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1、最新资料推荐会计信息系统及其课程设计五第五章 会计报表子系统【本章目标】会计报表子系统并非针对经营交易或事项的直接处理，而是侧重系统输出和信息生成。即加工和报告由其他子系统处理产生的资料和信息。通过本章的学习，应掌握以下内容： 1、报表的格式 2、报表的取数来源 3、手工编制报表的基本程序 4、计算机编制报表的原理和特点 5、计算机生成会计报表的基本操作步骤和方法 6、计算机生成现金流量表的原理 【学习内容】5.1 会计报表子系统概述 5.2 会计报表子系统的流程与项目定义 5.3 会计报表子系统的日常业务处理 5.4 现金流量表的编制课程学习 第五章第一节5.1 会计报表子系统概述会计报表是
2、企业财务报告的重要组成部分，是会计核算系统的最终输出结果。会计报表系统的任务是根据会计准则和企业会计制度的要求编制对外提供的财务报表，同时根据企业内部管理的需要，提供灵活多样的内部管理报表。一、会计报表概述1、会计报表分类 对会计报表分类的认识，有助于针对不同的报表，采用不同的方式进行定义、处理和输出。 除此之外还有一些其他的分类方式，如按编制时期分类可分为定期报表和不定期报表，按计量用的货币可以分为记账本位币报表和外币报表。2、会计报表格式 会计报表中的数据只有出于特定的位置才表示一定的财务信息，才能被人们所理解，这种特定的位置是由会计报表的格式表达的。每张报表都有其特定的表格格式，报表格式
3、都可分为三个部分：表头、表体和表尾。见表 51。表 51：表的格式利 润 表编制单位： 年 月 日 单位：元项 目 行次本月数本年累计数一、主营业务收入1 减：主营业务成本4 主营业务税金及附加5 二、主营业务利润（亏损以“ - ”号填列）10 加：其他业务利润（亏损以“ - ”号填列）11 减：营业费用14 管理费用15 财务费用16 三、营业利润（亏损以“ - ”号填列）18 加：投资收益（损失以“ - ”号填列）19 补贴收入22 营业外收入23 减：营业外支出25 四、利润总额（亏损以“ - ”号填列）27 减：所得税28 五、净利润（净亏损以“ - ”号填列）30 补充资料： 1、出
4、售、处置部门或被投资单位所得收益： 2、自然灾害发生的损失 3、会计政策变更增加（或减少）利润总额 4、会计估计变更增加（或减少）利润总额 5、债务重组损失 6、其他3、会计报表项目的数据来源 （重点） 在会计报表中有各个报表项目，不同的报表项目有着不同的编制方法，相应地有着不同的数据来源。 例：资产负债表编制方法及相应的取数来源： 由此可总结一般会计报表的数据来源有以下几种情况： 账务处理系统的总账、明细账，以及其他子系统的辅助项目账取数。 本表取数。 其他报表取数。 从系统外部取数，包括直接手工输入、以软盘传入或通过通讯线路传递等。例如手工输入编制单位的名称，以软盘或网络传递子公司的个别报
5、表。 从其他软件取数。例如从其他的数据库取数。 在会计软件中，针对第一种取数方式，一般采用大量的财务函数来实现。二、会计报表软件简介目前，国内报表软件众多，归纳其制作方法，可分为三类： 1、专用报表软件 2、通用报表软件 3、电子表软件三、会计报表子系统的特点和目标1、会计报表子系统的特点 （重点） 会计报表子系统与其他子系统相比，具有以下特点： 手工输入数据量少。 不设置报表数据的直接修改功能。 输出信息规范性强。 通用性更强、适用面更广。 图表并用进行报表分析。2、会计报表子系统的目标 根据账务处理子系统、其他会计核算子系统、会计报表子系统自身、其他系统等数据来源，按照用户定义的方式，编制
6、用户需要的会计报表，并按用户的需求对报表进行各种分析。第二节 5.2 会计报表子系统流程与项目定义一、会计报表子系统流程1、会计报表子系统处理流程 （重点） 会计报表处理的流程可分为四个步骤：如图 51 所示：图 51：报表子系统数据流程图2、会计报表子系统的主要功能 报表初始化和维护。包括报表设置、报表删除、报表备份和恢复。 格式管理。包括报表格式定义和报表公式定义。 报表数据处理。包括报表生成、报表审核、报表舍位平衡、报表汇总和报表合并。 报表输出。包括报表显示输出、打印输出和传输。二、会计报表公式定义1、报表项目计算公式定义 在处理报表时，首先要取得数据，然后在必要时进行计算，因此取数是
