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1、陕西集思科技有限公司SmartBPM基于新一代流程管理技术的智能办公自动化系统解决方案2013年5月目 录1.概述41.1.简介41.2.设计理念41.3.产品特点52.功能结构72.1办公自动化系统架构72.1.1内部信息门户72.1.2协同应用模块82.1.3管理定制工具92.1.4应用架构平台92.2应用系统平台102.2.1门户102.2.2工作流引擎102.2.3数据中心112.2.4统一安全平台112.2.5通讯中心113.产品介绍123.1界面风格和使用方式123.1.1用户登录和权限认证123.1.2“快速启动”123.1.3通过多层目录浏览和访问功能123.2系统功能一览13
2、3.3系统功能介绍133.3.1桌面133.3.2组织机构管理143.3.4通讯中心153.3.5协同工作173.3.6信息服务213.3.7工作流程管理223.3.8资源设备管理303.3.9人力资源管理323.3.10数据中心333.3.11档案管理333.3.12公文管理343.3.13会议管理363.3.14车辆管理383.3.15考勤管理403.4更多的业务应用功能433.5“沟通无限”的功能443.5.1手机短信服务443.5.2自动电子邮件443.5.3弹出式提醒443.6强大的后台功能453.6.1统一安全平台453.6.2通用工作流引擎463.6.3XML Web Servi
3、ce474.主要特性494.1灵活应用架构494.2可视化工作流引擎494.3智能电子表单504.4统一安全认证管理514.5支持大集中式应用524.6快速定制和实施能力534.7充分体现协作特性的功能设计535.技术方案545.1技术架构545.2服务器和网络规划545.3平台软件555.4信息安全555.4.1综合的安全防护手段555.4.2用户验证585.4.3安全网络连接605.4.4权限管理605.4.5数据加密625.4.6系统日志625.4.7病毒防范636.售后服务646.1服务宗旨646.2完善的服务体系646.3具体服务项目承诺646.4阶段性服务内容承诺641. 概述1.
4、1. 简介SmartBPM是建立在流程管理技术基础上的、基于WWW的新一代智能办公自动化系统平台（以下简称智能OA）。它提供的主要功能包括：组织机构管理、电子邮件系统、协同工作系统、信息发布服务、工作流管理系统、资源管理系统、人力资源管理系统、数据集成中心等。作为产品化软件，这些功能模块成熟、可靠，只需根据用户的个性化需求进行定制，就可快速投入使用。从当前的发展趋势来看，传统OA技术已经逐渐被BPM（流程管理系统）替代，作为业界的巨头，IBM和SAP等公司有力推基于BPM技术的办公自动化解决方案。与传统的OA技术相比，BPM的特点如下：智能OA完全基于BPM技术，不仅提供了完备的功能模块，而且
5、提供了二次开发接口，用户可以借助已有的大量软件组件，进行个性化的软件开发和实施。这不仅可以帮助用户在开发自己的应用系统时节省时间和人力，而且有助于建立整合的、一体化的应用系统。1.2. 设计理念“办公自动化”是一个不断延伸的概念。随着信息技术的发展和用户需求的深入，它不断被赋与新的定义。传统的“办公自动化”系统，通常是指建立在电子邮件基础上的、为满足企业内部信息交流的需要而建立的软件系统。使用Lotus Domino/Notes和Microsoft Exchange Server，能够比较方便地建立起企业内部的电子邮件系统和简单的协同工作应用（如日历、任务等）。随着信息系统的普遍应用，企业管理
