称：填写工工程建设设项目正正式批准准的名称称；b) 案卷题名：填写组组卷编号号及案
18、卷卷内容，案案卷内容容应简明明、准确确揭示卷卷内文件件的内容容；c) 编制单位：编制本本卷的主主要编制制单位；d) 编制日期：填写卷卷内资料料形成的的起、止止日期；e) 保管期限，依依据文文件归档档范围及及保管期期限填填写组卷卷时划定定的保管管期限；f) 密级，应依依据保密密规定填填写卷内内文件的的最高密密级；g) 档号，按照照文控中中心提供供的项目目档号编号号。(档号号编号原原则：GGDLNNG- 部门门代码-项目代代码-案案卷类别别)。6.3.4.3.4 卷内目录编编制卷内目录内内容包括括工程名名称、序序号、文文件题名名、责任任者、日日期、页页号、备备注等信信息，并并应采用用XLSS格式编
19、编目。a) 工程名称：应是单单体工程程名称；b) 序号：卷内内资料应应按照文文件的排排序，先先后顺序序用阿拉拉伯数字字从1开开始依次次标注；c) 文件题名：文件内内容名称称；d) 责任者：资资料的形形成单位位名称；e) 日期：资料料的形成成时间；f) 页次：填写写本份文文件材料料的起页页号，最最后的那那份文件件材料应应当填写写起止页页号；g) 备注：填写写其他需需要说明明的问题题。6.3.4.3.5 装订要求装订要求如如下：a) 每卷装订的的厚度不不超过33厘米。文字材材料可采采用3孔孔棉线装装订或不不锈钢钉钉装订；b) 案卷内不应应有腐蚀蚀的金属属物；c) 卷内文件有有书写内内容的页页面均应
20、应编写页页号；d) 每卷内容从从阿拉伯伯数字11开始，用用打号机机一次逐逐页连续续打号，采采用黑色色油墨水水；e) 封面和卷内内目录不不编页号；f) 单面书写文文件在右右下角；双面书书写文件件，正面面在右下下角，背背面在左左下角；g) 成套图样或或印刷成成册文件件，不必必重新编编写页号号；h) 各卷之间不不连续编编页号；i) 错编页号采采用黑墨墨水笔平平直划线线，在错错号附近近空白处处补编页页号；j) 一个档案盒盒内可装装多卷文文字材料料,图纸纸一盒为为一卷，应应根据案案卷内容容的厚度度选用档档案盒，避避免盒内内空荡。6.3.4.3.6 卷内备考表表卷内备考表表填写要要求如下下：a) 卷内备考
21、表表要标明明卷内文文件的件件数、页页数，不不同载体体文件的的数量，说说明组卷卷情况，如如立卷人人，检查查人，立立卷时间间等；b) 卷内备考表表排列在在卷内文文件之后后。6.3.4.4 竣工图组卷卷及归档档要求6.3.4.4.1 竣工图编码码应符合合GDDHiPPAL-DCCC-P33-0001 文文件编码码管理细细则要求。6.3.4.4.2 竣工图应按按照专业业分别组组卷，每每一个专专业根据据图纸数数量组成成一卷或多卷。6.3.4.4.3 一张图一个个页码号号(包括括竣工图图纸封面面页和竣竣工图目目录)编编打在的右下角，从从1开始始至本卷卷图纸尾尾张页码码号止，卷卷内目录录不编案案卷页码码号。
22、6.3.4.4.4 竣工图纸以以内折手手风琴式式折叠（AA4纸张张大小），整齐散装在档案盒内。6.3.4.4.5 竣工图须由由施工单单位和监监理单位位相关技技术人员员对照变变更内容容进行详细逐条条审核，审审核无误误后在竣工工图图签签栏附近近空白处处盖上红红色印油油国标规规格的“竣竣工图章章”，由由施工单单位和监监理单位位相关人人员本人人签字确确认后才才能作为为竣工图图。6.3.4.4.6 编制竣工图图目录时时，须在在“备注注“一览览中标识识每张竣竣工图相相应的变更文件编编号，便便于查阅阅竣工图图的修改改内容。6.3.4.5 竣工图更新新归档要要求6.3.4.5.1 竣工图更新新由技术术服务部部
23、负责。6.3.4.5.2 相关工程师师根据项项目竣工工后的竣竣工图核核对现场场情况，如如发现图图纸与现场有不不相符的的情况，须须对竣工工图进行行更新。6.3.4.5.3 更新版竣工工图发布布后，如如错别字字、编号号等文字字及格式式方面的的更改由更改人签签署后即即可修改改。对图图纸实质质性数据据的修改改应在更更改内容容旁加盖盖校对章章，并由由更改人人、校对对人和审审批人签签字确认认后方可可发布。具体要要求详见见GDDTS-ES-P3-0077 技术术文件管管理细则则中“7 项项目竣工工图更新新”。6.3.4.5.4 正式出版的的竣工图图更新须须打印白白图，以以内折手手风琴式式折叠（AA4纸张大小
