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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date“实用文体写作”课程教学辅导一“实用文体写作”课程教学辅导一“实用文体写作”课程教学辅导一公务文书写作 知识目标 ： 认识公务文书 在日常工作中的作 用，了解其种类和使用范围。 能力目标： 掌握公务文书的规范体式，熟练掌握常用公务文书的写作。 教学设计： 先概述公务文书的一般格式，再选择常用的几种公务文书进行具体的评析、讲解，让学生能分清不同公务文书的不同使用范围和写
2、作要求。 教学内容： 第一节 公文概述 一、公文性质和种类 1、公务文书也叫公务文件，简称公文。它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 2、根据 2000 年 8 月 24 日 国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国现行行政公文种类主要有 13 种： （一）命令（令） （二）决定 （三）公告 （四）通告 （五）通知 （六）通报 （七）议案 （八）报告 （九）请示 （十）批复 （十一）意见 （十二）函 （十三）
3、会议纪要 3、公文的主要特点4、公文的基本公用5、公文按不同的标准，可以划分成不同的类型： （一）按行文方向，公文可分为上行文、平行文、下行文 （二）按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文 （三）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文 （四）按照具体职能分类，分为法规性、指挥性、报请性、知照性、联系性、实录性公文二、公文的一般格式 在 2000 年 8 月 24 日 国务院经修订后发布的国家行政机关公文处理办法第三章中规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关
4、、印发机关和印发日期等部分组成。”公文特定的、惯用的格式，是公文权威性和约束力在形式上的具体表现。 公文的书面格式实际上是公文全部书面内容的结构，包括眉首、主体、版记三个部分。各部分具体内容如下表： 眉首 主体 版记 位置 置于公文首页红色反线以上 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间 置于主题词以下 要素 公文份数序号 标题 主题词 秘密等级和保密期限 主送机关名称 抄送机关 紧急程度 正文 印发机关和印发日期 发文机关标识 附件 版记中的反线 发文字号 成文日期 版记的位置 签发人 公文生效标识 红色反线 附注 000001 机 密年 特 急 文件 号 签发人： 关于工作的请示 （
5、主送机关名称）： （正文）。 附件： 1 2 二年月日（印章） （附注：） 主题词：请示 抄送：，。 （印发单位） 2 年月日印发 三、公文处理 公文处理是指对公文的发文办理、收文办理、公文管理、公文归档。它是使公文得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是机关实现管理职能的重要形式。 公文处理必须做到及时、准确、安全。及时，就是要讲究时效。在收发、传递、办理过程中，都有明确严格的时限要求。不拖拉、不积压，处理公文要快。准确，就是要求在签发、登记、拟办、传阅、分发、传递等每项工作、每个环节中，都必须做到符合标准、保证质量、周详慎密、准确无误。安全，就是要严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，
6、确保公文的安全。 （一）发文办理 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （二）收文办理 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 （三）公文管理 公文管理是指对公文的公开发布、撤销、废止以及本机关所有收文、发文的存放、复印、清退等工作的科学管理。 （四）公文归档 公文归档是指公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时把公文原稿和有关存档文件整理好，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。个人不得私自保存应当归档的公文。 三、公文写作的基本要