6、者对“办公自动化”提出了更高的要求。面对愈加复杂的组织机构、业务数据、管理流程，企业管理者需要通过“办公自动化”系统，获得对企业内部各种信息、动态、运营过程和结果进行迅速和透彻的了解，并进一步为决策提供依据。这就要求“办公自动化系统”具备灵活的工作流控制的能力，具有与业务系统进行数据交互的能力。然而，由于传统的“办公自动化系统”使用基于“文档”的数据管理，它认为所有的数据（如表单、日程、文件）都是一份份“文档”，而无法深入了解到数据的内部构造，无法实现这种灵活的工作流控制，更难以与基于“关系表”的业务系统进行数据沟通。传统“办公自动化系统”的这种局限，使它们无法进一步满足企业用户在决策支持、流
7、程管理和过程控制等方面的要求。使用先进的分布式组件技术，现在的办公自动化系统已经能够摆脱传统技术手段的局限，发挥更重要的作用。它不仅能够满足传统的办公管理需要，而且具有更强的交互性能，能够与不同的系统连接和交互数据，并能够发掘信息中潜在的价值，体现知识管理和决策支持的作用。v 过去的“无纸办公”v 公文往来v 电子邮件v 信息沟通v 今日的“智能办公”v 信息仓库v 统计分析v 决策支持v 企业智囊1.3. 产品特点l 一体化的办公应用作为新一代“办公自动化”软件平台，智能OA能够满足不断深入的用户需要。一方面，智能OA集成了传统“办公自动化”的基本功能，满足信息交流和快速沟通的需要，能够加强
8、团队和企业内部的协作；另一方面，智能OA集成了特定的业务功能，能够处理各种办公和业务流程，对数据进行结构化的处理，为决策支持提供条件。要达到上述目的，智能OA已经完全就绪，无需再进行耗时费力的程序开发和测试工作。l 灵活的流程管理在智能OA中，用户可以快速建立起面向公文处理、财务管理、人力资源管理、业务单证处理、生产计划管理的一系列工作流程和数据模板，从而使各项管理流程得以立即开展。通过数据交换接口，用户可以在智能OA中访问到业务系统中的数据，也可以将处理结果直接存储到业务系统的数据库中。l 集成不同应用和数据智能OA不仅仅是办公自动化系统，它提供的软件组件构成了开放的平台，能够将不同应用软件
9、集成在一起，使这些软件共享安全管理、组织机构数据、权限分配、流程控制，从而大大增强企业系统的处理能力和发展潜力，降低系统扩展和管理维护的成本。l 为决策服务提供支持智能OA具有独一无二的与业务系统连接的能力。通过简单的定制，企业管理人员就能够在一个统一的办公平台上，看到企业的各项运营状态和统计报表，避免数据分散各处、难以集中、缺少分析结果的状况，为管理决策和企业发展赢得保贵的时间。2. 功能结构2.1办公自动化系统架构基于智能OA的办公自动化系统具有面向未来的系统架构。内容服务工作流服务安全认证服务统一通讯服务数据集成服务数据存贮和管理服务应用架构平台公文管理行政事务管理财务管理人力资源管理个
10、人协同办公协同应用模块知识管理客户关系管理邮件系统档案管理管理定制工具工作流管理工具应用数据集成工具组织机构管理内容管理工具统一登录个人桌面统一消息脱机处理内部信息门户信息发布内容搜索消息集成个性化定制消息集成Web服务+业务应用组件（多层）2.1.1内部信息门户内部信息门户为每位用户提供个性化的信息集成界面。它的功能包括：1）统一登录：与ActiveDirectory或任何其它支持LDAP协议的目录服务集成，实现统一身份验证。提供了自动调用其它B/S或C/S应用程序，并传递登录信息的手段，能够自动化地实现与多种应用系统的身份集成，使用户无需重复登录，就可用统一的身份进入不同的应用系统。基于技
11、术上的突破，即使对原有的不支持LDAP的、C/S架构的老系统，也能实现自动登入。2）个人桌面：每位用户都拥有一个个性化的“办公桌面”，集成显示各种最新的信息，用允许用户快速点击进入、快速查看和处理。用户可以根据自己的工作特点和喜好，定制桌面的内容和风格。3）统一消息：使用各种通讯手段，将信息送达用户。这些通讯手段包括：电子邮件、手机短信、即时消息。无论是待办事宜、日程安排、计划任务、会议通知、定时提醒.都可以通过用户偏好的通讯方式进行消息的传达。智能OA还可以为其它已有的应用系统提供统一消息服务，将其它系统的最新信息采集过来并送达给用户。4）内容搜索：要在智能OA的浩繁数据中查找某一个邮件、某
