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1、SAP Business One财务部操作手册SAP Business One 财务部操作手册目录1.基础界面介绍61.1系统登陆SAP Business One61.2工具栏简介82. 管理模块介绍92.1 选择公司92.2 汇率和指数92.3 系统初始化- 过账期间102.4 实用程序- 期末关账112.5 审批流程113. 财务模块介绍133.1 财务模块概览133.2 科目表143.3 编辑科目表153.4 日记账分录173.4.1 日记账分录的编制173.4.2 日记账分录的复制183.4.3 日记账分录的取消193.4.4 关于日记账分录的规定203.4.5日记账类型和缩写的词汇2
2、03.5 日记账凭单213.6 过账模板233.6.1 过账模板的创建233.6.2 过账模板的调用243.6.3 过账模板的移除243.7 重复过账253.7.1 重复过账的创建253.7.2 重复过账的调用和移除253.8 冲销交易263.9 汇率差异273.10 财务报表模板273.10.1 创建新的财务报表273.10.2 将科目表中新增的科目在财务报表模板中进行关联293.11 日记账凭单报表293.12 内部对账303.12.1 系统自动对账303.12.2 手动对账313.12.3 内部对账的取消313.13 成本中心333.13.1 维的设置343.13.2 添加成本中心343
3、.13.3 添加和使用分配规则343.14 财务报表373.14.1 会计373.14.2 财务453.14.3 比较483.1.4 预算报表504.系统基础设置运用514.1科目余额表项目的增减514.2财务报表与科目的关联514.3汇率设置514.4编码设置514.4.1业务伙伴编码的维护514.4.2固定资产编码的维护534.4.3物料编码的维护544.4.4费用类物料编码的维护574.5 表单的导出604.6凭证打印614.6.1顺序连续打印614.6.2单一凭证打印624.7系统数据备份时点635.生物资产的处理645.1业务概述645.2卡片维护685.3牛只淘汰695.4牛只转场
4、725.5牛只转群735.6牛只恢复735.7 牛只折旧745.8牛只盘亏745.9牛只报表查询755.9.1查询步骤755.9.2常用查询条件765.9.3牛只差异调查776.固定资产处理786.1直接购置固定资产的新增786.1.1在SAP中已下订单并做收货的情况786.1.2 在SAP中未做订单的情况806.2固定资产价值重估826.3固定资产处置826.4在建工程新增和转出846.4.1在建工程新增846.4.2在建工程转出866.5在建工程科目的理解866.6折旧的运行877.往来科目业务操作897.1 应付发票897.1.1应付发票的分类897.1.2应付发票的生成907.1.3应
5、付贷项凭证947.1.4应付发票处理的注意事项947.2 应收发票的生成957.3 内部对账957.4 账龄957.5往来科目业务伙伴的维护958.现金银行业务处理968.1收付款模块使用968.1.1 收款968.1.2付款988.1.3收付款模块和日记账过账的区别1008.2外币业务运用1008.3现金流量选项1019.库存模块1029.1库存交易1029.1.1库存交易-收货1029.1.2库存交易-发货1039.2库存报表1049.2.1物料清单1049.2.2未清物料清单1059.2.3库存过账清单1069.3新增出入库类型和自动过账科目的定义1079.4自种作物的处理1099.4.
