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1、文书管理理规则 总则则第一条 目的为使文书书管理制制度化，以以增进文文书处理理之品质质及效率率，特订订定本规规则。第二条 范围本规则所所称文书书管理，指指总管理理处各部部、室、中心或或各公司司(含事业业部、业业务执行行部 门)与外界界来往的的文书(包括电电报)及关系系企业(含公司司内容)各部门门间来往往文书(包含签签呈)，自收(发)文至归归档全部部过程之之办理与与控制。 承办办部门第三条 总收发发部门总公司各各部门与与外界来来往文书书的收发发由总管管理处总总务部门门统一办办理，各各公司(工厂)所在地地的总收收发由其其所属总总务部门门办理。总收发发部门负负责文书书之收受受及发送送。第四条 管理部
2、部门(一一)总管理理处各部部、室、中心及及各公司司以公司司名义与与外界来来、往的的文书，以以各公司司总经理理室或管管理处为为管理部部门；营营业、采采购、工工务、资资料、法法律、服服务、训训练等业业务部门门的文书书，得以以各该业业务部门门的最高高主管部部门为管管理部门门。(二)各公司(工厂)所在地地与外界界来往属属地区性性文书，以以其所在在地之经经理室或或管理处处(或总务务部门)为管理理部门。(三)关系企企业各公公司、部部门间来来往文书书原则上上以厂、处、部部、室以以上部门门为管理理部门。(四)管理部部门应指指定人员员负责来来往文书书的核稿稿及收发发、拆封封、登记记、分文文、稽催催、校对对、监印
3、印、档案案管理等等事宜；文书未未按规定定处理者者，管理理部门不不得受理理。第五条 主办及及会办部部门(一一)文书内内容所涉涉及的业业务主办办部门为为该项文文书的主主办部门门，如有有涉及其其他部门门时，其其他部门门则为该该项文书书的会办办部门。(二)本企业业各类资资料对外外统一报报送的主主办、会会办及提提供部门门。 行文文第六条 行文类类别(一)函函：发布布规章或或临时性性规定及及对机关关团体、公司行行号、私私人或关关系企业业各公司司间及公公司内各各部门间间行文使使用。(二)公告：就主管管业务向向公众或或特定对对象宣布布时使用用。(三)便函：关系企企业各公公司、部部门间或或公司内内各部门门间业务
4、务接洽时时使用。(四)签呈：下级对对上级有有所请示示或报告告时使用用。(五)电报：业务处处理须以以电报行行文时使使用。(六)表格式式公文：政府机机关规定定之表格格式公文文及公司司人事令令等，可可依实际际需要印印为固定定格式使使用。(七)其他：1.司法文文书依据据司法部部门规定定程序实实施；诉诉讼文书书，依政政府有关关部门诉诉讼审议议 委员会会规定程程序实施施。2.会议纪纪录及例例行表报报等的发发送不必必行文。第七条 行文名名义、署署名及印印信借用用(一)对对关系企企业外机机构行文文的名义义、署名名及用印印规定如如下：11.以公司司名义由由董事长长署名盖盖董事长长职章：属政策策性或影影响公司司重
5、大权权益的行行文。22.以公司司名义由由总经理理署名盖盖总经理理职章：对政府府各部、会、局局、署及及其所属属一级、二级机机构或省省政府、市政府府及其所所属一级级机构等等之行文文。3.以公司司名义由由总经理理署名、盖总经经理职衔衔签字章章。对省政政府、市市政府所所属二级级机构等等的行文文。对当地地市、县县政府及及其所属属一级机机构的行行文。对税务务、金融融机关的的行文。总管理理处各部部、室、中心代代表各公公司对外外的行文文(但本款款第六项项另有规规定者从从其规定定)。4.以公司司名义，由由经理署署名、盖盖经理职职衔签字字章。对对本款第第二项所所列以外外的公家家机构或或公民营营企业、法人团团体的行
6、行文。营营业、资资料、工工务等部部门于各各类规章章规定的的核决权权限或授授权范围围内对客客户、厂厂商之行行文。55.以部门门名义，由由厂处长长署名盖盖厂处长长职衔签签字章。营业、资材、工务等等部门于于各类规规章规定定的核决决权限或或授权范范围内对对客户、厂商的的行文。6.以部门门名义盖盖部门章章：采购部部门对厂厂商的行行文。人事、服务、训练、法律等等部门于于经办业业务之权权责范围围内对公公民营事事业、民民间机构构或个人人的行文文。7.应依本本款第四四项的名名义、署署名及用用印规定定行文而而该行文文单位无无经理者者，得盖盖用公司司公章行行文。88.因环境境特殊或或事实需需要，须须另行规规定行文文
