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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateZK-201-文件管理程序管 理 状 态 文 件 管 理 程 序作 者/日期体系工程师审核会签单位营销部综合管理部财务部采购物流部项目开发部质保部生产部制作单位批准批 准 表单编号：ZK201-001A文件修订履历表文件名称 :文件管理程序文件编号：ZK-201版本项次（章节）修订内容 页码修订日期作 者审 核认 可表单编号：ZK201-002A1 目的为了对公司质量
2、管理体系中形成的有关文件和资料进行有效控制，使其符合有关规定要求，确保公司各工作场所使用的质量管理体系文件为有效版本，特制定本程序。2 适用范围本程序规定了公司质量管理体系文件及资料的类别、编制、发放、控制的方法，适用于公司质量管理体系文件资料的控制。3 职责3.1体系工程师负责质量管理体系文件的控制和管理，并对各部门的文件和资料的编写、控制、管理情况进行检查指导； 3.2各职能部门/单位负责组织公司质量管理体系各要素实施文件的编制，实施。4.定义：4.1 第一阶：质量手册:对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件。4.2 第二阶：各部门工作之作业程序:为维持质量管理系统有效运行
3、活动之程序文件。4.3 第三阶：行政、生产、质量管理制度、规范、办法、工艺流程卡、检验标准、工程图面、机器操作规程、设计规范等，说明执行实务面细节的文件。4.4 第四阶：由各阶文件所产出之记录表单。4.5外来文件：A类：非公司内部产出之文件，如客户或供货商提供之技术文件、规格、图样、国际标准、政府资料文件或法规(可以电子媒体形式保存，履行登记手续并采用一定方式加密（如：设置密码、设置文件属性为只读等）。 B类：与公司业务来往的文件、通知、邮件、合约等。内部文件：凡公司内部使用之各种文件、数据记录表皆属之。5. 工作流程5.1内部文件工作流程质量记录负责人工作方法 文件新增/变更格式评审/登记编
4、号 OKNO评审 OK批准 OK发放/ 回收培训 OK OK归档维护 OK查阅/借阅 文件目录发放/回收登记表培训记录相关负责人体系工程师相关部门经理文件受控中心相关部门经理相关人员各需求者识别或收集文件/变更文件的需求。 （本公司任一员工可向文件编制责任部门提出文件新增/变更需求）依据本程序进行格式初审及登记编号。相关责任部门对文件的必要性和合理性进行评审。批准/评审权限见附表。文件发放前加盖文件受控章，发放人员回收旧版文件，并对发放/回收进行记录。体系工程师组织对涉及文件内容的相关人员进行培训，确保能充分理解。建立受控文件目录表，并将最终版本文件上传至QA“信息平台”，并于更新时维护更新。
5、电子版本查询直接上“信息平台”需要外发或借出的，通过申请批准后方可进行。5.2 外来文件工作流程质量记录负责人工作方法接收登记批示传送处理回收归档借阅信函收文登记收文单位及综合管理部总经理综合管理部相关责任人综合管理部综合管理部相关人员收集外来件，并将其送至综合管理部进行接收登记编号，编号原则参照。综合管理部文件管理员收文件后按本程序进行报批，确定处理责任人。待总经理指示后，填写信函收文登记表并按批示交责任单位处理。根据文件内容进行处理及回复，完成后交综合管理部文件管理员统一存档。每周内部网络发送信函登记表，跟踪信函收文的完成情况。回收已处理完毕的信函收文。维护归档，并将收发信息、处理结果录入
6、到ERP系统的“ARC”模块里，以供查询。借阅使用登记。. 工作内容.文件分类文件机密等级分类与说明：分类定义说明项目说明极机密文件涉及公司事务机密，除特定人员或有关人员阅读外，不得对外公开影印携出。1.薪资相关资料。2.财务与成本相关资料。3.业务计划、投资计划。4.系统软件。5.尚在磋商中之重要契约。6.研发或开发中技术相关资料。机密文件涉及公司内部管理性文件且有业务机密性质，非经保管单位主管允许不得影印或携出之文件。1.公司重要政策，重要会议之记录。2.重要人事数据。3.质量手册、质量计划与目标数据。4.质量系统管理文件。5.加工图面、BOM、标准等5.客户提供之外来文件。一般文件各部门
