《浅析采购业务的内部控制制度设计7177.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅析采购业务的内部控制制度设计7177.docx（13页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、浅谈采购业务的的内部控制制制度设计摘要：采购业务务活动是企业经经营活动的重重要内容，长长期以来一直直备受关注，完完善的采购业业务内部控制制制度对于降低低企业的采购购和生产成本本、提高企业业的市场竞争争力、阻塞管管理漏洞具有有很大的促进进作用。通过过对采购业务存在在的问题的分分析，找出企企业采购业务务内部控制的的不足，在请购购、采购、验验收与保管、审审核、退货、付付款结算等环环节进一步加加强对采购业务的的内部控制。关键词：采购业业务 内部部控制 制制度设计随社会经济的快快速发展，市场竞争争加剧，企业业必须加强企企业自身的生生产经营能力力，降低生产产经营成本。而而采购成本又又是企业生产产成本必不可
2、可少的一部分分，在企业的的发展过程中中起着举足轻轻重的作用。所以加强对采购业务的管理、完善其内部控制制度显得尤为重要。另外采购又可以说是企业利润的一个重要源泉，如果采用科学的方法进行采购，不仅可以降低采购成本，还可以使企业利润和竞争力得到大幅度提升。因此，为了降低采购成本、增加企业利润，就必须对采购工作加以规范，其中重要的一条途径是加强和完善采购业务的内部控制制度。一采购业务过过程中存在的的问题（一）不相容职职务没有做到相分离离，没有完善善的内部牵制制制度，很多采购活动动缺乏有效的的监督，容易出出现收受回扣扣、徇私舞弊弊、暗箱操作作等现象。企业在采购的请请购与审批、询询价与确定供供应商、采购购
3、合同的订立立与审计、采采购验收与相相关会计记录录、付款审批批与付款的执执行等岗位在大多数数情况下没有有做到相分离离，没有独立立稽核控制活活动，甚至连连起码的内部部牵制都没有有，对采购活活动严重缺少少监督。在这这种情况下，采采购业务的相相关人员很可可能相互勾结结，徇私舞弊弊，收取回扣扣，套取企业业的资金财产产和物资。例如：询价与与确定供应商商职位没有做做到相分离就就会使相关人人员与供应商商合谋，从中中收取回扣，骗骗取公司钱财，甚至至影响采购物物资的质量，存在价格高质质量低劣的情情况，不仅影响企企业产品的质质量更影响采采购成本。再再者请购与审审批为同一人人时会出现自自己请购自己己审批，目前前不少企
4、业存存在这种情况况，这样很容容易使企业资资金物资流失失。以上这些些都会严重危危害企业的经经济利益。（二）采购业务务没有生产计计划和采购预预算。表现为为以下几个方方面：盲目采购，使使得存货堆积积，采购成本本上升，同时时大量存货占占用太多的资资金，在一定定程度上会造成企业流流动资金周转转困难。采购不及时，或或不能一次性性提供企业生生产所需的物物资，物资不能及时时供应，影响响下一步产品品的生产，影影响生产进度度，甚至造成生产产停滞不前，难难以准时交货货。采购成本过高高，使生产成成本相应的提提高，影响企企业利润的增增加。由于缺缺乏采购计划划和预算使得得在进行材料料采购时因为为采购数量的的问题使得企企业
5、不能在物物资采购时获获得价格优惠惠，零散的采采购没有集中中起来形成采采购规模，难以获获得供应商的的优惠价格；每次采购批批量小，次数数多，运输成成本高，采购购成本高相应应增加，从而导致产品品成本加大，失失去产品在价价格上的竞争争优势。付款不及时，影响企业的信誉以及企业形象。因为缺乏现金预算，没有周密的采购付款计划，企业资金短缺，不能及时安排付款，使企业信誉受损，影响企业的长远发展。（三）相关业务务人员缺乏一一定的业务素素质。因为自身业务素素质问题，使使得业务人员员在物资采购购时可能存在缺缺乏询价技巧巧等问题，不不能获得供应应商的底价；另外不能熟熟练的辨别材材料质量的好好坏优劣；不不了解相应的的财