7、名义、署名及及印信使使用者，应应专案签签送总管管理处总总经理室室转呈董董事长或或总经理理核准。(二)关系企企业各部部门间应应以部门门名义行行文，并并依下列列规定签签署、用用印：11.正式行行文者，以以公司名名义由总总经理或或事业部部经理署署名盖职职衔签字字章为之之；以业业务接洽洽便函行行文者，由由经办部部门主管管及经办办人署名名，盖用用部门章章。2.总管理理处各部部、室、中心对对各公司司行文的的油印函函件，盖盖用部门门章。33.工务、资材、会计、总务等等服务部部门对其其他部门门的行文文盖部门门章。44.厂、处处以上部部门主管管对其直直辖部门门行文以以部门主主管之职职衔签字字章签署署。(三)公告
8、、人事通通知单、聘任书书、奖状状、契约约及依法法令或特特定业务务(如进出出口、税税务、关关税、劳劳保、投投标等)，须加加盖公司司或业务务专用章章的文件件，均应应盖章，并并视业务务需要依依规定加加盖董事事长或总总经理之之职衔签签字章或或职章或或加盖于于其权限限或授权权范围内内的部门门主管签签字章或或私章。(四)特定签签署人及及印信的的文件从从其规定定。(五)需以对对等身份份的签署署人名义义复文者者，应斟斟酌实情情处理。第八条 行文的的判行权权限(一)以以董事长长署名行行文者，应应送总管管理处总总经理室室转呈董董事长判判行。(二)以总经经理署名名行文者者，除总总管理处处各部室室、中心心代表各各公司
9、对对外行文文得由经经理(主任)判行者者外，应应送各公公司总经经理室转转呈总经经理判行行。(三)以事业业部经理理署名行行文者、应送经经理室转转呈经理理判行。(四)以部门门名义由由厂处长长署名行行文者，应应由部门门主管判判行。(五)以部门门名义行行文者，应应由部门门主管判判行。(六)以公司司名义盖盖用公司司公章行行文者，应应由经理理级人员员判行。(七)因专案案业务需需要，如如进出口口、税务务、关税税、劳保保、投标标等使用用公司名名义，须须盖用董董事长或或总经理理之业务务专用章章者，行行文时应应经各该该业务部部门主管管于授权权之范围围内经核核准后始始得为之之。(八)固定格格式文书书，应由由署名的的主
10、管于于原稿判判行后，授授权业务务主办部部门主管管依式行行文。 文书书处理程程式. 通通则第九条 文书分分类(一)机机密类：具有专专利性、独特技技术性的的资料及及特定列列管的业业务机密密文件，应应依本规规定第八八章规定定办理。(二)A类：凡凡关系重重大，足足以影响响公司权权益的文文书，应应呈总经经理核阅阅后始得得分文办办理。(三)B类：一一般文书书及经常常性业务务往来文文书。(四)C类：一一般通知知或参考考性的函函件无须须呈判者者，仅登登记分文文直接交交经办部部门处理理后归档档。(五)其他类类：与公公司业务务无直接接关系之之表报、宣传或或印刷函函件，无无需收文文、登记记，可直直接送有有关部门门参
11、阅。第十条收发文文登记单单(一)第第一联为为收(发)文登记记单，收收发人员员按流水水号码顺顺序装订订存查。(二)第二联联为催办办单，于于送经办办部门签签收文件件后，收收发人员员收回，按按处理期期限或待待复日期期之先后后次序整整理，按按日核对对催办。(三)第三联联为主管管催办单单，经办办部门主主管于交交办文件件后留存存，按处处理期限限或待复复日期之之先后整整理，以以备随时时稽催督督导用。(四)第四联联为经办办人员存存查联，于于文件办办妥后按按结案、未结案案分类存存查。(五)第五联联为核查查联，于于文件办办妥时随随文归档档，如系系代行或或授权判判行的文文件，由由收发人人员转送送主管核核阅后归归档。
