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1、国家开放大学2011-2012学年度第一秋学期考试办公室管理试题与答案1、 单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分） 1 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的( ) 必要时可形成文字材料，照本宣科 传达可以根据上司主要意思，溶入自己对问题的意见 C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 2以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的( ) A定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工
2、作安排在安静、有效的时间段里去做 3有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务( ) A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录 4传真机最好用来传送以下哪种邮件？( ) A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信 5文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( ) A.国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址 6下列接受名片时唯一正确的做法是( ) A接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔 C接过名片马上放人兜内 D传递名片将正面朝向自己 7以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意
3、的会议。( ) A.口字型 B圆桌型 C教室型 DU字型 8按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是( ) A个人区 B社交区 C亲密区 D 公众区 文员协助举行宴会时，不用考虑( ) A宴会的形式与气氛 B有无休息室 C有无停车场 D交通是否方便 10上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( ) A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装二、判断题（正确打“”，错误打“”。每小题1分共10分）11文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )12文员第一次做一项工作时应该
4、快一些，如果错误可以再做一遍。( )13.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。 ( )14当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( ) 15文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( )16受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。( )17。即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( ) 18 宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
5、( )19 如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( )20 介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。( )2、 简答题（每小题10分，共20分）21 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？22 旅行结束后，文员应主要完成哪些工作，请予以设计。3、 设计题（每小题15分，共30分）23 安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这
6、个接待方案？24 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？五、案例分析题（每小题15分，共30分） 25 请对下面发生的情况以及致歉函所涉及的相关内容进行适当分析。 美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了。第二天，那位夫人接到了这样一封信：亲爱的凯慈夫人：感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施
7、以防止这类事情的再次发生。在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾客，并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。 请让我们了解怎样更好地为您服务。 您真诚的霍华德佩雷斯 （经理签名） 26 请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： (1) 市教委关于2008年招生工作的通知； (2) 北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要； (3) 北京广播电视大学2008年招生工作计划； (4) 北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）； (5) 市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复； (6) 北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定； (
8、7) 北京广播电视大学关于调整系主任的通知； (8) 北京广播电视大学关于做好开学工作的通知； (9) 北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告； (10) 北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告； (11) 北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告； (12) 北京广播电视大学2008年度工作总结；(13) 考试办公室管理试题答案及评分标准（供参考） 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分） 1B 2D 3B 4A 5C 6A 7B 8A 9B 10A2、 判断题（正确打“”，错误打“”。每小题；1分，共10分） 11 12 13 14 15 1
9、6 17 18 19 203、 筒答题（每小题10分，共20分） 21 文员进言是指什么？进言具有什么作用？应注意什么？ (1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用；补缺作用；增进关系作用；(3)适事、适时、适地、适度。 22 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ (1)会议名称； (2)会议记录人的姓名、盖章；(3)时间（开始时间、结束时间）； (4)会议地点； (5)议题； (6)主持人、主席； (7)出席者名单；(8)会议的经过情形及结论； (9)相关的资料； (10)下次会议预定日期。4、 设计题（每小题15分，共30分） 23 (1)接受任务； (2
10、)了解来宾； (3)制订计划； (4)预订食宿；(5)迎接来宾； (6)商议日程；(7)安排会谈；(8)陪同参观；(9)送别客人； (10)接待小结。24 (1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢
11、。 5、 案例分析题（每小题15分，共30分） 25 (1)这是一位老顾客，所反映的情况应不容置疑，首要考虑的应是怎样补救。 (2)补救。一是可以接到电话立即派人马上再送20支玫瑰，二是给予适当赔偿货款。 (3)道歉。赔偿只是物质上的表示，道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个电话，但是写信则显得更加郑重其事。 这封信，先是表示感谢和全额赔偿，其次才解释原因，又不只是就事论事，还提出了防止以后发生类似事情的保证。最后再联络一下感情，表示了商店对顾客的基本原则和态度。 此信即使是文秘人员写的，也应由经理亲笔签名，以示对顾客的尊重。26 案卷-:(1)市教委关于2008年招生工作的通知
12、；(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）； (5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复； 标题：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复 案卷二：(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知；(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；标题：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 案卷三： (3)北京广播电视大学2003年招生工作计划； (12)北京广播电视大学2003年度工作总结； 标题：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结案卷四： (9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告； (10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告； (11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告； 标题：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告