6、经法规，使使得业务人员员因违反国家家法律法规可可能遭受外部部的处罚和遭遭受一定的经经济损失；相相关业务人员员在采购过程程中利用职权权徇私舞弊，偷偷工减料，收收取回扣，使使企业集体财财产流入私人人的口袋。（四）缺乏对供供应商的管理理。具体表现现在以下几个个方面：没有对供应商商的具体情况况进行深入细细致调查。对对供应商的信信誉、资料不不够了解，会会造成在材料料采购时材料料质量的不合格格或者缺斤少少两等问题；交货货期没有保障障，不能及时时安排生产或或不能及时交交货，既增加加了经济成本本又增加了时时间成本。缺乏系统完善善的供应商管管理制度。在在平时没有建建立供应商档档案，只有在在进行物资采采购时才会加
7、加强对供应商商的关注，必必然带来选择择的盲目性，不不能保障以最最低采购价格格、最优条件件完成采购。采购方无法及时了解供应商的情况，只能通过增加存货来避免不确定事件的发生，从而造成采购、库存成本的大大增加。没有建立长期期的合作关系系。由于采购购方与供应商商没有建立长长期合作伙伴伴关系，而是是一种短期合合作关系，这这种供应关系系往往是临时时性的，双方方缺乏有效的的合作与协调调，因此，供供应商很少为为采购方做出出过多让步，往往往是竞争多多于合作。（五）采购验收收不规范，付付款审核不严严，可能导致致采购物资、资资金损失或信信用受损。（六）采购合同同与采购成本本方面存在的的风险问题：采购合同方面面存在的
8、风险险问题：A签订虚假的的合同套取现现金，使得企企业财务受损损。由于采购流程程和审批环节节存在的缺陷陷，导致相关关业务人员运运用职务便利利与合同的对对方签订虚假假合同以谋取取公司的财产产，套取公司司的资金，给给企业带来巨巨大的损失。B价格虚高，合合同条款表述述不清。有些些合同表述不不够清晰，使使得合同双方方在出现问题题时找不到表表述清楚且合合理的依据，造造成合同纠纷纷，带来不必必要的损失。C合同条款执执行不严，未未能有效的追追究违约责任任。合同中未未能具体规定定相关问题产产生时谁该负负责相应的责责任，比如出出现材料质量量、规格不合合格，或材料料缺斤少两双双方该怎样明明确责任。永昌钢厂与华隆隆公
9、司的购销销工业用角钢钢签订的一份份合同可以对以上BB、C两点进进行相应的解解释：（1）永永昌钢厂为华华隆公司提供供工业用角钢钢1000吨吨（2）华隆隆公司交货前前预付货款440%，货到到后全部付清清货款。（33）永昌钢厂厂在签订合同同后，在两个个月内全部交交货。（4）未未尽事宜，相相互协商解决决。该合同的合同条条款表述不清，双方在材料料的单价、规规格、型号、质质量要求及金金额等方面没没有具体的规规定，没有说说明违约责任任，没有相关关的费用承担担责任。D合同行为不不当。一些供应商商为了自身利利益可能会采采取一些不正正当手段，如如对采购人员行贿，套套取公司采购购标底，给予予虚假优惠，以以某些好处为
10、为诱饵公开兜兜售假冒伪劣劣产品等，以以此损害公司司经济利益。采购成本方面面存在的风险险：A采购的前期期费用偏高，采采购的前期工工作包括：市市场调查、质质量评审、信信用评估、供供需洽谈、派派出人员现场场调查。这些些如果控制不不好就会导致致信息虚假，差差旅费过高。B采购的价格格对企业不利利。采购价格格是企业采购购成本的主要要部分，它会会影响企业的的生产成本，进进而影响产品品的销售成本本。采购成本本过高会使产产品的销售价价格上升，导导致企业的销销售利润下降降。C采购的数量量批量不合理理。采购的数数量批量会影影响企业物资资采购的价格格，影响物资资采购的成本本、资金占用用成本、缺货货成本。合理理的采购数