7、首要的。报表数据主要来自账务处理子系统和其他核算子系统，这种取数主要通过账务函数和其他核算子系统的函数来实现数据的调用；有的数据来自表内，这种取数可以直接通过表页序号和单元格的坐标来调用，虽然不同会计软件的函数名称各不相同，但其原理是相同的，我们以金算盘软件为例分析其取数公式的定义。 图 52 是金算盘电子表格的操作界面。单击对应的单元格，可以在公式编辑区域编辑报表的函数取数公式。图 52：电子报表界面例如，我们选取D8单元格，即货币资金的年初数，该单元格的取数应为从账务系统中提取“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”的年初数相加填列，该单元格的取数公式为： 期初余额(金额,折本位币,科目编
8、码 = 101且 包含未记账凭证=否 且 日期=本年)+期初余额(金额,折本位币,科目编码 = 102 且 包含未记账凭证=否 且 日期=本年)+期初余额(金额,折本位币,科目编码 = 109 且 包含未记账凭证=否 且 日期=本年) “101”、“102”、“109”为“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”的科目代码。 再如，资产总计D39单元格的取数格式为：D22+D24+D32+D36+D38。 表示“流动资产合计”、“长期投资”、“固定资产合计”、“递延及无形资产合计”、“其他长期资产”几个单元格的数据相加。 用户在实际操作中可以通过公式向导的方式定义公式。单击“”按钮，即可出现函数
9、定义的对话框，在对话框的引导下定义该单元格的公式，函数定义对话框如下图所示，见图 53。图 5 3：函数定义向导不同软件函数定义公式不同，但是原理大同小异，用户可以根据购买的财务报表软件操作手册参考其取数函数的定义方法。2、审核公式定义 在经常使用的各类财务报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般都存在一定的勾稽关系。如资产负债表中的资产总计的金额应该等于负债及所有者权益总计的金额。在实际报表编制过程中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查，即进行数据的审核。审核公式就是表示报表数据之间勾稽关系的公式。 例如在金算盘电子表格
10、系统中，选择“工具”菜单下的“勾稽公式”命令，出现如下对话框：图 54：勾稽公式定义在该对话框输入：D39=G39。表示资产的年初数等于负债和所有者权益的年初数。在该对话框中输入整张表的勾稽公式，输入勾稽公式时即可以直接在公式框中输入，也可以使用旁边的按钮生成。输入完所有的勾稽公式后单稽“审核”按钮，如有错系统将给出警告。 3、舍位平衡公式定义 报表数据在进行进位时，以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。舍位平衡公式的作用就在于，舍去一定位数以后，重新建立原来的平衡关系。 例如在金算
11、盘电子表格系统中，选择“工具”菜单下的“舍位”命令，出现如下对话框，图 55。图 55 ：舍位平衡的定义定义舍位位数、小数位数和舍位区域，舍位位数和舍位小数是进行舍位的条件。例如目前的报表是以元为单位的报表，资产总额为 10213456 元，我们要将其转化为单位为万元的报表，此时舍位位数定义为 4，表示最终的舍位结果以万元表示，舍位小数定义为 2，指舍位后小数保留两位，舍位结果为1021.35 （万元）。舍位区域要定义进行舍位的单元格区域。为了保持原有的平衡关系不被舍位影响，要定义平衡公式。单击“平衡公式”按钮，定义舍位平衡公式，见图 56 。图 56：舍位平衡公式定义图 56 中，舍位公式“