7、求实训： 1 指出下面发文字号的错误，并予改正。 （ 1 ）燃煤（ 99 ）第 169 号 （ 2 ）政办字 200315 （ 3 ） 2004 电办第 8 号 （ 4 ）商办 2004 十一号 （ 5 ）政发二三字第 9 号 2 指出下面成文日期写法的错误。 （ 1 ） 2004 年 6 月 1 日 （ 2 ） 2003 年七月二十日 （ 3 ）四年一月一三日 （ 4 ） 贰零零肆年伍月拾玖日 （ 5 ）二 00 三年 10 月三日 3 指出下面公文标题的错误，并予改正。 （ 1 ）公司关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知 （ 2 ）市人民政府关于转发省人民政府关于
8、加快畜牧养殖业发展的通知的通知 （ 3 ）省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见 （ 4 ）关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告 （ 5 ）关于对张进行欺骗伪造病假条错误的通报 （ 6 ）县政府办公室关于批转市长在会议上讲话的通知 （ 7 ）全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定 （ 8 ）关于增加生产任务的函 （ 9 ）市公安局关于表扬的通知 （ 10 ）县政府写给市政府的关于企业改制问题的请示 第二节 通告 一、通告写作的基本格式 （一）标题 一是完整标题，也就是由发文机关 + 主要内容 + 文种构成。如 北京市公安局关于厂甸庙会期间对南新华街实施交通管制
9、措施的通告 。 二是由发文机关 + 文种构成。如 中华人民共和国卫生部通告 、 市防治高致病性禽流感指挥部通告 。 三是由主要内容 + 文种构成。如 关于调整部分道路交通管理措施的通告 。 四是只写文种“通告”两字，这种标题一般都是张贴的通告。 （二）正文 通告的正文包括缘由、事项、结尾三部分组成。 1 缘由，为发布通告的依据和目的，说明为什么发此通告。常用“为了 ”或“根据 ”的句式说明发布通告的目的、依据和原因。为了突出通告的权威性，通告缘由常要说明法律依据或者职权依据。通常以“特通告如下”领起下文。 2 事项，是通告的核心，即为通告须知和遵守的内容。写作时，如内容较多，采用分条列项的写法
10、，以做到条理分明，层次清晰；如内容比较单一，可不分条写。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。 3 结尾，一般采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”作结，有的可提出要求、希望，有的指明执行范围和时间，有时也可不写结尾，如开头有“特通告如下”的用语，结尾则可省略。 （三）署名和日期 正文右下方签署发布通告的机关名称和日期。如发布通告的机关在标题已表明此处可省略不写；标题没有发布单位的，则要署名发文机关。 二、例文评析 市高致病性禽流感防治工作领导小组办公室 关于加强和规范禽流感防治工作的通告 为保障我市畜牧产业健康发展，保护人体健康，有力、有序、有效地做好高致病性
11、禽流感防治工作，坚决打好防治禽流感的阻击战，根据中华人民共和国动物防疫法，现就有关事项通告如下： 一、对全市鸡、鸭、鹅、鸵鸟、鹌鹑、家养鸽子和山鸡及观赏鸟类等禽类动物实施强制免疫， 500 只以上的规模养殖场（户）家禽免疫密度必须达到 100% ，所使用疫苗必须是国家指定厂家生产的疫苗。 二、全市各养禽场（户）场区、禽舍和出入人员、车辆必须进行严格消毒，严防疫情传入。 三、严禁养禽场、养殖大户、养殖专业村饲养和工作人员到疫区流动，疫区的人员、车辆禁止进入我市养禽场点。 四、任何单位和个人严禁从疫区调入家禽及其产品：严禁从疫区购入饲料、兽药、添加剂、养禽设备等。 五、信鸽不准放飞，公园饲养观赏鸟
12、的工作人员和鸟市经营人员严禁到疫区进行各种交易。 六、所有散养禽只必须全部实行笼养。 七、各级动物防疫监督机构要加强禽类及其产品检疫和疫情监测工作，广大人民群众要密切配合。 八、所有禽类及其产品上市交易必须持有效期内的检疫合格证明。任何单位和个人若发现无检疫合格证明上市交易、从疫区调入禽类及其产品、疑似疫情等有关情况应立即举报，举报电话： 61813 （ 区） 21881 （ 区） 41861 （ 区） 52813 （ 县） 418365 （市高致病性禽流感防治工作办公室）。 九、严禁猎取、交易和食用野生禽类。 十、本通告自发布之日起生效、望各单位和个人严格执行。 特此通告 二四年二月五日（印
