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1、21第1章 成本会计应用计算机入门和准备第1章 成本本会计应用计计算机入门和和准备【内容简介】本本章主要讨论论成本核算的的一般流程和和方法；Microosoft Excell和Micrrosoftt Acceess的基本本操作以及如如何利用VBBA使各项操操作自动完成成。成本会计是运用用会计的基本本原理和一般般原则，采用用会计的基本本方法，对企企业在生产和和经营过程中中发生的各种种耗费和产品品或劳务成本本进行连续、全全面、系统的的确认、计量量、计算等活活动。成本会会计是现代会会计的一个重重要分支，包包括成本预测测、成本计划划、成本决策策、成本控制制、成本分析析和成本核算算等具体内容容。其中，成
2、成本核算是成成本会计的基基础。成本核算的计算算工作量比较较大，计算工工程很规范，并并且基本上每每月的工作是重复复的，需要编编制各种成本本计算或分配配的表格。因因此，成本核核算特别适合合采用计算机机处理。但是是，由于各类类企业生产经经营活动的内内容不同，成成本核算的过过程和方法差差别很大，因因此，购买商商品化的、现现成的专用成成本核算软件件，并非是明明智的选择。因因为这些软件件要么价格过过高、要么是是不能适应企企业成本核算算的需要。除除非是大型企企业可以从企企业信息化整整体考虑，实实施ERP计计划。一般的的中小企业，自自己动手，利利用各种能够够得到的价格格相对比较便便宜的通用软软件实施企业业成本
3、核算，进进而开展成本本分析、预测测、决策、计计划等，是一一个实用、可可行的实施方方案。采用计算机来完完成成本核算算和成本分析析、预测、决决策等任务，离离不开选择适适当的应用软件件。企业在选择择应用软件之前前，首先要对对企业的实际际情况和软件件市场有一个个整体的了解解。软件市场场上各种应用用软件种类繁繁多，从使用上讲，可分为两大类：一类是应用面面广泛的通用用应用软件；一类是专用用于企业会计、财财务、管理方方面的专用应应用软件。由于通通用应用软件件应用的面比比较广，操作作比较规范、简简便，价格也也比较便宜。对对于中小企业业，采用通用用应用软件是是一种明智的的选择。1.1 使用用Excell建立表格
4、1.1.1 Excell操作界面和和主要功能Microsooft Exxcel是微微软公司推出出的很有特色色的电子表格格软件，具有有非常强大的的数据处理、数数据管理和报报表制作功能能。对于成本本会计人员，EExcel是是进行成本核核算、成本分分析、预测决决策的最重要要的工具。Excel是微微软公司Offfice系系列办公软件件之一，Exxcel有很很多版本，从从5.0版起起，功能上已已经基本定型型，只是在操操作的界面和和简便性上提提高不少，在在与网络的结结合方面也有有较大改进。本本书主要介绍Exxcel 2000。Excel的界界面如图1-1所示。图 1-1Excel操作作非常简便，但但是功能
5、却非非常强大，应应用面非常广广泛，主要运运用在财务、会会计、统计、行行政等领域。Excel的主主要功能有以以下几个方面面：1表格制作。EExcel可可以编制各种种样式的财务务或统计报表表，可以通过过建立查询从从各种数据库库中直接取数数完成表格的的编制。2数值运算。EExcel的的公式和函数数功能极大地地方便了数字字运算和数值值处理，几乎乎可以完成所所有的财务和和会计日常业业务所碰到的的各种数据加加工、处理和和计算工作。3数据分析。EExcel的的数据分析功功能强大，可可以制作各种种分析方案和和数据透视表表，进行各种种分析。4Visuaal Bassic foor Appplicattions（