12、D39=G39 ，E39=H39”表示舍位后资产与权益之间仍要保持平衡关系。 平衡公式是为重新建立平衡而定义的公式，该公式定义时须注意：应倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。例如定义百元利润表的平衡公式，先定义“净利润利润总额所得税”，以此类推，最后才定义“主营业务收入主营业务成本一主营业务税金及附加”。这样避免前一步骤的平衡影响后一步骤的平衡关系。三、报表模板的应用报表的格式定义和公式定义主要用于支持报表的自定义，通用报表系统一般会根据行业的特点，预先设置一系列的报表以供用户选择使用，这就是系统预置的报表模板。用户利用报表模板就可以迅速建立一张符合需要的财务报表。此外，对于一些
13、本企业常用报表模板中没有提供的报表，在定义这些报表的格式和公式以后，可以将其定义为报表模板，以后可以直接调用，而无须重复定义。灵活运用报表模板可以加快报表处理的效率。第三节 53 会计报表子系统日常业务处理在报表模板定义等初始化工作完成以后，企业就可以进行会计报表子系统的日常业务处理，主要包括报表生成、报表审核、报表舍位平衡处理、报表输出和报表维护。一、报表生成如果常用的报表模板能满足需要，企业就可以直接调用预置的报表模板生成报表；如果不能满足需要，企业可对报表模板加以修改，或者直接自定义新的报表格式和报表公式，作为新的报表模板保存，这样企业就可以调用经过修改或者是自定义的报表模板，生成新的报
14、表。因此报表生成只是简单地调用符合企业需要的报表模板即可，有时也需要进行报表格式和公式的少量修改。以利润表为例，报表生成可分为以下几个步骤：如图 57 所示： 图 57：报表生成的步骤1 、模版选择 以金算盘会计软件为例，打开金算盘电子表格，在“文件”菜单项下，选择“新建”，选择预置的报表模版，如图 58 所示。 图 58：模版的选择如果企业采用企业会计制度，选择企业会计制度模版，并确认。 如图所示，报表系统将一套包括资产负债表、利润表、现金流量表的一系列包含取数公式模版导入进来，选择下图框中的下拉式列表框，用户可以选择要编制的报表计算生成。见图 59 。图 59：报表模版2 、修改公式 如果
15、对模版中的已预置公式需修改，应修改公式，具体做法参考上节内容。 3 、报表重算 选择“工具栏”中的“重算工作表”，选择需要编表的账套名称，报表即可自动生成。见图 510。图 510：报表生成二、报表审核在数据处理状态中，当报表数据录入完毕后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。可以通过命令窗的操作随时对部分数据进行审核，如果审核关系不等，将按照提示内容给出警告信息，也可以使用对话框输入审核公式进行审核，后一种方式设置的审核公式将随报表一起保存，随时可以对报表进行再次审核，而命令窗中的审核公式则不随报表保存。 系统按照审核公式逐条审核表内的关系，当报表数据不符合勾稽关系时，屏幕
16、上出现提示信息。操作人员按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。每当对报表数据进行修改后，都应该重新进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。三、报表舍位平衡舍位平衡公式设置以后，就可进行舍位平衡，生成新报表。假设由原利润表编制百元利润表，只需在定义好的舍位平衡公式的基础上，在报表的数据状态下执行舍位平衡操作，就可以生成新的以百元为单位的利润表。企业只需在新报表的格式状态下将单位修改为百元就可以完成新报表的编制工作。四、报表输出会计报表的输出方式有以下几种： 1、屏幕输出。查询会计报表是计算机会计报表子系统的一个重要内容。这种输出主要用于企
17、业检查报表设置和编制是否正确，不仅能查询正在编制的会计报表，也能查询历史报表。 2、打印输出。打印会计报表是会计软件提供的一个重要功能。该功能可以设置报表使用的字形、字号，调整页面的行间距和列间距，设置页边距、页眉、页脚、纸张大小和纸张来源等，从而输出用户需要的纸质报表。 3、磁盘输出。指将所需要的报表以文件的形式输出到磁盘上，报表的使用者特别是上级主管部门、总公司可以直接用磁盘中的数据进行报表汇总。随着移动存储技术的不断发展，有可能采用容量更大、安全性更高的其他存储设备代替软盘，作为输出的载体。 4、网络传输。如果加密技术、签名技术和防火墙技术等网络安全技术能在一定程度上保障网络传输的安全性