6、1青贮1099.4.2其他作物1099.4.3新增自种作物的处理1109.5系统库存单价的计算11110.报表使用11210.1财务报表使用11210.2业务报表使用11411.系统结账流程11511.1结账前的系统检查工作11511.2结账具体步骤11712.审批流程12212.1线上审批概述12212.2审批模板的创建12212.3当前系统审批流程12313.成本中心的使用12413.1成本中心概述12413.2部门成本中心12513.3成本中心的创建12813.4成本中心的日常维护12813.5成本中心报表的查询12814.预算报告12914.1系统预算体系概述12914.2预算编制12
7、914.3预算查询13214.4预算预警13515.SAP用户权限说明13616.常见问题1391.基础界面介绍1.1系统登陆SAP Business One 首先在桌面上找以下图标 在进入SAP登陆界面，需要对登录信息进行设置，以便登陆不同的系统，例如测试系统、或者正式使用的系统。在上面的界面中，输入以下信息：用户标识：输入用户账户口令：输入相应的密码用户名和口令密码应该从系统管理员处获得。如果需要修改密码，点击“模块”“设置”“常规”“安全性”“更改密码”会出现下面的屏幕：将新密码重复输入两遍，点击更新，系统会出现修改密码成功的提示，输入你的用户和密码，回车，进入您所登录的系统。1.2工具
8、栏简介预览启动应用程序锁定屏幕排序表工作清单消息概览打印锁定屏幕基本单据消息/警报概览email查找目标单据日 历SMS添加体积与重量计算上下文帮助传真第一个数据记录过滤器表另存EXCEL前一个数据记录格式设计器另存WORD下一个数据记录表格设置另存PDF 最后一个数据记录查询管理器2. 管理模块介绍2.1 选择公司通过选择公司名称、更改用户，完成对指定帐套的登陆。2.2 汇率和指数每月1日，须要在系统中进行汇率设置。点击进入汇率和指数界面，选择指定日期和币种，并输入需记录的汇率。也可通过“按选择标准设置汇率”，选择某一时间段，将相应期间的汇率选成某一固定汇率。2.3 系统初始化- 过账期间通
9、过选择期间代码，可以对“期间状态”在结算期间、已解锁、已锁定三种状态间进行切换。2.4 实用程序- 期末关账通过点击实用程序下的“期末关账”，可以完成成本类和损益类项目当期发生额的结转。具体内容参见“系统结账流程”。2.5 审批流程审批状态报表，可以筛选查询指定凭证状态、发起人、授权人、单据类型所对应的单据。例如，可以查询张兴在系统中录入的，所有“未决”的采购订单。审批决定报表，可以筛选指定授权人“尚未决定”、“已审批”和“未审批”的所有单据。3. 财务模块介绍3.1 财务模块概览项目内容注释编号科目表显示系统当前会计科目的科目属性和余额等信息；3.2编辑科目表新增、删除、编辑现有会计科目；3
10、.3日记账分录按照每日发生的经济业务的先后顺序，逐项编制会计分录；3.4日记账凭单可作为日记账分录的草稿形式，于系统审核之后会生成相关日记账分录；3.5过账模板预设凭证模板3.6重复过账预设在某一过账期间，按照固定分录自动生成某分录3.7冲销交易该功能可以显示能够执行自动冲销的所有手动日记帐分录的清单；3.8汇率差异外币科目因汇率变动产生的汇兑损益统计；3.9转换差异对于定义的系统货币不同于本币的情况下，在系统货币的科目/业务伙伴余额和本币余额之间进行调整；本公司不适用；不适用财务报表模板维护报表科目，将已添加的会计科目与报表科目进行关联；3.10凭证打印目前该功能不采用；不适用日记账凭单报表