13、章） 通告属于普发性公文，所以常常省略眉首和主关机关。 标题（居中）： 三要素齐全，由“发文机关名称 + 关于 + 主要内容 + 的 + 文种”构成。 正文（空 2 字，回行顶格写）： 1. 缘由：用“为”指明发布该通告的依据及缘由，然后以“现就有关事项通告如下”领起下文。 2. 事项：分段分条列出通告事项，即决定采取的有关办法和措施，及要求遵守的内容。接着写出各地区的举报电话，用以监督。通告事项表述清楚、明了。 3. 结尾：提出生效时间及要求，并以“特此通告”作结语。 署名和日期（正文右下方）： 此处发文机关省略，只写了成文日期。 三、通告写作的注意事项 （一）通告事项要符合政策规定 （二）
14、语言要简明易懂 实训： 指出下面这则公文的错误，并修改。 市 区工商行政管理局公告 根据工商登记管理暂行规定，对我区康乐商贸公司进行了清理。经过清理，已于 2003 年 11 月 30 日 正式宣布注销，并公告全省各地工商行政管理部门。现发现继续以原公司名义从事非法经营活动。为此，我局再次公告：凡所持原 区康乐商贸公司营业执照（包括营业执照副本）、印章、介绍信、合同纸、名片等一律无效。对发现使用上述无效证件者（复印件），请扣留交我局。 特此公告。 通知 一、通知写作的基本格式 通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。 种类 批示性通知 指示性通知 告知性通知 任免通知
15、作用 完成有关规范性公文的发布生效程序；扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化；使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件 用于传达要求下级机关办理和需要有关单位共同执行的事项 用于转达要求各有关方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项 （会议通知）任免和聘用干部标题 发文机关 + 发布（印发、转发、批转）被发布文件标题 + 文种 三要素齐全的公文标题，也可省略发文机关 用三要素齐全的公文标题，也可省略发文机关 采用公文的常规写法，即三要素齐全的完整标题或是省略发文机关的标题 正文 对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义，提出希望和要求。
16、由缘由、执行事项、执行要求等部分组成 根据通知的内容，交代清楚知照事项，一般包括 形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容（性质、状态） 比较简单，直接写明任免人，任免职务。 二、例文评析 （一）批示性通知 市工商行政管理局文件 工商发 2003 161 号 关于转发国家工商总局国家工商行政管理总局 依法行政、文明执法六项禁令的通知 各区县分局，市局机关各处室、各直属机构，各事业单位，各协会、学会： 现将国家工商行政管理总局关于印发国家工商行政管理总局依法行政、文明执法六项禁令的通知转发给你们，请组织干部、职工认真学习，连同市局发布的 市工商行政管理局禁令一并贯彻执行。各单位要加强对禁令落
17、实情况的监督检查，对违反禁令的行为坚决查处。 附件：国家工商行政管理总局依法行政、文明执法六项禁令 二三年十月二十日（印章） 主题词：工商禁令通知 市工商行政管理局办公室 2003 年 10 月 20 日 印发 眉首： 发文机关标识：“发文机关名称 + 文件”组成。（居中） 发文字号：由“机关代字 + 年号 + 序号”组成。（居中） 标题：由转发被转发文件标题 + 文种组成。（居中） 主送机关：为“各区县分局学会”（顶格写，回行仍顶格） 正文：首先说明转发公文的名称，接着提出执行要求和指导性意见。此通知内容简洁、明白。（开头空两个字） 附件：标明转发文件的标题。这是批示性通知不可缺少的内容。（
18、空两个字） 成文日期、印章 主题词：表明该通知的主题。（顶格） 印发机关和印发日期（左、右各空 1 字） 三、通知写作的注意事项 （一）内容准确，措施具体 （二）讲求实效和时效 （三）语言简洁明了 实训 ： 1 修改下面这则通知的格式及正文内容。 厂文件 2004 号 关于召开厂部工作会议的通知 厂属各单位： 为了进一步完善厂长责任制。切实抓好今年下半年生产和各项工作，根据我厂实际情况，经厂部研究决定，于 6 月中旬召开厂部工作会议，现将有关事项通知如下，请遵照执行。 一、参加人员，各单位党支部委员、副科级以上干部、厂级领导。具体安排见附表。 二、时间： 2004 年 6 月 12 日 到 1