18、，那么网络传输不失为一个快捷、经济的传输方式。五、报表维护报表维护是报表系统的一项基本功能，主要包括报表删除、报表备份和恢复。报表的删除主要针对无须再使用并且按规定可以不用保存的报表，对其进行及时谨慎的清理，有利于存储空间的充分利用和系统的正常运行，并且也能在一定程度上保障企业文档资料的安全性。 第四节 5.4 现金流量表的编制工资子系统的初始设置是目的是使通用的工资业务管理系统能够适应本企业工资业务的管理需要，同时，也提供了企业在经济业务处理发生变化时对已有的设置进行修改的平台。一、现金流量表概述1、现金与现金等价物 现金流量表是专门用于反映企业在一定会计期间现金及现金等价物流入和流出情况的
19、报表，因此，现金及现金等价物是该表的核心内容。 企业应根据具体情况，确定现金等价物的范围，并且一贯性地保持其划分标准，如改变划分标准，应视为会计政策的变更，并在会计报表附注中披露。2、现金流量表的结构与编制基础 现金流量表分为表头和表体两部分。其中，表头部分包括报表名称、编制单位、报表所涵盖的日期、报表编号和货币单位及计量单位；表体包括正表和补充资料两部分。 正表基本是按照不同类别的现金流量来分类和列示的，它包括五个大项，分别是经营流动现金流量、投资活动现金流量、筹资活动现金流量、汇率变动对现金的影响和现金及等价物净增加额。与其他会计报表编制基础（权责发生制下的会计凭证和账簿）不同，现金流量表
20、的编制基础是收付实现制下的会计凭证和账簿。 补充资料的编制基础则是按权责发生制下的会计凭证和账簿经过调整后编制的，其内容包括：将净利润调节为经营活动产生的现金流量、不涉及现金收支的投资和筹资活动和现金及等价物净增加额。 现金流量表中正表与补充资料相关项目间存在勾稽关系，包括： 正表第一项经营活动产生的现金流量净额应等于补充资料第一项经常活动产生的现金流量净额。 正表第五项现金及等价物净增加额应等于补充资料第三项中的现金及等价物净增加额。 正表的数字是流入与流出的差额，补充资料中的数字是权责发生制下的账户期末数与期初数的差额。 3、现金流量表的内容 现金流量表是反映现金流量的报表。所谓现金流量是
21、指企业某一段时期内现金流入和流出的数量。企业的现金流量可分为三类：即：经营活动产生的现金流量、投资活动产生的现金流量和筹资活动产生的现金流量。二、现金流量表的编制方法现金流量表编制方法有两种，即直接法和间接法。1、计算机环境下现金流量表的编制方法 （重点） 手工会计现金流量表编制采用的是工作底稿法或 T 形账户法，都是以“资产负债表”和“利润表”数据为编制基础，以总账、明细账及记账凭证等资料为依据，对每一项目进行分析并编制调整分录，最后编制出现金流量表。 由于计算机工作的特点，现金流量表的编制可在经济业务发生、会计数据输入到计算机时开始，将与现金流量变化有关和与现金流量无关的数据进行分类，以便
22、编制现金流量表时将分类汇总直接在表中列示，这就从根本上解决了手工会计环境下期末编制现金流量表的困难。计算机编制现金流量表的方法有以下几种： 现金科目明细化法 现金科目明细化法是一种较简捷的编制现金流量表方法，也即在现金科目下按现金流量表各项目设置明细科目，当每笔现金业务发生时，按现金流量表的项目要求分析现金流向，然后选择相应的明细科目做账务处理，期末对各种现金明细科目进行汇总后，其发生额实际上就是现金流量表项目应分别填列的金额。这种编制方法的思路简单明了，报表数据精确程度高，但它要求录入员在输入凭证时分析和判断现金科目的流向，因此对用户的要求较高。 辅助项目核算法 辅助项目核算法的思路是：将现
23、金和现金等价物科目设置为辅助核算项目，其辅助核算项目可直接按现金流量表表外取数项目设置。在编制记账凭证时，将涉及现金流量变化和不涉及现金流量变化的事项按设定项目分类，期末根据项目总账统计表和项目明细统计表设置公式，由计算机自动编制现金流量表。这种方法的原理实际上和第一种方法类似，不同之处在于它用账务处理中的辅助核算功能代替了现金科目下的明细账设置，其不足之处依然是需要会计人员具有较高的会计业务分析和判断能力。 标志字段法 设立标志字段方法的基本思路是：按影响现金流量变化和不影响现金流量变化分别建立标志字段，在输入记账凭证时对于程序能够根据对应科目自动区分的业务分别加以标记，如销售商品业务，通常
