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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。综合产业部特殊物资采购管理办法(暂行) xxxx有限责任公司物资采购管理办法 一、总则 为规范公司的物资采购，对采购工作进行规范化管理，结合公司具体实际，制定本办法。 本办法适用于公司的各类物资采购及购入物资的分类、编号、计划、保管与结算管理等工作。 办法中各类物资是指与生产、维修、工程建设、经营有关的原材料及主要材料、辅助材料、燃料、备品备件、工器具、劳保办公用品等。 二、物资采购职责 1、采购部负责原材料、辅助材料、轴承、二类机械、钢球等物资采购的控制管理，包括采购原则、程序、工作质量的把关，以及物资验收、入库管理。 2、安全生产部负责生产设备、备品备件、机
2、电设备、dcs配件、润滑油生产车辆配件等物资采购的控制管理，包括采购原则、程序、工作质量的把关，以及物资验收、入库管理。 3、化验室日常化验药品、用品由工艺技术部负责采购。 4、各部门的办公用品、家具等由综合管理部负责采购。 5、物资采购的审核程序。部门主管公司主管领导总经理审批。 6、大宗原燃材料的采购计划、质量检验、堆场管理、分类入库、出库由工艺技术部负责。 7、电气配件、dcs系统配件、监控配件的质量检验、验收由电气首席工程师负责。 8、设备、备品配件的质量检验、验收由机械首席工程师负责。 9、所有采购人员必须了解和掌握公司有关材料供应的规章制度，掌握各类合同约定的材料供应管理条款，熟悉
3、分管材料种类的名称、规格、型号、供货厂商及存放保管要求，并建立规范的分类台帐，做到帐、物相符，动态准确，与财务报表相一致。 10、公司各部门负责本部门所需物资计划的拟定和申报，相关规定均应按本办法执行。 11、采购部负责其他物资的计划编制、申购和核发以及公司授权范围内的委托采购物资的管理工作。 三、物资的分类 1、公司所有的物资按以下标准分类：按物资在生产中的作用分为： a）大宗原燃材料包括：原煤、石膏、铁粉、砂岩、包装袋、耐火材料和混合材等； b）辅助材料包括：金属、电料、橡胶、燃油、轴承、五金水暖、化工、杂品、建材、工具、劳保； c）备品配件包括。工艺生产机械备件、dcs材料、耐磨耐热钢件
4、、非标紧固件、工程机械备件、运输车辆备件，其中有国产、进口和自制备件之分。 2、按物资的使用范围来分：a）生产产品用料； b）维修用料包括生产、生活设施的维修；c）基建、技改等专项用料；d）劳保用品。 3、按物资管理体制分： 2a）采购部统一管理的物资。b）非统一管理的物资。 四、计划编制 1、采购部应于每年年底根据“年度生产经营计划”和各单位报送的“年用料计划申报表”，汇总编制原材料、辅助材料“年采购计划申报表”报公司分管领导、核批，并及时将核批结果反馈给用料单位。在“年采购计划申报表”的基础上，按月编制出“月度材料采购计划”，在保证生产经营需求的基础上，严格控制库存量，并根据实际情况会同计
5、划财务部、工艺部制定出库物资的最高存量和最低存量。 2、安全生产部应于每年年底根据“年度生产经营计划”和各单位报送的“年备品备件、检修计划申报表”，汇总编制备品备件、检修用料“年采购计划申报表”报公司主管领导核批。在“年采购计划申报表”的基础上，按月编制出“月度材料采购计划”，在保证生产经营需求的基础上，严格控制库存量，并根据实际情况会同计划财务部制定出库物资的最高存量和最低存量。 3、材料采购计划的制定依据以下方式操作。a）大宗材料每月由安全生产部根据生产工艺的质量要求和产量计划，编制材料需用量计划，并于月底23日前提交采购部。辅助材料每月由采购部根据生产工艺的质量要求和产量计划，编制材料需
6、用量计划。采购将两项计划合并后于月底24日前报送计划财务部。 b）大修、更新改造以及备品备件用材料，由安全生产部根据各单位年度项目预算，并根据项目实施的时间编制材料需用量计划，于月底23日前报送财务部。 c）采购部、安全生产部每月根据各部门所申报的用料计划，结合当前可存量汇总编制出“月度材料采购计划”，会同财务部综合平衡后，于每3月25日前报公司领导审批。 d）采购部、安全生产部每月应在“月度材料采购计划”的基础上，编制材料采购资金使用计划表并于每月25日报送财务部，财务部根据公司资金计划统筹安排资金。月度未申报计划的采购，财务部原则上不作资金安排，不办理银行结付。 e）管理部门所需材料，应由
