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1、企业管理软件的需求描述方法摘要本文介绍了企业管理软件需求的5元素描述法：，详细介绍了对每个元素的描述方法、5个元素之间的关系描述方法，提出了针对不同的读者编写不同的需求文档的观点，并给出了一些提高需求可读性的建议。关键词组织，流程，功能，数据，业务逻辑 需求是整个软件项目最关键的一个输入，据统计，不成功的项目中有37%的问题是由需求造成的。和传统的硬件生产企业相比较，软件的需求具有模糊性、不确定性、变化性和主观性的特点，在硬件生产企业中，产品的需求是明确的、有形的、客观的、可描述的、可检测的，而软件需求不具备此特征。需求文档作为客户和开发人员、开发人员之间进行交互的文档，它将系统的需求进行了“
2、固化”，是需求的载体，其作用是至关重要的。笔者结合多年的企业管理信息系统的开发经验，总结了如下的需求描述的方法与经验，供各位同行参考。1 构成企业管理信息系统的5个基本要素对企业需求的描述可以从2个方面来进行描述，一个方面是对客户现行系统的描述，一个方面是对系统未来的设想。总的而言，无论是从那个方面来描述，构成企业信息系统主要包括5个基本要素：企业的组织结构、流程、数据、商务规则与功能（性能）。其中从用户的角度主要关注流程，是以流程为核心的，通过流程将其他几个要素贯穿起来，需求分析人员也应该从这个角度来和用户沟通；从开发者的角度主要关注企业的数据、商务规则与功能，以便于系统的实现；从实施者的角
3、度主要关注企业的组织结构与功能，以便于系统的发布与实施。（ 图 1 ）（1） 企业的组织模型即企业的组织结构关系，包括部门设置、岗位设置、岗位职责等。树型组织结构图是描述企业的组织模型的一种常用方法，它可用来搞清各部门之间的领导关系,每个部门内部的人员配备情况, 职责分工等情况,它是划分系统范围,进行系统网络规划的基础。在组织结构图中应将用户的组织结构逐层详细描述，每个部门的职责也应进行简单的描述。组织结构是用户企业业务流程与信息的载体，对分析人员理解企业的业务、确定系统范围具有很好的帮助。取得用户的组织结构图，是需求获取步骤中的基础工作之一。用户环境中的企业岗位或角色，和组织机构一样，也是分
4、析人员理解企业业务的基础，也是分析人员提取对象的基础。每个岗位的职责可以进行详细的描述，建议采用表格的形式，如：（表1） 对用户角色的识别常常遗漏的是计算机系统的系统管理人员，角色识别不全，对以后的功能识别会造成盲区。 （2） 企业的流程模型即企业的业务流程，包含哪些流程、流程之间的关系、每个流程中包括哪些活动、每个活动涉及到的岗位。企业的作业流程首先要有一个总的业务流程图，将企业中各种业务之间的关系描述出来，然后对每种业务进行详细的描述，使业务流程与部门职责结合起来。详细业务流程图可以采用直式业务流程图形式，如图2所示。对企业而言需要定义关于业务流程图的描述标准，大家采用相同的图例来描述，便
5、于管理。（图2）业务流程图的优点 :绘图的过程,实际上是作业流程条理化的过程表达形象直观,易于和用户交流,易于项目组内部交流调研的结果,需要得到用户的认同,这就需要和用户交流调研的结果,交流的文档要通俗、易懂, 不能采用专业术语。可以作为培训实施人员与技术服务人员的文档 业务流程图图的缺点点 :对高层层管理人人员的实实际需求求调查的的不清楚楚.这一一方面是是由于用用户没有有接触过过计算机机, 对对采用计计算机后后的管理理会是什什么样子子?计算算机能够够完成当当前手工工操作的的哪些内内容?能能够作哪哪些现在在手工无无法完成成的工作作等等没没有清楚楚的概念念,因此此用户无无法将这这些问题题反应出出