24、的会计分录为：借记“现金（或银行存款、应收账款）”科目，贷记“主营业务收入”和“应交税金应交增值税（销项税额）”科目，由于对应关系明确，计算机程序完全可以根据对方科目自动将现金（银行存款、应收账款）按商品价款金额和税款金额分别加以标记。对于计算机程序难以区分的一些涉及多借多贷的复杂业务，则由会计人员在输入凭证时或在编制现金流量表前手工操作计算机，对相应的内容加以标示。期末根据不同的标记分别进行汇总，自动填列现金流量表。这种编制方法是一种非常简便而且数据精度较高的处理方法，一些通用会计软件都采用此种方法。 凭证摘要标注法 凭证摘要标注法的基本原理是：在输入收付现金及现金等价物的记账凭证时，在凭证
25、摘要中标注所涉及的现金流量表行次，在设计现金流量表表外取数项目的取数公式时，直接按凭证库摘要字段中所涉及的现金流量表行次取数。其思路和上述三种方法类似。三、现金流量表编制的操作以金算盘电子表格软件为例，现金流量表的生成步骤如下： 1、初始化 初始化主要涉及定义现金流量表中的现金及现金等价物的内容，以及定义现金流量表中各项目的取数公式。 选择“加强库”菜单下的“现金流量表生成向导”命令，弹出如下窗口：图 511：现金流量表生成向导输入账套、日期、会计期间、操作员及口令，单击“下一步”按钮，屏幕上弹出如下窗口，在此窗口中，指定现金科目。图 512：选择现金科目单击“下一步”按钮，定义流量项目，如图
26、 513 所示：图 513：定义现金流量项目在该窗口中，可以直接定义现金流量表里各个项目的数据来源，单击数据来源栏的下拉按钮时，可弹出取数公式的对话框如下：图 514：取数公式定义对话框取数公式可以从记账凭证、账务及本表中取数。 对于从凭证中（现金流量页面）取数，我们可以设置各种各样的条件，包括制单日期、凭证类型、凭证编号、摘要、借方科目、贷方科目、币种、金额、单位、部门、职员、统计、项目、制单、复核、记账、包含未记账凭证等。当选择了条件项目和具体的条件值时，单击“填入公式”按钮，公式框中就显示出你所设置的条件，如果有多个条件，可单击相应的运算符后继续定义条件，定义完所有的条件后，单击“确定”
27、按钮，则现金流量表中该项的数据来源已定义完毕。从账务中取数类似于从凭证中取数，不在多说。表内取数主要是多个项目的金额进行相加。 重复上面的操作，可定义现金流量表中所有的项目的数据来源。2、生成现金流量表 单击“下一步”按钮，系统根据数据来源自动计算现金流量，计算结果显示在“计算底稿”页面中。 在计算底稿中，系统默认自动清除上次的计算结果，对手工分配的情况不作清除处理。如果选择了“清除所有底稿”，系统将清除所有的分配结果（不包含注册期间范围外的数据），包含根据公式自动分配的结果和手工分配的结果。如果发现需要对数据进行调整，可选择“数据调整”页面，进行手工分配。 数据调整完毕后，单击“下一步”按钮
28、或“数据预览”按钮，即可看到生成的现金流量表。单击“完成”按钮，系统提示用户是否将公式保存到现金流量表。如果用户选择“是”，则将公式及数据同时保存到现金流量表中，否则只将数据保存到现金流量表中。资产负债表和损益表等的自动生成向导和现金流量表类似，在此不再赘述。案例分析电算化条件下利润表编制方案的优化在企业主要的会计报表中,利润表具有项目较少、项目内容与会计科目对应关系明确的特点。但是,在财务软件及企业资源计划(ERP)软件的报表系统应用中,编制利润表时却经常产生一些计算错误。这些错误往往并不一定源自软件本身的、设计缺陷或技术故障;而可能与用户的损益核算、损益结转方法和利润表项目具体计算方法有关