11、按指定要求形成日记账凭单清单；3.11固定资产涉及固定资产主数据维护和资本化、折旧等日常操作；4内部对账对已经到货并收到发票的应付账款与预付账款对冲；3.12预算设置？12成本会计成本中心的维护，成本中心报表的生成；3.13财务报表资产负债表、利润表、现金流量表的生成；总账查询等3.143.2 科目表通过点击科目大类（资产、负债等）、选择指定科目，找到需查询的科目。左边即显示科目具体信息，包括科目编码、名称、适用币种、科目表中的等级、是否为现金科目等。点击“科目属性”，可以具体看到和维护相关科目的外文名称、可用等信息。被选为“不可用”的科目，将无法再进行任何相关账务处理。3.3 编辑科目表第一
12、步：进入编辑科目表界面第二步：点在拟添加科目的位置，点击“添加同级科目”或“添加下级科目”第三步：维护总账科目编码，科目名称第四步：参考3.2，进入科目表中对该新设置科目的“科目属性”，“控制科目”，“现金科目”等项目进行进一步维护；银行科目务必关联“货币”、“现金项目”和“现金流相关”。第五步：3.4 日记账分录3.4.1 日记账分录的编制第一步：点击日记账分录，弹出日记账分录窗口；第二步：按照入账时间维护“过账日期”，过账日期代表了财务结账期间，需正确维护；第三步：正确维护“备注”，该项信息将成为总账查询的重要依据；第四步：按照制单人，维护创建者；批准者留空，待财务主管进行单据审核时进行维
13、护；第五步：在“总账科目/业务伙伴代码”处，维护需要编制的科目代码，并相应的维护借贷方发生额；如为控制科目（目前系统中的控制科目为预付账款、应收账款-第三方-已票、应付账款-第三方-已票、其他应付款-第三方-已票），可通过Ctrl+tab快捷键进入业务伙伴清单，通过选择业务伙伴，直接连接至相关控制科目；第六步：对于现金/银行收付款业务，应维护现金流量项目；第七步：维护“部门”、“人员”、“车辆”和“项目”成本中心；第八步：对往来科目，必须录入该项往来所属的供应商/客户编码（即业务伙伴代码），该项信息将成为往来科目查询报表的重要依据；3.4.2 日记账分录的复制如需编制内容相似的日记账，可以通过
14、复制现有日记账的方法，进行快捷编写。进入需要复制的日记账中点击鼠标右键选择“复制资源主数据”在新形成的日记账分录界面进行相关信息维护。3.4.3 日记账分录的取消如之前形成的日记账分录有误，可进行“取消”操作；通过“取消”，可在指定的过账日期对之前的分录进行修改。进入需要取消的日记账中点击鼠标右键选择“取消”在弹出的系统信息中点击“是”对新产生的日记账进行相关信息维护。3.4.4 关于日记账分录的规定日记账分录一旦生成就无法删除，如发现错误，只能通过创建新的分录进行该错误的修改；日记账分录的“过账日期”是判断计入财务结账期间的依据；日记账分录从创建方式上可以分为“手工入账”和“自动过账”两种。
15、其中手工入账，是指由会计人员手工维护创建的记账凭证；自动过账，是存在上游单据，由原始单据激发创建的系统记账凭证，例如，由库存收货产生的应付暂估凭证，由固定资产资本化操作，形成的固定资产确认凭证等。3.4.5日记账类型和缩写的词汇日记账类型是以日记账分录产生时基于的原始单据类型来定义的。例如，销售业务在交货后，系统中需要计入交货单开出应收发票，在往来会计完成“应收发票”这一原始单据的编制并点击确认时，系统中会自动生成一笔日记账，该笔日记账的类型即为IN。缩写日记账类型缩写日记账类型OB期初余额CP付款支票JE日记账分录DN交货IN应收发票RE应收账款退货CN应收贷项凭证PD收货采购订单PU应付发
16、票SI收货PC应付贷项凭证SO发货RC收款MI库存过账PS给供应商的付款WO工作订单DP存款3.5 日记账凭单第一步：日记账凭单可以理解成预备的或是草稿状态的分录，点击添加分录到新凭证。第二步：记录要保存在新日记帐凭单中的日记帐分录，点击加入凭证。第三步：在日记账凭单界面即可看到刚才添加的凭证，并点击更新；第四步：如需添加新的分录在现存凭证，点击“添加分录到现存凭单”即可；如果要建立新的凭证，可点击“添加分录到新凭证”；第五步：通过选择要添加到日记账分录里的日记账凭单，点击添加到日记账分录；同一凭证下的所有交易号，可通过“添加到日记账分录”批量计入日记账中；第六步：再看日记账凭单状态，从未清变