6、来. 另一方方面说明明分析人人员没有有经验,对原始始材料挖挖掘不深深,不能能从用户户提供的的材料中中提炼处处来用户户的真正正需求,不能找找到当前前管理中中的问题题。对对各种业业务之间间的总体体关系没没有表达达出来.采用直直式业务务流程图图可以将将企业的的每一种种业务的的处理流流程清楚楚地表达达出来, 但是是各业务务之间的的联系却却没有表表示出来来,单看看一种业业务的流流程图很很清楚,但是却却不能综综合在一一起,没没有整体体的概念念,作为为需求分分析的文文档,在在这方面面表达的的不够完完整。在不利利用工具具的情况况下,画画法烦琐琐。 图形可以将将流程描描述的很很清楚，但但是还要要附加以以一些文文
7、字说明明，如关关于业务务发生的的频率、意意外事故故的处理理、高峰峰期的业业务频率率等，不不能在流流程图中中描述出出的内容容，需要要用文字字进行详详细描述述。 （3） 企企业的数数据模型型即企业业中的信信息载体体有哪些些？以及及对这些些信息载载体的详详细刻画画，包括括企业的的各种单单据、帐帐本、报报表的描描述。在在需求报报告中，应应该将单单据的描描述格式式化，需需要描述述的内容容包括： 单据的的用途，即即单据用用在什么么地方？ 单据的的格式：需要明明确的画画出来，并并有实际际的有数数据的样样例，能能够具体体直观地地说明问问题； 单单据中的的数据项项的具体体描述：长度、类类型、计计算生成成方法、约
8、约束条件件等； 单单据的数数据项是是由哪些些不同类类型的角角色来填填写地，包包括用计计算机可可以填那那些数据据项。 单单据中哪哪些数据据是必填填的，哪哪些是可可以不用用填的。 单据流量：平均每天产生多少条记录，高峰期的数量； 单据的分类：可以从多个角度上进行分类，如：按业务类型来分类（采购/销售/生产），按生成的方式来分类（手工录入型/自动生成型），按格式变化的频繁程度来分类（易变型/稳定型），按表现形式来分类（列表型/卡片型）等等。 单据之间的关系：引用关系等等。同样对于需要的报表与帐本也可以参照上面的条目进行详细的刻画。 （4） 企企业的商商务规则则模型即即企业中中的商务务规则有有哪些?这
9、些规规则用在在哪些地地方? 商务规规则可以以从影响响的范围围划分为为2类：一类是是局部的的规则，如如不允许许出现负负库存，一一类是整整体的规规则，如如对所有有的物料料管理到到批次。商商务规则则一般是是隐藏在在功能模模型或者者流程模模型中，不不需要单单独描述述，但是是有些复复杂的商商务规则则是需要要单独抽抽取出来来描述，如如企业的的各种单单据记帐帐的商务务逻辑：（表2） （5）企业业的功能能模型功功能需求求是用户户的最主主要的需需求，对对用户功功能需求求的描述述可以采采用文字字描述也也可以采采用语言言加图形形的描述述方式，只只要能够够将用户户的需求求描述地地完整、准准确、易易于理解解即可。对对功
10、能需需求比较较复杂的的系统（如如超过110个功功能项），可可以先描描述一个个概要，对对简单的的系统可可以直接接进行详详细描述述。对于于用户的的功能需需求要进进行分类类，分类类的方法法应便于于用户理理解，如如按照用用户的部部门设置置情况，进进行描述述每个部部门的需需求，这这样也便便于组织织用户进进行评审审。以下下是分类类方法的的举例： 按部门门分类：如采购购科、销销售科、计计划科、生生产车间间、财务务科、统统计科、总总经理等等； 按功功能类型型分类：如单据据录入、单单据审核核、单据据查询、记记帐、帐帐本查询询、统计计报表、系系统维护护等； .对功功能需求求的分类类在不同同的层次次可以采采用不同同
11、的方法法。对每每一项功功能应有有一个功功能编号号，以便便于与功功能规格格说明书书中的章章节进行行对应。对对每一项项功能的的描述，应应指明用用户的输输入(iinpuut)、处处理方法法（prroceess）、系系统的输输出(ooutpput)及对此此项功能能的其他他要求。功功能需求求还应注注明使用用此功能能的岗位位。对系系统管理理员要求求的特殊殊功能可可以在此此注明，非非特殊要要求可以以在需求求分析规规格说明明书中详详细论述述。如用用户权限限可分级级，要有有操作日日志等。对具体功能需求采用USE CASE的描述方式不失为一种好的方法，如：（表3）功功能需求求与性能能需求是是密不可可分的，笼笼统的