6、VVBA）的运运用。VBAA运用在Exxcel，使使Excell成为完全的的开发环境，有有时候仅仅使使用宏录制器器，便可以构构建完美的宏宏，实现程序序的自动操作作。1.1.2 建立表格的的格式操作Excel最常常用的功能就就是编制各种种格式的表格格，为了使表表格更美观，更更容易阅读和和理解表格的的内容，通常常要对表格进进行格式化操操作。Exccel把表格格看成是各个个单元格的集集合，每个单单元格的格式式组成表格的的整体格式。单元格格式操作作主要通过使使用菜单栏的的格式命令打打开单元格格格式面板和使使用格式化快快捷工具条完完成。格式化化快捷工具条条如图1-22所示。图 1-2使用格式化快捷捷工具
7、条可以以比较方便地地对单元格进进行格式化操操作。但是，工工具条提供的的仅仅是一些些常用的格式式工具，要使使用其他一些些比较操作，就就需要打开单单元格格式面面板进行操作作。单元格格格式面板如图图1-3所示示。格式化面板有66个标签，其其中“数字”标签提供各各种数字格式式，包括数值值、货币、会会计专用、日日期、时间等等格式，并可以根据据需要自定义义各种格式。“对齐”标签提供水平和垂直对齐方式、文本的缩进量、自动换行、文本方向、倾斜角度等格式功能。“字体”标签提供字体、字形、字号、下划线、颜色、上下标等格式功能。“边框”标签提供各种边框线的设置、颜色、类型等格式功能。“图案”标签提供单元格底纹图案和
8、颜色等格式功能。“保护”标签提供单元格锁定、隐藏和工作表保护功能。图 1-3表1-1是运用用各种格式化化工具编制的的表格，其中中，表格的标标题采用“楷体”字体、“粗体”字形、188号字号、并并且跨列置中中。表内各行行的标题和各各列的标题采采用“隶书”字体、“标准”字形、111号字号，表表内的数字采采用“Timess New Romann”字体、“标准”字形、111号字号，所所有单元格都都居中。表1-1 南南希公司年度度销售情况表表产 品一季度二季度三季度四季度全 年A产品25302563246312368792B产品24652856245618549631C产品2587268425431357
9、9171D产品27092512263014259276合 计102911061510092587236870单元格格式化使使表格更加清清晰、更加易易于理解。1.1.3 Excell的公式和函函数Excel通过过在单元格中中输入的公式式和函数进行行数值计算或或处理，所有有公式和函数数都是以等号号开头，如“=A1-B1”、“=SUM(A1:B112)”。如果省略略等号，Exxcel会将将输入内容作作为文字或数数值处理。Excel的公公式和函数依依赖于单元格格引用，单元元格引用有33种方式：1相对引用。相相对于输入公公式的相对位位置引用单元元格，当含有有公式或函数数的单元格移移动或复制时时，相对位置
10、置的列差和行行差保持不变变。2绝对引用。是是对于固定位位置的单元格格的引用，应应在单元格的的列号行号前前加上一个美美元符号如“$A$1”，可以在引引用时按“F4”键，系统会会自动加上“$”。3混合引用。该该引用包含绝绝对引用和相相对引用，如如“A$1”的列为相对对引用，行为为为绝对引用。Excel的公公式和函数有有两种，一种种是一般公式式或函数，如如在C1单元元格中输入公公式“=A1-B1”，表示将AA1单元格的的值减去B11单元格的值值的结果放在在C1单元格格中。另一种是数组公公式，数组公公式由一个数数值数组或一一组单元格的的引用组成，一一般多用于函函数的输入。如如：在C3单单元格输入数数组
11、公式“=SUM(IF(MOOD(ROWW(A1:BB30),22) =0,A11:B30,0)”。这个数组组公式的意思思是将A1:B30单元元格范围的各各偶数行单元元格的值相加加，并将结论论放在C3单单元格。其中中，SUM用于求求和，IF函数用于于判断是否是是偶数行，“MOD(RROW(A11:B30),2)=00”表示行号除除以2的余数数是否等于00，等于0的的就是偶数行行。数组公式式输入时应该该在输入公式式内容后，同同时按下Shhift+CCtrl+EEnter键键，即先按住住Shiftt和Ctrll两键，然后后再单击Ennter键。这这时，在编辑辑栏里可以看看到用花括号号括起来来的数组公