12、第十一条条 收(发)文字号号的制定定管理(一)对对外行文文的字号号1.公司：X1X2(X3)总字第号。X1X2为公司司简称；X3为地区区别，不不需分地地区者省省略；为公司司收(发)文流水水号。22.事业部(含直属属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业业部或直直属部门门代字，由由各公司司总经理理室制定定管理)。3.营业部部门：由由各公司司总经理理室制定定。(二)对关系系企业行行文的字字号1.由各公公司总经经理室统统一制定定管理。2.总管理理处各部部、室、中心由由总管理理处总经经理室统统一制定定管理。(三)收发文文编号11.由文书书管理部部门按年年份依流流水号码码一文一一号编列列。业务接
13、接洽便函函另行编编定，亦亦采流水水号码一一文一号号编列。2.复文以以收文号号码为发发文号码码，如有有二号以以上来文文并案处处理，以以最后的的收文号号码为发发文号码码。3.主动发发文号码码与一般般收复文文号码采采取同一一编号顺顺序。.与外外界来往往文件第十二条条 收文(一)登登记、分分文来文文由收发发人员拆拆封后，于收(发)文登记单登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。(二)文件的分送收发人员分发文件，应留存收(发)文登记单第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经
14、办部门主管核定要否答复及处理期限，记入收(发)文登记单第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入收(发)文登记单第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案
15、或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥的来文及收(发)文登记单第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办
16、人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。第十三条条 主动发发文(一)拟拟稿、登登记经办办人以公公文稿笺笺拟妥文文稿，检检附收(发)文登记记单一式五五联，填填写受文文者、类类别、经经办部门门、内容容摘要、附件、经办人人姓名、预定保保存年限限及销案案或待复复期限等等栏，呈呈部门主主管会核核稿人员员经判行行，送收收发人员员编号，转转打字、校对后后，送交交文书管管理部门门收发人人员。(二)发文处处理收发发人员收收到发文文文件、原稿收(发)文登记记单(一式五五联)，即将将发文文文件及原原稿送
17、请请监印人人员用印印。文件件封发投投邮后，登登记单第第一联依依收发文文编号的的流水号号装订；无须待待复文件件，第二二、三联联即予销销案，如如须待复复者，第第二联由由收发人人员暂存存，第三三联送经经办部门门主管，均均依待复复日期的的先后整整理以备备稽催；第四、五联连连同发文文原稿及及底本依依其类别别编写档档号，将将档号及及销案日日期填记记于第一一联后，第第四联交交还经办办人存查查，第五五联连同同发文原原稿、底底本归档档。第十四条条 外界复复文的处处理收发人员员及文书书经办部部门收到到外界复复文，除除按收文文程序处处理外，收收发人员员应抽出出原发文文的第二二联销案案，将销销案日期期转记原原发文的的
18、第一联联，并将将收文日日期及字字号转记记于原发发文后归归档的第第五联，经经办部门门接到复复文时，主主管应抽抽出原发发文的第第三联销销案，经经办人应应于原发发文的第第四联填填记收文文日期及及字号。.关系系企业来来往文件件第十五条条 行文方方式(一)正正式以公公文用纸纸或油印印函件行行文者，依依本章的的规定处处理。一一般性的的规定、通知、公告等等函件无无需复文文时，发发文部门门仍办理理发文手手续，受受文部门门则依下下列方式式处理：1.主管部部门对其其直辖部部门行文文时，受受文部门门免办收收文手续续。2.总管理理处各部部、室、中心及及各公司司相互行行文，由由受文公公司总经经理室或或部、室室、中心心文