17、为已结算；第七步：已生成的日记账凭单可以单行移除，也可以按照凭证组移除；单行移除，需点击在所在交易行，点击右键，选择“移除条目”；凭证组移除，选择“移除日记账凭单”。3.6 过账模板3.6.1 过账模板的创建可以为需要下列格式的日记帐分录创建基于百分比的过账模板：l 包括相同科目和/或业务伙伴l 具有特定金额比率的特征第一步：进入过账模板界面，指定模板的唯一代码和描述。第二步：在表区域中指定将包含到模板中的总帐科目和/或业务伙伴第三步：为每个总帐科目/业务伙伴指定反映交易中借方或贷方金额的比率。例如，创建如下图所示的福利费在生产成本和管理费用间二比一分配的过账模板。3.6.2 过账模板的调用在
18、进行日记账编制时，可以从“模板类型”中，选择相关模板类型，并点击“模板”选项，进入过账模板清单，进行相关模板选择。3.6.3 过账模板的移除选择需移除的模板从菜单栏中选择“数据”选中“删除”在弹出的确认消息中点击“确定”。3.7 重复过账3.7.1 重复过账的创建第一步：进入“重复过账”界面；第二步：在窗口的抬头中指定唯一代码，说明性描述和其它相关明细；第三步：在表区域构建交易。输入科目/业务伙伴以及预计的金额，并确保该交易是平衡的；第四步：在页脚处设置创建交易的频率。缺省频率是“每月”。若相关交易只在某一特定期间发生，请维护“有效期至”。3.7.2 重复过账的调用和移除参考3.6.2和3.6
19、.3的操作进行。3.8 冲销交易第一步：在编制日记账分录时，如预计之后会将该笔分录冲销，可在编制当期勾选“冲销”，并维护希望冲销的时间。见下图。第二步：点击进入“冲销交易”界面，可看到当前需要执行冲销的所有交易。通过勾选，并点击“执行”，便可在指定“冲销日期”生成相关冲销凭证；第三步：可点击交易编号进入原始交易凭证中，对“冲销日期”进行更新。3.9 汇率差异维护外币业务伙伴和/或科目时，SAP Business One 以外币进行所有相关的簿记。由于簿记系统必须也以本币执行，因此，此类的每个外币交易也都要根据交易日的外币汇率以本币表示。外币汇率的日常波动会造成以本币和以外币表示的余额之间的不匹
20、配。“汇率差异”功能可以根据计算差异当天的汇率来定期重新计算以本币和以外币表示的余额。SAP Business One 可以提供用于在外币业务伙伴和科目中执行汇率差异自动日记帐交易的建议，适用于某个给定日期。考虑到外币汇率的波动，“汇率差异”功能要在外币卡余额和本币余额之间进行对帐。如何对账？3.10 财务报表模板3.10.1 创建新的财务报表第一步：进入财务报表界面，在模板的下拉菜单选择“定义新”，并在弹出的对话框中，填入需创建报表的名称；第二步：选择新创建的报表（本例为“测试版”），点击“生成标准科目表”；第三步：在形成的标准报表框架的基础上，通过“添加同级科目”“添加下级科目”，进行具体
21、科目的添加；第四步：通过双击需编辑的科目，在自动弹出的“科目类别-明细”中，通过总账科目的选择，将科目表中已经生成的科目，关联至指定的财务报表模板科目中。不相关的行信息可以删除。3.10.2 将科目表中新增的科目在财务报表模板中进行关联科目表中科目的新增和删除，需要同步的在财务报表模板中进行关联，才能体现在报表层面。因此，科目表的维护和财务报表模板的维护应该同步进行。第一步：在财务报表模板中的“模板”中，选择指定的帐套；第二步：按照科目表中新编辑科目的内容，在选定的财务报表模板中进行同步增减；第三步：双击新增的科目，进入“科目类别-明细”，通过“总账科目”进行科目表和财务报表模板的关联，如3.