19、5 日。 三、地点：办公楼八楼会议室。 四、各车间、科室接本通知后，安排好会议期间的生产任务和工作，并请各党支部通知有关人员。携带好笔记本，于 6 月 12 日上午 8 点 准时参加会议。 厂部办公室（盖章） 2004 年 6 月 4 日 附表：会议分两段时间， 6 月 12 日 、 13 日为第一批，参加人员名单（略）； 6 月 14 日 至 15 日为第二批，参加人员名单（略） 2 按照内容写通知：市工商局决定于二年月日召开一次全市工商工作会议，传达、贯彻省工商局对当前工商工作的指示，布置下半年工作。通知的发文字号：工 200 8 号；主送机关：各区、县工商局，市直属处室；抄送：省工商局。
20、 通报 一、通报写作的基本格式 （一）标题 通报标题大多采用公文的常规写法，即三要素齐全的完整标题或省略发文机关的标题，如果是张贴的通报可只写文种。 （二）正文 通报正文一般包括三部分内容： 1 主要事实 表彰性通报要突出主要先进事迹，包括时间、地点、人物、发生了什么事，怎么做，有何结果；批评性通报要抓住主要错误事实，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、后果等交待清楚；情况通报叙述基本事实，阐明发布通报的根据、目的、原因等。 2 简要评析事件 表彰性通报，指出其典型意义，或概括其主要经验；批评性通报要分析错误的性质、原因，指出危害及应吸取的主要教训等；情况通报是叙述有关情况，并对情况做必
21、要的阐述、评价，有时还可针对具体问题提出一些指导性的看法。 3 希望与要求 表彰性和批评性的通报，一般写明组织结论与予以表彰或处理的决定（有的把这一内容写在评析事件部分），同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。情况通报，在明确情况的基础上，对受文机关提出一些希望和要求。 二、例文评析（见教材） 三、写作注意事项 （一）选材要典型，要具有普遍意义 （二）内容要真实、准确 （三）语言平实、严谨 实训： 1 下面是某地区教育委员会印发的通报节录，请细加分析，进行修改。 关于县乡教育干事张挪用教育经费私建住宅的通报 各县（市）人发政府、各县（市）教委： 据反映，县乡教育干事张，挪用中小学教育经费
22、和民办教师补助费，为自己建造住宅，引起中小学校的强烈不满，纷纷写信揭发。地区教委组成调查组，进行了调查，证明群众揭发的问题是正确的。为了教育犯错误者，使之从中吸取教训，特将此事通报如下：（略） 2 根据下面材料写一则通报。 今年夏天，县遭受百年未遇的特大洪灾，该县粮食系统干部职工在滔滔洪水面前毫不退缩，奋不顾身抢救国家库存粮食 100 多万公斤，饲料 5 万多公斤，洪灾退后又清理库前淤泥 2000 多立方米，抢修电机 6 台。请以市粮食局的名义撰写一份公文，表彰该县粮食系统干部职工抗洪救灾先进事迹。该文文号为粮 2004 号。 报告 一、报告写作的基本格式 （一）标题 报告标题大多采用公文的常
23、规写法，即可以由发文机关 + 主要内容 + 文种构成的完整标题，如 学院关于招生情况的报告；也可以由主要内容 + 文种构成，如关于粮食政策性财务挂账停息的报告。 （二）正文 1 缘由 报告缘由，交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。缘由要能概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文，答复上级的询问。 2 报告事项 报告事项，是正文的核心。应将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。 不同类型的报告，内容上各有不同的侧重点。 工作报
24、告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。这类报告相对篇幅较长，一般可标出序数，分条分项陈述。 情况报告一般以 “ 情况原因教训措施 ” 的结构来写。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。 答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。 3 结束语 报告的结束语应另起一行，空两个字来写。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“
25、请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用 “ 专此报告 ” 。因报告是单向性公文，所以类似“以上报告当否，请批示”的结束语是不妥当的。 二、例文评析 答复报告 县人民政府文件 政发 2004 28 号签发人：吴 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府： 前接政发 2004 106 号函，询问我县 水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下： 我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是我县市政基础设施薄弱，无污水处理厂，居民生活污水直接排入大环境。三是近几年，我县“三业”发展较快，其废水杂物直接排入护城河及坑塘，造成水质严重污染。四是县纸