12、一份文档、某一项任务，怎么办？很简单，智能OA提供了结构化搜索、全文检索等方式，可以快速地从所有数据中进行目标查找。5）个性化定制：每位用户都可以方便地定制自己所偏好的界面颜色、布局和内容；系统管理员可以预先为不同类型的用户制订方案，使每位用户都拥有最贴身、最实用、最舒服的软件界面。2.1.2协同应用模块协同应用模块解决各种办公自动化应用功能。1）邮件系统：通过智能OA内置的邮件服务器软件，可以建立起企业级的邮件系统，并可以支持多个物理服务器分布和负载均衡，满足用户不断扩展的需要。智能OA邮件服务器可与多种防病毒软件集成，为用户提供安全可靠的邮件解决方案。2）公文管理：针对政府机关、大型企业的
13、办公特点，提供基于工作流程的收文、发文管理，流程可灵活定制，支持文件的会签、串签、修改留痕、手迹批示、手写签名、与Word集成、公文套印。可根据公文的各项信息进行公文检索。公文与档案系统紧密集成，公文签发后，自动传送至档案管理员，并可自动导入档案系统。3）档案管理：根据国家档案管理规范开发的通用档案管理系统，提供了强大的档案库定制功能，可灵活地设置各级档案类别及属性字段，并可根据各个字段进行灵活的档案查询、检索、排序。支持对案卷的管理，包括组卷、拆卷、合卷、移卷等。支持对多媒体数据的管理和检索。可灵活设置打印模板，实现对档案目录、案卷封面、案卷脊背等各种文件的打印。具有灵活的权限设置功能，可灵
14、活地分配档案管理、使用的权限。4）知识管理：建立多级、结构化的文档库，实现对各类文档的结构化管理和综合查询。5）行政事务：实现会议管理（会议室管理、会议安排预约、会议通知、会议确认等）、车辆管理（车辆资料、驾驶员资料、保养记录、车辆预约、车辆使用记录等）、合同管理（合同申请审批、合同查询、合同收付费、合同关联、合同执行计划等）、签报管理（签报的申请审批）等行政事务的管理。6）个人协同：提供协作日历（便于安排自己及工作组的日程）、项目计划（在线管理项目进程，通过甘特图了解项目进度）、文档共享（拥有个人的“网络硬盘”，并可在公共的文档空间中查看共享文件）、个人任务等功能。7）信息发布：发布公司的通
15、知、公告、新闻、消息等。可灵活地建立信息档目。8）财务管理：管理预算、报销、各种费用的申请审批流程。9）人力资源：在线考勤及考勤状态查询统计、请假申请审批流程、出差管理流程、各种休假的申请审批流程等，并建立人力资源档案库，管理敏感的人事资料。10）客户关系：管理客户、合作伙伴、供应商的资料，包括其公司信息、联系人、销售机会、市场活动、合同及订单、服务记录、财务记录、通讯记录等。2.1.3管理定制工具智能OA是成熟的通用软件套件，通过定制，可以满足不同用户的个性化需求。这些定制功能包括：1）组织机构管理：建立部门、人员、职位体系、角色，并通过角色分配权限。2）工作流管理工具：通过图形化、可视化的
16、界面，直观地设计流程、表单，以及各种流程条件，满足各类行政办公管理流程。它甚至能够与多种业务数据库集成，实现各种业务流程的处理。3）应用数据集成工具：连接多种数据库，实现数据的交换和集成。2） 内容管理工具：实现信息栏目定制、信息发布、内容搜索。2.1.4应用架构平台应用架构平台为所有上述功能的实现提供了坚实的基础，它是一套由分布式组件和服务程序构成的应用服务体系，主要包括：1）内容服务：内容的定制、发布、管理。2）工作流服务：驱动流程的运转，并进行有效的监控。3）安全认证服务：满足安全登录、统一登录和目录集成的要求。4）统一通讯服务：提供多种通讯手段，包括邮件、短信、即时消息等，服务于各个应
17、用模块。5）数据集成服务：提供同步和异步的数据集成服务，连接多种数据库系统，实现数据的交换和集成。2.2应用系统平台智能OA首先为用户提供了应用系统平台，然而才在该平台的基础上建立了办公自动化系统。应用系统平台提供企业IT应用中的公共组件，可以服务于包括办公自动化系统在内的各种应用系统，帮助用户实现整合、集成、一体化的IT架构。智能OA应用系统平台门户（Portal）工作流平台统一安全平台 数据 集成 中心智能OA平台功能结构统一消息 平台2.2.1门户智能OA提供的“门户”功能，包括用户桌面、个性化定制、内容管理等，实现集成化的信息入口。当用户登录到系统后，可在“门户”上看到来自各个系统的最