29、。因此,有必要对利润表编制方法进行深入探讨。一、利润表编制方案要素 利润表编制方案,指在会计电算化系统中,如何根据利润表编制要求组织损益和利润的核算,并运用报表函数计算各项损益和利润指标的一组相互联系的处理方法。利润表编制方案至少包括以中几个要素: 1.取数函数。报表系统通常提供了大量提取账务系统和其他业务系统数据的函数,作为报表系统与账务系统及其他系统相联系的桥梁。不同的编制方案对这些函数的应用方法大相径庭,计算利润表所使用的函数主要有:发生额函数,用来提取收入类科目的贷来发生额或费用类科目的借方发生额;发生净额函数,用来提取损益类科目的借方发生额与贷方发生额相抵减后的差额;对方科目发生额函
30、数,提取损益类科目与“本年利润”科目相对应的损益结转发生额;损益发生额函数,提取损益类科目中除自动结转额之外的发生净额。 2.损益入账方法。损益入账对利润表项目计算的影响,主要涉及同类损益抵减事项的入账方向对报表取数的影响。所谓同类损益抵减事项,是某类损益项目中的一些非典型交易,如收入项目中的退货冲销、折扣入账、投资损失的入账,费用项目中的盘盈冲销。这种抵减事项是以红字(即负数)在同方向入账,还是以蓝宇(即正数)在反方向入账,在某些计算方案中将影响利润表项目计算的正确性。 3.期末损益结转。期末损益结转是指期末将损益类科目余额转至“本年利润”科目。这一处理过程具体包括四个方面:结转时间。损益结
31、转可以在月末、季末、年末进行,有的企业可能不定期结转。某些利润表编制方法是建立在特定的结转时间基础上的。例如,如果使用结转额计算损益项目,则只有采用每月末结转的方法,才能正确提取本月损益结转额。结转方式。是绝对自动结转,还是允许手工结转。结转科目。是在每个损益一级科目下单独设置“结转”专用二级科目,还是直接从各损益类科目结转,都会对损益结转设置和利润表损益取数方法产生影响。此时,编制方案需考虑向“结转”子科目取数,还是向“非结转”子科目取数;取科目发生额,还是取科目发生净额。结转方向。在余额的反方向结转,还是允许以红字在余额的同方向进行冲销结转,这将产生以损益结转额作为计算依据的方案要不要考虑
32、两种方向结转额的问题。二、几种流行的利润表编制方案及其局限性 1.“发生额函数取数法”方案。以国内一些主要财务软件厂商在其软件系统中提供的报表模板为代表,这种方案使用发生额函数,取收入类科目的本月或本年累计贷方发生额作为相应收入项目的填报数额;成本费用类科目则反过来取借方发生额。其特点是简单明了,易于维护报表公式。但是对日常账务处理中的同类损益抵减事项入账方向有严格要求,即收入冲销必须以红字记贷方,费用冲销必须以红字记借方,这样才能确保收入的贷方发生额和费用的借方发生额就是损益的实际发生净额。否则将产生错误结果。 2.“结转于科目取数法”方案。在每一个损益类一级科目下设置一个“结转”二级科目,
33、登记结转到“本年利润”科目的本类损益数额,而后分别取“非结转”子科目的发生额、发生净额,或“结转”手科目的结转额作相应利润表项目的金额。此方法解决了对上述同类损益抵减事项入账方向的限制,但却增加了科目设置的复杂性,与会计人员的习惯不符。 3.“专门的损益发生额函数法”方案。这里的“损益发生额”,是指损益类科目全部发生额减去期末自动结转的损益发生额之后的部分。它确实能很好地表示损益的实际发生净额,但在期未结转损益时务必采用系统提供的自动结转功能进行结转,如果进行了手工结转,系统会将手工结转额误认为损益的抵减事项,从而导致计算结果错误。 4.“对方科目取数法”方案。用这种函数可以提取损益类科目与“
34、本年利润”科目对应的结转额,作为各项损益的本月数或本年累计数。但如果仅仅用这种函数计算,将使利润表项目完全依赖损益结转的及时性和正确性,不能解决在不定期结转、部分结转以及超额结转时所产生的问题。三、利润表编制方案的优化 笔者通过对报表函数的研究和损益核算业务的形态分析,提出一个新的方案,对各损益类科目均通过三部分进行计算,分别求取不同损益核算方法或核算进程下的利润表指标。这三个部分分别是: 1.损益类科目本期发生净额。即损益类科目本期发生但尚未结转至“本年利润”科目的损益数。对于收入类科目,是贷方发生额减去借方发生额后的净额,而费用类科目则为借方发生额减去贷方发生额后的净额。 2.损益类科目本
