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1、书山有路勤为径,学海无涯苦作舟。档案管理制度(试行) 北京保险交易所股份有限公司 档案管理制度 档案管理制度(试行) 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 第一节 档案范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 其中,文件包括。规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 第二节 档案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类: 1、行政类 2、财务类 3、人事类 4、业务类 5、技术类 6、工程
2、类 二、机要档案须在档案编号后注明。绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。 三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。 四、归档后须填写档案管理登记表。 第三节 机要档案 一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中: 二、划分标准: 1、绝密档案包括: 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。 2、机密档案包括:(1)财务资料; (2)公司重要会议纪要;(3)公司经营情况; (4)人事档案、薪资性档案、劳动合同;(5)技术资料; (6)金额在10
3、万-100万元的合同。 3、秘密档案包括: (1)重要项目资料;(2)项目合同协议。 1北京保险交易所股份有限公司 档案管理制度 第四节 档案装订 一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。 第五节 保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理: 一、永久保存: 1、公司章程; 2、股东名簿; 3、股东会、董事会、监事会会议纪要; 4、公司证照; 5、各级批文; 6、印鉴; 7、公司年度经营计划; 8、公司年度经营总结; 9、年度财务报表; 10、技术资料; 11、不动产所有
4、权状及其他债权凭证; 12、人事资料; 13、大型活动图片、音像资料; 14、其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存: 1、会计凭证; 2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 三、五年保存: 1、期满或解除的合同协议; 2、完结后的项目方案; 3、其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存: 1、部门工作计划及工作总结; 2、完结后的部门请求报告; 3、完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。 第六节 保管部门 一、财务专项机要档案由财务部负责保管。 二、人事专项机要档案由综合管理部负责保管。
5、 三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 四、其他档案均由综合管理部指派专人保管。 第七节 档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交综合管理部。 二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交综合管理部。 三、合同协议应在签订之日移交综合管理部。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五、其余档案半年移交一次,时间为每年的月和月。 六、档案移交须填写档案移交清单。 七、档案移交清单一式三份,移交双方各一份,综合管理部门留存一份。 第八节、 档案调阅 一、因工作需要需调阅档案时,须填写档案调用/销毁申请表,并经相应核准人核准后方可调阅
6、。 二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、技术类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须综合管理部主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见机要档 2北京保险交易所股份有限公司 档案管理制度 案管理制度)。 三、档案管理人员必须严格按照档案调阅/销毁申请单的内容,将档案调出,供调档人查阅。 四、调档人必须是档案调阅/销毁申请单里注明的查阅人。 五、档案调阅/销毁申请单由档案管理人员留存备查。 六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。 七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。 第九节 档案销毁 一、
7、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。 二、需销毁的档案由保管部门填报档案调用/销毁申请表,经相应核准人核准后方可销毁。 三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。 四、销毁档案须两人以上人员共同完成,综合管理部指定专人监督销毁,并填写档案销毁登记表。 五、档案销毁每半年进行一次,即每年的月和月。 六、档案调阅/销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份,申请部门一份,综合管理部一份。 第十节 其他 一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。 二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。 三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。 四、本制度附件包括。机要档案管理制度。 五、以上表格均由综合管理部统一编号。 六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。 第 7 页 共 7 页