18、新和最常用的信息。门户的特点是： 可定制 可扩展 与工作流集成 与数据中心集成 与通讯中心集成2.2.2工作流引擎智能OA的工作流引擎是一个以过程为中心的、满足管理型工作流和生产型工作流双重需要的、完全基于Web的工作流管理系统。它实现了工作流的设计、运行和监控，并提供了与业务数据库连接和交换数据的手段。智能OA工作流引擎的主要特点： 图形化流程设计和建模 方便直观的使用、管理界面 业务数据集成 可编程的系统扩展方法2.2.3数据中心“数据中心”提供了完整的企业数据集成解决方案。“数据中心”的结构包括： 数据提取、处理中间件 数据视图定义 数据展现 数据交换2.2.4统一安全平台统一安全平台为
19、各个应用系统提供用户帐户管理、统一登录验证、统一权限管理等功能，使用户只需登录一次，就能够以适当的权限访问各个系统，并使系统管理更加简洁、有效，有助于建立更安全、更具有管理策略的应用系统。2.2.5通讯中心智能OA通讯中心集成了电子邮件、手机短信、即时消息等多种通讯方式，为各种应用系统提供统一的通讯解决方案。3. 产品介绍3.1界面风格和使用方式智能OA具有友好的界面和易于使用的设计。3.1.1用户登录和权限认证智能OA可完全通过浏览器（Internet Explorer 5.5及以上版本）访问和使用。户登录后，可进入系统使用各项功能。用户只能使用被授予使用权限的功能。如果用户企图访问超越其权
20、限的功能，将被禁止。3.1.2“快速启动”登录后，可通过“快速启动”看到系统的主要功能模块。它很类似于Windows系统中的“开始”菜单。无论用户正在使用任何功能，用户都可以通过“开始菜单”跳转到其它功能模块。“快速启动”可以根据用户的要求进行定制，添加新的菜单项，或修改和删除已有的菜单项。甚至可以将其它应用系统的功能放置到“开始菜单”上，并建立相应的链接，从而实现从统一的目录访问多个应用系统。3.1.3通过多层目录浏览和访问功能从“开始菜单”进入到任何一项功能模块，将在一个多层目录上看到模块中的功能。只要简单地点击，即可进入该项功能的页面。例如，“协同工作”的目录如下：3.2系统功能一览3.
21、3系统功能介绍3.3.1桌面“桌面”是用户登录到系统后进入的首要界面。在“桌面”上，显示出最新和最常用的信息，以及对当前用户的提醒，如最近的新闻、未读的邮件、未处理的文件、今日的日程和任务等。“桌面”上的内容可以由用户根据自己的工作性质和个人喜好进行安排。图：可订制的“桌面”l 显示每个用户不同的个性化的桌面；l 在桌面上可显示快捷信息窗口，包括：新闻、日程、项目任务、个人备忘录、工作流收文、论坛（可选择多项）、文档（可选择多项）、电子邮件、头条新闻、个人工具箱等；l 自动提示最新信息，如新到邮件、新到待处理流程等；l 显示当前在线人数和人员清单；l 提供即时消息服务；l 桌面内容可由用户自行
22、定制。3.3.2组织机构管理“组织机构管理”记录企业的部门、人员结构信息，设置人员角色和权限，提供与部门人员、用户、权限相关的服务功能。“组织机构管理”是智能OA的基础模块。智能OA的组织机构管理具有支持多级机构、多级授权的特点，能够满足集团型组织单位（如集团公司、大型政府机关）的分级管理要求。l 部门多级部门的建立、修改、删除；l 人员的添加、修改、删除（离职）；l 通过设定条件检索人员；l 人员职位的添加、修改、删除，可设置职位的级别；l 支持一人多职设置；l 自动按人员职位排序；l 建立和删除用户，并建立用户与人员之间的联系；l 在线进行考勤记录；l 考勤报表查询；l 上下班时间设置；l