11、量量和批量会使使企业获得价价格优惠，同同时还可以降降低采购时所所要发生的的的运输费。不不合理的采购购数量和批量量不仅会使企企业的流动资资金减少，资资源浪费，还还会增加成本本，不利于企企业的发展。D采购原料的的质量特性不不符合要求。不不同的产品所所要求的材料料的质量不同同，如果没根根据产品的具具体要求而购购进的物资不仅会浪浪费企业资金金资源，还会会影响生产进进度和产品的的质量。二、企业采购业业务内部控制制制度设计的的意义由于在采购业务务中存在不少少的问题，所所以加强采购购业务的内部部控制、完善善采购业务内内部控制制度度设计对与企企业的长远发发展以及企业业经济效益的的提高有着重重要的意义。1有利于
12、完善善内部牵制制度，加加强对采购业业务的监督与与管理，使职员之间职职责分工更加加明确。采购业务中由于于职务分工不不明确，不相相容职务往往往没有做到相相分离，使得得在材料采购购中往往会出出现徇私舞弊弊，利用职务务便利谋取私私利，收取回回扣。通过采采购业务内部部控制制度设设计可以有效效的减轻这一一现象，有力的加加强企业的内内部控制。2有利于规范范公司采购管管理，减少违违法违纪行为为。采购业务是企业业日常生产的的基本业务，其其业务繁琐，内内容复杂，比比较容易出现现违法违纪的的行为，比如如齐齐哈尔第第二制药有限限公司的假“亮菌甲素注注射液”事件，该厂厂采购执行人人员和相关主主管人员违反反物料采购规规范
13、和药品生生产质量管理理法规及相关关规章制度，严严重违规操作作，导致发生生重大伤亡事事故，损害商商家和消费者者利益。还有有就是普尔斯斯马特危机事事件，这些都都严重暴露出出企业采购业业务内部控制制制度存在的的问题。通过过采购业务内内部控制制度度的设计，使使采购业务形形成系统化、一一体化的监督督体系，通过制定采采购计划和采采购预算、严严格采购审批批和合同审计计，对采购活活动进行严格格规范，有利利于规范公司司采购管理，有有效的减少违违法违纪行为为。3提高采购质质量，降低采采购成本。在采购过程中采采购质量直接接关系到产品品的质量，采购成本本直接关系到到产品生产成成本，所以通通过采购业务务内部控制制制度设
14、计可以以规范采购员员的行为，避避免其在采购购为了从中获获利而选择一一些质量低劣劣的材料，同同时也加强了了对材料验收收和审核环节节的规范，保保证了采购质质量。另外，构构建采购业务务内部控制制制度，就是从从设计采购流流程、加强供供应商管理、确确定科学合理理的采购价格格、采购数量量与批量等多多方面进行规规范有效的管管理，降低物物资采购成本本，提高公司司经济效益。4有利于进一一步优化企业业的内部控制制制度。采购业务内部控控制制度属于内部部控制制度的的一部分，所所以合理有效效的采购业务务内部控制制制度也有利于于内部控制制制度的完善，其其次，在采购购业务内部控控制制度中发现的问题题和得到的经经验对其他内内
15、部控制具有有很好的借鉴鉴作用，有利利于内部控制制制度体系的的进一步优化化。三、采购过程中中内部控制制制度设计。1职责分工与与授权批准在采购过程中请请购与审批、询价价与供应商的的确定、采购合同的的订立与审核核采购、验收收与相关会计计记录、付款款的申请、审审批与执行等等职务必须相相分离。我们在制度设计计的时候最好好将采购、仓仓储、质检等等职能授权给给不同的部门门来完成，并并将价格审议议交给另外一一个部门来完完成效果更好好。要建立严格的授授权批准制度度，明确审批批人对采购业业务的授权批批准方式、权权限、程序、责责任和相关控控制措施，审审批人在授权权范围内进行行审批，不得得超越审批权权。规定经办办人办