7、各部门自行申报需用量计划，于月底23日前按责任划分报送相关部门采购。 五、采购 1、根据采购计划，对委托及零星采购物资按照询价、议价、签订合同的规范程序办理采购手续。 2、用于生产的物资（含材料、零配件）以工艺图纸上的技术标准和有关要求作为依据进行采购。没有图纸的由计划申报部门和工艺技术部提供相关资料，以保证采购物资的质量要求。 3、技术含量高且贵重的物资采购，计划申报部门和工艺技术部应派出专业技术人员配合采购人员参与市场调查和采购。 4、物资采购的有关操作程序规范如下： a）生产用材料采购根据“月度材料采购计划”，办理采购业务；b）对于生产急需，仓库无库存需紧急（因紧急抢修需要的零配件及非经
8、常消耗性材料）采购的，可由需求部门填具“紧急请购单”，经公司领导批准后，根据采购职责划分，由采购部或安全生产部直接比价采购。一次或单件金额在5万元以上的或确需签订合同的采购，应及时按照与供应商的事先约定补签合同； c）对使用部门以生产急需为理由，而无计划或盲目申报的采购计划，采购部或安全生产部有权拒绝办理； d）对于零星采购业务，原则上应与供应商签订供应协议；对于金额4小无需签订合同或无法签订合同的，应按照公司审批程序办理采购。 六、物资的接运 1、物资接运是物资供应者或承运者（含提货人）直接同仓库发生业务联系的活动。 2、到供货单位提货，一般由采购货物的经办人办理提货，对到达物资的基本质量状
9、况、包装完好情况及托运方式等机型必要的验收和验证，发现异常应及时记录并处理。在车站、码头提货，一般由订购货物的经办人办理提货，对到达物资的基本质量状况、包装完好情况及托运方式等进行必要的验收和验证，发现异常应及时记录并处理。 3、提运人必须确保货物的途中安全。 4、物资运回后，必须同仓库保管员办理交接登记手续。 5、对一些大批量到货及到货物资重量或体积较大的应尽早将到达时间通知仓库保管员，以便及时准备装卸搬运设备、作业人员与存放货位。 6、提货人员要在货物到达后及时向仓库保管员提供到货明细表、装箱单、质保书、进货凭证等，为验收做好准备。 七、结算付款 1、采购物资应取得合法有效的增值税专用发票
10、，发票单据及其联次必须齐全，否则，财务有权拒绝受理。 2、办理采购业务时，确实无法取得增值税专用发票，必须事先向财务部说明情况，并征得财务部门同意办理。 3、采购过程中发生的运输费用，必须取得合法有效的运输业统一发票，零星提货发生的运杂费用，可不作为运输费用处理。 4、办理采购业务时，在价格商定后，尽可能采取一票制。 5、采购金额在二千元以上的，原则上通过银行办理结算，二千元以内的可以办理现金结算，超过二千元以上确实无法通过转帐支付的款项，必须事先征得财务部门的同意，方可以现金方式支付。 6、物资入库后，款项必须当即支付的，采购员应将发票、入库单、验收单、申请汇款单等办理齐全送交财务后，财务方
11、可办理入帐和款项结付。 7、物资入库后，货款根据合同或事先约定暂时不需当即支付的或暂时没有开具发票，仓库管理员根据物资清单、验收单等办理齐全送交财务部，财务部依据以上票据进行记帐。 8、支付前期欠付的货款时，应由采购货物的经办人，按照事先约定的期限或合同规定的时间，根据部门申报的资金使用计划，填具资金会签单，按审批程序批准后，方可到财务部办理款项结付。 9、支付物资采购合同预付款时，应由合同经办人，按照事先约定的期限或合同规定的时间，填具资金会签单，经部门主管、主管副总、总经理、总会批准后，方可到财务部办理预付款。 10、支付提货款时，应由合同经办人、验收人员，按照合同规定，到货物所在地进行检
12、验，确认无质量和其他问题后，方可填具资金会签单，经主管副总、总经理、总会批准后，方可到财务部办理提货款。 八、物资的验收入库 1、库管在接到物资进库通知时，要做好各种准备工作（包括堆放场地、卸货人员、吊具等）。 2、各类物资入库前都必须严格履行验收手续。 3、根据不同类别的材料物资，验收除有仓库保管员到场外，相关部门的专业技术人员也必须到场把好专业技术质量验收关。 4、物资验收时，验收人员应依据采购计划单，货物运单及明细码单、货物转运单等单据，对实物的型号、规格、数量、质量当面逐项核对、清6点，并按规定的项目做好验收原始记录。 5、理论核算的物资要认真做好检尺核算，并详细登记，做好验收记录。