19、书管管理部门门办理收收文，其其转交所所属部门门时，所所属部门门免办收收文手续续。3.受文部部门依前前二项的的规定免免办收文文者仍应应处理呈呈核后依依收文日日期先后后顺序归归档。(二)以业务接接洽便函函行文者者，依第第十六条条规定办办理。(三)各类文文书的行行文，应应就组织织层级需需要数量量一次印印发，避避免逐级级转文重重印延误误时效。第十六条条 业务接接洽便函函之处理理(一)发发文经办办人发文文时，应应将接洽洽内容列列记于业务接接洽便函函第一联联，并填填记文书书类别、受文者者、待复复期限、附件等等各栏，呈呈请主管管判行后后另依式式填写三三联连同同第一联联呈主管管主管签签署，一一并送收收发人员员
20、编号并并记载于于收(发)文编号号登记表表再送监监印人员员用印后后，由收收发人员员将业务接接洽便函函第二、三、四四联送交交受文部部门，第第一联则则依待复复日期之之先后整整理以备备稽催。(二)收文受文文部门的的收发人人员收到到业务接接洽便函函第二、三、四四联，于于便函上上填记收收文时间间、编定定收文号号码并记记载收(发)文编号号登记表表将便函函第二、三、四四联送呈呈部门主主管批定定经办人人后，由由收发人人员将二二、三联联交由经经办人承承办，第第四联经经经办人人签收后后由收发发人员按按发文部部门要求求的待复复日期先先后整理理，以备备稽催。(三)复文经办办人收到到来文应应于第三三联拟具具复文稿稿并填写
21、写销案或或待复日日期，及及预定保保存期限限(如需签签办，则则以文书签签办单办理，签签办单连连同业务接接洽便函函第三联联处理)，经主主管判行行后，依依式填写写于第二二联，一一并呈主主管签署署再送由由收发人人员转请请用印并并抽出原原暂存之之第四联联转记销销案或待待复日期期，将第第二联送送交受文文部门(原发文文部门)，第三三、四联联编定档档号填记记于档号号栏后；第三联联依其类类别归档档；第四四联依收收文流水水编号的的顺序存存查。如如未结案案，则第第四联按按待复日日期先后后整理以以备稽催催。(四)回文处处理发文文部门的的收发人人员收到到复文部部门送达达的便函函第二联联时，于于原暂存存的第一一联注记记复
22、文的的收文时时间；第第二联转转送经办办人呈阅阅办妥并并注明预预定保存存期限送送收发人人员抽出出第一联联销案，再再一并编编定档号号填记于于档号栏栏，第一一联依发发文流水水编号的的顺序装装订存查查，第二二联依其其类别存存档，如如未结案案，第一一联需加加注复文文部门要要求的待待复日期期，并按按此日期期的先后后整理以以备稽催催，再行行复文时时，则依依发文程程序办理理。 文书书处理方方式第十七条条 文书结结构(一)公公告：以以主旨依据公告事事项三段式式斟酌运运用。(二)函、签签呈：以以主旨、说明、办法、请求、拟办或或建议三段式式斟酌运运用。(三)业务接接洽便函函：以公公文三段段式或以以条例方方式逐点点叙
23、述。(四)采用语语体文以以达到简、浅浅、明、确的要求求，可用用表格处处理的尽尽量利用用表格。第十八条条 信函处处理(一)指指名营业业、工务务、资材材及采购购人员收收受的信信函由信信封上的的记载可可认为公公务文书书者，应应视同公公务文书书拆封，如如系私事事，再予予发还；未能办办认为公公务文书书的信函函，经其其本人拆拆封后如如系公务务文书，应应交收发发人员依依本规则则处理。(二)指名经经副理以以上人员员的信函函，迳送送其本人人，如系系公务文文书，再再交收发发人员依依本规则则办理。第十九条条 签呈处处理(一)经经办人因因特殊案案件的处处理，需需签请主主管核示示时，以以签呈用用纸缮写写一份行行之，签签
24、呈经核核决并依依示办妥妥后应依依类别归归档。(二)经办人人签拟后后层呈主主管核示示，如需需呈转经经(副)理级以以上主管管核示者者(各公司司经理室室、总经经理室以以及总管管理处各各部、室室、中心心为呈总总经理或或董事长长核示者者)则于厂(处)长(部、室室主管)签示后后，由厂厂(处)、部(室)收发人人员登记记于签呈事事务备查查表转呈经(副)理以上上主管(各公司司经理室室、总经经理室及及总管理理处为总总经理或或董事长长)核示，于于核示后后由厂(处)部(室)收发人人员转记记批示情形，呈呈送厂(处)长(部室主主管)核阅后后，交由由经办人人依示办办理，但但与会办办部门有有关者应应复印分分送会办办部门协协同