23、 人员角色的设置、修改；l 角色的定义、角色功能的指派；l 可建立部门的快捷视图；l 快速查看“我的部门”的信息；l 密码修改；l 查看系统具有的功能清单。3.3.4通讯中心3.3.4.1电子邮件系统“电子邮件系统”提供了最基本的信息沟通工具，能够满足企业内部人员、内部人员与外部人员之间的电子邮件往来需要。l 邮件服务器n 与OA系统的用户账户紧密集成；n 大容量和高可靠性支持；n 支持多个服务器集群和自动负载均衡；n 提供SMTP和POP3服务；n 接收和发送内部电子邮件；n 接收和发送Internet电子邮件；n 自动过滤垃圾邮件；n 自动收取其它POP3邮箱信件；l 邮件客户端n 支持丰
24、富的文本格式；n 可设置多个POP3邮件账户；n 个人文件夹管理；n 自动检查新邮件；n 邮件送达提醒；n 多种方式排序；n 邮件地址智能匹配；n 群发邮件。3.3.4.2个人通讯簿在“个人通讯簿”中，用户可以管理自己的联系人的资料，建立人员档案，并可以在电子邮件系统中向这些联系人发送电子邮件。l 联系人资料录入、修改、删除；l 按指定条件检索联系人；l 联系人类别的增加、修改、删除；l 与Outlook联系人进行数据交换。3.3.4.3通讯组用户可在系统中建立自己的、或公共的通讯组。每个通讯组包含多个人员或地址项，可用来群发邮件、群发手机短信。3.3.4.4手机短信用户可在系统中快速发送手机
25、短信。既可发送到特定的手机号码，也可发送到通讯组，即群发短信。3.3.4.5即时消息用户可以向系统的其他用户发送即时消息。通过对方的“智能OA自动提醒程序”，接收方可以看到弹出式消息提醒。3.3.5协同工作3.3.5.1个人任务在“个人任务”中，用户可以记录待处理的事宜，以便于对自己的日常活动进行安排和提醒。l 添加、修改、删除个人任务；l 可指定任务的起止时间、优先级、状态、完成情况；l 当日任务自动提醒；l 未完成任务自动提醒。3.3.5.2协作日历通过“协作日历”，用户可以管理个人日程，并安排多人参加的会议。在安排会议时，发起人可以看到所有被邀请人的可用时间状态，以便于安排一个最佳的时间
26、段。每一个被邀请人都可以在线看到会议邀请，收到电子邮件或手机短信通知，并可选择“同意”或“拒绝”。l 在首页上显示今日日程和未确认的邀请；l 以日、周、月的方式显示日历；l 支持日、周、月格式的日历打印；l 可设置日历类型为私人事务、会议、出差、临时外出、假期、电话呼叫、工作事项、特殊、其它等；l 可设置日程的提醒时间；l 可设置时间的忙、闲、暂定、外出状态；l 邀请多人加入日程；l 显示每个被邀请人的可用时间状态；l 被邀请人可以同意、拒绝他人的邀请；l 查找日程安排；l 自动发送电子邮件和手机短信提醒；l 快速转到今日或某年、某月、某日。3.3.5.3项目计划通过“项目计划”，用户可在We
27、b上进行项目管理，制订项目计划、分配任务到不同的人员、设置和了解项目进展、查看资源分配报表。与Microsoft Project不同，智能OA的“项目计划”系统能够通过网络，将项目信息共享给相关人员，使项目团队能够及时了解项目的计划、进展和人员安排等情况。l 在首页上显示“我的任务”；l 在快捷任务板上，显示所选日期的任务、以及任务截止期限情况；l 新建、删除、修改、移动项目；l 以甘特图的方式查看项目的任务时间表；l 通过资源分配图查看项目的资源分配状况；l 新闻、删除、修改、移动任务；l 查看任务的详细信息和资源安排；l 设置任务的完成情况，并以图形化方式显示；l 项目和任务管理的权限控制
28、；l 项目库的建立、修改、删除、权限配置；l 项目任务完成状态统计；l 项目任务综合查询；l 与Microsoft Project转入或转出数据。3.3.5.4在线文档“在线文档”提供了安全的文件存贮和共享平台。通过Web页面，用户可以管理文件夹和共享文件，通过各种条件进行文件检索。只要将文件保存到“在线文档”系统中，用户就可以随时随地、使用任何一台电脑，访问自己需要的文件。“在线文档”提供了与Windows NT/2000/XP文件系统类似的安全管理功能。系统管理员可以设置不同人员、部门、角色对文件夹的访问权限。“在线文档”还提供了独特的文件版本记录功能。对文件的历次修改，都将在系统中保留其