35、期正方结转额。即损益类科目本期结转至“本年利润”科目的数额。所谓正方结转,是指收入从其科目借方结转至“本年利润”科目贷方,费用从其科目贷方结转至“本年利润”科目借方。 3.损益类科目本期反方结转额。反方结转,是指收入从其科目贷方结转至“本年利润”科目借方,费用从其科目借方结转至“本年利润”科目贷方。这虽然是非常规的结转方法,但并不违背记账原理和会计制度。特别是对于“投资收益”、“财务费用”等科目,由于其余额方向并不固定,当出现相反损益如投资损失和利息净收入时,会计人员通常可能按一般习惯以红字结转,即反方结转。在同一会计期末,两种结转方向一般只居其一,但也可能同时存在于先后进行的多次结转之中。因
36、此,计算公式应同时包括对正方结转额和反方结转额的处理。以利润表“主营业务收入”项目为例,设“主营业务收入”科目代码为“5101”,“本年利润”科目代码为“3131”。使用用友软件的科目发生净额函数“JE()”、对应结转额函数或对方科目取数函数“DFS()”,则“主营业务收入”项目“本月数”和“本年累计”计算公式分别如下:JE(“5101”,月,贷)+DFS(“5101”,“3131”,月,借)一DFS(“5101”,“3131”,月,贷);JE(“5101”,全年,贷)+DFS(“5101”,“3131”,全年,借)-DFS(“5101”,“3131”,全年,贷)。上述每个公式均包括三个组成部
37、分,它们在其计算过程中作用如下:如果损益类科目尚未结转,则第一部分即发生净额函数进行计算,得到本期主营业务收入的发生净额;如果损益类科目已结转,则发生净额为零,此时计算第二部分即与“本年利润(3131)”科目对应结转额。如果从反方结转,意味着本期可能发生相反损益,则用公式第三部分计算并以负数反映;如果分批分次结转、超额结转或冲销以前结转额,则将同时使用公式中的三个部分进行计算。采用这种方案编制利润表,无需设置特殊的损益结转类科目,对损益的入账没有比会计制度更严格的要求,损益的结转方向、结转时间可灵活控制,并且既允许自动结转拟益,也允许手工结转损益。各项损益只要确认入账,无论是否结转和如何结转,
38、都可体现在利润表相关项目当中。这一方案适应了账务处理中多种风格的损益核算方法,甚至克服了某些业务不规范处理对利润表编制的影响,具有较高的兼容性和广泛的适应性。阅 读 一会计电算化新领域在线财务报告随着计算机网络的普及，越来越多的企业借助国际互联网（Internet）来扩大自己在国际商品市场和资本市场上的知名度。财务报告作为企业向债权人、投资者、社会公众及政府机构提供财务信息的主要形式，如能借助国际互联网络作为其传播的媒体，无疑将大大提高信息传递的效率，在线财务报告（以下简称在线报告）因此应运而生。作为会计电算化的新领域，在线报告的出现不仅仅是一种技术上的革新，它对财务报告的编制、披露、使用以及
39、财务报告的审计都产生了较深刻的影响。为此，本文拟通过分析在线报告的特点，来探讨在线报告对现有财务报告体系的影响。一、 在线报告及其特点 所谓在线报告（online report）是指企业在国际互联网上设置站点，向信息使用者提供定期更新的财务报告。其特点是利用国际互联网作为传播媒体，采用“超文本”的形式，具有很强的交互性，可根据不同用户的要求提供更加个性化的财务报告。在线报告与普通书面报告相比，具有以下几个显著的特点： （一）运用了“超文本”和“信息链接”技术。 “超文本”是指以网络为媒介的电子文本具有交互性，电子文本的内容因阅读者的不同需要而有所差异。“信息链接”则是在不同文本之间或同一文本的
40、不同部分之间建立关联的一种技术，它使读者可以在不同文本之间迅速切换，获取相关信息。 （二）信息容量大，信息冗余度低。 从目前国际上规模较大的跨国公司所提供的在线报告来看，完整的在线报告一般都在1兆字节以上，相当于l015个报纸版面、如果采用传统的披露方式，企业无疑要支付一笔数额可观的费用。而以电子数据的方式存贮的在线报告所占物理空间很小，l兆字节只相当于一个3英寸软盘的容量。因此在线报告在某种意义上是突破了书面报告所含财务信息数量上的局限性。此外，由于在线报告所特有的交互性，同一个数据可以被不同使用者以不同的方式引用，但是它却可以只存贮一次，这就大大降低了数据的冗余度。再者，由于在“超文本”中
