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1、环境保护监理文件管理措施一、环境监理文件管理工作的意义环境监理文件管理是指环境监理在开展工作时，对监理过程形成的文件资料进行收集、加工整理、立卷归档和检索利用的一系列工作。环境监理文件管理的对象是环境监理文件资料，是环境监理信息的载体。配备专门的人员对监理文件资料进行系统、科学的管理，对于环境监理有着重要的意义。具体体现在下列方面1. 对监理资料进行科学管理，可以为监理工作的顺利开展创造良好的条件环境监理的主要任务是根据环评及批复的要求，按合同的规定对项口建设过程进行环境保护管理。在环境监理过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以监理文件资料的形式进行管理和保存，是有价值的监理信息资源，
2、是环境监理工程师进行建设项日环境保护目标控制的客观依据。2. 对监理文件资料进行科学管理，可以极大提高环境监理的工作效率监理资料进行科学、系统的整理归类，形成环境监理文件档案库。当工作需要时，可以有针对性地及时提供完整资料，迅速解决工作中的问题。如果资料分散，就可能导致信息不全，影响判断的准确性，阻碍监理工作的正常开展3. 对监理文件资料进行科学管理，是竣工环境保护验收时提供完整的环境监理档案的有效保障监理文件资料的管理，是把环境监理的各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理及保存，从而确保文件资料的完整性。一方面，在建设项目竣工环境保护验收时，环境监理可以向建设单位移
3、交完整的环境监理文件资料，作为建设项目的档案资料；另一方面，完整的监理文件资料是环境监理具有重要历史价值的资料，在建设项目运行中出现环保问题时通过查阅历史资料以追溯原因和分清责任。对监理文件进行科学管理也有利于开展监理工作总结、不断提高环境监理的工作水平。二、主要工作内容（一）文件收文与登记所有收文应在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登记）。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，由环境监理部负责收文人员签字。（二）文件传阅与登记由环境监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅
4、人员名单和范围，并注明在文件传阅单上，随同文件和记录进行传阅。每位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签字，并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件应交还信息管理人员归档。（三）文件发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖环境监理部印章，对盖查工作应进行专项登记。所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。收件人收到文件后应签名。发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文
5、内容应在监理日记中子以记录。项目监理部的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜（夹）中，并在目录清单中予以记录。（四）文件资料分类存放监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，以满足项目实施过程查阅、求证的需要，方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。信息管理人员则应根据项目规模规划各资料柜和资料夹内容。文件档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。项目建设过程中文件和档案的具体分类原则应根
6、据工程特点制定，监理单位的技术管理部门可以明确本单位文件档案资料管理的框架性原则，以便统一管理并体现出企业的特色。（五）文件资料归档监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，可参考现行建设工程监理规范及建设工程文件归档整理规范中的规定执行。对一些需连续产生的监理信息，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。三、环境监理文件体系（一）环境监理文件资料应包括下列主要内容1. 委托监理合同。2. 环境监理方案、
7、环境监理细则。3. 施工单位施工环境保护方案及审查意见。4. 与建设单位的往来函件。5. 环境监理日志、巡视及旁站记录6. 环境监理各类会议纪要。7. 环境监理定期报告（月报、季报、年报）和专题报告。8. 环境监测报告9. 环境监理的工作联系单、监理通知及回复单、工程停工令及复工审批资料。10. 关于环境事故隐患、问题的报告、处理意见及整改落实情况报告等有关文件；工程竣工记录。11. 环境监理阶段报告；环境监理总结报告。（二）日常工作记录1. 天气记录记录每天的气温、风力风向、阴晴雨雪及其他特殊天气情况。2. 监理人员工作记录环境监理日志：环境监理工作人员依据项目环境监理实施方案对工程施工过程
8、中可能涉及的环境问题进行检查、纠正，并进行记录，同时记录工程进度、环境质量等。针对涉及环境敏感区的施工区域或可能对环境造成显著影响的施工方式应重点记录。巡视记录：环境监理人员对工程施工巡视检杳过程中发现的可能会产生环境影响的施工行为进行现场纠正，并作记录。旁站记录：环境监理人员对旁站施工过程发现的可能会产生环境影响的施工行为进行现场纠正，并作记录，评估施工造成的污染和生态破坏是否控制在既定目标内。3. 会议记录包括首次会议、环境监理例会、环境监理专题会会议记录。（三）环境监理报告1. 环境监理定期报环境监理单位应根据工作进度，定期编制监理工作月报、季报、年报等定期报送建设单位，对当前阶段环保工
9、作的重点和取得的成果、现存的主要环境保护问题、建议解决的方案和下阶段的工作计划等进行及时总结。2. 环境监理专题报告或汇报在项目出现批建不符、环保“三同时”落实不到位或其他重大环保问题时，需形成环境监理专题报告报建设单位。工程施工如涉及环境敏感区段，如自然保护区、饮用水水源保护区、风景名胜区等，建议编制环境监理专题报告。3. 环境监理阶段报告环境监理阶段报告是对工程完工后，试运行前环境监理工作的小结，包括设计阶段、施工准备阶段、施工期。阶段报告一般是在工程完工后申请试运行（运营）前编制。4. 环境监理总结报告环境监理总结报告是对整个工程建设过程环境监理工作的总结，包括设计阶段、施工准备阶段、施
10、工期、试运行期（运营期）。总结报告一般是在工程申请竣工环境保护竣工验收前编制。（四）环境监测报告环境监测是环境监理的一项重要手段，环境影响报告书对施工工期环境监测有较明确的计划和要求，环境监理文件依据上述文件也有相应的环境监测计划。环境监理单位根据现场情况可提出补充环境监测要求，环境监理单位可通过便携式环境监测仪器进行简单的现场环境监测；涉及较复杂的环境监测内容可自行建立工地实验室或由建设单位另行委托有资质的单位开展施工期环境监测工作。施工期环境监测报告应作为环境监理文件的重要组成部分。（五）与业主、施工单位往来函件在现场检查中，对于一般性环境问题，环境监理工程师采取口头形式或以环境问题整改通
11、知单的形式要求施工单位进行整改，并要求以环境问题整改回复单的形式回复环境监理工程师：重大环境问题及环境污染事故由环境监理工程师及时上报总监理工程师进行统一处理，并报建设单位。（六）工程竣工记录工程竣工记录包括施工过程中的验收记录和竣工验收阶段记录两部分。四、监理文件管理环境监理资料管理的基本要求是收集及时、真实齐全、分类有序；由专门的资料管理员负责整理、保管；资料分类编目、编号，以便于跟踪检查。1. 环境监理工程师应建立健全监理文件与资料管理制度，并应根据工程建设需要应用计算机辅助管理手段建立文件、资料管理系统，对文件、资料进行有效管理。2. 环境监理工程师应建立环境监测、工程变更等各项台账。3. 环境监理文件与资料应及时整理，分类有序、系统、完整，并分类建立案卷有效保管。4. 环境监理归档文件必须完整、准确、系统地反映环境监理活动的全过程。