25、处理理或备查查。经办办人办妥妥后，将将签呈交交由厂(处)、部(室)收发人人员编定定档号填填记于签签呈及签呈事事务备查查表后，签签呈依其其类别归归档。签签呈内容容不宜为为公众周周知者，应应指定专专人专案案签办。第二十条条 合约处处理(一)订订立或修修改合约约时，经经办部门门拟稿后后判行前前，应将将文稿转转送总管管理处法法律事务务室核稿稿。判行行后依业业务需要要份数送送请缮打打、校对对、用印印。(二)固定格格式的合合约书其其原稿应应依前款款规定经经核稿判判行后使使用，经经办部门门使用时时依式填填写所需需份数呈呈准后，直直接送请请用印。（三）合合约书签签约代表表原稿、正本的的保管部部门规定定。保管管
26、部门收收到合约约书正本本应即贴贴足印花花并予销销印后与与原稿一一并归档档。其他他业务有有关部门门均以副副本留存存备用。第二十一一条 副本及及图书处处理副本视同同正式文文书，应应依规定定处理、归档；各类图图书应指指定部门门集中管管理。第二十二二条 电报处处理电报视同同文书，依依本规则则办理。第二十三三条 文书处处理要点点(一)经经办文书书遇有关关系重大大足以影影响公司司权益之之重要文文件，应应将正本本妥为保保藏，每每有应用用均以副副本或影影本层呈呈处理。(二)为利文文书处理理并达分分层负责责目的，经经办人应应就内容容要点签签拟意见见或选稿稿随来文文呈部门门主管核核阅批办办，各主主管人员员应对文文
27、案注意意见，避避免只签签名而无无意见。(三)经办、会稿、核稿等等人员之之答名，应应清晰可可辨，不不得潦草草难认。(四)经办文文书应视视其轻重重而定缓缓急，如如案情涉涉及其他他部门应应照会办办理，会会稿案件件会办部部门应按按速件处处理之。第二十四四条 文件处处理期限限(一)收收发人员员收文时时，原则则上应随随到随送送，不得得积压，最最迟应于于文到一一小时送送交有关关人员。(二)分文人人员的分分文时期期，由各各公司视视其收文文数量自自行订定定。(三)经办人人员的处处理期限限。1.速件、电报、机密文文件等应应随到随随办，于于文到一一日内处处理完毕毕为原则则。2.一般案案件由部部门主管管斟酌经经办人的
28、的工作量量，指定定处理期期限，一一般以文文到三日日内处理理完毕为为原则。3.来文定定有答复复期限者者，应尽尽力于来来文所定定期限内内处理完完毕。44.计划、试验、研究、开发、规章修修订、测测定、搜搜集资料料等特殊殊案件部部门主管管应斟酌酌实际需需要分别别规定其其处理期期限。55.监印人人员原则则上于当当天完成成用印。6.文件归归档，应应日案日日清，最最迟不得得逾二日日。7.签呈案案件，按按分层负负责的决决行层次次，由各各公司自自行订定定时限。第二十五五条 文件稽稽催(一)经经办人如如未能如如期办妥妥文件，应应于处理理期限届届满前，经经请示部部门主管管同意后后，以口口头通知知文书收收发人员员更改
29、处处理期限限。(二)收发人人员应按按日检查查催办联联，到期期未见办办妥销案案者，应应先以口口头通知知经办部部门主管管，如再再俟一天天仍不见见办妥销销案者，应应即以文书催催办单一式二二联，送送经办部部门主管管交由经经办人填填注拟完成成日期及迟延原原因经主管管批核后后，经办办部门自自存一份份，一份份送还收收发人员员继续依依期稽催催，收发发人员应应随时将将稽催情情形记录录于稽催催联。第二十六六条 发送方方式文书发送送方式分分为专送送、邮寄寄(平信、限时、挂号、航空)电报(寻常、加急、书信、打字)及集运运等，经经办人应应于文书书底稿上上注明。第二十七七条 文件递递送(一)呈呈阅文件件的递送送方式文文件
30、呈阅阅、呈判判、会办办时，如如为普通通案件以以浅灰色色卷宗递递送，如如系机密密，紧急急或A类案件件，则以以桔红色色卷宗递递送。(二)部门间间文件的的递送11.发文及及受文部部门在同同一厂区区内，可可以文件件直接递递送，如如需签收收者，可可以自存存联送请请请受文文部门签签收后取取回稽催催。2.发文及及受文部部门在不不同厂区区者，发发文部门门收发人人员需将将文件依依受文部部门地区区别以(处)、部(室)为单位位装入内部信信封予以递递送，内部信信封仅书写写受文部部门的厂厂、处、部、室室名称不不另注明明经办人人姓名，由由受文部部门收发发人员统统一拆封封分发。3.各公司司于各办办公地区区应设一一文件寄送中