24、）。6.3.4.5.5 具体的组卷卷归档要要求详见见“6.3.44.4 竣竣工图组组卷及归归档要求求”。6.4 移交要求6.4.1 总则6.4.1.1 移交的文档档应齐全全、完整整、真实实、有效效。6.4.1.2 移交的文档档应为原件，无无原件的的应提供说明明，并在在复印件件上加盖盖单位公公章。6.4.1.3 接收方接收收文档时应应逐份清清点核对对和检查查文件及及文件质质量，双双方确认认无误后后在文文件移交交单移移交人和和接收人人处签名名，一式式两份，各各存一份份备查。6.4.1.4 移交的电子子版文件件须与纸质版内容一致致，确保保文档的的真实、完完整有效效和利用用。6.4.1.5 业务部门移
25、移交未中中标文件件时，需需根据移交交内容提提供清单单，同时时提供未未中标文文件的保保存期限限。6.4.2 移交说明6.4.2.1 按年度/性性质归档档的文档档，业务务部门向向文控中中心移交交完整的的1套纸板原件及1套套电子版版文件（可可编辑电电子文件件及带签签章PDDF/TTIF扫扫描文件件）。6.4.2.2 按工程项目目归档的的文字材材料，移交要要求：a) 如需向档案案相关部部门移交交时：1) 移交公司二二套，其其中一套套原件，一一套复印印件；2) 移交公司一一套电子子光盘；3) 移交档案相相关部门门一套纸纸版及一一套电子子光盘。（纸纸版文件件及电子子版文件件移交要要求均按按档案相相关部门门
26、要求）。b) 如不需向档档案相关关部门移移交时：1) 移交公司两两套，其其中一套套原件，一一套复印印件；2) 移交电子光光盘一套套。6.4.2.3 项目竣工图图移交要求求：a) 如需向档案案相关部部门移交交时：1) 移交公司五五套竣工工图；2) 移交公司一一套电子子版（可可编辑电电子文件件及带签签章PDDF/TTIF扫扫描文件件）；3) 移交档案相相关部门门一套竣竣工图一一套电子子版（竣竣工图及及电子版版要求均均按照档档案相关关部门要要求）。b) 不需向档案案部门移移交时：1) 移交公司六六套竣工工图；2) 移交公司一一套电子子版（可可编辑电电子文件件及带签签章PDDF/TTIF扫扫描文件件）
27、。6.4.2.4 竣工图更新新由技术术服务部部门向文文控中心心移交1套纸质版版原件和和1套电电子版文文件（可可编辑电电子文件件及带签签章PDDF/TTIF扫扫描文件件）。6.4.2.5 日常移交的的文件，业业务部门门向文控控中心原原则上移移交原件件，无原原件的文文件需进行行说明。6.4.3 电子版移交交要求6.4.3.1 移交文控中中心的文文档须提供供电子版版文件。6.4.3.2 归档的电子子文件应应提供可可编辑版版本及带带签章的的扫描版版本（PPDF/TIFF格式）；如如没有可可编辑版版本须特特殊说明明。6.4.3.3 项目竣工资资料电子子版特殊殊要求：a) 文件材料必必须组卷卷编页号号才能
28、进进行扫描描；b) 扫描的文件件以PDDF/TTIF格格式存储储，；c) 一份文件存存储一个个扫描文文件，并并以该文文件的文文件编号号及名称称命名（无无文件编编号的文文件可忽忽略，只只以文件件名称命命名）,每卷扫扫描的文文件按照照卷内目目录的顺顺序用阿阿拉伯数数字从11开始排排列，每每卷中附附上相应应的卷内内目录；d) 每卷扫描文文件设置置一个文文件夹，并并以卷号号及卷名名命名文文件夹名名称，每每个文件件夹下存存储本卷卷扫描文文件及目目录；e) 竣工图CAAD电子子文件（下下简称CCAD文文件）必必须采用用dwgg的格式式,在模模型空间间窗口存存储每一一个CAAD文件件，对使使用外部部引用块块
29、内容的的,必须须将外部部引用块块捆绑固固定在所所在的CCAD竣竣工图中中；f) CAD竣工工图必须须与修改改完整的的竣工图图纸内容容及版本本完全一一致，一一个CAAD文件件存储一一张竣工工图,与与竣工图图纸数量量一致(包括封封面和图图纸目录录)；g) 竣工图须提提供带竣竣工图章章的PDDF/TTIF格格式和CCAD文文件格式式；h) 扫描文件装装载到优优质的光光盘中，可可读性必必须达到到百分之之百。6.4.3.4 在EDMSS线上提提交的电电子文档档须按照照电子子文档管管理细则则 GDDHiPPAL-DCCC-P33-0005的的要求进进行移交交。6.5 文件移交时时间6.5.1 总则6.5.