26、厂停产治理后，虽有污水处理系统，但运行费用高，工程设计落后，不能做到不间断达标排放。 解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂，目前，县政府正在积极筹备之中。其次，加大宣传力度，提高全民环保意识，减少污水无序排放。其三，加大环保监督检查力度，确保排污企业治污设施正常运行，达标排放，促进水质好转。其四，环保部门依法行政，严格执法，从源头把关，减少各种污染。 专此报告 . 二四年四月二十九日（印章） 眉首：由发文机关标识 + 发文字号 + 签发人组成。注意：上行文应注明签发人。 标题：省略发文机关。 主送机关：为“市人民政府”。 正文： 1 报告缘由：引述上级机关来函文号及询问问题作依据，
27、然后用“现将有关情况报告如下”过渡到下文。 2 报告事项：对上级的询问作具体的回答。主要从两方面进行答复，一是水质污染现状，二是解决污染的途径。写得有针对性。 结束语：“专此报告”选用准确。 成文日期、印章。 三、报告写作的注意事项 （一）要正确使用文种 对于报告，受文机关不用答复，因此，报告与请示不能混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决。 （二）要重点突出 报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重 , 不要面面俱到。要注意处理好点和面的关系，既要有典型的事例，又要有面上的综合性的情况，条理清楚，逻辑严密。 （三）材料要真实 向上级机关汇报工作应
28、该本着实事求是的态度，如实汇报，不能夸大和虚构成绩或情况，欺骗上级。所以，起草报告的人员，应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。 实训： 1 请你代你学校团委向学校党委写一份开展活动的报告。要求说明为什么要开展这次活动？是怎样开展活动的？有什么收获？ 2 根据下面提供的材料，请以市商务局的名义向省商务厅起草一份报告。 （ 1 ）年 2 月 20 日上午 9 点 20 分 ，市百货大楼发生重大火灾事故。 （ 2 ）事故后果：未造成人员伤亡，但烧毁三层楼房一幢及大部分商品，直接经济损失 792 万元。 （ 3 ）施救情况：事故发生后，市消防队出动 15 辆消防车，经 4 个小时扑救，大火
29、才被扑灭。 （ 4 ）事故原因：直接原因是电焊工违章作业，电焊火花溅到易燃货品上引起火灾，但也与百货公司领导及员工安全思想淡漠，公司安全制度不落实，许多安全隐患长期得不到解决有关。 （ 5 ）善后处理：市商务局副局长带领有关人员赶到现场调查处理；市人民政府召开紧急防火电话会议；市委、市政府对有关人员视情节轻重，做了相应处理。 请示 一、请示写作的基本格式 （一）标题 请示标题大多采用公文的常规写法，即可以由发文机关 + 主要内容 + 文种构成的完整标题，如 学院关于建立计算机中心要求拨款的请示 ；也可以由主要内容 + 文种构成，如 关于调整函授学员培训费标准的请示 。 （二）正文 1 请示缘由
30、 请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。这部分要求事实清楚，理由充足，因它是上级机关批准的依据，只有把缘由讲清楚，再写请示的事项，这样才能有说服力。 2 请示事项 请示事项是请示的核心，就是 要将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。 提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分。如需要上级机关审核、批准的事项，要进行具体细致地分析，还可提出处理意见和倾向性意见，供领导参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行。 3 请示要求 请示要求是请示的结语部分，为了使请示的事项得到答复，发文机关应明确提出要求解决问题的方法或途径。一般是另起一行空两