12、式式。注意，不不要执行输入入花括号。单元格引用样式式也有两种，即即A1引用样样式和R1C1引用样样式。A1引引用样式表示示在绝对位置置上引用，RR1C1引用样样式表示可以在相相对位置上引引用。为了使公式或函函数能够更好好地被理解，可可以给单元格格或单元格区区域命名。要要给单元格或或单元格区域域命名，可以以先在工作表表中选定要命命名的单元格格或单元格区区域，再选择择“插入名称定义”菜单命令，并并在“工作簿名称称”编辑框中输输入具体名称称，或选择“插入名称指定”菜单命令，指指定工作表的的列标题或行行标题为单元元格区域的名名称。也可以以在选定要命命名的单元格格区域后，单单击编辑栏左左端的“名称”文本
13、框，并并直接输入名名称来对选定定的单元格区区域命名。要要使单元格引引用后在公式式中能够正确确的显示单元元格或单元格格区域的名称称，还要选择择“插入名称应用”菜单命令。使用名称可以使使公式或函数数更加易于阅阅读，同时，在在创建公式时时可以粘贴名名称。在输入入公式时，可可以使用“插入名称粘贴”命令，并在在“粘贴名称”列表框中选选择要用的名名称。这种方方法既可以减少击击键，加快操操作时间，也也可以防止输输入错误。图1-4就是使使用了名称的的公式，在编编辑栏里，公公式完全以汉汉字表示。图 1-4使用名称的公式式，更容易理理解，也比较较容易记住。1.1.4 Excell的图表和数数据透视表功功能Exce
14、l的图图表和数据透透视表是非常常有用的两项项功能。图表表是以图形方方式来表达表表格中的数据据，通过使用用图表可以更更形象、更直直观地理解表表格数据的意意义，图表具具有较好的视视觉效果，可可方便用户查查看数据的差差异、图案和和预测趋势。使用者可以在工作表上创建图表，或将图表作为工作表的嵌入对象使用，也可以在Web页上发布图表。Excel的图图表有两种，一一种是嵌入式式图表，嵌入入式图表“浮”在工作表上上，是置于工工作表中的图图表对象，保保存工作簿时时，此图表会会随工作表一一同保存。当当要查看或打打印图表及其其源数据或工工作表中的其其他信息时，嵌嵌入式图表就就非常有用。另另一种是独立立图表，又称称
15、图表工作表表，它是工作作簿中只包含含图表的工作作表，独立于于工作表数据据或数据透视视表报表。该该图表在用户户希望单独查查看图表或数数据透视图报报表时，图表表工作表非常常有用。数据透视表是一一种交互式工工作表，用于于对已有数据据清单、表和和数据库中的的数据进行汇汇总和分析。使使用“数据透视表表和数据透视视图向导”可指定所需需的源数据。在在创建数据透透视表报表之之后，就可以以通过拖动数数据字段和数数据项来显示示和组织数据据。数据透视视图是为现有有数据清单、数数据库和数据据透视表报表表中数据提供供图形化分析析的交互式图图表。在创建建了数据透视视图报表后，就就可以查看不不同级别的明明细数据，或或通过拖
16、动其其字段和项或或显示和隐藏藏下拉列表中中其字段的项项来重新组织织图表的布局局。对于常规图表，用用户必须为要要查看的每张张数据摘要视视图创建一张张图表。对于于数据透视图图报表，则只只需创建一张张图表，而用用户可以通过过使用鼠标以以多种方式查查看汇总情况况。如果要比比较相关的总总计值，尤其其是在要汇总总较大的数字字清单并对每每个数字进行行多种比较时时，可以使用用数据透视表表报表。在要要使用Exccel进行排排序、分类汇汇总和汇总时时，就应该使用数数据透视表报报表来达到预预期的目的。如果要在Exccel中创建建常规图表，则则可以使用“图表向导”。例如某企企业的历年销销售情况如表表1-2所示示，使用