31、中心，总公公司为各各公司总总经理室室，各公公司(工厂)所在地地为总务务部门，各寄送中心得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。4.收发人员将文件递交寄送中心后，寄送中心人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具文件递送清单一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入地区别专用文件袋寄送。收文地区之寄送中心人员收到文件袋拆开后，即以文件递送清单第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天文件袋送还原发文的寄送中心存查。5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的寄送中心登记转送。 6.总公司各寄送中心的文件袋，需于下午五时前送交总管
32、理处总务部门统一运寄。7.原则上文件应随到随送，不得积压，寄送中心人员须于每日上午上班后30分钟内将文件袋内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。 印信信.印信信种类第二十八八条 种类(一)公公章：各各公司向向主管机机构登记记之公司司印鉴及及特定业业务专用用之公司司印信。(二)职章：ZK(1.董事长长、各公公司总经经理刻有有公司名名衔及职职别的印印信。22.刻有职职别及特特定业务务专用的的主管印印信。(三)职衔签签字章：各公司司厂、处处长以上上主管刻刻有职衔衔及签名名的印信信。(四)部门章章：刻有有公司及及部门名名衔之印印信。如如为不得得对企业业外行文文之部门门，应于于部门章章上加注注对内
33、专专用之字样样。(五)校对章章、骑缝缝章、附附件章：刻有公公司名衔衔及校对章或骑缝章附件章等字样样之印信信。第二十九九条 印信的的资料及及形式所有印信信均为圆圆形橡皮皮质。.印信信使用第三十条条 监印人人员(一)各各公司公公章及董董事长职职章之监监印人员员应签请请本企业业董事长长核定后后任用。(二)特定业业务专用用的图记记及董事事长职章章、公章章、总经经理职章章之监印印人员应应签请各各公司总总经理核核定后任任用。(三)各部门门主管的的职衔签签字章及及部门章章由各部部门主管管指定监监印人员员。(四)监印人人员不在在时，应应由代理理人代为为监印，代代理人的的任用应应依前三三款的规规定签准准或指派派
34、。第三十一一条 印信盖盖用(一)行行文时应应依第八八条的规规定判行行送请监监印人员员依第七七条的规规定于函函件、文文稿及底底本上用用印。(二)其他文文件需盖盖用印信信者，经经办人应应填具盖用印印信申请请单一式二二联，经经呈准后后凭以申申请用印印，监印印人员除除于文件件上用印印外，还还应于盖用印印信申请请单正面加加盖使用用的印信信，并收收存第一一联，第第二联退退回经办办部门存存查。第三十二二条 印色使使用公章、职职章以红红色印泥泥或红色色打印水水用印的的。.印信信管理第三十三三条 印信的的核定及及制发部部门(一)公公章、董董事长及及各公司司总经理理之职章章及职衔衔签字章章均经总总管理处处董事长长
35、核定，由由总管理理处总经经理室为为管理部部门统一一制发。(二)总管理理处各部部、室、中心的的部门章章或特定定业务之之主管职职章经各各部(室)经理(主任)核定，由由总管理理处总经经理室为为管理部部门统一一制发。(三)各事业业部经理理、厂(处)长的职职衔签字字章、特特定业务务之主管管职章及及各部门门的部门门章经各各公司总总经理核核定由各各公司总总经理室室为管理理部门统统一制发发。第三十四四条 印信登登记业务主办办部门需需用特定定印信或或业务专专用印信信向有关关主管机机构报备备时，该该印信的的登记、更换、撤销等等的手续续，均由由该主办办部门办办理。第三十五五条 印信申申请(一)印印信制发发的申请请因