22、10.1第四步操作。3.11 日记账凭单报表该报表提供了现有日记帐凭单的全面信息。使用该报表可获取待批准的日记帐凭单列表，或将一个或所有未清日记帐凭单保存为永久财务单据。3.12 内部对账包括总账内部对账和业务伙伴内部对账（业务伙伴内部对账需在业务伙伴模块中进行）。其中，业务伙伴内部对账是对收付款和已结算发票进行匹配的过程。其中已结算的应付发票，是指（1）库房已经收货，（2）财务按照取得的原始发票完成了系统应付发票的操作，（3）且该张发票对应的货款已经完成支付。从账务结果上看，通过内部对账，会产生（1）借：应付账款已票/其他应付款已票，贷：银行存款/预付账款的账务影响，（2）账龄表中会停止计算
23、该笔发票对应的应付款项。3.12.1 系统自动对账【XXX】3.12.2 手动对账第一步：进入“业务伙伴”“内部对账”“对账”第二步：在弹出的“选择条件”界面中，选择对账日期和需要执行对账的业务伙伴代码，并点击“对账”按钮第三步：在弹出的内部对账界面，查看需要对账的项目。如下表中6月30日收到的奶款收入（JE），应与相关应收发票（IN）进行匹配，勾选“已选定”，并点击“对账”。3.12.3 内部对账的取消点击进入“管理先前的内部对账”，选定要取消的“对账明细”，并点击“取消对账”。3.13 成本中心除常规簿记外，公司可通过执行支出和收入分析，以评估其各个业务活动或部门的获利能力。通过使用 SA
24、P Business One 中的成本核算功能，可以定义成组的成本中心和分配规则。通过生成各个报表可提供重要的成本相关信息。页面介绍维：通过在系统中配置维，可从多个角度对费用和收入进行分析；查看和定义维需要具备相应的权限。成本中心：成本中心是一个执行特定业务功能的公司单位或部门，或其他定义的“维”。分配规则：分配规则是一种成本核算方法，用于将直接和间接费用和收入分配到一个或多个成本中心。成本中心和分配规则表：当前系统成本中心和分配规则清单。成本中心层次：显示各成本中心的层级关系。成本中心报表：提供记入成本中心贷方或借方的支出和收入的相关信息。分配报表：根据分配规则提供间接费用总计和各个成本中心
25、支出的相关信息。成本会计汇总报表：提供有关与成本核算相关的交易的信息。预算和成本会计：提供有关预算和预算相关总账科目的成本核算的信息。应计类型：应计类型是用于表示成本核算和财务会计核算之间差额的一组条件；应计类型仅供成本核算对账报表之用，不影响其他报表。成本会计对账报表：提供公司财务会计核算和成本核算的概览。3.13.1 维的设置进入维界面，通过激活增加维度设置，系统最大维度为5个。3.13.2 添加成本中心进入成本中心设置界面选择拟添加成本中心所属维度依次填写成本中心编号、名称、成本中心类型、生效日期、活跃等信息点击添加3.13.3 添加和使用分配规则进入分配规则设置界面选择该分配规则所属维
26、度依次填写规则编号、生效日期、描述、活跃选择需分配的中心代码，并填写需分配的值和总计值。在进入日记账界面后，点击“表格设置”，并在分配规则上选择需使用的规则代码，相关分配规则即会连接至对应分录中。3.14 财务报表3.14.1 会计页面介绍总账科目和业务伙伴(G)系统当前总账科目和业务伙伴基本信息概览3.14.1.1总账(E)通过各项条件，筛选所有入账凭证和或业务伙伴控制科目下的发生明细3.14.1.2账龄(A)统计业务伙伴控制科目下的账龄，无法从报表层面运用不适用交易日记账报表(T)查询所有系统中的日记账3.14.1.3按项目的交易报表(R)按照项目代码进行相关交易日记账的查询3.14.1.
