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1、中国水利水电第十四工程局电子文档归档管理方法第一条 为了加强对公司电子文档的归档管理，有效维 护公司电子文档的真实性、完整性、平安性和可识别性， 根据国家档案局电子公文归档管理暂行方法等规章制 度，结合公司实际，制定本方法。第二条 本方法所称的电子文档，是指公司各部门、单 位和工程部通过公司办公自动化管理系统（0A）、综合项 目管理系统（PowerOn）等平台处理后形成的具有保存价 值和规范格式的文档的电子数据。第三条公司电子文档形成于各部门、单位和工程部， 各单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子文档归 档工作，将电子文档的收集、整理、归档、保管、利用纳 入本单位文档处理程序和相关人员的岗
2、位职责。各单位、 工程部档案部门应参与和指导本单位各部门电子文档的 形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条 公司总经理工作部负责管理公司机关和直属 工程部电子文档的归档管理；公司各二级单位档案部门负 责管理本单位机关和下属工程部电子文档的归档管理；公 司各工程部的档案部门负责本工程部电子文档的归档管 理，并在工程竣工后三个月内向上一级单位移交。第五条 电子文档参照公司有关纸质文档的归档范围 进行归档并划定保管期限(详见公司建设工程、文书、人 事、会计、荣誉档案管理方法等)。第六条 电子文档的形成部门一般应在电子文档办理 完毕后及时向本单位档案部门归档，随办随归。电子文档 的真实性、完整性、
3、平安性和可识别性，移交前由形成部 门负责，移交后由档案部门负责。第七条电子文档形成单位必须将具有永久和长期保 存价值的电子文档，制成纸质文档与原电子文档的存储载 体一同归档，并使两者建立互联。第八条 需要永久和长期保存的电子文档，应在每一个 存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。第九条电子文档的收发登记表、机读目录、相关软件、 其他说明等应与相对应的电子文档一同归档保存。第十条电子文档的归档应在公司综合工程管理系统 (PowerOn)平台上进行，及时录入文档，并记录对电子 文档实时操作的责任单位、人员、时间、内容等，以保证 归档电子文档的真实性。第十一条各电子文档形成单位应配置足够容
4、量和处 理能力及相对平安的系统设备，并设置足够容量、平安的 暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子文档，以保 证归档电子文档的完整、平安。没有条件的单位或工程部 可到上一级单位进行录入归档。第十二条电子文档形成单位应在电子文档归档时对 相关工程进行检查，检查工程包括与纸质文档核对内容、 签章，审核电子文档收发登记表及相关的著录条目等，确 认电子文档及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改 动，电子文档与相应的纸质文档内容及其表现形式一致， 处理过程无过失。第十三条归档电子文档的移交形式由交接双方之间 进行存储载体传递或通过电子文档传输系统从网上交接。第十四条通过存储载体进行交接的归档电子文档，
5、移 交与接收部门均应对其载体和内容进行检验，确保载体清 洁、可读、无划痕、无病毒，内容完整、真实、准确等。第十五条归档电子文档应存储到符合保管要求的脱 机载体上。归档保存的电子文档一般不加密，必须加密归 档的电子文档应与其解密软件和说明文档一同归档。第十六条归档的电子文档，应按本单位档案分类方案 进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式2套, 一套封存保管，一套提供利用。第十七条各档案部门应加强对归档电子文档的管理, 提供利用有密级要求的归档电子文档，应严格遵守公司有 关保密的规定。采用联网的方式提供利用时，应采取稳妥 的身份认定、权限控制及在存有电子文档的设备上加装防 火墙等平安保密措施。第十八条 超过保管期限的归档电子文档的鉴定和销 毁，按照归档纸质文档的有关规定执行。对确认销毁的电 子文档可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销 毁文档目录存档备查。第十九条在公司电子文档的归档管理工作中，对成绩 显著或作出突出贡献的单位和个人，应当给予表彰和奖 励。第二十条本方法由公司负责解释。第二十一条 本方法自发布之日起施行。二0一三年九月十一日