17、Exxcel的图图表功能绘制制的数据图表表如图1-55所示。表1-2 历历年销售情况况表年 份销 售 量量2000年5632001年5722002年5832003年594如果要创建数据据透视图报表表，则使用的的方法将取决决于所使用的的源数据。如如果要创建数数据透视图报报表用以反映映同一工作簿簿中已有数据据透视表报表表的视图，则则可以使用“图表向导”。如果要创创建的数据透透视图报表并并不基于某个个已有数据透透视表报表的的视图，则可可使用“数据透视表表和数据透视视图向导”。使用此向向导时，Exxcel会自自动创建相关关联的数据透透视表报表。图 1-5常规图表的源数数据是直接链链接到工作表表单元格上
18、的的，而数据透透视图报表并并不直接链接接到工作表单单元格上。它它们可基于多多种类型的数数据，包括EExcel清清单和数据库库、需要进行行合并计算的的多个数据区区域以及外部部数据源（如如Microosoft Accesss数据库和和OLAP数数据库）。1.1.5 Excell的数据库功功能“数据库”就是是为了实现一一定的目的，按按某种规则组组织起来的“数据”的“集合”，虽然Exccel工作表表最大的用处处是处理数值值型数据，但但是，Exccel工作表表也可以用于于存储和检索索文本及其他他非数字型信信息的数据库库。从某些方方面看，Exxcel是中中小企业理想想的数据管理理工具，因为为Excell的
19、数据管理理和分析的功功能十分强大大。Exceel可以像其其他专业数据据库管理系统统一样进行数数据查询或检检索。在Excel中中，数据清单单是数据库的的代名词，根根据设计元素素和使用方式式，Exceel会自动将将数据清单认认作为工作表表，Exceel数据库表表的列可以看看作是数据库库的字段，行行可以看作数数据库的记录，一般可可以将列标题题作为字段标标签，可以以以不同的字体体或字形与列列中的数据区区分开来。Excel数据据清单可以交交互使用，或或者通过VBBA的自动技技术来使用。EExcel提提供了很多菜菜单选项，可可以迅速方便便地对数据库库表进行筛选选、排序等处处理，Exccel的数据据库函数能
20、够够大大地提高高数据清单与与外部数据处处理的能力。一般来说，Exxcel的数数据库功能与与其他各种关关系型数据库库管理系统相相比较，有易易学易用、简单方便的的特点，比较较适合管理相相对较少的数数据集合。当当记录大于11000条、字字段超过300个时，应该该考虑使用真真正的数据库库系统。1.1.6 Excell的分析工具具Excel提供供的分析工具具库中包括了了进行数据分分析用的引用用程序和函数数，通过使用用Excell的分析工具具库，可以很很方便地进行行数据分析和和各种统计分分析。图 1-6分析工具库通过过加载宏菜单单命令进行安安装。在“工具”菜单选“加载宏”命令，在“加载宏”对话框中将将“分
21、析工具库库”前面的复选选框选上，确确定后退出即即可，如图11-6所示。打开“工具”菜菜单可以找到到“数据分析”菜单命令，单单击“数据分析”就会出现数数据分析对话话框，如图11-7所示。在对话框中可以以拖动滚动条条，找到要用用的工具，双双击它或选中中后再单击“确定”就可以使用用了。图 1-7数据分析工具可可以完成诸如如相关系数、协协方差、直方方图、移动平平均、指数平平滑、抽样、傅傅立叶分析、方方差分析、描描述分析、回回归分析、样样本检验等各各种数据分析析任务。1.2 使用用Accesss建立数据据库1.2.1 Accesss简介成本会计人员在在日常工作中中也经常要使用数据库库应用软件。数数据库应
22、用软软件种类很多多，比较适合合成本会计人人员日常工作作中使用的，主主要是Miccrosofftt公司OOfficee系列办公自自动化软件的的组件之一AAccesss。Access为为熟悉数据库库编程的会计计人员和不熟熟悉数据库编编程的新手都都提供了一套套功能强大、使使用方便的数数据管理和分分析工具。AAccesss适用于小型型商务活动，用用以存储和管理商务务活动所需要要的数据。AAccesss不仅是一个个数据库，而而且具有强大大的数据管理理功能，它可可以方便地利利用各种数据据源，生成窗窗体（表单）、查询、报表和应用程序等。Access的新版本有了对XML的支持，会计人员甚至可以开发、创建很容易