12、性性能需求求没有任任何意思思，必须须具体到到某项功功能需求求上来，这这是分析析人员在在分析系系统时容容易忽略略的一项项。 对上述的55个基本本元素可可以将他他们描述述为一个个五元组组组织织，流程程，功能能，数据据，业务务逻辑，对于于用户来来讲，他他们习惯惯于从组组织维来来看待系系统，即即某个部部门有哪哪些岗位位，每个个岗位参参与了哪哪些流程程的哪些些活动（功功能），在在某个功功能上操操作了哪哪些数据据，对这这些数据据进行了了哪些逻逻辑处理理；对于于开发人人员习惯惯于从功功能维来来看待系系统，即即某个功功能操作作了哪些些数据，对对这些数数据进行行了哪些些逻辑处处理，这这个功能能属于哪哪个流程程，
13、可以以由哪些些岗位来来使用；对于设设计人员员可能习习惯于从从数据维维来看待待系统：即系统统中有哪哪些数据据，在这这些数据据上可以以做哪些些处理，这这些处理理用OOO的思想想来看即即是对数数据对象象的操作作。对此此五个基基本元素素之间关关系的刻刻画可以以采用矩矩阵的方方式：（表表4）对对于上表表中列的的排列顺顺序可以以根据面面向的读读者的不不同而改改变。 对以上的55个基本本元素进进行描述述实际上上就是系系统建模模的过程程，为确确保模型型的可操操作性，除除了上面面的5个个基本要要素外，还还需要重重点描述述的内容容有：（11） 新新系统对对应用模模式带来来的变化化包括对对企业的的组织结结构、作作业
14、流程程、单据据帐本报报表等的的格式、商商务规则则等的改改变。（22） 新新系统的的界面模模型用开开发工具具将用户户操作界界面快速速画出来来，使用用户心中中有数。若若时间允允许，可可将界面面原型与与数据库库表、字字段连接接起来，真真正做出出系统雏雏形，即即快速原原型法。 2 阅读需需求文档档的4类类读者 需求报告的的最终目目的是给给人来阅阅读的，所所以一定定要考虑虑需求报报告的读读者群，有有4类角角色可能能阅读企企业管理理系统的的需求文文档： 客客户与用用户业务务高层； 用户的的中层管管理人员员与具体体人员； 用户IIT主管管与开发发人员，包包括设计计人员、编编码人员员、同行行的专家家； 项目目
15、管理人人员：包包括项目目经理、质质量保证证人员、测测试人员员、需求求管理员员、配置置管理员员、计划划人员等等等；不不同的读读者对文文档的阅阅读需求求是不同同的，他他们关注注的信息息是不同同的。我我见过了了很多次次需求评评审的失失败（如如果做好好需求评评审我会会另外再再撰文描描述），总总结下来来我认为为和需求求描述没没有区分分读者群群是很有有关系的的。针对对上述的的4种分分类，我我们具体体的来分分析一下下每类读读者的特特点：（11） 客客户与用用户业务务高层他他们关心心的企业业是系统统的目标标性需求求，关心心的是系系统总体体的功能能框架，关关心的是是系统解解决了哪哪些管理理问题，对对具体的的需求
16、是是不关心心的，所所以给他他们阅读读的文档档应该是是从总体体上来描描述，要要高度抽抽象。由由于他们们的工作作很忙，很很难有比比较长的的时间来来读这些些材料，所所以要简简短明了了，能够够用1页页纸说明明问题的的就要不不要用22页纸，而而且一般般都要给给高层进进行需求求汇报，需需要配上上语言说说明，因因此采用用PowwerPPionnt片子子也就成成了一种种常用的的方法，讲讲解需求求与讨论论一般应应掌握不不要超过过1小时时。需求求人员常常犯的毛毛病是过过多地关关注了企企业的细细节性需需求，而而忽略系系统的目目标性需需求，所所以在安安排需求求获取的的步骤上上、需求求报告的的编写上上往往没没有抓住住企
17、业高高层最关关心的问问题、没没有抓住住根本性性的问题题，在给给企业的的高层汇汇报时当当然很难难通过评评审。 （2）用户户的中层层管理人人员与具具体人员员企业的的中层管管理人员员关注的的是企业业的局部部需求，他他们要求求对自己己的负责责的局部部系统能能够有总总体的了了解，能能够和其其他的子子系统衔衔接的很很好，业业务流程程很流畅畅，覆盖盖了自己己需要的的所有业业务流程程，能够够通过系系统起到到控制作作用就行行了。具具体的操操作人员员更关心心自己的的的哪些些活动是是否在系系统中都都能处理理，软件件是否可可以很容容易地操操作，他他们关注注的焦点点更具体体，要求求更直观观。所以以对这类类的读者者可以通