16、理采购购业务的职责责范围与工作作要求，经办办人应在职责责范围内按照照制度规定办办理采购业务务。对于重要要的采购业务务，可以进行行集体决策和和审批。未经经授权的机构构或人员不允允许办理采购购业务。2请购控制（1）对原材料料、零配件和和商品、其他他物资所需要要的部门，可可以根据预算算生产通知单单或者市场供供应情况填写写请购单，有有本部门授权权人审批，请请购单上要注注明请购的部部门。请购物物品的名称、规规格、数量、要要求到货的日日期、质量要要求、用途等等，审批后交交采购部门。（2）对于临时时需要的物品品，很难列入入预算的，可可以由使用者者根据需要直直接提出，但但请购单上要要注明用途、目目的，经使用用
17、部门的主管管审批，财务务部门签字审审批后再交采采购部门。（3）如果是紧紧急需求的特特殊请购，执执行特殊的审审批手续。3采购控制（1）选定供货货单位，采购购业务应引入入市场调研和和招投标控制制点，企业可可以将所有采采购物资的相相关的详细的的资料通过网网络电话等方方式告知供应应商，供应商商则发函或派派人将产品的的一系列资料料提供给企业业，企业从中中筛选出规模模大、历史悠悠久、产品质质量好、价格格低、信誉好好的供应商进进行考察，最最后进行信息息汇总拟定招招投标方案。（2）控制好订订购的数量。采采购人员要审审查每一份请请购单看是否否重复申请，请请购的数量品品种是否合理理，依据是否否充分。对于于需要大量
18、采采购的物资要要进行成本分分析，计算经经济批量。（3）采购价格格的确定。在在采购数量确确定后，签订订合同之前，必必须遵守报价价控制制度，选选择有利于企企业生产或成成本最低的供供应商，进行行市场调查，询询价、比价，选选择最有利的的价格。再者者要估算出采采购所需物资资的资金，在在请购单上签签署采购意见见，由采购部部门授权人审审批再报财务务部门审批后后送交存货管管理部门。（4）发出订货货单存货管理部门门收到请购单单后要计算经经济订货点，决决定请购时间间，在请购单单上签署意见见并交本部门门授权人审批批。采购部门根据据审批后的请请购单，与供供应商签订采采购合同，列列出采购物品品的名称、规规格、数量、单单
19、价、交货日日期、交货方方式、质量要要求、折扣条条件、售后服服务等内容。还还要有各级授授权人审核才才能盖合同专专用章。在正式向供货货商发出订单单之前，需对对各项内容进进行一次仔细细的审查，是是否有有关部部门授权批准准，是否有请请购单，是否否有必要的附附件。比如说说重要的物品品的请购。合同一般一式式四份，一份份交供货单位位请求发货，一一份交采购部部门，负责合合同执行工作作，一份交会会计部门，监监督合同执行行，一份交仓仓储保管部门门，作为验收收与发票的核核对。对于采采购数量不多多切不经常采采购的物资也也可以不签合合同直接购买买，但是要有有授权批准。4验收与保管管控制(一)验收控制制（1）设立独立立的
20、验收部门门或指定专人人负责验收工工作，保持验验收人员的独独立性。（2）验收入库库的职能必须须为请购、采采购、会计部部门的意以外外的人员来担担任。（3）验收人员员根据采购文文件对采购物物品的品种、规规格、数量、质质量及其他的的内容进行验验收，出具验验收证明。不不合格的产品品应报相关部部门，查明原原因及时处理理。（4）采购人员员要根据验收收的结果对采采购的物资进进行及时处理理，符合规定定的要及时入入库，不符合合规定的属于于供应商责任任的要及时与与供应商联系系，以便及时时办理退货。对对不属于供应应商责任的查查找原因，属属于工作人员员失误的要追追究责任，属属于正常损失失的作相应的的处理。（5）已验收的