31、字书写。请示结语语气要谦恭，常用的结语有： “ 是否妥当，请批示 ” 、“以上请求，请批复”、 “ 特此请求 ” 、“以上请求，请审批 ” 等等。 二、例文评析（见教材） 三、请示写作的注意事项 （一）坚持一事一文 写请示必须一事一文，不能一文数事，以免上级机关不好批文而贻误工作。 （二）避免多头请示 请示应只主送一个机关，切忌多头主送，以免出现单位之间互相推诿的情况，延误工作。 如是受双重领导的机关，应根据请示内容，主送一处上级机关，对另一上级机关采取抄送形式。 （三） 不可越级请示 在一般情况下不得越级请示，应根据隶属关系和职权范围逐级进行请示。如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同
32、时抄送越过的上级机关。 （四） 不可请示和报告混用 把“的请示”写成“请示报告”或“报告”都是错误的。 （五）请示不得抄送下级机关 请示是上行文，不得同时抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。 （六）语言要谦恭 请示的语气必须谦恭，要尊重上级，不要有要挟、命令、催促的口吻。在写请示事项时，只能写 “ 拟 ” 怎么办，不能写 “ 决定 ” 怎么办。 实训题： 1 根据下列材料，写一份格式规范、内容简明合体的请示。 市土特产公司 2004 年 7 月 20 日 向市供销社行文，发文字号：土特 2004 36 号。主要内容：进入新世纪，对外贸易进一步发展，现在各类手工艺品货源越来
33、越多，国内外市场销路越来越畅，该公司的业务量不断扩大增加。为了适应形势，抓住时机，该公司经理办公会议研究决定，设立手工艺品部专门经营这项业务，所需人员除在本公司现有人员中解决外，对外招聘熟悉外贸业务的外销员二名。 2 根据材料，拟写一份请示。 省外资局拟于年 12 月 10 日 派组（局长等 5 人）到美国纽约市设备公司检验引进设备。此事需向省政府请示。该局曾与对方签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察。在美考察时间需 20 天，所需外汇由该局自行解决。 函 一、函写作的基本格式 按发文目的，函可以分为发函和复函两种。发函，也称去函，即发文机关主动向受文机关商洽工作、询问问题、知照有
34、关情况或向有关主管部门请求批准事项所发出的函；复函则是为答复对方所发出的函。 （一）标题 函的标题可由发文机关 + 主要内容 + 文种，如发函 市劳动局关于工伤确认等问题的函 ，复函 劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函 。也可由主要内容 + 文种，如 关于毕业生分配问题的函 。 （二）正文 1 函的缘由 发函的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等；复函的缘由一般首先引述来函的日期、发文字号、标题等，如 “ 你单位年月日 2004 号函收悉 ” 或 “ 年月日关于的函收悉 ” ，接着简要复述对方提出的问题和要求，然后用 “ 现将有关问题说明如下 ” 或 “ 现将
35、有关事项函复如下 ” 等过渡语转入下文。 2 函的事项 发函一般写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求，即或希望对方协助解决某一问题，或希望对方给予合作支持，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。 复函要有针对性地写答复事项，即针对发函所提出的商洽、请求、询问等问题作出具体明确的答复。 3 结束语 结束语，用词语气要谦和诚恳，平实得体，也不要用客套话和寒暄语。发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼 ” ；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。复函的结束语一般用“此复”、“
36、特此函复”等。 二、例文评析 （一）发函 省人民政府法制办公室文件 府法函 2003 54 号 省人民政府法制办公室关于在规定时段切断互联网 上网服务营业场所接入服务问题的函 国务院法制办公室： 我省在加强互联网上网服务营业场所管理方面，对涉及电信业务经营者在规定时段切断互联网经营服务场所接入服务问题，电信业务主管部门和文化市场管理部门有不同的意见。电信业务主管部门认为，电信管理条例第三十八条第二款规定：“未经批准，电信业务经营者不得擅自中断接入服务。”电信业务主管部门规定要求各电信业务经营者定时切断服务不合法。文化市场管理部门认为，依据互联网上网服务营业场所管理条例第二十二条规定：“互联网上