27、4按照金额范围定位日记帐事务按照金额进行日记账查询3.14.1.5按照外币金额范围定位日记帐事务按照外币金额进行日记账查询同3.14.1.5凭证报表接收事务提供日记账凭单的查询，目前为使用该报表不适用单据日记账(D)可以显示系统中手动或自动创建的日记账分录。3.14.1.6税收(X)系统税种、税率维护和税务报表的生成。3.14.1.7客户未清物料清单SAP自带报告，未使用不适用明细账（中国）SAP自带报告，未使用不适用Customer Open Document ListSAP自带报告，未使用不适用总账（中国）SAP自带报告，未使用不适用3.14.1.1总账科目和业务伙伴(G)进入总账科目和业
28、务伙伴(G)选择标准，通过勾选“业务伙伴”和“总账科目”等信息，进行进一步筛选。对于总账科目，可以具体勾选需要查找的科目，或通过点击“查找”填入具体的科目编码进行筛选。3.14.1.2 总账如要按照业务伙伴进行筛选，可先勾掉“科目”选项。（1）筛选形式可按照输入业务伙伴编号、选择客户组、选择供应商组等形式进行细化；（2）通过选择“控制科目”，可以选择需要查询的科目名称；（3）过账日期，表示相关明细所属的记账期间；（4）点击“已扩展”选项，可进一步细化筛选条件。如果按照科目进行筛选，可先勾掉“业务伙伴”选项。（1）通过勾选对应的科目、科目级别进行选择；（2）过账日期，表示相关明细所属的记账期间；
29、（3）点击“已扩展”选项，进入扩充条件选择页签，可按照具体的标准进行明细筛选。该页签左侧为各类凭证类型，右侧为用户自定义字段、成本中心、金额、明细等选项。例如，如上图所示，在金额填写10,000-30,000，在明细处填写“交通费”，点击更新，即可查询所选择科目范围内，符合该金额范围的所有包含“交通费”摘要字段的凭证。需注意的是，扩充选择条件本次已被勾选的条件，将自动保存，所以在下次筛选的时候，需按实际需求更改此处的选择条件，并更新。3.14.1.3 交易日记账报表通过选择原始日记账类型，过账日期可将该时间范围内的所有相关交易的日记账清单导出；或通过交易编号范围，将指定范围的日记账导出。进入交
30、易日记账报表后，可以通过点击交易号，进入对应的日记账凭证中。当然，如果需要查询某一张日记账，也可以通过进入“日记账分录”，点击功能条中的“查询”，并输入指定编号进行查询。3.14.1.4按项目的交易报表(R)该项功能提供了按照项目进行归类查询的方式。其中，“项目”的定义需要“成本中心”的“维”中进行维护，并在日常日记账处理中，维护相关的项目代码。3.14.1.5按照金额范围定位日记帐事务如界面所示，可以通过填入某一金额范围，将符合条件的所有日记账分录一次调出。3.14.1.6 单据日记账(D)类似于总账的筛选条件，按照日记账编号的顺序形成查询清单。目前在以下子模块均可实现日记账的查询，具体情况
31、列示如下：子模块报表特点图例单据日记账按照业务伙伴、科目、扩展条件等对日记账进行查询。（1）总账按照业务伙伴、科目、扩展条件等对某一科目下符合条件的日记账进行查询。（2）交易日记账报表按照某个交易类别，查询所有该类别下的日记账。（3）（1）单据日记账（2）总账查询报表（3）交易日记账报表3.14.1.7 税收(X)在哪里维护税种和税率？3.14.2 财务3.14.2.1 资产负债表点击进入资产负债表-选择标准界面，选择资产负债表日、在报表中显示的项目，并勾选“添加结算余额”等项目后，点击确定。在形成的资产负债表中，可以通过选择“等级”和“显示小计”进行进一步编辑。3.14.2.2 试算表该报表
32、可以显示特定日期的所有科目和/业务伙伴余额的汇总。通过在试算平衡表-选择标准界面进行条件筛选，即可导出所需项目的余额。3.14.2.3 利润表进入损益表-选择标准界面，选择利润表期间、报表显示内容等选项。例如，如需导出2014年5月当月利润表，即可在过账日期输入从2014-05-01至2014-05-31。3.14.2.4 现金流如何运用？3.14.2.5 现金流表点击进入现金流报表选择标准，选择实际期间和前期信息。如本例中，实际期间为2014年7月，前期为2014年6月。点击确认后，即进入现金流报表中。3.14.2.6 现金流参考报表点击进入现金流参考报表-选择标准，选择需要查询的现金流期间
