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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateZH-QP-12文件控制程序ZH监测和测量控制程序 广州众恒光电科技有限公司二级文件程序文件 Title of DOC.文件名称: 文件控制程序DOC No.文件编号:ZH-QP-12First edition初次发放Change更改Established date制订日期：2011.11.8Effective date生效日期: 2011-11-10Page No.
2、:页码: 第 1 页，共 6 页Based on the issue发行依据:内容修订发行Brief Description of Change 更改内容简述: 1、 修订:5.3.1 C项增补第二组XX说明;2、 增加封装生产部、封装品管部、封装研发中心部门代码.Version Memorandum 版本备忘记录版本/修订Ver/Rev更改页码Change Page日 期Date累计页数Accumulation page修改者framerA/02010.11.250晏节强A/1第3页2011.11.81页晏节强相关部门会签灯饰 品管部灯饰 生产部灯饰研发中心工业 工程部物控部后勤部采购部项目
3、部人事行政部国内营销部国际贸易部封装生产部封装 品管部封装研 发中心/Prepared by 制定Checked by 审核Approved by 批准文件发放部门（请在下面表格内填写发放部门，此栏由文件制作部门填写）后勤部灯饰品管部封装品管部灯饰研发中心封装研发中心工业工程部物控部灯饰生产部采购部人事行政部国内营销部国际贸易部封装生产部项目部-1.目的:为使本公司管理体系之相关文件能够迅速处理，正确流通应用及管制，以确保各相关单位都能适时获得适当且有效之最新文件。 2.适用范围:本公司内部之质量手册、程序文件、记录和表单或客户、供货商及国际国家标准之相关资料均属之。3.定义:3.1体系文件：
4、质量手册、程序文件、三级文件、记录（表格）等；3.2技术文件：包括图纸、产品规格书、产品标准、技术要求、检验标准、工艺文件、作业指导书、操作规程等；3.3外来文件：包括国际、国家、行业、地方等标准、法律法规、顾客提供图纸资料及技术要求等。3.4文件的标识：包括“受控文件”、“外来文件”、 “临时”、“作废”等标识，由文控员统一保管。4.职责:4.1文控中心：控制文件的版本发放回收修改及失效后的处理。4.2体系文件审批权限文件种类编制审核批准收发管理质量手册品管部管理者代表(副)总经理/授权人文控中心程序文件指定负责人部门主管管理者代表(副)三级文件指定负责人部门主管部门经理使用表单指定负责人表
5、单制定人直接上级各部门负责人经理注：如授权人缺席时，由其上级或指定的代理人批准。4.3外部文件保管权限外部文件类别审 批保管单位客/供方标准图面部门主管技术部供方检验报告部门主管品管部国际/家标准法律法规部门主管文控中心5.程序:5.1.流程图(见附件)5.2文件标准格式：程序文件应采用以下格式。5.2.1封面：可包括下列内容，但不限于： 公司名称 文件名称、编号 文件版次 制订单位 制订日期 生效日期 相关单位会签 编制审核批准5.2.2内容：可包括下列内容，但不限于: 目的 适用范围 定义 职责 程序/内容/要求 相关文件 表单/记录 5.2.3三级文件及表单格式，以适用为主，可以采取多样
6、化的格式。5.3文件编号系统与版本5.3.1各类管制文件之制订、修改均由文控中心，依以下文件编码规则编码管理：A.质量手册编码为：ZH-QM，ZH公司代号，QM管理体系文件；B.程序文件编码为：ZH-QP-XX，ZH公司代号，QP程序文件，XX流水号（01-99）；XX(各部门)流水号如下:人事部：01 技术部：02-03 物控部：04-05 生产部：06销售部：07 工业工程部：08-09 采购部：10-11 品管部：12-24 C.三级文件（仅指操作指引）编码为ZH-WI-XXX-XX-XX，ZH公司代号, WI三级文件代号，第一组XX部门代码(各部门代码如下)，第二组XX为必要时(如研发