29、历史版本。用户可以随时追溯至早前版本，下载查看。l 提供个人文件夹和共享的公共文件夹，支持多级文件夹结构；l 在文件夹中对文件进行上传、下载、删除、移动、更名等操作；l 根据多项条件进行文件搜索；l 支持文件更新和版本管理，可追溯下载文件的历史记录；l 对公共文件夹中的文件进行综合的权限管理，管理查看、上载、下载、删除、更新等权限；l 可设置文件夹的快捷视图。3.3.5.5企业微博“企业微博”与新浪等主流微博完全一致，可以用于信息发布、或进行企业内部的讨论和交流。3.3.6信息服务3.3.6.1新闻通告在“新闻通告”系统中，用户可以发布各类新闻、通告、通知、文稿。通过自定义的“新闻库”，用户可
30、以将这些信息分门别类，以便于访问者查找浏览。通过“新闻搜索引擎”，系统可以自动从互联网上搜索新闻，并将搜索到的新闻分类存放。用户可以通过“新闻订阅”，设置感兴趣的新闻类别、关键字等条件，从而每日自动获得新闻标题提示，帮助用户节省上网冲浪的时间。l 在首页上显示最近新闻；l 建立、修改、删除新闻库（如公司新闻、每周快迅、分类新闻等）；l 设置和查看本部门新闻；l 新闻搜索；l 对发布新闻的权限管理；l 新闻格式：支持图片及图片位置设置；l 新闻搜索引擎：自动从互联网上搜索相关新闻。3.3.6.2公共网址“公共网址”是企业共享的Web网站地址收藏汇集，用于为员工提供信息指导。如：公司的公共网址、常
31、用的搜索引擎、行业相关网站、竞争对手网站等。3.3.6.3综合信息资源“综合信息资源”包括邮政编码查询、航班时刻查询、公司的协议酒店宾馆查询等。3.3.7工作流程管理3.3.7.1简介通过“工作流程管理”系统，能够建立各种类型的企业内部管理流程，并实现这些流程的运转、数据的存储和查询、处理过程的监控。在“工作流程管理”系统中，通过“模板库”和“模板”实现对不同类型的流程的预定义。模板库如财务报销、人事管理、行政事务、业务处理、收发文等。在模板库中，可建立多个模板，实现各种具体流程。如在“财务报销”中，可建立“市内交通费用报销流程”、“差旅费用报销流程”、“招待福利费用报销流程”等。流程管理人员
32、可以通过图形化的流程设计界面，方便地设计某项事项的处理流程，并通过电子表格式的数据设计界面，设计在该处理过程中要处理的数据的样式。 图：工作流模板设计界面普通办公和业务人员，可以启动所需要的流程模板，从而建立一项新的处理过程。用户可以在“草稿”、“收件（待处理）”、“发件（未完成）”、“已处理文件”等文件夹中，看到自己的处于不同状态的文件。用户还可以随时查看流程的处理记录。图：流程处理及处理过程记录企业管理人员和业务经理，可以随时查询所有正在处理和已经处理的流程，了解业务的处理过程和处理进度，以及通过处理情况的综合统计了解业务处理的整体情况。 图：流程查询、监控和统计通过“通用数据连接器”，工
33、作流系统可以实时地与用户的业务系统进行数据交互，使业务数据进入智能OA工作流系统进行处理，或者使工作流处理的结果转入业务数据库。“通用数据连接器”使办公自动化系统与业务系统紧密集成，为对数据进一步分析、挖掘并实现决策支持提供了条件。图：面向业务数据库的数据存储配置3.3.7.2主要特性l 模板库管理：新建、删除、修改、加入视图，模板库如：财务报销、人事管理、行政事务、业务处理、收发文等；l 可对模板库进行综合的权限设置；l 新建、删除、复制、移动模板；l 配置模板的基本信息，如：名称、类型、状态、显示方式、文档显示、封面样式；l 封面样式可自行定义和扩展，如：普通封面、公司文件、红头文件、签报
34、、批件等；l 以图形化的方式显示、修改工作流程；l 新建、删除、修改文档，支持多种文档类型：联机电子表格、上传文件、填报模板、自定义格式等；l 支持多种流程目标：发出人、特定用户、职位/角色/部门组合、文档中的指定用户、子流程；l 通过子流程，可实现多个流程的嵌套；l 在图形化的流程图上，设置自动流转条件；l 配置在流程各个节点的文档使用方式；l 为子流程分配文档；l 通过联机电子表格，可在Web快速定义文档及文档处理的动作设置，支持多种数据源设置，可连接外部数据库；l 对文档内容可设置多种数据源，包括：下拉列表、外部数据库、其他文档、登录相关信息、附件、流水号、用户选择等；l 通过自定义格式