13、6、计量进货的物资，进库前要通过指定的有效磅秤计量方可入库，以过磅单数量为准（需过磅的物资以买方磅单为准）。 7、验收过程中若发现异常情况（质量、型号规格不符合要求、数量短缺或与采购计划不符等）应及时报告部门领导，同时通报采购员，暂不办理入库手续，另行存放，做好标识，等待处理。 8、验收时限要求。一般物资当日当场验收登记入库，小批量材料物资须在两个工作日内完成验收，大批量物资验收不得超过三天。 9、物资验收合格入库后要及时开出验收单，并按签字程序办理签记帐手续。 九、领用管理 1、领用单位应凭有效领料单领取物资，仓库管理员按单发料，杜绝随意无单借料或口头同意发料的发生。特殊情况需经采购部、安全
14、生产部负责人签字，并出具借据方可发料，并督促领料人在2日内补办领料手续。 2、物资发放按照先进先出的原则，做到数量准确，质量合格，当面点清，手续清楚。对名称、型号、规格、数量不明确的不发，无审核手续的不发，私自涂改或字迹不清的不发，领料单据不全不发。待验收的物资原则上不发，如因生产、维修急需，必须经公司主管领导审批后发放。 3、调拨单与实际发出的数量不等，保管人员做好记录，双方认可，采取多退少补的办法，下一次发料的补退。 4、凡是计量入库的物资，要按计量发出，理论换算入库的按理论换算发出。 5、对于公司技改项目则必须经公司领导集体确认方案，再按程序审批后，方可提供物资。 6、对生产、维修性备件
15、坚持交旧领新原则，特殊情况可凭完备的手续加打旧品欠条可先领新品，后交旧品。旧品应登记入帐，妥善保管，能修复的应安排修复再利用，不能修复的由采购部统一进行报废处理。 7、各种包装物应妥善留存保管，能利用的尽量利用，废旧物资处理由采购部按制度组织执行。 8、保管员要对所发物资的准确性，及时性负责。 9、各用料单位应在工作时间内领料，如因特殊情形需在夜间或节假日领料时，应填具借条经生产值班主任审核后，值班保管员予以发料，但次日上班后，用料单位应办理正式领用手续，换回借条。 10、库管每月25日应向财务部报送当月“材料收、发、存月报表”、“物资消耗汇总表”（生产期应编制“大宗原燃材料消耗汇总表”、“辅
16、助材料消耗汇总表”、“修理用备件消耗汇总表”），财务处据此作为分配材料的依据，相应编制“物资材料消耗分配表”，按照使用单位受益对象直接分配到成本计算项目。 十、仓库管理 1、根据材料物资的特性结合仓库条件，按编码实行分区分类专项专储，性能不同、互有影响、灭火方法不同的物资不能一起存放。 2、材料物资堆放遵守合理、牢固、定量、整齐、节约和便于先进先出的原则，采用不同堆码方法，对露天存放的物资上苫下垫，根据场地要求成行成线，成方成垛，标记清楚。 3、在日常维护保养中，必须实行“预防为主、防治结合”的方针，认真做好防变质，防锈蚀等日常维护保养工作，对保管的材料物资可能发生的各种损失进行积极的预防，定
17、期对材料物资进行在库检查。 4、做好仓储计量工作，爱护计量器具，正确使用法定计量单位。 5、保管员为仓库防火防盗的第一责任人，应一丝不苟地履行自己的职8责，做好仓库安全工作，发现材料物资损坏，被盗等情况要及时汇报处理，减少损失。 十一、存量控制 1、采购部、安全生产部应注意监控库存物资的存量情况，根据生产经营需要，合理地制定库存物资的储备定额，并根据实际情况每半年调整一次。 2、采购部和安全生产部要在实际存量控制时要经常分析资金时间价值与物价涨跌，购运时间的变动与仓储容量，耗用情况与市场动态，储备损失与停工损失，购料方式与物资来源等因素，实现科学的动态管理。 3、采购部、安全生产部每半年一次向公司计划财务部上报库存时间达一年以上的库存物资明细表，并对部分库存的增、减情况列入考核。 4、制定物资采购计划时，必须结合当前库存进行必要调整，以免重复采购。 十三、盘库管理 1、库管应做好永续盘点，保证帐物卡三者相符，发现问题及时查找原因并上报部门领导。 2、年终对仓库物资进行全面彻底清查并编报盘点报表。 3、盘库中发生盈亏要填报物资盈亏（亏或损）单，说明原因，报总经理批准后，入帐冲销，盈亏物资任何单位及个人不得擅自处理。 本办法2021年月发布实施。 第 11 页 共 11 页