7、间协调文件及事务文件，无关隐密性。1.部门内发文且无注明密件者。2.一般普通会议记录。3.客户抱怨资料。4.供货商品质文件记录。5.各项质量管理记录。6.审核、评核报告和纠正措施报告。.2文件制作、审核、认可及发行权责表：文件种类发出部门审查(审核)最终认可收文单位一阶文件管理代表所有部门主管总经理所有部门二阶文件相关权责单位所有部门主管管理代表所有部门三阶文件相关权责单位涉及单位部门主管撰写单位最高主管相关部门四阶文件相关权责单位编写单位部门主管撰写单位最高主管相关部门外来文件相关权责单位接收出单位主管总经理相关部门作业标准项目工艺/质量部相关的质量/项目工程师相关的质量/项目工程师文件使用
8、者内部文件相关权责单位发出单位主管-相关部门注：行政制度及薪酬制度的认可人为公司总经理。.文件命名原则说明：6.3.1一阶文件：以手册命名。6.3.2二阶文件：以程序命名。6.3.3三阶文件：可以取名为办法、规范、规格书、工艺卡、规程、标准等。6.3.4四阶表单：依据表单内容，使用者自行命名。注：三阶文件与四阶表单不得使用手册或程序字眼。.文件版本及变更说明：.1一阶、二阶与三阶：初订版本为1，修订后依序为2、3、4以此类推。.2文件更新升版时，文件整体进行版本升级，但需要将变更履历记录于“修订履历表”中。 6.5文件结构说明：6.5.1.文件结构主题说明：主题内容编排如下，缺一不可，无内容者
9、，则填上无。 1 目的：说明建立该文件之原因目的。 2 范围：说明该文件的适用范围。 3 职责：说明该文件内各相关单位的权责。 4 定义：针对内文专有名词或易误解名词的说明。 5.工作流程：简要介绍工作步骤。 6.工作内容：文件主要内容之描述。 7.表单/附件：该文件所产出之表单。 8.相关文件：文件内文中所引述之二阶、三阶文件、相关附件或外来文件。字体：宋体，封面标题字号为“一号”粗体字，页脚/眉字号为“五号”字体（文件名称用“四号”字体），正文字号均为“小四”号字，行距统一为固定值：20-22磅宽度。6.5.2文件制作须按统一的格式制定，须按照以下顺序及格式制定和发行。1）. 文件封面：2
10、）. 文件修订履历表3）. 正文4）. 附件（质量记录及标识、标记）6.6 文件编号原则：6.6.1手册编号：ZK - 1 0 1 顺序号，表示第一个文件文件等级，表示1级文件中鼎金亚代号6.6.2 程序文件编号ZK - 2 * * 顺序号，从01开始，递增文件等级，表示2级文件即程序文件中鼎金亚代号 程序文件的定义：A.对影响质量的活动做出规定；B.是质量手册的支持性文件；C.应包含质量体系中采用的全部要素的要求和规定；D.每一品质体系程序文件应针对质量体系中一个逻辑上独立的活动6.6.3 三级文件编号 A).行政管理类文件：ADM 3 * 顺序号，从001开始，递增文件等级，表示3级文件，
11、包含各类公司行政、人事等管理制度（非产品生产相关类）、规范、流程、办法等文件即管理制度、流程等管理类文件代号 B).质量类文件：GM 3 * 顺序号，从001开始，递增文件等级，表示3级文件，包含产品实现过程的生产、质量、管理类的文件质量类文件代号 C).设备类文件CA 3 * 顺序号，从001开始，递增文件等级，表示3级文件即设备维护、保养等文件、设备操指导书设备类文件代号外来文件类代号文件序号，从0001开始，每年1月1日从头开始排序D).外来类文件 K * 6.6.5 质量记录编号规则* * * 表单版本号：从A开始，B、C、D递增 表单顺序号，从001开始递增二阶/三阶文件编号相对应文