23、与Web集成的复杂的企业级数据库解决方案。Access可以帮助会计人员更加轻松地开展工作。Access是是Officce办公套件件中一个极为为重要的组成成部分。现在在它已经成为为世界上最流流行的桌面数数据库管理系系统。通过大大量的改进，微软软公司将新版版本Acceess的功能能变得更加强强大。不管是是处理公司的的客户订单数数据、处理产产品制造成本本数据、管理理自己的个人人通讯录、还还是大量科研研数据的记录录和处理，人人们都可以利利用它来解决决大量数据的的管理工作。Access的的使用也非常常简便。一些些很繁琐的工工作，只需几几个简单的步步骤就可以高高质量地完成成了。使用AAccesss可以从单
24、一一的数据库文文件中组织用用户信息。在在此文件中，可可将数据分开开放在名为“表”，也就是前前面所说的“数据表”的容器中，然然后使用联机机窗体让网络络用户查看、添添加并更新表表中的数据、“查询”查找并检索数据、使用“报表”按特定的布局分析或打印的数据。此外，通过创建数据访问页还能从Internet上查看与更新或分析数据。同时Excel的数据表可以很容易地转换为Access数据表，而Access数据表也可以非常方便地导入Excel工作表进行分析。Access与与许多优秀的的关系数据库库一样，可以以让使用者很很容易地连接接相关的信息息，而且还对对其他的数据据库系统有所所补充。它能能操作其他来来源的资
25、料，包包括许多流行行的PC数据据库程序（如如dBASEE、Paraadox、MMicrossoft FFoxProo）和服务器器、小型机及及大型机上的的许多SQLL数据库。AAccesss还完全支持持Microosoft的的OLE技术术。Access还还提供Winndows操操作系统的高高级应用程序序开发系统。AAccesss与其他数据据库开发系统统之间相当显显著的区别就就是：使用者者不用写一行行代码，就可可以在很短的的时间里开发发出一个功能能强大而且相相当专业的数数据库应用程程序，并且这这一愉快的过过程是完全可可视的！如果果使用者能给给它加上简短短的VBA代代码，那么使使用者的程序序决不比专
26、业业程序员潜心心开发的程序序差。1.2.2 Accesss的总体结结构Access将将所有有名字字的东西都称称为对象，在在Accesss中，最重重要的对象包包括表、查询询、窗体、宏宏和模块。表用户定义的是是存储资料的的对象，每一一个表都包含含有关某个主主体的信息。表表包括存储不不同种类资料料的字段（列列），而记录录（行）则收收集特定主体体实例的所有有信息。查询为来自一个个或多个表的的资料提供定定制视图的对对象。在Acccess中中，可以利用用图形化的实实例查询机制制（QBE）或或通过SQLL语句来建立立查询。使用用者可以在查查询中选择、更更新、插入或或删除资料，也也可以用查询询来建立新表表。窗
27、体是主要的人人机接口。大大量的操作（几几乎所有）都都要通过窗体体完成。窗体体通过运行宏宏或VBA过过程，来响应应大量的事件件。Acceess为使用用者提供了强强大的（同时时也是相当方方便的）向导导来建立标准准的Winddows窗体体。报表为格式化、计计算、打印选选定资料而设设计的对象，是是衡量一个优优秀的数据库库的重要标准准（有时甚至至是惟一的标标准）。宏为了响应已定定义的事件，需需要让Acccess去执执行一个或多多个操作，而而宏就是对这这些操作的结结构化的定义义对象。它可可以让使用者者像堆积木一一样建立一个个功能强大的的程序，而无无须写大量的的代码。模块包括用VBBA编码的定定制过程的一一个对象。模模块提供了独独立的动作流流以捕获错误误，而宏做不不到。模块能能直接响应窗窗体或报表事事件，也可以以从应用程序序的任何地方方被 调用。