18、通过比较较详细的的文档来来描述需需求了，当当然应该该以他们们习惯的的思维方方式来描描述，不不能从开开发人员员的角度度来描述述。我看看到过很很多几百百页的需需求文档档给用户户去阅读读、去评评审，结结果要么么用户不不置可否否，要么么直接讲讲看不懂懂，为什什么呢？一是开开发人员员在文档档中分子子系统、分分模块、分分功能点点一层深深入下去去描述，不不符合用用户的思思维习惯惯，他们们希望能能够从业业务流程程、业务务活动的的角度来来考虑问问题，而而不是功功能；二二是太多多了，用用户也没没有时间间静下心心来去消消化、吸吸收如此此多的文文档，需需求毕竟竟不是小小说，能能够那么么吸引读读者。 （3）用户户IT主
19、主管与开开发人员员，包括括设计人人员、编编码人员员、同行行的专家家大多数数分析人人员可能能最擅长长的就是是些写这这类的文文档了，往往往也是是那这类类的文档档给所有有的读者者看，其其问题我我们上边边都说了了，这里里我们就就不赘述述了。需需要注意意的是在在描述需需求时候候传统的的做法是是以功能能为主线线，来展展开描述述，实际际上如果果是以数数据为主主线来描描述需求求也是一一种很好好的办法法，在我我们上面面谈到的的五元组组中，从从数据的的角度来来分析系系统可以以更容易易实现向向OOAA、OOOD的切切换。 （4） 项项目管理理人员：包括项项目经理理、质量量保证人人员、测测试人员员、需求求管理员员、配
20、置置管理员员、计划划人员等等等把拿拿给开发发人员看看的需求求文档给给管理人人员看，这这也是分分析人员员常犯的的毛病。管管理人员员实际上上最关心心的是需需求列表表，如下下表所示示：（表5）在在此基础础上项目目经理、质质量保证证人员可可以据此此来进入入项目策策划过程程，测试试人员可可据此进进入测试试策划过过程，需需求管理理员、配配置管理理员可以以识别配配置项制制定相关关的活动动计划。没没有这张张表管理理人员就就很难高高效地开开展他们们的管理理活动，也也就谈不不到最基基本的需需求复用用了。在在上述的的表中，需需求的优优先级是是很重要要的一列列，对项项目经理理进行项项目管理理的平衡衡决策是是很重要要的
21、，实实际上需需求的优优先级可可能比需需求本身身更重要要。根据据上面描描述的论论述，我我们可以以看出需需求文档档不是一一个文档档，而是是多个文文档，如如：（表6）33 需求求描述的的表示技技巧 上面我们谈谈到了，需需求文档档是人与与人之间间交互的的文档，是是不同类类型的人人之间交交互的文文档，因因此需求求文档的的可读性性是一个个很重要要的方面面，为了了提高文文档的可可读性可可以借鉴鉴下面的的一些做做法： 在在文档的的描述中中，适当当运用链链接，增增强文档档的可读读性； 多多用图表表，如某某企业的的业务与与票据之之间的关关联关系系可以用用矩阵的的方式描描述为：（表7） 多多用穷举举的方式式，以便便
22、于发现现遗漏的的需求； 通过适适当的换换行来提提高可读读性 ； 采用黑黑体、斜斜体、下下划线、颜颜色等多多种方式式来突出出重要内内容； 定定义标准准的术语语，以减减少二义义性，减减少文档档的页数数；在功功能需求求的描述述中，对对于类似似的、统统一的功功能可以以单独地地进行详详细描述述，其他他地方进进行引用用，或做做为术语语进行定定义，以以简化文文档，减减少重复复。如；2 录录入功能能2 打打印功能能2 条条件查询询功能22 排序序功能等等等 结 语 尽管你按照照上述的的方法去去做了，也也不要期期望能够够编写出出一份能能体现需需求应具具备的所所有特性性的文档档，无论论你如何何去细化化、分析析、评论论和优化化需求，都都不可能能达到完完美，但但是你能能够做到到“可接接受”，写写一份客客户、用用户、开开发人员员、管理理人员都都认可的的一份需需求，而而不是完完美的需需求！