7、中心之三级文件),如不必要直接编流水号,第三组XX流水号(001-999)；各部门代码:灯饰品管部：QM 封装品管部:QMC 灯饰生产部：PD 封装生产部:PDC 封装品管部:PDC 采购部：PUR 物控部：PMC 灯饰研发中心：TD（规格书：SPEC 承认书：SA 检验图纸：TP BOM表：BOM ） 封装研发中心:TDC(规格书:SPEC 承认书:SA 检验图纸:TP BOM表:BOM 作业指导书:SOP) 工业工程部：IE (基准表 JZ) 人事部：HR 销售部：SD 后勤部：RSD 5.3.2文件版本/版次编码规则： 文件页修定次数(05) 文件版本AZA.文件新制订以A/0为版本/版
8、次。B.当版次修订次数号轮到5次，第6次修改时，则版本自动升到下一版，版次号为“0”，即为“B/0”，以此类推。对于技术部的临时文件,版本从X1开始,修改时依次往上累加.5.4文件作业流程 5.4.1文件编写：由相关部门根据需求制定相应的文件。编制时，应按文件规定的格式编写且需注明文件发放范围和发放份数。若文件涉及到多个部门职能时，文件制定人员应组织相关人员对其评审。 5.4.2文件审批：编写人将已编写好的文件按“受控文件审批权限” (见4.2)审批。 5.4.3文件编号：各部门文控员根据5.3进行编号。 5.4.4文件受控发放：a.发放前，文控员确认文件发放范围和文件的份数，并将其登录于受控
9、文件清单后进行受控发放，文件正本盖上红色“受控文件”章。b.受控文件的发放：品管部文控员根据文件中的发放范围进行复印，并盖上蓝色“受控文件”副本章后，填写文件分发与回收记录表.5.4.5文件归档: 文件受控后，由品管部文控员负责保存文件电子档和书面正本文件(电子档要有备份),同时，应对所负责的受控文件进行监管，有防潮、防尘、防霉和防虫措施，防止损坏、变质或丢失。5.4.6文件培训: 相关部门应对操作性的文件或流程文件进行培训，如：作业指导书、操作规程、检验标准等文件，加强执行文件人员对文件的理解。5.4.7文件实施: 执行文件的部门应严格按文件内容执行，保证制定的文件要求得到有效实施。在实施过
10、程中，若发现文件规定不合理或不适用实际要求时，应及时提出更改或作废申请。5.4.8文件修订/更改：a.文件需更改时，应填写文件更改申请单经相关人员批准后对文件进行修订/更改。b.为确保文件的更改和现行修订/更改状态得到识别，可采用版本号和修订号等方式对文件标识，版本号采用字母表示，修订号采用阿拉伯数字表示。c.文件修订/更改方式：文件可采用手工划改或文件换改等方式，具体操作如下：手工划改：由文控员根据文件更改申请单在更改栏内填写本次更改标记、更改页、更改单号、更改日期等，并签字确认。5.4.9文件回收：a.发放新修订的文件时，应以旧换新的方式，把旧文件回收立即销毁。b.当文件不适用或失效需取消
11、时，由相关人通知文控员进行回收并处理，应填写文件分发与回收记录表。5.4.10文件作废：失效文件需作废时，按以下规定处理：a.书面原版文件作废由品管部文控员盖“作废”章，再保存到作废文件档案中，并按质量记录控制程序保存。需销毁时，相关文控员应填写文件销毁清单经(副)管理者代表批准后统一销毁。5.4.11文件借阅和外发：a.文件借阅：借阅人员需填写文件借阅登记表，并在指定日期归还文件及资料。到期不归还，由文控员收回。否则，向其负责人报告收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。b.文件外发：所有对外发放的文件、产品标准、检测报告等，应填写文件外发记录表。采购部门需要向供应商提供开模图纸、检验
12、文件、技术要求等文件时，由直属部门经理或主管级以上人员批准方可执行。各销售部门根据顾客需要提供技术文件、产品标准和第三方检测报告时，应由其直属部门经理或主管级以上人员审核后交由副管理者代表或总经理批准，并由文控员做好发放记录。如文件中涉及保密内容，需做出处理后方能对外发放。6.相关文件 质量记录控制程序 ZH-QP-117相关表单7.1受控文件清单7.2文件更改申请单7.3文件销毁清单7.4文件借阅登记表7.5文件外发记录表7.6文件分发与回收记录表流程图: 文件编写文件更改申请文件归档YN文件借阅与外发乐文件补发文件回收文件作废物文件修订更改审批文件编号审批文件受控发放Y 文件实施N文件培训