37、网服务营业场所每日营业时间限于 8 时至 24 时。”各单位应在每日的零时起上午八时停止对所有互联网上网服务营业场所接入服务。 我们认为，电信管理条例第三十八条第二款规定的，未经批准应是未经电信业务主管部门批准。电信管理条例和互联网上网服务营业场所管理条例的规定并不冲突。作为省级电信业务主管部门可以要求全省的电信业务经营者在规定时段切断互联网上网服务场所的接入服务。 特此函询，盼复。 二三年五月九日（印章） 眉首：由发文机关标识、发文字号组成。 标题：由发文机关 + 主要内容 + 文种组成。 主送机关：为“国务院法制办公室”。 正文：这是一份针对工作中的有关不明确的政策问题向有关主管部门询问而
38、写的发函。 1 函的缘由：开门见山地指出在互联网上网服务营业场所接入服务问题上不同部门有不同意见，交代了行文目的。 2 函的事项：主要表明针对不同部门的不同意见，表明自己的态度，即让有关主管部门界定是否可行。 3 结束语清楚表明行文的要求。 成文日期、印章。 （二）复函 国务院法制办公室文件 国法秘函 2003 154 号 关于 省人民政府法制办在规定时段切断互联网上网 服务营业场所接入服务问题的复函 省人民政府法制办公室： 你办关于在规定时段切断互联网上网服务营业场所接入服务问题的函（ 府法函 2003 54 号）收悉。经研究函复如下： 根据中华人民共和国电信条例的规定，电信业务经营者应当保
39、持电信网络畅通，为电信用户提供迅速、准确、安全、方便的电信服务，不得随意切断网络接入服务。互联网上网服务营业场所管理条例（以下简称条例）第二十二条对营业时间的强制性要求仅是针对互联网上网服务营业场所经营单位（以下简称网吧），对电信业务经营者并未作出相关规定。且该条例对网吧违反经营时间的行为规定了相应的处罚，有关部门只要依法加强对网吧的监督检查，是能够保证条例第二十二条规定的落实，似不宜采取切断接入服务的办法。 以上意见，供参考。 二三年七月 日（印章） 眉首：由发文机关标识、发文字号组成。 标题：由主要内容 + 文种组成，省略发文机关。 主送机关：为“ 省人民政府法制办公室”。 正文：这是一份
40、答复前文问题的复函。 1 函的缘由：引述对方来函的标题和文号，用“经研究函复如下”过渡到下文。 2 函的事项：针对来函内容，提出具体的答复意见，这一意见既有政策依据，又不作强制要求。 3 结束语：语气谦和。 成文日期、印章。 （三）错误例文 公函 大学校长： 首先，我们以 省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。 事情是这样的：最近，我们经与某某学院磋商，决定派 位老师到该院进修学习。只因该院正在大兴土木改造扩建，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下
41、，与时俱进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。 为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。 以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到贵
42、校的答复。 省财经学校 ( 印章 ) 四年 月 日 答案：1 缺少眉首。作为公函应按公文格式来写，标上发文机关标识和发文字号。 2 主送机关不当。公文不能写给领导个人的，应是 大学。 3 正文写作表述罗嗦、用语不得体，请求不合理。 （ 1 ）未能开门见山地直陈此函目的，却在客套寒喧。 （ 2 ）请求帮助要在合情合理的情况下才能提出，此函以帮助辅导、批改作业作为交换条件，而他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格。 （ 3 ）语句分寸失当，有献媚之嫌，如“为此救人之危的美德”，“我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢”等等。 （ 4 ）语言不够严谨、简洁。如“事情是这样的则住宿问题是亟待解
43、决的”， “ 以上区区小事希望尽快得到贵校的答复 ” 等等。 4 成文日期不规范，应写成“二四年 月 日”。三、函写作的注意事项 （一）一函一事 （二）用语得体，平等待人 （三）内容简洁，直叙其事 实训： 1 根据下面材料，拟写一份函。 北京市贸易信托公司接受浙江省市染织厂的委托，代为介绍出售当地无销路的六万六千米制服呢。经多方联系，已商定由北京市制鞋工业公司购买，作为生产各种布鞋的原料。为此，北京市贸易信托公司给市染织厂发了函，要求迅速派人前往洽谈。发文字号：北信 200 96 号；日期： 200 年 9 月 12 日 。 2 东风机械厂缺乏得力的企业管理干部，拟从现有的技术人员中抽出四人送去培训。据悉省经委举办了一个短期企业管理干部培训班，于是该厂向省经委办公室写了一则询问是否同意代培本厂的管理干部的函，省经委办公室收到函后即给东风机械厂回了函，