41、引入“信息链接”，信息使用者可以在不同报告之间相互切换，查询信息，多个报告都涉及到的信息就可以只在其中一个报告中作详细说明，其它报告中只要注明索引位置即可，避免同样的信息在多个报告中重复出现，减少了信息的冗余度。 （三）阅读方便。 在线报告中的“信息链接”所指向的对象可以是分布在不同报表内的数据，也可以是以前年度报告中的财务指标，甚至可以是互联网上其它站点上的相关信息。因此，“超文本”和“信息链接”的引入使得财务报告所含信息量无限扩大，财务报告的读者在阅读报告时可以“左顾右盼”，随时追踪信息线索，无形中提高了阅读财务报告的效率。例如。在IBM公司1996年的在线报告中，重要的资产负债表项目都包
42、含有指向“报表附注”及“管理人员分析”中关于该项资产或负债的详细说明的“信息键接”。报告同读者只要用鼠标点击带有“信息链接”标志的资产负债表项目就可以切换到报表附注，及时获取有关该项目的详细说明。目前一些设计得比较好的在线报告还通过设置灵活的“信息链接”让读者在同读报告的同时在同专业术语、同行业资科、专业投资机构的投资分析报告等等。 （四）传递迅速、更新及时。 在线报告大大缩短了财务报告传递的时间。事实上，电子数据在网络上是以光速传送，几乎可以看作是没有时间差。这样，迅速的传输速度就使企业有可能随时更新在线报告的内容，信息使用者也因此可能获得有关企业财务状况与经营成果的即时报告。由于目前大多数
43、企业的会计信息处理仍需要一定的时间，所以还不存在真正意义上的“即时报告”。但是，在线报告的出现使人们看到了未来财务报告的发展趋势。可以设想，当企业的会计信息处理也实现了自动化会计信息处理系统能够及时收集和处理各项交易与事项产生的数据并立即将处理结果传送给财务报告系统，那么企业内、外部的信息使用者借助在线报告随时了解企业财务状况与经营成果也就变为现实了。 （五）更具个性化。 有效的信息获取过程应是一个信息使用者与信息提供者之间相互交流的过程。在这一点上，计算机网络与报纸等书面媒体相比具有先天的优越性，因为网络为报告提供者与信息使用者之间的及时交流创造了条件。在线报告所提供的人机对话，使财务信息的
44、获取过程具有交互性，一改以往财务报告使用者被动地接受统一格式的财务报告的局面。在线报告可以按照使用者指定的数量和质量提供信息，并可根据使用者的需求对报告所含数据进行进一步的处理，提供相关的财务指标，从而在很大程度上减轻了使用者分析财务报告的工作量。目前，大多数在线报告都能充分利用网络的这一优点设置信息搜索功能，使用者可以通过设定关键字来控制获取信息的数量与内容。例如，IBM公司1996年的年度财务报告允许阅读者选择自己感兴趣的财务指标或定义新的财务指标。另一些在线报告则允许读者自行建立信息素引。读者如果按报表项目建立索引，就相当于根据自己的需要生成一个简化财务报告；如果按企业的部门建立索引，就
45、可以得到企业的分部报表：如果按时间建立索引，就可以获得各个时期的财务报告。 总之，在线报告的出现使报表使用者可以直接影响报告所载信息的质量与数量，这是财务信息披露的一个重大变革。这一变革的真正意义在于企业有可能向信息使用者提供更具个性化的财务报告。个性化的财务报告可以弥补通用财务报告不能同时满足不同信息使用者的不同需要这一缺陷，提高了财务报告所提供信息的相关性，同时也相应减少了准备、传输非相关信息所耗费的资源。二、在线报告对现有财务报告体系的影响 由于在线报告与书面报告相比具有其独到之处，因此在实际应用过程中既对现有的财务报告体系提出了新问题，也为今后财务报告体系的改进提供了新思路。 （一）在线报告的出现改变了传统的财务报告结构。书面报告的各个组成部分之间是一种有顺序的线性结构。在线报告的各个组成部分之间由于建立了“信息链接”，呈现出一种相互交叉的网状结构。报告结构的差异进而改变了报告使用者阅读报告的方式，由被动阅读转变为主动阅读。阅读书面报告时，为了保持阅读的连贯性，减少信息搜索花费的时间，报告使用者总是依照报告编排的顺序进行阅读。从某种意义上说，报告使用者是遵循着报告提供者预先设定的思路来阅读报告，整个阅读过程是一个被动的信息获取过程。在线报告的阅读方式完全不同于前者，阅读者可以借助“