36、业务务需要或或组织变变更，由由主办部部门填具具请(制)发印信信申请表表一份，送送会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条的规规定呈请请核定后后由管理理部门制制发。（二)印信换换发的申申请1.印信的的印文磨磨损申请请换发时时，由监监印人员员填具请(换)发印信信申请表表一份，于于备注栏栏拓具印印模，叙叙明制发发日期，送送会印信信管理部部门依本本规定第第三十三三条规定定呈请核核定后由由管理部部门换发发。2.原有废废旧印信信应于换换发的印印信收到到后一周周内，由由监印人人员依本本规则第第三十六六条的规规定办理理。(三)印信补补发的申申请1.印信毁毁损或遗遗失时，监监印人员员除向该该印信登登记机构构报
37、备并并依法公公告作废废外，应应填具请(补)发印信信申请表表一份，于于备注栏栏叙明原原印的种种类、字字体、制制发日期期、毁损损或遗失失经过及及失职人人员的议议处，并并会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条规定定呈经核核定后，由由管理部部门补发发。2.补发印印信的文文字体应应有异于于原印信信，以资资区别。3.遗失的的印信寻寻获时，应应即交由由监印人人员于二二日内依依本规定定第三十十六条规规定办理理。(四)印信增增刊的申申请1.一种印印信以制制发一枚枚为原则则，但如如因业务务需要或或受地区区限制需需增刊者者，由业业务主办办部门依依本条第第一款规规则申请请。2.增刊的的印信应应由管理理部门斟斟酌实
38、情情设法加加以区别别。第三十六六章 印信缴缴销(一)废废旧、撤撤销或遗遗失寻获获的印信信，应由由监印人人员填具具缴销印印信申请请表一份，送送会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条之规规定呈经经核定后后，检具具缴销之之印信，送送缴管理理部门撤撤销。(二)印信管管理部门门收到缴缴销的印印信，即即斟酌实实情予以以保存或或截角注注销。第三十七七条 印信管管理(一)各各种印信信由各监监印人员员负责保保管，如如有遗失失或误用用情事由由监印人人员负完完全责任任。(二)印信管管理部门门应指定定专人负负责印信信之制发发、换发发、补发发、稽查查等管理理工作，并并设立印信登登记表拓具印印模、样样本，依依序装订订
39、成册，以以利管理理。(三)印信不不固定换换发年限限，印信信管理人人员每年年至少应应稽查一一次。(四)主管、监印人人员或印印信管理理人员交交接时，应应拓具印印模样本本列册专专案移交交，并报报送印信信管理部部门。 档案案管理.管理理部门第三十八八条 管理部部门(一)文文书结案案后，原原稿由各各文书管管理部门门归档，经经办部门门视实际际需要留留存影本本。如为为特殊案案件因业业务处理理需要，原原搞须由由经办部部门保管管者，应应经文书书管理部部门主管管同意后后妥为保保存，文文书管理理部门以以影本归归档，原原稿用毕毕后仍应应送文书书管理部部门归档档并换回回影本。(二)各公司司档卷分分类目录录及编号号原则，
40、由由各公司司总经理理室或事事业部经经理室统统一制定定管理；总管理理处各部部、室、中心则则由各部部门自行行编定报报送总管管理处总总经理室室。.整理理与分类类第三十九九条 文件点点收文件结案案移送归归档时，依依如下原原则点收收：(一)检查文文件的本本文及附附件是否否完整，如如有短少少，应即即追查归归入。(二)文件如如经抽存存者，应应有管理理部门主主管的签签认。(三)文件的的处理手手续是否否完备，如如有遗漏漏，应即即退回经经办部门门补办。(四)与本案案无关的的文件或或不应随随案归档档的文件件，应即即退回经经办部门门。(五)有价证证券或其其他贵重重物品，应应退回经经办部门门，经办办部门应应送指定定保管
41、部部门签收收后，文文件送归归档。第四十条条 文件整整理点收文件件后，应应依下列列方式整整理：(一)中文直直写文件件以右方方装订为为原则，中中文横写写或外文文文件则则以左方方装订为为原则。(二)右方装装订文件件及其附附件均应应对准右右上角，左左方装订订则对准准左上角角理齐钉钉牢。(三)文件如如有皱折折、破损损、参差差不齐等等情形，应应先整补补，裁切切折叠，使使其整齐齐划一。第四十一一条 档案分分类(一) 档案分分类应视视案件内内容、部部门组织织、业务务项目等等因素，按按部门、大类、小类三三级分类类。先以以部门别别区分，部部门别之之后依案案件性质质分为若若干大类类，再在在同类中中依序分分为若干干小