33、，并勾选“所有与现金流相关的交易”。进入现金流参考报表，可以进一步选择币种。报表栏目中的“现金流主表项目”即报表该笔分录的现金项目，在现金流量表中所属的位置。3.14.3 比较通过该模块报表，可以查看两个过帐期间的业务活动结果，或者比较两家公司。3.14.3.1 资产负债表比较第一步：点击进入资产负债表比较-选择条件界面，选择需要比较的过账期间，以及在报表中显示的比较形式，如差额显示、百分比显示等；如需要对本报表和目标报表2014.6月数据进行比较，即在过账期间出，均输入2014.6.30。第二步：点击进入“更改”，在弹出的界面中，选择需要进行比较的对比公司名称。点击确认后，即导出指定的比较报
34、表。3.14.3.2 试算平衡表比较和利润表比较参见3.14.3.1进行。3.1.4 预算报表该模块包含预算报表、资产负债表预算报表、试算平衡表预算报表、损益表预算报表等。目前相关报表未启用。？4.系统基础设置运用4.1科目余额表项目的增减科目的增减变动，需在财务编辑科目表中进行，具体操作程序参见3.3相关内容。4.2财务报表与科目的关联所有会计科目均需和财务报表列示科目进行关联后，才能正确体现在报表层面。因此，需要正确维护科目与报表科目的关系，具体操作程序参见3.10相关内容。4.3汇率设置由于SAP入账支持本位币和系统货币同时列示。需要进行汇率维护，以体现入账当期的系统货币金额。具体操作程
35、序参见2.2相关内容。4.4编码设置4.4.1业务伙伴编码的维护业务伙伴是系统对客户、供应商、集团公司和潜在客户关系的总称。所有业务伙伴都有业务伙伴代码和对应的名称，所有系统中的往来交易均应恰当的关联相关业务伙伴。第一步：进入业务伙伴主数据界面；第二步：维护供应商/客户分类，键入业务伙伴名称和外文名称（如有）；第三步：选择业务伙伴所属的组；第四步：维护业务伙伴交易的货币，货币建议选为“所有货币”；第五步：点入“会计”页签，选择该业务伙伴关联的控制科目编码。目前，饲料、药品、冻精三类第三方供应商发生的业务应关联至“应付账款”，其他第三方供应商应关联至“其他应付款”；原奶销售客户的业务应关联至“应
36、收账款”，其他第三方客户，应关联至“其他应收款”。第六步：完成后点击“添加”并把编码告知业务部4.4.2固定资产编码的维护所有符合公司“固定资产”定义的物资采购，采购专员在下系统采购订单前，均需要由财务部专人提供固定资产编码。第一步：进入财务固定资产资产主数据；第二步：在物料编码处输入固定资产卡片编码（该编码应按照固定资产编码规则编写，并由专人进行台账维护；第三步：输入资产中文名称；第四步：勾选右侧的“销售物料”和“采购物料”，勾选销售物料后，如期后发生资产处置才能正常进行，勾选采购物料后，才能正常进行收货；第五步：从物料组中选择“固定资产组“；第六步：点击进入“固定资产”页签，正确维护资产类
37、别，如房屋建筑物、机器设备等；第七步：在资产组信息中，正确维护资产所属地；第八步：在折旧参数处，可以对使用年限进行修改。由于系统中有内置的各类固定资产的使用年限设定，如需手动修改该使用年限，需要取得财务控制总监的批准。4.4.3物料编码的维护物料编码是SAP对采购、制造、销售或存放在库存中的所有物料的统一编码。第一步：点击进入库存模块下的物料主数据；第二步：点击生成新的单据；第三步：输入物料编码、描述、物料组；第四步：全部勾选“仓库物料”、“销售物料”、“采购物料”属性；第五步：对于已经停用的物料编码，可以勾选“不可用”，勾选之后将不能再就本物料编码下采购订单；第六步：点击进入“库存数据”页签