12、件类别编号6.7文件的发放与管理A .本公司颁布的质量管理体系文件，包括行政管理类文件、质量类文件、设备类文件，原件存于质保部，分发到各单位（一般以科别为单位）的需加盖“受控文件”章和“日期章”,并于发放时请收文单位在 “受控文件发行/回收签收单”签名确认接收，更新时按此规定进行发放，并将上一版本的作废文件收回作废并记录。B.生产活动中所用受控文件，包括总成/零件图纸、BOM、检验/操作标准，工装模具图纸及变更通知书等，原件存于项目部，分发到各使用单位时需根据如下原则进行加盖受控章，否则视为无效文件：批量类文件加盖：生产用图+日期章+受控文件试制类文件加盖：试制专用+受控文件+日期章临时使用文
13、件加盖：受控章+日期章+临时用图+生产用图/试制专用章项目外协类文件加盖：项目外协+日期章+受控章上述文件在发放时请收文单位在 “受控文件发行/回收签收单”签名确认接收，更新时按此规定进行发放，并将上一版本的作废文件收回作废并记录，原件保留，为了避免混用，过期版本文件需加盖“作废章”。各使用单位需要对受控文件进行专人管理，均应有目录及做明确标示，管理受控文件的完好性，并在需要申请发放或遗失补发时，填写补发申请单，经科室主管确认后方可按本章节管理规定进行发放、管理。B.A类外来文件，包括技术标准、规范、规程、图纸等文件由综合管理部统一管理、归档，需要查找快速、方便。C.B类外来文件，包括与公司业
14、务来往的文件、通知、邮件、合约等由综合管理部统一管理、归档，需要查找快速、方便。D.受控文件借阅时，由文件借出部门填写“受控文件借阅记录”。对于极机密文件的借阅，经主管领导审批后执行。E.文件或质量记录在整理归档时，须对文件或记录进行装订，加装“归档文件封面”，并且在封面中注明，文件名称，含括时间段，保存期限，整理人等信息。6.8文件的修订 6.8.1质量手册的修订需经最高管理者批准，程序文件的修订需由管理者代表批准，其他受控文件需修订时需经原编写部门负责人批准，经原文件审批人批准后更改。 6.8.2 文件修订方法：一般采用“划改”、“增加”、“标注”及“换页”等，无论是哪种修订方式，修订内容
15、必须清晰可辨，不得影响原来图文内容，否则必须重新发行。A.划改：即直接用钢笔或碳素笔在需更改内容的中间划一横线，并将更改后的内容写在上方并签名以示担当，但划改次数超过3次的，必须换版本重新发行。b)增加：即在文件条文中增加新内容。字数较少时可直接在修改处增加并签名；字数较多时可采用注明增加内容所在页码或“换页”方式，c)“标注”：即对文件条文加以解释或说明。一般可在要标注的文字下方空白处进行，一般应比原文字体小一号。标注后签名确认。d)“换页”即撤下原页，换上新页。新页需对文件升版后发行。e)质量手册或程序文件经过3次修改影响使用时，应该对文件进行升版发行。6.9 文件回收与销毁6.9.1作废
16、文件由各文件管理人员负责收回，并于“受控文件发行/回收签收单”上记录加收情况。6.9.2受控文件保存期限按照6.7款进行，其它品质记录文件保存期限为5年，超过保留期或已无保留价值的文件需要销毁时,由文件管理人员填写“过期文件销毁清单”，报部门负责人审批后由专人负责销毁，销毁时应有人监督，文件副本不受此限，副本回收后可在加盖作废章后自行处理。6.9.3文件管理单位定期检查各部门和车间受控文件的使用、保管情况，各单位主管负责该部门文件的管制工作，维护部门内文件管理、使用正确性，确保各场所都使用的文件和资料为有效版本。6.10一般文件的管理6.10.1一般性文件是指除本文所指的受控性文件，如质量记录
17、、部门间联络单等文件，一般文件的字号、字体不受此程序的限定，但须要整体和谐、美观，所有受控文件所产生的表单必须都有一个唯一的文件编号，文件编号按此程序执行。6.10.2各单位收到一般性文件后，由主管签属是否需要传阅、拷贝、还是归档，各单位按主管要求实施传阅、拷贝或归档。6.10.3各单位的文件整理由各单位主管参照本程序统一整理归档。7.表单&附件：7.1. 文件封面7.2. 文件修订记录清单7.3. 文件正文7.4. 受控文件发行回收签收单7.5过期文件销毁清单7.6 文件评审表 7.7 受控文件目录表 7.8文件补发申请表 7.9受控文件借阅记录 7.10归档文件封面附件： 附图一：文件受控章式样 附图二：作废章式样附图三：日期印章式样 附图四：临时用图章式样 附图五：试制专用章式样 附图六：用产用图章式样 附图七：项目外协章式样8.相关文件 无-