42、类。(二)档案分分类应力力求切合合实用。倘因案案件较多多，前款款三级不不敷应用用时得于于第三级级之后另另增第四四级细类。如案案件不多多，亦可可仅使用用部门及大类或小类二级。(三)同一小类(或细类)之案件件以装订订于一档档夹为原原则，如如案件较较多，一一个档夹夹不敷使使用时，得得分为两两个以上上的档夹夹装订，并并于小类类(或细类)之后增增设卷次编号，以以便查考考。(四)每一档档夹封面面内页应应设目次表，案件件归档时时依序编编号、登登录；并并以每一一案一个个目次编号为为原则。(五)档号之之表示方方式如下下A1A2-B11B2CC1C2DD1-E1EE2A1A2为经办办部门代代号，B1B2为大类类号
43、，C1C2为小类类号。D1为档卷卷卷次，E1E2为档案案目次。第四十二二条 档案名名称及编编号(一)档档案各级级分类应应赋予一一名称，其其名称应应简明扼扼要，以以能充分分表示档档案内容容性质为为原则，且且有一定定范畴，不不宜笼统统含混。(二)各级分分类、卷卷次及目目次的编编号，均均以十进进阿拉伯伯数字表表示；其其位数使使用视案案件多寡寡及增长长情形而而斟酌决决定。(三)档案分分类各级级名称经经确定后后，应编编制档案分分类编号号表，即将将所有分分类各级级名称及及其代表表数字编编号，用用一定顺顺序依次次排列，以以便查阅阅。(四)档案分分类各级级编号内内应预留留若干空空档，以以备将来来组织扩扩大或业
44、业务增繁繁时，随随时增补补之用。(五)档案分分类各级级名称及及其代表表数字一一经确定定，不宜宜任意修修改，如如确有修修改必要要，应事事先审慎慎研议，并并拟具新新旧档案案分类编编号对照照表，以以免混淆淆。第四十三三条 档号编编定(一)案案件如系系新案，应应就档案分分类编号号表，查明明该案件件所属类类别及其其卷次、目次顺顺序编列列档号。(二)案件如如可归属属前案，应应查明前前案之档档号予以以同号编编列。(三)档号以以一案一一号为原原则，遇遇有一案案件叙述述数事或或一案归归入多类类者，应应先确定定其主要要类别，编编列档号号。(四)档号应应自左而而右编列列，右方方装订的的案件，应应将档号号填写于于案件
45、首首页的左左上角；左方装装订者则则填写于于右上角角。.归档档与档案案清理第四十四四条 保存期期限(一)归归档文件件，应依依目次号号顺序以以活页方方式装订订于相关关类别的的档夹内内，并视视实际需需要使用用见出纸注明目目次号码码，以便便翻阅。(二)档夹的的背脊应应标明档档夹内所所含案件件的分类类编号及及名称，以以便查档档。第四十五五条 保存期期限文件保存存期限除除政府有有关法令令或本企企业其他他规章特特定者外外，依下下列规定定办理：(一)永久保保存：1.公司章章程；2.股东名名簿；3.组织规规程及办办事细则则；4.董事会会及股东东会纪录录；5.财务报报表；6.政府机机关核准准文件；7.不动产产所有
46、权权状及其其他债权权凭证；8.工程设设计图；9.其他经经核定须须永久保保存的文文书。(二)10年保存存：1.预算、决算书书类；2.会计凭凭证；3.事业计计划资料料；4.其他经经核定须须保存10年的文文书。(三)5年保存存：1.期满或或解除之之合约；2.其他经经核定保保存5年的文文书。(四)1年保存存：结案案后无长长期保存存必要者者。(五)规章由由规章管管理部门门永久保保存，使使用部门门视其有有效期间间予以保保存。第四十六六条 档卷清清理(一)管管档人员员应随时时拂拭档档案架，维维护档案案清洁，以以防虫蛀蛀腐朽。每年年年度更换换时，依依第四十十五条的的规定清清理一次次，已届届保存期期限者，得得予销毁毁，销毁毁前应造造册呈总总经理核核准，必必要时向向主管官官署报备备，并于于目次表表之附注注栏内注注明销毁毁日期。(二)保管期期限届满满的文件件中，部部分经核核定仍有有保存参参考价值值者，管管档人员员应将收(发)文登记记单第五联联附注在在其保留留文件上上，并在在第五联联上注明明部分销销毁之日日期。