21、的物品要再次次将发票合同同和请购单进进行核对，核核对无误后依依次填写有编编号的入库单单。（6）入库单由由保管人员签签字后，一联联留存登记入入账，一联随随有关的凭证证交会计部门门办理结算，还还有一联退回回采购部门，与与合同请购单单核对后归档档备案。(二)保管制度度（1）指定专门门的人员负责责保管工作，保保持保管人员员的独立性。（2）保管人员员根据验收清清单安排货物物入库。（3）定期清查查货物，如果果有损坏、变变形、变质、丢丢失等情况应应及时报有关关部门进行处处理。（4） 保管人员要提高高自身的素质质，严格要求求与控制自己己，防止监守守自盗。（5）从仓库提提取物资应要要求经办人出出示经主管部部门签
22、字的请请购单，并要要求经办人在在领料单上签签字。5审核制度（1）会计部门门在正式记录录采购业务支支付货款之前前应该对有关关部门送来的的各种原始凭凭证进行认真真的审核。（2）审查每一一种凭证的数数量金额计算算是否正确，各各凭证之间内内容是否一致致，时间是否否统一，责任任是否明确，手手续是否清楚楚。6交付货款（1）会计部门门审核所有的的原始凭证后后，根据规定定的付款条件件，经授权批批准后办理结结转。（2）如果采用用赊账的方式式购买商品时时，就会形成成债务，应按按如下要求：A、相关凭证都都不能少，就就像货币资金金入账一样。B、要设专人登登记应付账款款明细账。C、稽核人员要要定期与供货货商核对账目目，
23、确保双方方账目相符。D、按双方事先先约定的条件件及时的清理理债务支付欠欠款后一定要要取得债权人人的收款证明明。7退货控制（1）如果发现现货物的数量量、质量不符符合要求马上上与供货商取取得联系，数数量上短缺要要求供应商补补齐，如果是是质量问题，看看是需要退货货还是进行折折让。（2）如果是退退货，采购部部门应编制退退货通知单交交供应商，同同时交财务部部，用于调整整应付账款。四、结论 采采购是企业主主要业务活动动的一部分，对对企业的发展展有着重大的的意义，市场场经济到目前前为止还不是是很完善，所所以采购业务务相应的也有有许多弊端，存存在很多问题题，需要企业业在发展过程程中采取种种种措施去克服服并完善
24、，这这就需要企业业健全采购业业务内部控制制制度。首先先，在采购业业务中不相容容职务一定要要做到相分离离，防止暗箱箱操作、徇私私舞弊等现象象发生，将责责任明确到人人；建立采购购监督制度和和自我评价制制度，对采购购请购、采购购、验收与保保管、审核、退货以及付款款等各个环节节进行常规、持持续的监督检检查；通过专专项监督对某某些异动情况况进行有针对对性的监督检检查，查找原原因，以发现现内部控制缺缺陷并及时进进行整改；并并且定期对采采购内部控制制的有效性进进行自我评价价，以防范风风险发生。 同时要要求企业管理理层及员工提提高自身的内内部控制的意意识，全员参参与内部控制制，提高自身身的素质，严严格要求自己
25、己，形成积极极阳光的企业业采购内部控控制文化。参考文献：1何艳坤.企业内部控控制存在的问问题及对策.山西财经大大学学报.22008年第第2期2张希超.浅谈采购业业务内部控制制制度设计M.中国国科技信息,2005,(20):81.3李玉周、杨杨斌.内部财财务控制及风风险防范.西西南财经大学学.20000,6.P1126-12274张文贤、孙孙琳.内部控控制会计制度度设计.上海海：立信出版版社.20004,5.PP61-6225林阁.材材料采购内部部控制缺失风风险与应对.大海事大学学学报.20008.P22-36 会计制制度设计 M . 北京: 中中国财政经济济出版社, 2004, ( 3) .7 蒋素英英.浅谈采购业业务内部控制制制度设计. 经济师.2009年年第1期8 江新庭庭.对中小企业业采购过程中中内部控制的的探讨J.商业会计计，20100.(6)