30、1.1 文件移交时时间是指指文件材材料形成成的部门门按照一一定要求求整理后后向文控控中心移交的的时间。文文件移交交时间有有两种：定期移移交和日日常移交交。6.5.1.2 定期移交是是指各部部门文件件在形成成处理完完毕一段段时间之之后，可可按年度度移交归档、按按项目时时间结束束移交归档档或按工工作阶段段移交归档档等方式式向文控控中心移移交。6.5.2 按年度移交交归档按年度移交交归档，就就是在每每年的初初始阶段段，将上上一个年年度形成成的文件件整理归归档，此此类归档档适用于于文件形形成周期期较长，比比阶段归归档更适适合的文文件以及及对自然然观察或或观测活活动中形形成的文文件。如如出现跨跨年度文文
31、件，可可按照文文件实际际办结年年度归档档。例如如，收发发文（传传真、信信函、备备忘录等等）、会议纪纪要、会计凭凭证类、航标巡检、扫海测量、变形监测记录等文件。6.5.3 按项目结束束时间移移交归档档6.5.3.1 按项目结束束时间移移交归档档是指在在一项生生产活动动结束后后归档。例如项目竣工档案、竣工图更新等。工程项目档案以试运行开始日起3个月内，由移交部门向文控中心移交。6.5.3.2 原则上一个个项目的的竣工档档案须整整体向文文控中心心移交，如不能按期整体移交，可按如下内容分批移交：a) 建设综合管管理文件件b) 监理文件c) 施工文件d) 厂商文件e) 试运行文件件f) 竣工图6.5.3
32、.3 更新版竣工工图自发发布之日日起三个个月内须须向文控控中心移移交。6.5.4 按工作阶段段移交归档档按工作阶段段移交归档档是指当当一项生生产活动动按其流流程完成成一个工工作阶段段后，可可将该阶阶段形成成的文件件整理归归档。例例如，项项目可行行性阶段段、设计计阶段（FFEEDD阶段、初初步设计计阶段、基基础设计计阶段）等等分别进进行归档档。6.5.5 日常移交日常移交是是指各部部门文件件形成时时就将其其归档，或或形成处处理完毕毕后立即即归档。例如，证书类文件、批复类文件、报告类文件、政策程序、合同类文件等文件。7 文档的保管管利用7.1 文档保管7.1.1 总则文件保管是是指科学学、合理理的
33、存放放和管理理文件资资料，防防止丢失失和毁坏坏，维护护文件的的完整性性和安全全性。7.1.2 文件保管管要求7.1.2.1 定期/不定定期检查查文件的的存放状状态，并并作记录录，发现现问题及及时处理理，防止文件件资料破破损。7.1.2.2 文件管理人人员要求求有责任任心，有有义务维维护文件件的完整整性和安安全性，复制文件时时必须保保持原貌貌，不得得修改、变变更。7.1.3 资料室的环环境和条条件7.1.3.1 设置专门的的资料室室存放文文件资料料。7.1.3.2 资料室应防防尘、防防潮、遮遮光、防防火、防防盗、无无鼠害、无无虫蛀，并并在适当位置放放置防火火器。7.1.3.3 资料室必须须保持清
34、清洁，不不得存放放与档案案无关的的物品。7.1.3.4 做好保卫保保密工作作。7.1.3.5 注意控制室室内的温温度和湿湿度，保保证文件件资料的的保管条条件。7.1.4 文档存放放方式7.1.4.1 文件应按分分类和单单独存放放的要求求配置档档案柜。7.1.4.2 在文件柜上上贴有标标签，注注明文件件的类别别及序号号，便于于查阅。7.1.4.3 对于公司重重要的文文件，如如电子文文件、重重要的纸纸质文件件应实施施备份管管理，以防突突发事件件。7.1.4.4 对活动不频频繁的文文档采用用异地存存放方式存放放至与公公司签约约的文档档管理代代理服务务商处。7.1.4.5 未中标文件件将被视视为不频频
35、繁文件件异地存存放至文文档管理理代理服服务商处处。7.2 文档利用7.2.1 利用总则7.2.1.1 文控中心提提供文件件查阅、借借阅及复复制等利利用服务务，充分分发挥文文件的利用价值。7.2.1.2 文档利用人人员应遵遵守国家家法律法法规及公公司保密密管理办办法规定定要求,对所利利用的文文档进行行保密。 7.2.2 文档利用7.2.2.1 国家明令要要求保密密的档案案，应按按照国家家批准权权限批准准后提供供利用。7.2.2.2 原则上文档档原件不不外借，如如有特殊殊情况，需获高管批准。7.2.2.3 公司文件原原则上不不对第三三方开放放，如外外单位借借阅，外外单位借借阅人需需获7.2.2.4