35、，可实现完全灵活的文档设计，并自动对HTML格式的文档进行数据访问配置和流程动作设置；l 在多个文件夹中查看流转的文件：草稿、收件、发件、已处理文件；l 通过电子邮件自动提醒新到收件；l 通过手机短信自动提醒新到收件；l 处理期限的设置和提醒；l 流程自动流转，可实现单向流程、多向流程、并行流程、循环流程等；l 流程手动流转，可由前置节点处理人手工指定下级分支；l 可设置处理人委托，在处理人无法办公时自动转向预设置的委托人；l 可针对不同的模板库、模板设置流程管理员，以便于对流程进行监控和人工干预；l 综合查询各类流转文件；l 电子表格数据可自动保存到用户业务数据库。3.3.7.3预定义的模板
36、l 公文管理u 收文处理u 发文处理l 日常工作u 工作报告u 工作计划u 会议记录u 活动记录u 培训记录u 合同签报u 印章管理l 财务报销u 差旅费用报销u 交通费用报销u 支票领用u 预借现金l 人事管理u 请假销假u 出差管理u 转正审批u 人员考核3.3.7.4流程定义和表单定制流程定义是通过图形化的流程设计工具来实现的。通过可自动下载安装的ActiveX控件，用户可以在网页中实现图形化的流程设计。如下图所示。流程定义的内容包括：l 节点定义流程中的每个任务环节，称为“节点”。节点的属性包括：编号、名称、处理人、处理时限、类型等。l 路径定义节点与节点之间的有方向的连接，称为“路径
37、”。通过路径将节点相连，就形成了工作流程。l 节点处理人有权对某个节点进行处理的人，称为“节点处理人”。“节点处理人”可以是指定的人员，也可以通过角色、部门、职位等条件指定、或者采取“动态指定”的方式，在流程运行过程中指定。l 路径条件某条路径能够成立的前提条件。通过指定路径条件，可以实现自动化的分支判断和处理。l 特殊节点特殊节点并不需要人为处理，它的目的是满足工作流程处理的特殊要求。如“自动节点”、“结束节点”等。“自动节点”可以实现多重分支合并处理、流程中附件操作等功能；“结束节点”可以使整个流程终止并处于“完成”状态。流程定义提供给用户的操作包括：n 添加节点并指定处理人n 修改节点、
38、修改处理人n 删除节点n 链接节点n 配置节点的文档操作权限表单是工作流的数据载体。在设计流程时，通过ActiveX控件定义表单；在流程运行时，表单完全以HTML方式呈现给用户，无需下载任何控件。表单定义工具类似于电子表格软件（如Excel），操作简便，易于使用，无需特别培训，用户能够很快地掌握。l 表单内容和格式设计在类似Excel的设计工具中，用户可以直观地定义表单的内容、文字格式、表格格式等。l 表单数据来源可为表单中的数据指定多种来源，这样，在工作流运行时，系统可以支持多种格式的数据，并能够自动地向表单中填充数据。数据来源包括：u 纯文本：手工键入、无格式文本；u 富格式文本：手工键入
39、、可设置字体和段落格式的文本；u Word集成：嵌入MS Word，可直接在线编辑，支持痕迹保留、手写批注等功能；u 下拉列表：可允许用户从多个备选项中选择；u 自动填充数据l 当前人员姓名l 当前人员所属部门l 当前人员所属机构l 当前人员职位l 当前时间、日期u 文件附件l 上载文件：允许用户从文件系统中选择附件上载l 扫描文件：连接扫描仪并自动扫描文件、上载文件u 从数据库获得下拉列表：从数据库中读出数据，并组成下拉列表式选项；u 人员选择对话框：允许用户从组织机构中选择人员；u 日期选择对话框：允许用户从日历中选择日期；u 会签项：允许多人会签、多人并行处理并保留修改痕迹；l 操作权限