38、，点击“仓库代码”，在弹出的清单中选择所添加物料应归属的仓库名称；第七步：选中设置好的仓库代码行，同时点击“设置默认仓库”。4.4.4费用类物料编码的维护费用类物料是指无实物入库的采购项目，一般包括服务类项目，如水电费、工程服务等。第一步：点击生成新的物料主数据；第二步：按照费用类物料的编码规则添加，编码和对应的物料名称；第三步：勾选“销售物料”、“采购物料”，需注意要取消“仓库物料”；生产数据出勾选“虚拟物料”；第四步：点击进入库存数据页签，在仓库代码处，选择01一般仓库；选中改行，并点击设置默认仓库；物料组选择“服务/费用组”，设置总账科目依据选择“物料级别”；第五步，在选择仓库后，在对应
39、的费用科目/采购贷方科目处维护，该费用发生计入的科目代码；4.5 表单的导出SAP广泛支持各类表单的导出，包括各类报表，凭证和原始单据等。第一步，在需要做表单导出时，选择下图圈定的图表。第二步，选择需要保存的文件格式，和文件地址；一般选择由SAP初始设置的Data Export文件夹，并通过桌面快捷方式，进入文件提取页面。通过点击“下载到客户端”，将指定文件下载至用户本地。注意，导出时应选择“不包含货币符号”选项。4.6凭证打印4.6.1顺序连续打印第一步，通过进入财务财务报表会计交易日记账报表，进入交易日记账报表页面；第二步，点击打印机图标，在弹出的“系统消息”中，选择“日记账分录”或“交易
40、日记账”形式，再点击确定，即开始打印。也可以先通过预览，检查需打印的凭证；第三步，通过选择“原始日记账”中的凭证类别，进行分类打印。其中，日记账分录的打印形式如下：交易日记账的打印形式如下：4.6.2单一凭证打印可任意点击进入需打印的凭证，并通过点击打印机图标。即可完成单一的凭证打印。4.7系统数据备份时点由于SAP中的部分原始数据是通过数据接口传输形式，进入SAP系统。系统数据传输完成，服务器完成数据备份之后，相关数据才能在SAP中予以体现。因此，SAP中的部分原始数据的查看存在时间滞后。类型使用系统数据导入数据备份SAP时间间隔饲料出库Feedwatch实时牛只数据备份完成后间隔3日牛只数
41、据DC305次日凌晨0时次日晚24时间隔2日原奶销售磅秤实时当日晚24时间隔1日5.生物资产的处理5.1业务概述生物资产是SAP系统的一个重要模块，整个业务流程涉及数控、销售、库房、接口传输和财务等各环节。下图列示了生物资产各阶段涉及的业务活动。 140 / 140各阶段牛只业务活动，对应的账务处理列示如下：阶段牛只过账形式是否需要维护牛卡片入账时点参考报表参考分录新生后备牛无需入账是业务发生时0512 - 生物资产主数据历史数据查询无外购后备牛/产奶牛手工入账是业务发生时同上借：生物性在建工程/生产性生物资产贷：银行存款价值累积（库房领用部分）后备牛系统自动过账否饲料每日一次；药品冻精领用时
42、科目余额表科目明细借：生物性在建工程贷：饲料/药品/冻精价值累积（人工和其他）后备牛手工入账否业务发生时科目余额表科目明细借：生物性在建工程贷：应付职工薪酬淘汰后备牛/产奶牛手工入账是每周财务处理一次0512 - 生物资产主数据历史数据查询后备牛借：营业外支出贷：生物性在建工程产奶牛借：累计折旧借：固定资产清理贷：生产性生物资产借：营业外支出贷：固定资产清理恢复后备牛/产奶牛手工入账是业务发生时同上后备牛借：生物性在建工程贷：营业外收入产奶牛借：生产性生物资产贷：累计折旧贷：营业外收入转群后备牛系统自动过账否月末结账时同上借：生产性生物资产贷：生物性在建工程转场产奶牛手工入账否月末结账时同上转
43、出：借：累计折旧借：固定资产清理贷：生产性生物资产借：其他应收款-集团内公司贷：固定资产清理转入：借：生产性生物资产贷：其他应付款-集团内公司5.2卡片维护一般的，只有在牛只淘汰、新购牛只和牛只恢复时，才需要进行牛卡片的手工维护。牛只淘汰时，需维护处理日期、处理金额、处理类型、处理方，新购牛只和牛只恢复的，需要维护资本化金额、账面净值等信息。第一步，选择模块下“工具-默认表格”-“生物资产管理档案”第二步，进入自动弹出的“生物资产管理档案”，即常说的系统牛卡片。默认弹出的状态为“添加新卡片”，如果需要查询某头牛卡片，需点击下图中的查询按键。第三步，根据需更新的牛只的状态情况，对牛卡片进行维护，具体参见5.3-5.6。5.3牛只淘汰第一步，每周根据