36、 得其所在单单位相关关负责人人提出的的申请及及本公司司相关部部门经理理及高管管批准后后申请查查阅。7.2.2.5 公司员工因因工作需需要可到到文控中中心借阅阅利用文文件（纸纸版文件件及电子子版7.2.2.6 文件，填写写文件件利用申申请表并获得相关领导批准后，方可借阅利用。利用签批说明如下：a) 董事会文件件：获得申请请部门总总经理及及董事会会秘书签签批；b) 资质类文件件：获得得申请部门门总经理理及直线线高管签签批；c) 合同类文件件：1) 合同及采购购合同：申请本本部门合合同，需需获本部部门总经经理及直直线高管管的签批批，跨部部门合同同，除申申请部门门总经理理签批外外，需获获得合同同业务部
37、部门总经经理及跨跨部门直直线高管管签批。2) 商务合同：申请部部门需获获本部门门总经理理、商务务部门总总经理及及商务部部门直线线高管的的批准；d) 财务类档案案：获得得申请部部门总经经理、财务部部门总经经理及财务总总监签批批；e) 工程项目档档案：获得申请请部门总总经理及及直线高高管签批批；f) 未中标文件件：获得得申请部部门总经经理及合合同采办办部总经经理签批批。g) 其它管理性性文件 获获得申请请部门总总经理签签批。7.2.3 利用文件原原件时，除除获得相相关领导导批准利利用外，还还需在文文控中心心的“文文件借阅登记记表“上上进行登登记，填填写文件件借阅的的时间、借借阅目的的、计划划归还日
38、日期等信信息，借借阅人归归还原件件时须在在“文件件借阅登登记表“签签署归还还日期及及签名。7.2.4 借阅原件原原则上需需2天以以内归还还，如有有特殊情情况需特特殊说明明。7.2.5 借阅文件（特特别是原原件）须须借阅人人本人申申请，不不得由他他人代借借。7.2.6 借阅者须对对借阅的的文件保保密，不不得私自自复印，不得向他人或外单位泄露文件信息息，确保保公司的的利益。7.2.7 EDMS系系统权限限的开通通，需要要按照77.2.4签批批手续完完成后，由由DCCC处理权限的开开放。7.3 过期文件的的处理7.3.1 建立由文控控中心人人员、业业务部门门专业技技术人员员及业务务部门文文控人员员组
39、成的档案鉴鉴定小组组，负责责确定文文档保管管期限和和到期档档案鉴定定。7.3.2 依据附件11文件件归档范范围和保保存期限限表的的归档范范围及保保存期限限作为依据和标标准进行行鉴定。7.3.3 文档的保管管期限定定为短期期、长期期、永久久三种。其其中短期期分为22年、33年、4年、55年、77年；长长期分为为10年年、155年、220年、225年、330年。7.3.4 对保存期限限到期的的档案，档档案鉴定定小组负负责人应应根据到到期档案案清单逐逐页审查，经经档案鉴鉴定小组组鉴定后后，仍需需继续保保存的档档案应重重新划定定保管期期限；对对于保管管期限已已满失去去利用价价值需要要销毁的的档案，经经
40、档案鉴鉴定小组组确定后后并填写写文件件销毁审审批表GGDLNNG-JJVC-T-0018，上上报公司司高管领领导审批批，待批批准后方方可销毁毁，文文件销毁毁审批表表永久久保存。7.3.5 未中标文件件的销毁毁按业务务部门确确定的保保管期限限期满后后销毁。7.3.6 档案销毁时时，须由由档案鉴鉴定小组组指派两两人以上上人员到到指定地地点进行行监销，鉴定人人、批准准人、监监销人在在文件销销毁审批批表上盖盖章签名名，以示示负责。8 附则8.1 本管理办法法的解释释权在文文控中心心。8.2 本管理办法法中英文文如有不不一致，应应以中文文为准。8.3 本管理办法法自发布布之日起起生效。8.4 附件1：文文件归档档范围和和保存期期限表。8.5 附件2：案案卷目录录样式式。8.6 附件3：卷卷内目录录样式式。8.7 附件4：卷卷内备考考表样样式。9 修改日志版本发布日期编制人审阅人批准人0李娜李伟然附件1文件归档档范围和和保存期期限表附件2案卷目录录样式式附件3：卷内目录录样式式附件4：卷内备考考表样样式