40、设置在工作流的各个节点，处理人要对表单上的不同内容进行处理。例如，申请人填写申请内容，审批人填写审批意见，等等。为此，要对表单的内容进行操作权限设置。在表单定义工具中，选择要进行权限设置的节点后，表单变为灰色。然后，就可以通过相应的工具按钮，设置在该节点哪些单元格具有怎样的权限：u 只读节点处理人只能看到指定单元格的内容，但不能更改；u 可编辑节点处理人可以更改指定单元格的内容；u 必填节点处理人必须在指定的单元格填写内容；u 隐藏在该节点，指定的单元格被隐藏、不可见。3.3.8资源设备管理“资源设备管理”系统帮助企业管理三种类型的公共资源：l 预约资源：在时间上排他的永久资源，如会议室、车辆
41、等；l 借用分配资源：在占有上排他的永久资源，如各类设备、图书、非消耗办公用品等；l 消耗品：一次性使用的资源，如纸张笔墨、礼品等。通过“资源设备管理”系统，能够将资源的购买、分配、使用、消耗过程记录下来，并实现资源的申请、审批处理过程，加强公司内部管理，帮助管理层了解资源存量和分布状况，降低资源的浪费并节省费用。系统提供了灵活的资源类别定义功能。用户可根据自己企业的实际情况，建立资源分类体系，并为每种类别的资源指定其管理属性。可以设置多层分类，下级分类能够自动继承上级分类的属性。在资源分类下，相关管理人员能够建立资源的档案，记录各种资源的名称、数量、单位及各种由分类指定的属性的值。 图：资源
42、类别的定义和属性定义普通办公和业务人员，可以在“我的资源”中，实现资源的申请借用、预约或使用（消耗）。在“我的资源”中，用户还可以看到自己当前占用的所有资源，并可提出资源的归还申请。资源管理人员可以在“资源管理”中查看所有资源申请，并决定是否批准该申请。一旦批准，资源将正式分配给申请人。在批准之前，资源管理人员可以查看该申请人当前的资源占用情况，以及所申请的资源的历史使用情况和当前被申请的情况。在“资源管理”中，管理人员可以查阅“资源分布列表”，了解各种资源的数量和分配状况；处理资源的购买和清理。图：资源分布列表系统提供了多种统计报表：库存资源报表、资源购买报表、资源清理报表等。资源设备管理系
43、统的主要特性：l 可灵活定制的多层资源类别；l 可继承的资源类别动态属性；l 资源申请过程管理；l 根据条件进行资源综合查询；l 资源占用情况的查询；l 人员对资源的使用情况的查询；l 快速查看用户自己的占用资源；l 自动统计资源分布状况；l 快速查看未归还资源的清单；l 动态生成库存资源报表、资源购买报表和资源清理报表；l 快到期资源的自动提醒。3.3.9人力资源管理智能OA提供了一个精简的人力资源管理系统，能够十分有效地管理公司的人力资源数据和人事档案资料。作为对“组织机构”模块的补充，它提供了关于公司员工的更详尽的信息的结构化管理和查询。人力资源管理系统管理的主要信息包括：l 基本信息：
44、记录更详尽的员工资源，在“组织机构”中已有资料的基础上，增加了照片、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、文化程度、工资类别、银行账号、保险账户等信息。l 家庭成员：记录员工的主要家庭成员的姓名、性别、关系、工作单位、职务、联系方式等信息。l 学历信息：记录员工的学历过程，包括时间、学校、专业、证明人等。l 工作记录：记录员工的工作过程，包括时间、工作单位、部门、职务等。l 调动情况：记录员工的工作岗位调动情况。l 职称评定：记录员工所拥有的职称、资质、资格，以及获得的时间、方式等。l 培训记录：记录员工所参加过的培训，包括时间、培训单位、培训内容、方法、专业等。l 奖惩记录：记录员工所获得的奖励和惩罚。l 薪资变动记录：记录员工的历次薪资调整情况。l 合同管理：保存员工与公司签订的历次劳动合同的电子文本。人力资源管理系统的主要功能包括：l 人事信息的增加、修改；l 按各种条件组合进行信息检索；l 各类信息可动态增加用户定义的字段，适应不同企业的需要；l 严密的权限管理，保证人力资源数据的安全性。3.3.10数据中心“数据中心”提供了完整的企业数据集成解决方案。“数据中心”的结构包括： 数据提取、处理中间件可以连接到多种类型的数据源，通过预定义的条件提取数据，并进行预处理、存储、缓存；